Delegar tarefas não significa abandonar responsabilidades. Ao contrário, o gesto representa um ato de confiança que se estabelece entre lideranças e liderados em prol do desenvolvimento do negócio.
Para muitas empresas, atribuir atividades entre os membros do time pode funcionar como um diferencial competitivo, contribuindo para o desenvolvimento profissional dos colaboradores.
Que tal descobrir como descentralizar as responsabilidades em apenas 8 passos? Continue a leitura e entenda como delegar tarefas é importante para as pequenas e médias empresas.
O que significa delegar tarefas?
Trata-se de direcionar uma atividade a outro integrante da equipe, permitindo que ele conduza o projeto com autonomia. Assim, o colaborador tem a oportunidade de atuar, decidir e entregar algo que contribua para o crescimento da empresa.
Nas pequenas e médias empresas (PMEs), por exemplo, distribuir tarefas é interessante para que o gestor consiga se dedicar a outras atividades, entre elas, cuidar da gestão estratégica ou do relacionamento com o público externo.
Embora transferir demandas seja benéfico para o relacionamento entre lideranças e liderados, o gesto representa uma grande responsabilidade. Afinal, o sucesso ou o fracasso do projeto continua nas mãos de quem delegou e eventuais problemas serão reportados a essa pessoa.
Por isso, antes de conceder liberdade para membros da equipe, o gestor deve conhecer muito bem o time para ter certeza que os profissionais estão preparados. Isso porque, é uma relação de confiança e, caso algo não saia bem na execução do projeto, o delegante saberá de quem cobrar.
Por que delegar tarefas em pequenas empresas?
Nas PMEs, onde os recursos humanos são mais enxutos, o Departamento Pessoal pode delegar tarefas como alternativa para aumentar o rendimento da equipe. Isso porque, ao não centralizar processos, o gestor acaba acumulando funções e ficando sobrecarregado. Portanto, a divisão do trabalho permite que os colaboradores desenvolvam novas habilidades.
Sendo assim, além de proporcionar crescimento profissional, dar autonomia ao time contribui para melhorar o clima organizacional na empresa. Além disso, um dos maiores benefícios da delegação de tarefas é evitar a sobrecarga de trabalho e o acúmulo de atividades que acabam recaindo sobre o gestor.
8 dicas de como delegar tarefas
Tão importante quanto conhecer a importância de dividir responsabilidades é saber como delegar tarefas. Mesmo sendo uma habilidade possível de desenvolver ao longo da carreira, o ato de encarregar algo às pessoas exige alguns pontos. Confira!
1. Conhecer a equipe
É fundamental saber quem está disponível e apto a realizar determinada atividade, a fim de entregar o resultado esperado. Por isso, antes de delegar tarefas, devemos conhecer pontos fracos e fortes de cada integrante do time.
Ainda, o encarregado também deve ter familiaridade com a demanda e com as ferramentas necessárias para executá-las. A escolha adequada garante produtividade e agilidade na execução do projeto.
2. Saber se comunicar
Ao terceirizar responsabilidades, o gestor precisa transmitir informações com clareza e concisão. Da mesma forma, deve saber ouvir o que os colaboradores têm a dizer. Comunicar-se bem, portanto, é uma premissa básica antes de delegar tarefas, pois o excesso de informações ou a complexidade do trabalho, nesses casos, pode gerar ruídos e prejudicar o resultado.
3. Antecipar eventuais dúvidas e entraves
Quando transferimos uma atividade para outra pessoa, é necessário estar preparado para qualquer obstáculo. Lembre-se que a supervisão das tarefas delegadas é responsabilidade de quem as delegou.
Assim, além de comunicar todos os detalhes do projeto, o líder ou gestor deve prever o que pode dar errado e preparar o colaborador para intervir.
4. Definir prazos
Na delegação de tarefas, mesmo que o projeto saia da sua mão, ele não deixa de ser seu. Logo, a responsabilidade de cumprir prazos continua, independente da complexidade do trabalho. Então, se for preciso, divida a atividade em etapas menores, cada uma com sua data-limite, para reduzir a possibilidade de atrasos.
5. Supervisionar o andamento da tarefa
Quem delega não deve se isentar da supervisão. Isso significa estar disponível para ajudar o colaborador quando for necessário. Seja ajustando prazos, resolvendo problemas ou conferindo a correta execução. Nesse sentido, existem plataformas online para gerenciamento de atividades em conjunto, conte com elas sempre que for possível.
6. Dar autonomia
Significa proporcionar liberdade ao novo encarregado pela execução da tarefa. Trata-se de uma atitude que exige confiança e maturidade profissional. Nesse sentido, é preciso supervisionar, mas sem exagerar no acompanhamento do trabalho.
Sendo assim, monitore com cautela para não intimidar o colaborador, tornando-o inseguro. Tenha em mente que a experiência pode ser a oportunidade que o encarregado precisa para mostrar seu talento.
7. Exercitar a confiança
É um ingrediente indispensável na relação entre quem delega a tarefa e quem assume a responsabilidade de concluí-la. O trabalho compartilhado, onde um supervisiona e outro executa, deve contar com sinergia, principalmente para enfrentar críticas diante de resultados abaixo do esperado.
8. Investir em ferramentas específicas para delegar tarefas
As PMEs podem contar com softwares como o Sólides Gestão que automatiza atividades operacionais, tornando o RH e o DP mais estratégicos. Consequentemente, aumenta a competitividade da empresa.
O Sólides Gestão é uma ferramenta moderna e completa, que reúne tudo em um só lugar. Desse modo, ele tem funcionalidades específicas para administrar pessoas, fazer mapeamento de perfil comportamental e acompanhar métricas, por exemplo.
Da mesma forma, o Tangerino fornece informações precisas, rápidas e em tempo real, em qualquer lugar, auxiliando a gestão de tarefas e de pessoas em atividades pontuais, como o controle do registro de ponto e a folha de pagamento.
Quais os principais benefícios de delegar tarefas?
Delegar tarefas e funções nem sempre é fácil. No entanto, é uma medida necessária, especialmente quando a empresa começa a se desenvolver. Além disso, distribuir demandas e atividades é benéfico para a organização e para os colaboradores, uma vez que:
- aumenta a produtividade do time e a rentabilidade do negócio;
- proporciona autonomia e desenvolvimento das equipes;
- distribui melhor o tempo que pode ser destinado a outras atividades;
- fortalece as relações de confiança e melhora o clima organizacional.
Esperamos que nosso artigo seja um componente de motivação para você começar a delegar tarefas na empresa. Para ter êxito na missão, lembre-se de acompanhar o andamento dos projetos, solucionar dúvidas, remover barreiras e dar suporte ao colaborador.
Queremos saber: quantas tarefas delegou ao time hoje? Fique por dentro das principais rotinas do RH e do DP para pequenas empresas.
