Todo profissional recém-chegado em uma organização despende um tempo para entender as dinâmicas do local enquanto tenta se integrar, ao passo que a empresa espera que os novos colaboradores se ambientem o mais rápido possível. Para isso, o manual do colaborador pode ajudar.
Isso porque, esse instrumento pode contribuir bastante, já que deve reunir informações básicas sobre a empresa, o acordo firmado, além de orientações necessárias para que o profissional consiga encaminhar seu primeiro dia de trabalho.
Neste artigo completo, vamos te ensinar o que deve ter em um manual do colaborar, mostrar exemplos e ensinar um passo a passo prático para montar o seu.
O que é um manual do colaborador?
O manual do colaborador é um documento com informações relevantes para que uma pessoa recém-contratada saiba o que precisa para começar a trabalhar. Geralmente, é desenvolvido pelo RH e faz parte do processo de onboarding.
Esse material é costumeiramente entregue junto com uma carta de boas-vindas; seja de forma impressa ou via e-mail. Assim, além de passar orientações básicas, também serve para fortalecer o senso de pertencimento à organização e fomentar o engajamento do colaborador.
O manual pode e deve passar por atualizações semestrais ou anuais. A frequência ideal depende das necessidades e da política da empresa. Em todo caso, em razão dessa revisão das informações, é importante que funcionários antigos também recebam novas versões sempre que forem criadas.
Com isso, ressaltamos que o documento é, também, um instrumento de comunicação interna que ajuda a reforçar regras e fortalecer a cultura organizacional.
O que é manual de conduta do colaborador?
Cabe esclarecer desde já que falamos de um instrumento diferente do manual ou código de conduta do colaborador.
Embora sejam documentos semelhantes, o manual de conduta é mais técnico e, por isso, detalha melhor as regras definidas para o ambiente de trabalho. Podendo, inclusive, incluir informações sobre possíveis penalizações por comportamento inadequado.
O que deve conter no manual do colaborador?
Enquanto recurso de Gestão de Pessoas, o manual do colaborador deve apresentar três tipos de informação:
- informações gerais: breve história da empresa, atividades, mercado;
- informações culturais: jornada de trabalho, benefícios, dress code, flexibilidade de horários, missão, visão e valores, e outros;
- informações específicas: políticas da empresa, processos e procedimentos.
Confira cada uma em detalhes!
Breve história da empresa
Conhecer a história da empresa contribui para que o colaborador se situe em relação ao core business e o crescimento da organização. Além disso, permite que o profissional tenha uma compreensão melhor do seu papel na operação geral e nos resultados do negócio.
Assim, cabe compartilhar como tudo começou, contar com um organograma, pontuar desafios vencidos e marcos alcançados, além de destacar o papel social da empresa.
Atividades e mercado
O manual do colaborador também deve informar em qual segmento a empresa atua e quais atividades realiza, bem como seus produtos e serviços. Também é válido apresentar o papel da empresa no mercado, seus principais clientes e até seus principais concorrentes.
Há espaço, ainda, para compartilhar os objetivos da organização e favorecer ainda mais a compreensão do colaborador acerca do seu papel na conquista das metas definidas.
Jornada de trabalho
O documento é um ótimo canal para usar recursos visuais com informações sobre o horário e a jornada de trabalho do colaborador.
Ainda que o contrato com essas especificações já tenha sido assinado, reforçá-las de forma mais detalhada é interessante para gerar dúvidas sobre carga horária, horas extras ou banco de horas, flexibilidade, tipos de faltas e outros assuntos afins.
Salário
Também é válido apresentar informações sobre o pagamento de salários, eventuais descontos e adicionais que influenciam a remuneração.
O colaborador precisa saber, por exemplo, em qual dia útil vai receber seu salário e como fica o pagamento quando a data cai em um fim de semana ou feriado.
Benefícios gerais
O manual do colaborador deve compartilhar orientações sobre os benefícios inclusos para cada profissional, de acordo com o tipo de contratação.
Aqui falamos tanto dos benefícios obrigatórios quanto dos opcionais que a empresa tenha escolhido pensando no bem-estar das pessoas que compõem seus quadros e para promover a retenção de talentos.
Nessa parte, o documento também pode abordar as políticas da organização sobre home office, trabalho híbrido e outras.
Missão, visão e valores
Apresentar a missão, visão e valores da empresa ou outras regras que orientem acerca do comportamento esperado é fundamental para promover esse alinhamento e favorecer o fit cultural.
Sistemas e acessos, equipamentos e recursos
Também é recomendado que o manual do colaborador informe sobre os processos internos da organização, seus sistemas, acessos e recursos disponíveis. Além de como solicitar documentos, a quem recorrer em busca de suporte técnico, como as áreas se comunicam e mais.
A depender da natureza da função desempenhada pelo colaborador ou das atividades da organização, pode ser interessante compartilhar guias rápidos de uso dos principais equipamentos da empresa.
Canais de comunicação
Por fim, destacamos a importância de compartilhar no documento os canais de comunicação interna que o colaborador pode buscar para diferentes finalidades. Convém informar por qual meio serão enviados os avisos da empresa, com quem falar caso precise de apoio do RH ou do financeiro, e assim por diante.
Quando usar o manual do colaborador?
O manual do colaborador deve ser usado sempre que uma pessoa é contratada, como parte do onboarding ou seja, integração de novos funcionários. E para atualizar informações para todos que trabalham na empresa.
Assim, seu RH pode enviar ou entregar o manual em mãos, junto do kit com a mensagem de boas-vindas para que o funcionário recém-chegado comece a se situar em relação à organização o quanto antes. Algo que favorece seu desenvolvimento profissional neste início.
E, após revisões e atualizações esporádicas do material, o RH pode reenviá-lo a todos os colaboradores para que tenham um material de consulta otimizado para sanar suas dúvidas sobre os principais assuntos envolvendo a empresa.
Como fazer um manual do funcionário?
Para fazer um manual do colaborador, o primeiro passo é definir os temas que serão abordados no documento, sua estrutura e formato.
Claro que você pode se guiar pelos três tipos de informação que apresentamos, mas tenha em mente que existe liberdade para retirar ou incluir tópicos, e mudar a ordem das informações.
Tenha em mente que o manual é um documento que deve facilitar o acesso à informações no dia a dia de trabalho. Assim, considere como é a rotina das pessoas da empresa e a experiência do colaborador para optar entre versões impressas e digitais ou até decidir se vale a pena disponibilizar ambos os formatos.
A partir disso, o passo seguinte é reunir as orientações que devem estar no manual, validando organogramas e, sobretudo, as informações que tendem a mudar com mais frequência. É o caso dos canais de contato, dos sistemas e recursos disponíveis e dos pormenores da remuneração (que mudam de um colaborador para o outro).
Ao longo do processo, os profissionais do RH encarregados de criar o manual do colaborador passarão a ter mais clareza acerca da periodicidade ideal para revisar e atualizar o documento.
Exemplos de manual do colaborador
Para te ajudar no processo de criação do manual do colaborador para a sua empresa, selecionamos dois exemplos: Netflix e Trello.
Manual do colaborador da Netflix
Além de informações básicas, um bom manual pode traduzir com clareza a cultura organizacional e ajudar a reforçá-la na conduta de seus colaboradores. É o que acontece no caso do documento desenvolvido pela Netflix, gigante do streaming global.
Para começar, o manual apresenta os sete pontos que reforçam a cultura da empresa:
- valores são o que nós valorizamos;
- alta performance;
- liberdade e responsabilidade;
- contexto, não controle;
- bem alinhado, levemente solto;
- acima do mercado;
- promoções e desenvolvimento.
E, a partir daí, explicam os pilares que sustentam a organização e dão orientações simples e diretas do que como uma pessoa pode agir para se encaixar bem na empresa. O que pode, por consequência, melhorar seus níveis de satisfação com o trabalho, sua entrega e seu valor para a organização.
Manual do colaborador do Trello
O manual do colaborador desenvolvido pelo Trello está… dentro do próprio Trello! O documento, portanto, é apresentado no formato digital característico da plataforma criada para facilitar a organização de processos.
Os tópicos são divididos entre as colunas do Trello e sua leitura é bastante intuitiva. Aproveitando seus próprios recursos de usabilidade, a empresa tem um manual bastante completo que engloba os três tipos de informação que apresentamos.
Do manual do colaborador ao onboarding completo!
O manual é parte do onboarding e, por essa razão, é recomendado que seja entregue ou enviado junto a outros documentos e informações apresentadas aos novos colaboradores nesse processo.
Já indicamos que uma mensagem e um kit de boas-vindas também podem estar entre os materiais organizados pelo RH, mas saber só disso não basta porque é preciso pensar estrategicamente.
O primeiro dia de trabalho pode ser transformado em uma experiência positiva marcante que favorece o engajamento e até a retenção de talentos. Isso, claro, desde que bem planejado e executado.Como? Confira os materiais e o curso gratuito de onboarding na prática que a Sólides preparou para você!
