As reuniões fazem parte do cotidiano das empresas, mas ao sairmos de algumas, é inevitável pensar que ela poderia ser resolvida em um e-mail. Ter uma reunião produtiva, portanto, pode ser um desafio!
Confira, a seguir, 6 passos que vão ajudar você a fazer com que as reuniões sejam produtivas e com maior participação da equipe!
1. Planejamento
Antes de convocar uma reunião, faça um planejamento:
- selecione apenas as pessoas que realmente contribuirão com a reunião;
- determine um horário para começar e para terminar. Caso você perceba que vai ultrapassar o horário estabelecido, marque uma nova reunião;
- faça uma pauta para reunião e estabeleça prioridades, assim você garante que os assuntos mais importantes serão abordados.
2. Convite
Após selecionar as pessoas para a reunião, informe a elas os assuntos que serão abordados, e que são os outros participantes. Disponibilize os documentos referentes à reunião, assim as pessoas compareceram preparas com suas opiniões e sugestões.
3. Preparação
Você convocou uma reunião? Então prepare-se, esteja a par dos assuntos que serão abordados e quais são os objetivos. Vá a reunião com soluções e sugestões assim você irá economizar o seu tempo e o da equipe envolvida além de fazer com que a reunião seja mais produtiva.
4. Atenção ao objetivo
Você está fazendo uma reunião em grupo? Então fale de assuntos pertinentes ao grupo, não use o tempo com assuntos relevante apenas a uma ou duas pessoas presente.
Caso seja necessário corrigir ou alertar um funcionário sobre um problema faça em particular, lembre-se que feedbacks negativos devem ser sempre dados em particular para que a pessoa não se sinta constrangida e para que vocês possam achar uma solução juntos.
5. Atenção aos participantes
Lembre-se que a sua equipe é composta de pessoas com perfis diferentes que reagem, interagem e absorvem as informações de maneira diferente. Dessa maneira procure pensar antes da reunião quais os perfis estarão presentes, e qual a maneira ideal de manter o foco deles.
6. Faça uma conclusão
Não se esqueça de deixar claro quais são os resultados da reunião, não há nada pior do que ir a uma reunião e sair com a sensação de que nada foi feito, estabeleça metas para que os problemas sejam solucionados.
Lembre-se de fazer uma ata da reunião e disponibilizar para os participantes, isso ajuda a deixar claro o que foi acordado e diminui os problemas de comunicação.
Além disso, para ter uma reunião produtiva, de verdade, procure marcá-las pela manhã. As pessoas estão mais descansadas e ainda não começaram a desenvolver as suas rotinas.
Aproveite a sua visita e confira algumas dicas de como aumentar a produtividade na empresa!
