Muitas empresas estão com dificuldades na adequação de procedimentos internos para adotar o eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhista).
Embora a implantação de um novo sistema seja difícil para o empregador, o eSocial promete simplificar a rotina e diminuir erros.
Leia este post para entender como as empresas do Simples Nacional devem proceder para usar o eSocial!
Qual é o objetivo do eSocial para empresas do Simples Nacional
O eSocial é um recurso criado pelo Governo Federal com o objetivo de reduzir a burocracia e unificar o envio de informações das empresas. Com ele, as pequenas organizações precisam enviar dados trabalhistas apenas uma vez.
Dessa forma, o eSocial para empresas do Simples Nacional reúne tudo aquilo que antes era preciso informar ao Ministério do Trabalho, ao INSS, à Receita Federal, à Previdência e à Caixa Econômica Federal.
A fiscalização por parte dos órgãos governamentais ocorre totalmente online, a partir do cruzamento desses dados enviados.
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Como ingressar no sistema eSocial
Para empresas do Simples Nacional, o eSocial não exige nenhum software específico. Cada organização tem um código de acesso, que é o mesmo usado no portal e-CAC da Receita Federal.
Basta entrar no portal e digitar os dados diretamente ou usar o certificado digital da empresa.
Vale mencionar que esse certificado digital do qual falamos é obrigatório para todas as organizações com mais de um empregado.
Quando a empresa optante pelo Simples não tem nenhum funcionário, ela tem o dever de acessar o eSocial anualmente para informar que não exerce nenhuma atividade que exija o registro contábil de pessoal.
Quais as fases do eSocial para empresas do Simples Nacional [2021]
A implementação do eSocial foi dividida em quatro fases. Elas seguem uma ordem, partindo da inserção de dados mais básicos até chegar aos dados complementares. O não cumprimento dos prazos pode gerar penalidades para a empresa.
Contudo, como veremos mais à frente, a pandemia da covid-19 impactou diretamente as fases finais do processo de implementação. Veja abaixo como essa divisão ficou após as mudanças.
Fase 1
A partir do dia 10 de janeiro de 2019, empresas que optam pelo Simples Nacional puderam encaminhar os dados do empregador e as tabelas, que incluem a relação de cargos, horários, turnos, processos administrativos e judiciais, entre muitas outras questões.
O prazo final para esse envio foi o dia 10 de abril, quando começou a segunda fase do eSocial para empresas do Simples Nacional.
Fase 2
Na segunda fase, a partir de 10/04/2019, foram inseridos os dados dos funcionários e os vínculos empregatícios. Ou seja, essa fase evidenciou a necessidade de atualizar todas as informações no cadastro dos empregados ativos.
Nessa fase foram enviados os “eventos não periódicos”, aqueles que não sofrem alterações a cada mês.
Fase 3
Na fase número 3 do eSocial para empresas do Simples Nacional são cadastrados todos os dados necessários para gerar a folha de pagamento.
Essa fase teve início em julho de 2019 e se estende até 1º de maio de 2021 em razão da pandemia da covid-19.
Os prazos para a substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias e para o recolhimento do FGTS ainda não foram definidos.
Fase 4
A fase 4, segundo o novo planejamento, terá início em 10 de janeiro de 2022, quando deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).
O que mudou com a pandemia
A pandemia da covid-19 afetou drasticamente o cronograma de implementação, já que muitas empresas se viram impactadas pelos efeitos do isolamento social.
As empresas que fazem parte do 3º grupo de obrigados iniciariam o envio dos eventos periódicos (folhas de pagamento) a partir de setembro deste ano, conforme o calendário que mostramos. Esse grupo compreende:
- empregadores optantes pelo Simples Nacional;
- produtores rurais PF;
- entidades sem fins lucrativos;
- empregadores pessoa física — exceto domésticos.
Além delas, os órgãos públicos federais e as organizações internacionais (grupo 4) também começariam a fase 1 em setembro.
Contudo, a Fenacon, Federação Nacional de Contabilidade, divulgou o adiamento da entrada dessas empresas em razão do estado de calamidade decorrente da pandemia.
Esse adiamento também causa impacto nos eventos de Segurança e Saúde do Trabalhador — SST, que seria a 5ª fase, como vimos.
O calendário precisou ser modificado, e esse adiamento abarcará todas as empresas e entidades que ainda não estão obrigadas ao eSocial.
Como ficam as fases já em andamento
Apesar de as fases finais terem sido impactadas pela pandemia, o cronograma segue normalmente para os empregadores já obrigados de acordo com as fases em que eles se encontram.
Isso quer dizer que a transmissão de eventos para o eSocial continua válida também para os empregadores domésticos.
Ou seja, apenas as fases que teriam início em setembro de 2020 foram adiadas, além dos grupos que ainda não estavam obrigados ao eSocial.
O eSocial para empresas do Simples Nacional exige adaptações e atualização por parte do departamento de RH.
As informações da empresa podem ser fiscalizadas online, por isso é importante estar sempre em dia com as obrigações trabalhistas.
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