Você sabe como funciona para autenticar documento? Esse é um procedimento importante para qualquer área que lida com documentação, inclusive o Departamento Pessoal de qualquer empresa, visto que o setor lida diretamente com essas questões legais.
O processo valida oficialmente cópias e assinaturas em procedimentos burocráticos, como contratos e declarações, para garantir integridade e autenticidade. Mas com o avanço digital, novos métodos surgiram para facilitar os passos desse procedimento.
Neste artigo, vamos falar sobre tudo que você precisa saber sobre autenticação de documentos, para que serve, o que diz a lei e como é importante o DP ficar de olho nas mudanças que simplificam os processos para pessoas e empresas. Boa leitura!
O que é autenticação de documentos?
A autenticação de documentos é uma forma de declarar a veracidade de cópias ou assinaturas de documentos originais. Para isso, usa-se selos ou carimbos para confirmar se essas informações são realmente íntegras.
O processo é conduzido em um cartório, onde o agente notarial verifica a integridade do documento original e compara com a cópia apresentada. Caso tudo esteja correto, o agente vai emitir um selo de legitimidade ou aplicar um carimbo oficial para confirmar que a cópia realmente é fidedigna ao documento original.
Além disso, existe também a possibilidade de autenticar documento digitalmente, opção viabilizada pela Lei Federal nº 13.726/2018, conhecida como Lei de Autenticação de Documentos, que trouxe mais flexibilidade para o processo por meio da assinatura eletrônica.
Mas isso é um assunto que ainda vamos falar com mais detalhes nos próximos tópicos!
Para que serve a autenticação de documentos?
A autenticação de documentos serve para legitimar documentos, declarações, certidões ou qualquer outro registro importante. Ou seja, confirma se é de fato real, se foi alterado ou falsificado.
Este procedimento tem o objetivo de garantir maior segurança e legitimidade para as informações documentais. Assim, é possível evitar que ocorram fraudes ou até falsificações; e confirmar que a pessoa ou entidade associada ao documento é quem diz ser.
Você pode até se questionar “mas em relação ao Departamento Pessoal, em que isso influencia?”. Bom, é bastante simples: o profissional de DP lida diretamente com contratos, atestados e outros documentos, e precisa saber se eles são realmente legítimos.
Desta forma, a autenticação de documentos serve basicamente para os seguintes motivos:
- Garantir segurança jurídica;
- Possibilitar confiabilidade e credibilidade;
- Assegurar prevenção de fraudes;
- Facilitar o reconhecimento dos documentos.
Isso se aplica a qualquer setor que precisa trabalhar diretamente com documentação, mas para o departamento pessoal é importante, principalmente, na hora de apresentar e receber documentos, sabendo que as informações apresentadas são precisas e confiáveis.
O que diz a lei sobre autenticar documentos?
Assim como citamos anteriormente, a Lei 13.726/2018, que entrou em vigor em 2018, veio facilitar os processos, especialmente para quem lida diretamente com documentos no dia a dia.
Com essa Lei da Autenticação de Documentos, os órgãos públicos não podem exigir que a pessoa apresente novamente documentos que já foram emitidos em outros órgãos públicos do mesmo poder.
Agora, basta levar o documento original; sem a necessidade de autenticar cópias. Isso fica bastante evidente no Artigo 3º, Inciso II da lei, onde fala o seguinte:
“§ 3º Os órgãos e entidades integrantes de Poder da União, de Estado, do Distrito Federal ou de Município não poderão exigir do cidadão a apresentação de certidão ou documento expedido por outro órgão ou entidade do mesmo Poder, ressalvadas as seguintes hipóteses:
I – certidão de antecedentes criminais;
II – informações sobre pessoa jurídica;
III – outras expressamente previstas em lei.”
A nova legislação amplia os benefícios do Decreto nº 9.094/2017, que inicialmente abrangia apenas o cenário executivo, mas agora, com a mudança, se estende a todos os serviços públicos nacionais: federal, estadual e municipal.
Ela flexibiliza e desburocratiza o processo, não sendo mais necessário o reconhecimento de firma e nem a autenticação de cópia de documento, desde que você tenha em mãos a documentação original.
Quando a autenticação de documentos é obrigatória?
Assim como falado anteriormente, não é mais obrigatório autenticar cópias de documentos ou reconhecer firma em cartório para muitos procedimentos em órgãos públicos, mas ainda existem alguns momentos em que é necessário mostrar o documento autenticado.
Sendo assim, caso você precise comprovar que um documento é verdadeiro, é importante mostrar o original para o servidor conseguir comparar as informações. A carteira de identidade também pode ser usada para confirmar a autenticidade de documentos.
Mas indo direto ao ponto, existem determinados momentos em que se recomenda autenticar documento, tais como:
- Criação de uma empresa;
- Compra e venda de propriedades;
- Abertura de contas bancárias;
- Inscrição em instituições públicas ou nomeação para funções públicas.
Já quando se trata de documentos que exigem comprovação de autenticidade, temos os seguintes:
- Históricos escolares;
- Diplomas;
- Certificados de conclusão;
- Certidões de nascimento;
- Certidão de casamento;
- Contratos sociais;
- Balanços;
- Certidões negativas.
Quais casos não exigem autenticação?
Até aqui você já entendeu como a Lei nº 13.726 simplificou muitos processos e dispensou a necessidade de autenticar documento em vários casos.
Por isso, há algumas situações que se dispensa a necessidade de reconhecimento, são elas:
- Reconhecimento de firma;
- Autenticação de cópia;
- Documentos pessoais;
- Certidão de nascimento (pode ser substituído por RG, por exemplo);
- Título de eleitor;
- Autorização com firma reconhecida para viagem de menor.
O Artigo 3º da Lei n.º 13.726 deixa muito claro os motivos pelos quais os documentos citados não exigem autenticação atualmente, confira:
- “I – reconhecimento de firma, devendo o agente administrativo, confrontando a assinatura com aquela constante do documento de identidade do signatário, ou estando este presente e assinando o documento diante do agente, lavrar sua autenticidade no próprio documento;
- II – autenticação de cópia de documento, cabendo ao agente administrativo, mediante a comparação entre o original e a cópia, atestar a autenticidade;
- III – juntada de documento pessoal do usuário, que poderá ser substituído por cópia autenticada pelo próprio agente administrativo;
- IV – apresentação de certidão de nascimento, que poderá ser substituída por cédula de identidade, título de eleitor, identidade expedida por conselho regional de fiscalização profissional, carteira de trabalho, certificado de prestação ou de isenção do serviço militar, passaporte ou identidade funcional expedida por órgão público;
- V – apresentação de título de eleitor, exceto para votar ou para registrar candidatura;
- VI – apresentação de autorização com firma reconhecida para viagem de menor se os pais estiverem presentes no embarque.”
Tipos de autenticação de documentos
Qualquer pessoa que queira autenticar documento precisa saber que existem duas opções principais: a física e a digital. Cada uma delas possui suas próprias vantagens e funcionam para necessidades diferentes.
A seguir, vamos explicar para você qual a finalidade de cada um dos dois, confira:
Física
A autenticação física de documentos é a forma mais tradicional, é justamente ela que muitas pessoas ainda utilizam quando vão ao cartório.
No tabelionato, o agente notarial analisa o documento de acordo com aquele que está registrado nos arquivos e realiza comparação visual para saber se está fidedigno ao documento original.
É considerado um método bastante seguro. Entretanto, é necessário ir pessoalmente ao cartório, o que pode ser inconveniente em algumas situações.
Digital
A autenticação digital de documentos oferece uma maneira ágil e conveniente de validar informações de qualquer lugar. O processo torna-se mais rápido e eficiente, isso dispensa a necessidade de deslocamento até um cartório.
Para autenticar documentos eletronicamente, é necessário obter um certificado digital, que pode ser adquirido em tabelionatos de notas credenciados e integrados ao e-Notariado.
Por fim, podemos dizer que as maiores vantagens da autenticação digital, tanto para o DP quanto para a empresa, é a praticidade de não precisar visitar um cartório sempre que houver a necessidade de autenticar um documento e a redução de gastos com as taxas de tabelionato.
Autenticação de dois fatores
É uma camada adicional de segurança para proteger contas e documentos digitais. Em vez de depender apenas de uma senha, o 2FA utiliza duas maneiras diferentes de verificar sua identidade.
Por exemplo, além da senha comum, envia-se um código SMS para o celular do usuário ou gera-se esse código por meio de um aplicativo de autenticação.
Para simplificar, pense que você precisa acessar um sistema que armazena documentos dos funcionários. Após inserir a sua senha, um código é enviado para o seu celular para completar o login, esse processo é o que chamamos de autenticação de dois fatores.
Autenticação biométrica
Ela utiliza características físicas únicas para confirmar sua identidade. Os métodos utilizados para isso, são impressões digitais, reconhecimento facial ou até mesmo a leitura da íris.
Ao acessar um sistema que armazena registros de funcionários, é possível utilizar tanto a sua impressão digital, como seu reconhecimento facial para fazer a autenticação da sua identidade. É algo simples, prático e difícil de falsificar.
Autenticação baseada em senha
É o tipo de senha mais comum entre usuários. Basicamente, a pessoa só precisa inserir seu login e senha para ter acesso ou assinar um documento.
Entretanto, o principal problema desse tipo de autenticação é que quando se trata de segurança, o mais simples é sempre mais perigoso e de fácil acesso para qualquer pessoa.
O que é preciso para autenticar um documento?
Para autenticar documento, existem alguns requisitos básicos que vão depender muito da situação e do tipo de documentação em que se enquadra.
Por isso, os requisitos mais comuns, incluem:
- Rubrica ou firma;
- Selo ou carimbo;
- Data de emissão;
- Certificação por agente notarial.
Para que a autenticação do documento seja reconhecida, é importante que todas as informações estejam expostas de forma precisa e coerente, garantindo a integridade e aceitação dele em processos jurídicos ou administrativos.
Também devemos lembrar que o documento deve atender a todas as condições legais pertinentes para a sua categoria e finalidade.
Como autenticar um documento?
O procedimento de autenticar documento pode ser realizado em cartório ou digitalmente. Assim como é possível que tanto pessoa física quanto jurídica o solicitem.
Dito isso, vamos para a parte prática de como autenticar um documento, confira abaixo:
Autenticação de documento em cartório
Quando se trata de autenticar em cartório, os passos são os seguintes:
- Apresente o documento original que deseja autenticar;
- Identifique-se com um documento oficial, como RG, CPF ou CNH;
- Solicite a autenticação da cópia do documento ao oficial de cartório;
- Efetue o pagamento da taxa de autenticação cobrada pelo cartório;
- Receba a cópia do documento devidamente autenticada com carimbo e assinatura do tabelião.
Autenticação de documento online
Já quando se trata de como autenticar um documento online, os passos podem ser um pouquinhos diferentes, porque é preciso acessar o e-Notariado para poder autenticar utilizando a ferramenta CENAD – Central Nacional de Autenticações Digitais.
Mas o passo a passo é o seguinte:
- O usuário precisa solicitar a autenticação digital ao tabelionato de notas de sua preferência, apresentando comprovante de residência e identidade;
- Encaminhar o documento por e-mail (se o original for digital), caso o documento seja impresso, deve-se levar ao cartório para digitalização e autenticação;
- É preciso esperar a autenticação notarial, que inclui registro na plataforma com os dados de validação (assinatura, hora, data e código de verificação);
- Por fim, o usuário vai receber o arquivo PDF assinado digitalmente pelo cartório por e-mail, WhatsApp ou outro.
Quanto custa para autenticar um documento?
Os custos para autenticar documento aqui no Brasil podem variar muito, tanto pela localidade, quanto pelo tipo de serviço de autenticação.
Normalmente, os valores para autenticar uma documentação podem variar entre R$ 3,99 a R$ 5,00 por cada folha de autenticação.
Mas para termos uma base, vamos usar como referência os valores de algumas cidades, começando por São Paulo, que os preços podem variar entre R$ 6,00 a R$ 15,00 mais ou menos.
Já em Belo Horizonte, os valores podem variar entre R$ 10,59 por documento ou por folha e R$ 12,27 por autenticação de documento eletrônico.
É possível fazer a autenticação de documento gratuitamente?
Sim, é possível realizar a autenticação de documentos de forma gratuita em casos específicos, como em situações em que a pessoa se autodeclara baixa renda.
Neste caso, a pessoa pode solicitar a isenção no pagamento para reconhecer firma e autenticar documento em cartório, conforme permitido pelo PLS 144/2016.
Entretanto, para ter direito à gratuidade, a pessoa deve apresentar uma declaração por escrito, ou assinada por duas testemunhas, se for analfabeta, afirmando a sua condição social.
Também devemos lembrar que fornecer informações falsas sobre declaração de pobreza, pode resultar em consequências legais sérias, como processos civis e criminais contra a pessoa responsável.
Qual a relação entre autenticação de documentos e assinatura eletrônica?
A principal relação entre a autenticação de documentos e a assinatura eletrônica se dá pela possibilidade de se ter mais eficiência e segurança em todas as etapas de reconhecimento de uma documentação.
São processos distintos, mas que se complementam. Por exemplo, a autenticação de documento verifica se a cópia do documento é fidedigno ao original, enquanto a assinatura digital possibilita rubricar um documento eletronicamente.
Antes, quando precisávamos confirmar a autenticidade ou assinar um documento, só era possível indo direto a um cartório. Hoje, é possível fazer isso sem precisar sair de casa e comparecimento presencial.
Essa possibilidade eletrônica, abre portas para o usuário fazer tudo com mais praticidade, apenas utilizando um certificado digital que valide sua identidade e integridade da declaração.
É importante dizer que as vantagens de ambos os métodos são justamente: eliminar a necessidade de deslocamento, reduzir casos de fraude e até mesmo otimizar o tempo.
E o melhor de tudo é que tanto a autenticação quanto a assinatura podem ser feitas diretamente pelo e-Notariado e têm o mesmo efeito jurídico que quando feitas presencialmente, desde que se cumpram os requisitos legais.
Principais dúvidas
Quem pode autenticar documento?
No Brasil, só é possível autenticar documento quem possuir fé pública, como tabeliães, escrivães de Tabelionato ou funcionário público, assim como diz a Lei de 2018.
Esses profissionais possuem autoridade legal para atestar a autenticidade de um documento e garantir tanto a sua validade quanto a sua fidedignidade. Justamente porque a fé pública garante o valor legal do documento e impossibilita questionar uma informação.
É possível autenticar documento em qualquer cartório?
Depende, porque é possível conseguir autenticar documentos em qualquer cartório, mas nem todos oferecem esse serviço. Os Cartórios de Notas são autorizados por lei a autenticar documentos e confirmar que a cópia é fidedigna ao original, por exemplo.
Porém, outros tipos de cartórios podem oferecer esse serviço de forma menos comum ou especializada, dependendo da natureza do documento e da necessidade específica.
Qual a validade do documento autenticado?
A validade de um documento autenticado é a mesma do original, desde que permaneça íntegro. Em casos de empresas, se houver alguma alteração no contrato social, será necessário realizar uma nova autenticação para constar as mudanças.
Como autenticar documentos sem ir ao cartório?
Para saber como autenticar documentos sem a necessidade de se deslocar até um cartório, basta contar com a praticidade dos serviços de autenticação online e por meio do e-Notariado você consegue achar os tabelionatos credenciados.
Essa é uma opção que oferece uma alternativa segura e eficiente para qualquer pessoa que deseja validar documentos de maneira remota.
O processo é bastante simples, basta fazer o seguinte:
- Primeiro, solicite a autenticação digital no tabelionato de notas e apresente o comprovante de residência e identidade;
- Em seguida, envie o documento por e-mail se for digital, ou leve-o ao cartório para ser digitalizado e autenticado se for impresso.
- Depois aguarde a autenticação notarial, que inclui registro na plataforma com assinatura, hora, data e código de verificação;
- Por fim, receba o arquivo PDF assinado digitalmente pelo cartório por e-mail, WhatsApp ou outro meio.
É possível autenticar documento de outra pessoa?
Sim, é possível autenticar documentos de outra pessoa. Porém, ela precisa ter uma firma aberta no cartório onde a autenticação será feita. A firma aberta significa que o tabelião já reconheceu a assinatura dela anteriormente e a arquivou no cartório.
Porém, se a pessoa não tiver firma aberta, somente ela vai poder autenticar o documento. Isso ocorre porque o reconhecimento de firma é um procedimento que atesta a veracidade da assinatura da pessoa que assinou o documento.
Sem isso, o cartório não tem como confirmar sua autenticidade em nome de outra pessoa, simplesmente por não ter o registro da assinatura dela.
É possível substituir a autenticação de documentos pela assinatura eletrônica?
A resposta para essa pergunta é: depende. Isso porque autenticação e assinatura são coisas diferentes, então não é possível afirmar que ela pode substituir de fato, vai depender muito da situação e necessidade legal.
Um software de assinatura eletrônica possibilita a comprovação de autoria e preservação da legitimidade de um documento sem a necessidade de ir até um tabelionato.
No caso de empresas que precisam de agilidade na rotina empresarial, esse método pode ser uma boa alternativa em relação à autenticação tradicional.
Também é importante lembrar que a opção de assinatura eletrônica só é válida quando a lei não determinar a obrigatoriedade de autenticação no formato padrão. Como em casos específicos que envolvem compra e venda de imóveis, por exemplo.
Próximo passo: utilize a praticidade da assinatura eletrônica
Neste artigo, falamos de maneira bastante abrangente sobre como autenticar documentos de maneira eficiente conforme a lei e destacamos, inclusive, a evolução dos serviços de reconhecimento de firma online.
Enfatizamos a simplicidade e a segurança oferecidas por essas soluções digitais, que permitem validar documentos sem a necessidade de deslocamento até um cartório.
Se você está interessado em entender mais sobre as vantagens da digitalização de processos documentais, confira o nosso artigo sobre Assinatura eletrônica e descubra como essa solução pode simplificar sua rotina com mais segurança e inovação!
