Você já pensou sobre quantos procedimentos sua empresa realiza? Consegue identificar cada um deles e afirmar quais fazem sentido? É essa a reflexão que a gestão de processos propõe.
A gestão de processos é uma alternativa viável e eficaz para movimentar as engrenagens de um negócio, especialmente para escritórios de contabilidade que atendem pequenas e médias empresas.
Neste conteúdo, vamos abordar melhor esse conceito, suas características, etapas e como aplicá-la nas PMEs para aumentar a competitividade e o lucro organizacional. Confira na leitura.
O que é gestão de processos?
A gestão de processos é um conjunto de ações, organizadas e sistemáticas, aplicadas em uma empresa ou instituição para otimizar os processos da organização.
Ela compreende a identificação, desenvolvimento, documentação, monitoramento e controle de todos os processos, desde a compra de materiais até o lançamento de um produto.
Mas o que seriam, na prática, esses processos organizacionais? São todas as atividades realizadas por pessoas ou equipamentos para transformar insumos em produtos ou serviços capazes de atender aos objetivos do negócio.
Nas pequenas e médias empresas, a gestão de processos contribui para educar gestores e colaboradores, desenvolvendo “modos de fazer” que serão replicados por toda a equipe. Assim, esse conjunto de ações conduz as atividades, criando uma rotina produtiva eficaz e focada nos resultados.
O mesmo acontece em uma empresa de contabilidade. Nesse caso, os gestores devem monitorar a forma como as rotinas contábeis são executadas para garantir que elas sigam uma padronização, realizando, assim, uma gestão da qualidade.
Em muitas empresas, a gestão de processos é frequentemente chamada de BPM (Business Process Management). É uma estratégia que representa a implantação de práticas para padronizar as ações e aumentar a qualidade das entregas.
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Características da gestão de processos
Para ser eficaz, a gestão de processos deve atender a determinados pré-requisitos. Entre as características essenciais desse conjunto de ações, estão:
- Modelação: flexibilidade na cultura organizacional para redesenhar fluxos de trabalho e gerar novos procedimentos;
- Documentação: para registrar cada atividade, permitindo que ela seja executada da mesma forma, mesmo por novos colaboradores;
- Entregas de valor: os processos agregam qualidade para a empresa e para a marca, produto ou serviço;
- Monitoramento: é a avaliação quantitativa (índices de performance) dos processos para identificar se eles estão bem-estruturados;
- Sistematização: consiste em encontrar oportunidades para melhorar os processos ou antecipar eventuais problemas.
Qual a importância da gestão de processos?
A área de contabilidade, por muito tempo, foi vista como um setor extremamente burocrático e, muitas vezes, desorganizado. Na correria de resolver problemas de seus clientes, os contadores acabavam focando em apagar os incêndios pontuais, sem uma gestão realmente estratégica.
Acontece que esse modelo de empresa tem seus dias contados. A gestão de processos tem se tornado uma ferramenta importante para que as contabilidades possam renovar práticas e encontrar formas mais eficientes e lucrativas de fazerem seus negócios.
Com um bom planejamento, design, monitoramento e aperfeiçoamento de processos, empresas de todos os tamanhos — inclusive os contadores — conseguem aproveitar melhor seus recursos, fazer uma redução de custos e adequar suas práticas às novas realidades de mercado, tornando-se muito mais competitivas.
Qual a aplicação da gestão de processos em PMEs e escritórios contábeis?
A aplicação da gestão de processos nas PMEs começa pela organização lógica das rotinas produtivas. O objetivo é desenvolver “formas de fazer”, ou seja, criar políticas específicas para executar cada ação.
Em empresas prestadoras de serviço como as contabilidades, por exemplo, é possível criar um método e documentá-lo com o máximo de detalhes. Para isso, vale registrar cada etapa e aperfeiçoar a execução frequentemente, otimizando os processos.
No caso das indústrias, a ideia aposta na padronização. Nesse sentido, criam-se condições para que os colaboradores possam reproduzir uma sequência ordenada de ações com rapidez, eficiência e economia (de tempo e de recursos).
O cenário ideal para as PMEs seria uniformizar os procedimentos em todos os seus setores: produção, suporte logístico, finanças e relacionamento.
Quais os benefícios da gestão de processos?
Como método, a gestão de processos pode funcionar bem em qualquer tipo de negócio, de escritórios de contabilidade a indústrias. A aplicação vale a pena e os benefícios podem vir a médio prazo. Confira os principais.
Maior economia e melhor distribuição dos recursos
Quando a empresa sistematiza e documenta seus processos, fica mais fácil encontrar lacunas por onde os recursos podem estar escapando. Logo, gerenciar os procedimentos permite identificar ações desnecessárias e eliminá-las para evitar desperdícios.
Retenção de talentos
Empresas organizadas, com métodos bem definidos, conseguem aumentar a produtividade, pois todos sabem o que precisa ser feito e quando. Consequentemente, os colaboradores se sentem motivados a continuar colaborando com a organização, contribuindo para a retenção de talentos.
Tomadas de decisão mais qualificadas
Não podemos esquecer que uma característica da gestão de processos é o monitoramento. Assim, acompanhar tudo o que é feito, analisar os resultados das ações e ter dados consistentes ajuda muito na tomada de decisões.
Melhor aproveitamento do tempo
Cada grande processo é feito de pequenas tarefas. Por isso, fragmentar etapas e estabelecer um fluxo de trabalho para cada uma é a melhor maneira de otimizar o tempo.
Clientes mais satisfeitos
Este benefício está ligado à entrega de valor. Significa que, quando a empresa aplica ações sistemáticas para simplificar seus processos, ela consegue qualificar suas entregas.
Seja na prestação de serviços ou no desenvolvimento de produtos, o resultado são clientes mais satisfeitos e experiências de consumo mais enriquecedoras.
Mais produtividade
O grande trunfo de aperfeiçoar procedimentos é eliminar os entraves de produção. A cadeia produtiva se torna mais objetiva e eficiente, otimizando o uso do tempo, dos equipamentos e dos recursos. O resultado disso é uma melhora na produtividade e aumento nos lucros.
Maior controle
A BPM frequentemente usa indicadores e métricas para monitorar resultados. Isso porque, os gestores conseguem diferenciar, com clareza, aquilo que funciona e deve ser mantido daquilo que não é eficiente e pode ser descartado.
Esse monitoramento vale para o desempenho das equipes, a qualidade dos métodos e também para os resultados alcançados. Sendo assim, a gestão de processos é a maneira mais eficaz de identificar falhas operacionais para corrigi-las com precisão.
Aumento na qualidade
Padronizar procedimentos também passa pela automatização de processos. Desse modo, atividades repetitivas podem ocorrer automaticamente, beneficiando a rotina das empresas contábeis.
Se pensarmos nas ações de um setor, como o Departamento Pessoal (DP), imagine quão desgastante seria manter todas as informações sobre colaboradores registradas à mão?
Por outro lado, aplicando a gestão de processos, o DP consegue identificar ações que podem ser automatizadas. Assim, conseguimos minimizar a participação do fator humano, diminuindo a possibilidade de erro e qualificando o resultado.
Como implementar a gestão de processos?
A gestão de processos tem uma função estratégica dentro de uma empresa. Sendo assim, ela não deve ser feita de qualquer jeito. É fundamental que o gestor tenha um conhecimento aprofundado sobre como cada processo é feito para, então, pensar em mudanças que aumentem a eficiência operacional e a competitividade.
O primeiro passo é mapear todos os processos já existentes na empresa, identificando etapas, responsáveis e interações. Isso vai ajudar a encontrar gargalos e oportunidades de melhoria.
A capacitação da equipe é outro passo importante. É fundamental que todos estejam a par dos novos procedimentos e entendam como a transformação dos processos pode ser vantajosa e garantir melhorias à organização.
Por fim, é preciso entender os objetivos e propósitos da empresa. Afinal, a reengenharia de processos precisa ser feita de forma estratégica e com o intuito de atingir essas metas.
As 5 fases da gestão de processos?
A gestão de processos exige que você siga um sistema de etapas, que vão otimizar o desempenho organizacional da empresa. A seguir, vamos explicar melhor cada uma das etapas.
1. Planejamento
Essa é a etapa inicial, onde serão analisadas todas as atividades do processo para entender seu objetivo e a relação com a estratégia empresarial.
É nessa fase, também, que serão definidas as metas da gestão de processos e as métricas utilizadas para mensurar e acompanhar o desempenho de cada processo ao longo do tempo.
2. Modelagem
A modelagem é a etapa em que são desenhados os fluxos de trabalho, simulando diferentes cenários para avaliar o impacto das mudanças.
Esse processo pode ser feito utilizando fluxogramas ou notação BPMN e ajuda a gestão a visualizar de forma clara como tudo é feito na prática, identificando gargalos e oportunidades de melhorias.
3. Simulação e implementação
Antes de executar as atividades definidas na etapa anterior, é importante passar por uma fase de simulação, em que as ações serão testadas. Com isso, é possível entender se o pensamento teórico funciona na prática e como os colaboradores respondem ao novo processo.
Depois de colher os insights da simulação, é hora de partir para a execução, realizando os ajustes necessários em processos e sistemas. É importante que as mudanças sejam comunicadas a todos os colaboradores envolvidos e que eles recebam o treinamento necessário.
A implementação dos novos processos pode ser feita de forma gradual ou completa. Isso vai depender da complexidade das mudanças.
4. Monitoramento e controle
O monitoramento das mudanças e fluxos de trabalho deve ser feito de forma contínua, para entender se os resultados esperados pela gestão de processos estão sendo alcançados ou se será necessário realizar novos ajustes.
Para esse monitoramento, é fundamental coletar dados de acordo com os indicadores de desempenho (KPIs) definidos na etapa de planejamento.
5. Otimização da gestão de processos
Por fim, a última etapa consiste na otimização de processos de acordo com as oportunidades de melhoria contínua identificadas. A otimização pode envolver a simplificação de tarefas, a eliminação de atividades repetitivas ou desnecessárias e até a automação de processos por meio de ferramentas de gestão.
Como criar processos no escritório contábil?
Um dos principais desafios de empresas de contabilidade, muitas vezes, é justamente determinar processos claros, intuitivos e funcionais. Por lidar com muitas burocracias, os profissionais desse setor tendem a burocratizar também os seus processos, o que impacta negativamente no andamento das tarefas.
Assim, antes de pensar em realizar mudanças drásticas, é preciso começar a estruturar o fluxo de tarefas. A seguir, você confere algumas dicas de como fazer isso.
Entenda os processos atuais
O primeiro passo para o gestor contábil é entender quais as tarefas realizadas pelo time, identificando fatores como periodicidade, responsáveis, envolvimento com outros departamentos, sistemas utilizados, riscos e prazos.
Além disso, é fundamental entender quais tarefas precisam de um controle mais rigoroso e quais estão sujeitas a multas por descumprimento. Identificar as demandas de alto risco vai ajudar o contador a estabelecer prioridades e construir processos mais rigorosos.
Mapeie e faça um diagnóstico da gestão de processos atual
Depois de identificar as tarefas dentro do escritório, é hora de fazer o mapeamento de processos para entender o andamento de cada um e como a gestão de processos vai funcionar. Por exemplo, imagine que você realiza e quer reduzir os custos da folha de pagamento de um cliente.
Nesse caso, é preciso mapear como todo o processo é feito. O cliente envia as informações para que a contabilidade lance no sistema? Ou o colaborador do seu cliente tem um aplicativo de ponto que envia automaticamente?
Após o fechamento da folha a contabilidade envia os documentos por e-mail de forma fracionada? Ou a demanda do mês é entregue toda de uma vez?
São pequenos detalhes que precisam ser alinhados e mapeados para garantir uma padronização nos processos e identificar oportunidades de otimização e melhoria.
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Identifique oportunidades de melhorias
Entendendo como a rotina contábil está funcionando dentro do escritório, é hora de avaliar, junto aos responsáveis por cada demanda, quais melhorias podem ser aplicadas para que os processos se tornem mais eficientes.
É nessa fase que serão identificadas as necessidades de novos processos e a extinção de antigos, além dos sistemas contábeis e ferramentas que serão utilizados para otimizar as tarefas.
Nesse momento, é importante contar com o apoio de todo o time, afinal, eles têm experiência nas demandas da empresa e podem fornecer insights valiosos.
Formalize o fluxo de trabalho
Após definir o novo fluxo de trabalho, é hora de documentá-lo de forma que ele possa ser visualizado e entendido por todos os envolvidos.
Para isso, você pode recorrer a diversas ferramentas que vão ajudar a desenhar o passo a passo de cada demanda. Entre as mais comuns, podemos citar fluxogramas e diagramas, mapas mentais, checklists, entre outros.
O ideal é buscar ferramentas gráficas, que permitam uma visualização clara e intuitiva.
Aposte em ferramentas tecnológicas
Por fim, é hora de definir quais sistemas e ferramentas vão ser utilizadas para controlar a execução dos processos desenhados. A escolha da ferramenta certa pode fazer toda a diferença no monitoramento e na eficiência de cada etapa.
Ao escolher as ferramentas mais adequadas aos seus objetivos, é importante realizar treinamentos para que os colaboradores consigam operar os sistemas, explorando todas as suas funcionalidades e possibilidades.
Como funciona um sistema de gestão de processos?
Um sistema de gestão de processos pode ser um grande aliado dos escritórios contábeis. Essas ferramentas podem ajudar o contador a controlar prazos e vencimentos das tarefas, etapas e o cumprimento em cada uma delas.
Hoje, existem plataformas com essa finalidade, como o Sólides Gestão, que atua diretamente nas rotinas burocráticas do RH e DP, reunindo tudo o que a gestão de pessoas precisa, em um só lugar.
O software cuida das atividades rotineiras do setor, automatizando os processos e entregando mais qualidade ao gestor. Imagine uniformizar o cadastro de colaboradores dos seus clientes, registro de horas extras, controle de férias e outros procedimentos inerentes à gestão de pessoas com apenas alguns cliques?
É isso que o Sólides Gestão faz. A tecnologia da ferramenta permite gerenciar atividades com eficiência e rapidez, tornando o DP das empresas muito mais focado no planejamento estratégico.
Um software de gestão também pode contribuir para uma análise de processos mais minuciosa, trazendo informações como tempo gasto em cada atividade, colaboradores mais eficientes, entre outras metas.
Esse tipo de informação vai ajudar você a embasar a tomada de decisões, definindo prazos ideais, promoções de colaboradores e até a precificação de serviços.
Concluindo, a gestão de processos consegue mostrar, com facilidade, como fazer mais com menos tempo e poucos recursos. Esse tipo de organização é essencial para otimizar tarefas, estruturar fluxos de trabalho e conseguir uma maior eficiência operacional.
Os resultados são expressivos e visíveis em menor prazo, com reflexos significativos tanto na cultura organizacional quanto na performance da empresa.
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