A contribuição à Guia de Previdência Social é o que garante ao trabalhador benefícios da previdência como a aposentadoria e o auxílio-doença.
Em muitos casos, o recolhimento é de responsabilidade do empregador, o que implica em saber calcular GPS.
Uma empresa deve fazer o recolhimento da GPS de seus funcionários mensalmente. O valor varia de acordo com a remuneração e atividade exercida, detalhes que podem tornar o cálculo um pouco mais trabalhoso, sobretudo para empresas menores que não contam com profissionais especializados para cuidar dessa tarefa.
Em todo caso, garantir que a contribuição seja feita corretamente é necessário e, neste post, contamos a você como fazer isso. Vamos lá?
O que é e por que recolher a GPS
A Guia de Previdência Social é o documento por meio do qual o empregador faz o recolhimento das contribuições previdenciárias de seus funcionários.
A quantia, que deve ser calculada mês a mês, é repassada ao Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) que é acionado quando o trabalhador se aposenta ou precisa de algum benefício garantido por lei.
Sendo assim, o empregador precisa recolher a GPS para garantir que os direitos do trabalhador sejam assegurados.
É por essa razão que, quando a contribuição não é feita ou é feita de forma equivocada, a empresa pode ser obrigada a pagar multas e ficar sujeita a outras penalidades.
Quem deve recolher GPS
O empregador deve fazer o recolhimento da GPS de seus funcionários, ou seja, daqueles com quem tem vínculo empregatício. Há ainda outras situações:
- contribuintes individuais: trabalhadores independentes que prestam serviços sem vínculo empregatício devem fazer a contribuição por conta própria;
- contribuintes facultativos: qualquer pessoa com mais de 16 anos que tenha renda própria, mas contribua para a Previdência Social;
- contribuintes especiais: trabalhadores rurais e pescadores cuja atividade é voltada para o sustento da própria família;
- empregados domésticos: com base na Lei Complementar n° 150, conhecida como PEC das Empregadas Domésticas, os empregadores devem registrar essas trabalhadoras e trabalhadores em Carteira, sendo que ambas as partes são responsáveis pelo recolhimento da GPS.
Como calcular a GPS
A GPS compõe a folha salarial dos funcionários de uma empresa. Deve ser calculada a cada mês porque sofre variações com base em fatores como horas extras, faltas e atrasos não justificados. A concessão de benefícios como o vale-transporte também impacta o valor da contribuição.
Desde 2015, o cálculo da GPS ficou mais fácil. O empregador tem duas opções:
- ligar para a Central de Atendimento ao Contribuinte discando 135 e seguir as instruções;
- fazer o cálculo de forma automatizada por meio do site da Receita Federal.
Dessa forma, todo o processo pode ser feito remotamente, sem a necessidade de se dirigir a um centro de atendimento da Receita Federal. Uma possibilidade que torna a emissão da GPS mais simples e prática.
Passo a passo do cálculo pelo site
Para calcular GPS de forma simples pelo site do INSS basta seguir os passos abaixo. Confira:
- acesse o SAL, Sistema de Acréscimos Legais, para calcular as parcelas do GPS em atraso ou as que estão dentro do prazo;
- escolha o mais adequado entre os módulos apresentados, sabendo que podem ser para contribuintes filiados antes ou depois de 29/11/1999 ou para empresas e equiparadas e órgãos públicos;
- informe o PIS/PASEP do contribuinte;
- preencha o quadro de verificação e confirme;
- informe os dados solicitados na página;
- acesse sua GPS para fazer o recolhimento.
Vale lembrar que a GPS de cada trabalhador pode ter valores diferentes porque tanto o seu salário quanto as variações na remuneração influenciam o cálculo.
GPS em atraso
O mesmo sistema SAL calcula automaticamente a GPS em atraso, fazendo os devidos acréscimos e atualizações.
O juro cobrado é equivalente à taxa Selic. O cálculo é feito a partir do primeiro dia do mês seguinte ao vencimento da guia até o mês anterior do pagamento acrescido de 1% no mesmo intervalo de 30 dias.
Por sua vez, a multa equivale a 0,33% do valor da GPS por dia de atraso. A contagem começa no dia seguinte ao vencimento e segue até o pagamento, tendo limite estabelecido em 20%.
Caso a sua empresa tenha GPS em atraso, é importante saber que, neste caso, não há opção de fazer o cálculo por meio de ligação ao número 135 da Central de Atendimento. Assim, o mais recomendado é seguir o processo online.
Errei, e agora?
Uma vez que o SAL é computadorizado, não faz contas erradas. Entretanto, no momento de informar os dados solicitados na página do sistema, o empregador ou responsável pode se equivocar.
Caso isso aconteça, é preciso contatar a Central Virtual de Atendimento para solicitar uma retificação ou RetGPS.
Preenchendo a guia para o recolhimento
A primeira medida para evitar erros é conhecer as informações que devem ser fornecidas para o preenchimento da Guia de Previdência Social. Acompanhe mais um passo a passo:
- 1° campo: nome do contribuinte (Razão social), endereço e telefone para contato;
- 2° campo: não preencher / usado pelo INSS;
- 3° campo: código de pagamento com base nesta lista apresentada pela Receita Federal para classificar a situação de uma empresa;
- 4° campo: mês e ano de competência da GPS. A saber, se a folha de pagamento é de março ― o que implica que a GPS será paga em abril ― a data escolhida deve ser 03/ANO. No caso do recolhimento relativo ao 13° salário, o campo deve ser preenchido com 13/ANO;
- 5° campo: número de identificação do contribuinte que equivale ao seu número de matrícula no INSS;
- 6° campo: valor do INSS que já deve considerar eventuais deduções, como é o caso do salário-família;
- 7° e 8° campos: não preencher;
- 9° campo: valores a serem recolhidos para outras entidades que não o INSS e que podem ser devidamente informados pelo setor ou profissional de contabilidade da empresa;
- 10° campo: válido somente para recolhimentos de GPS em atraso para informar atualização de juros e multa;
- 11° campo: valor total a ser recolhido.
Sobre o pagamento da GPS
Depois de calcular a GPS, a empresa precisa pagá-la por meio de casas lotéricas ― desde que o valor seja inferior a R$ 1.000 ―, bancos conveniados, correspondentes bancários ou por meio de débito em conta.
Para o pagamento pela rede bancária, o INSS determina que o valor mínimo de arrecadação das GPS emitidas é de R$ 29,90.
Além disso, é importante saber que o valor mínimo para emitir a GPS é de R$ 10,00. Portanto, se a guia não alcançar essa quantia, a orientação é para que o empregador aguarde e acumule as GPS até atingir ou ultrapassar o limite estabelecido.
Atenção: empresas devem fazer o pagamento da GPS até o dia 20 de cada mês. Caso a data não seja dia útil, é fundamental saber que seu vencimento é antecipado e não postergado, como é comum ao pagamento de contas em geral.
O que o cálculo da GPS tem a ver com controle de ponto
Você chegou até aqui sabendo tudo o que precisa para calcular GPS de seus funcionários e fazer o recolhimento devido ao INSS.
Agora, é o momento de entender o que essa conta a ser feita para descobrir o valor devido tem a ver com o controle de ponto.
Como mencionado, horas extras, faltas e atrasos não justificados estão entre os fatores que influenciam a GPS.
Isso indica que é importante que a empresa tenha um bom controle da jornada de seus funcionários para que os registros sejam corretos e não levem a erros de cálculo — já que, como sabemos, erros desse tipo podem levar a problemas trabalhistas.
Para entender melhor o impacto que o controle de ponto gera nessa questão, veja o que temos a dizer:
Quando, por alguma razão, o empregador não faz o recolhimento correto dos impostos devidos, fica sujeito ao passivo trabalhista ― um problema que pode comprometer as finanças e até levar uma empresa à falência por falta de condições de arcar com as indenizações estabelecidas.
Existem diferentes formas de evitar ter de lidar com o passivo trabalhista. Entre elas, estão a melhor organização dos documentos da empresa, a prevenção jurídica, a realização de auditorias internas e o controle de ponto.
Desde a publicação da Lei da Liberdade Econômica ― lei n° 13.874 ― , publicada em setembro de 2019, ficou definido que empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a realizar o controle de ponto.
Todas as que adotam um sistema com este fim, independente da obrigatoriedade, colhem benefícios.
Um sistema seguro e de uso simples, como o aplicativo da Sólides, deixa a empresa livre de problemas com a contagem de horas trabalhadas por cada funcionário.
Algo que, consequentemente, diminui a probabilidade de erros ao calcular a GPS, evita o retrabalho e consequências mais graves como o passivo trabalhista.
Este post lhe foi útil? Confira também nosso passo a passo sobre como calcular o INSS na folha de pagamento!
