Receber ou dar um feedback negativo pode parecer, a princípio, algo constrangedor e complicado de se fazer. No entanto, essa é uma rotina comum dentro das empresas e que pode ser conduzida de forma respeitosa para que colaborador e empresa saiam ganhando.
Este conteúdo foi preparado com dicas, exemplos e situações para que um feedback negativo alcance seu principal objetivo que é a melhoria do desempenho do profissional e dos resultados da empresa. Continue a leitura para entender mais!
O que é um feedback negativo?
O feedback negativo é um tipo de alinhamento com o objetivo de reparar erros de conduta ou qualquer outra falha, seja mal desempenho, problemas de conduta, dentre outros exemplos nesse sentido.
Trata-se de uma avaliação muito importante tanto para a empresa quanto para o colaborador, pois tem o objetivo de rever situações e comportamentos para que eles não voltem a acontecer ou possam ser melhorados.
O feedback negativo é uma situação delicada e que demanda respeito, seriedade, discrição e empatia pelo colaborador e deve ser dado com o objetivo de incentivar a melhoria do desempenho do profissional e não causar constrangimentos ou sua exposição.
É muito importante que o gestor esteja preparado para conduzir essa devolutiva, pois, ao contrário de um feedback positivo, que enaltece acertos e qualidades, o negativo aponta erros e problemas causados pelo colaborador e suas consequências.
Por isso, além de ser feito esse apontamento, o alinhamento deve apresentar também sugestões de aperfeiçoamento, tornando-se uma crítica construtiva, que trará benefícios para a empresa e para o colaborador.
Como dar um feedback negativo?
A condução de um feedback negativo deve ser planejada e feita de forma estratégica, a fim de que o objetivo principal seja alcançado, além de que o profissional sinta-se seguro e tranquilo para seguir na empresa e não o efeito contrário.
Assim, é necessário seguir essas boas práticas:
- Comunique-se de forma clara e objetiva;
- Apresente dados que justifiquem o feedback negativo;
- Não leve para o lado pessoal;
- Ofereça acolhimento e empatia.
Uma dica para as empresas é contar com ferramentas e metodologias de RH que permitem conhecer melhor o perfil dos colaboradores. Um exemplo são ferramentas de mapeamento de perfil comportamental, como o Profiler, que ajuda a prever reações dos colaboradores às situações e aos desafios.
Com isso, estratégias como a de feedback negativo tendem a ser ainda mais assertivas, considerando o perfil dos profissionais. Veja mais detalhes para seguir no momento de dar um feedback específico:
Comunique-se de forma clara e objetiva
A comunicação é fundamental para o sucesso de um feedback negativo. O primeiro ponto importante é organizar uma conversa individual com o colaborador, para evitar constrangimentos e exposições. Além disso, a fala precisa ser clara, direta e objetiva.
O profissional precisa entender de fato o motivo pelo qual está sendo chamado e, para além da fala do gestor, é preciso que o colaborador também tenha espaço para falar, tirar dúvidas, e até mesmo se explicar, se for o caso. É preciso possibilitar o diálogo.
É muito importante que essa conversa seja conduzida na medida certa para que o feedback seja proveitoso para a pessoa que o está recebendo. Esse cuidado é essencial para que não a estimule a reduzir a sua produtividade.
Apresente dados que justifiquem o feedback negativo
Mostrar dados é muito importante para que o alinhamento seja feito de forma objetiva, sem entrar em aspectos pessoais.
Esses dados podem ser vários, por exemplo, em uma situação de queda do número de vendas, mostrar dados comparativos com meses em que os resultados foram bons, apontando motivos que levaram a esses resultados ou pedir que o funcionário se explique.
Outro exemplo, em caso de atrasos nas entregas de tarefas, seria apresentar o controle de ponto, apontando faltas e atrasos, ou até mesmo a quantidade de tarefas pelas quais o profissional estava responsável e passar ponto a ponto para entender o motivo do atraso.
Enfim, são exemplos que reforçam a necessidade de apresentar situações concretas que justifiquem o acionamento do profissional para receber o feedback negativo.
Não leve para o lado pessoal
Ao conduzir um feedback negativo, pode ser difícil evitar a subjetividade, mas é muito importante que o gestor trabalhe para que isso aconteça.
Assim como qualquer outro retorno, seja ele positivo ou negativo, é necessário que se baseie em fatos concretos, que podem ser mostrados e comprovados, e não apenas em percepções pessoais que foram listadas do funcionário.
Por isso é tão importante apresentar dados, números e comprovantes, para que a todo momento fique claro que o retorno que o colaborador está recebendo é por alguma conduta ou contexto que trouxe prejuízo ou afetou os resultados da empresa.
Outra dica, para que o feedback negativo seja recebido da melhor forma pelo funcionário, é mencionar os pontos fortes e qualidades que ele apresenta. Assim, ele entende que a empresa o valoriza e conta com seu trabalho, para além dos pontos de melhoria.
Ofereça acolhimento e empatia
Lembre-se sempre de que você estará lidando com um ser humano que tem medos, expectativas e que faz interpretações diversas sobre uma determinada situação.
Por isso, converse de forma respeitosa, sempre tendo em mente que o objetivo desse alinhamento é melhorar o desempenho do profissional e, consequentemente, os resultados da empresa. Invista em uma comunicação não violenta.
Conversar com acolhimento e empatia é importante para dar segurança ao profissional de que, mesmo que esteja sendo chamado para receber um retorno negativo, ele pode contar com o seu gestor para encontrarem soluções juntos.
Discuta possíveis soluções para o futuro
Um feedback negativo bem feito deve focar também na discussão de soluções e na melhoria da forma de agir do funcionário que recebeu uma devolutiva corretiva.
Mais do que apontar erros e falhas, um feedback negativo deve buscar o desenvolvimento e evolução de todos os envolvidos. Por isso, antes mesmo de chamar o profissional para essa conversa, já liste sugestões de melhores práticas e caminhos para o futuro.
Outro aspecto importante nesse processo é ouvir o que o profissional tem a dizer, suas dificuldades e também soluções que ele mesmo tem a sugerir. Essa atitude escuta faz parte de um feedback empático.
Por fim, dependendo do motivo que demandou o feedback negativo, proponha ao profissional um plano de ação para melhorar as entregas, seja por meio de um cronograma, com melhor gestão do tempo, ou de metas e prioridades.
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Como descobrir o momento de dar um feedback negativo?
O ideal é que o feedback negativo seja dado no momento em que ocorrer a situação ou assim que a gestão tomar conhecimento do fato. Quanto antes ocorrer essa devolutiva comportamental, melhor será a condução da situação.
Especialmente dependendo do fato que tiver ocorrido, o mais rápido possível que o colaborador for chamado para conversar, mais rápido também será a solução do problema e o alinhamento de que aquela situação não pode voltar a ocorrer ou deve ser evitada.
Exemplos de feedback negativo
Existem diversos exemplos de feedbacks negativos que são comuns na rotina de uma empresa. Seja por alguma atitude do profissional que não condiz com os valores da empresa ou por alguma falha técnica que causou erros e problemas em um projeto.
Veja abaixo alguns exemplos de feedback negativo e sugestões de falas para tratar durante essa devolutiva, de forma a abordar o problema de forma clara. É necessário ter empatia e respeito com o colaborador e buscando com ele uma solução:
1 – Funcionário que sempre chega atrasado
“O seu último espelho de ponto nos mostrou que você tem chegado atrasado quase todos os dias. Essa realidade tem afetado sua equipe de várias formas, por exemplo, na reunião de alinhamento inicial do dia e na entrega das tarefas. Você é um ótimo profissional e faz entregas importantes para o time. Podemos conversar sobre seu horário de chegada, se tem acontecido algo e como podemos melhorar sua pontualidade?”
2 – Profissional que atrasa na entrega das tarefas
“Estou observando que você está com dificuldades de entregar suas tarefas dentro do prazo. Sua parte é muito importante para a equipe seguir com o projeto geral. Você faz um ótimo trabalho, é uma pessoa criativa e atenta às tendências do mercado, mas a gestão do tempo também muito importante. Gostaria de ouvir o que você tem a dizer, se está se sentindo sobrecarregado, com excesso de tarefas ou por outro motivo, para encontrarmos uma solução juntos”.
3 – Colaborador que apresentou algum comportamento contrário aos valores da empresa durante um atendimento
“Estamos muito satisfeitos com seu trabalho, que tem gerado resultados significativos para a equipe e a empresa. Mas gostaríamos de pontuar uma atitude sua que deve ser evitada durante o seu atendimento ao cliente. Podemos conversar sobre outras formas de atendê-lo, sem usar determinadas palavras e gestos. Gostaria muito de ouvir você e conversarmos sobre como seria melhor a condução de situações como essa em uma próxima oportunidade que vier acontecer”.
💡Saiba também:
5 erros para evitar ao dar um feedback negativo
O feedback negativo é um momento delicado, e exige responsabilidade e respeito, para que não apresente o efeito contrário do desejado. Veja alguns erros que você precisa evitar no momento de conversar com o profissional:
1 – Falar em público
Uma conversa que irá tratar de erros do profissional precisa, necessariamente, ser dado individualmente, em um one-on-one. E também deve ser um feedback personalizado, por isso, outros colegas não podem estar próximos nesse momento.
Ao falar em público, o gestor pode correr o risco de expor o profissional, além de constrangê-lo nesse momento importante de alinhamento.
2 – Usar um tom de voz de ameaça e insatisfação
Falar com o profissional de forma rígida e inflexível pode colocar todo o propósito do feedback negativo a perder. Lembre-se sempre: o objetivo é propor e auxiliar o profissional a melhorar e progredir.
É importante conversar de forma profissional, tomando cuidado também com a sua linguagem corporal. Assim, relate o problema, mas sempre em um tom amigável e que demostre abertura para a escuta.
3 – Falar de forma subjetiva
A objetividade é muito importante nesse caso, considerando que o profissional precisa ter clareza do porquê está sendo chamado para receber um feedback negativo.
Dar voltas ou evitar falar diretamente do problema e suas consequências somente faz com que esse processo seja desgastante para o gestor e para o funcionário.
4 – Apontar apenas os erros do profissional
Além de listar os comportamentos que levaram ao erro ou a situações que geraram problemas para a empresa, o responsável pelo feedback negativo precisa reforçar também qualidades e pontos de destaque do profissional.
Afinal, esses são os motivos que fazem com que o colaborador permaneça na empresa, que siga sendo importante para o time. Citar apenas o lado negativo pode causar uma falta de motivação no profissional.
5 – Fazer apontamentos pessoais
Citar aspectos que dizem respeito à percepção pessoal que o gestor tem do colaborador não é o que se espera de um bom feedback negativo. Essa atitude deve ser evitada, já que o foco deve ser o comportamento ou uma falha técnica que gerou problemas para a empresa.
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Como escrever uma avaliação negativa?
A escrita e a fala, apesar de serem formatos de comunicação diferentes, devem seguir as mesmas dicas para condução de um feedback negativo.
No caso da fala, o tom de voz é um diferencial, no entanto, na escrita, tem-se a oportunidade de produzir um texto claro, bem escrito e com termos e palavras escolhidas com cuidado para que a mensagem seja lida e compreendida.
Por isso, mantenha o sigilo e individualidade do feedback negativo escrito. Além disso, reforce os pontos fortes do profissional e escreva com objetividade e clareza a devolutiva, usando corretamente a pontuação e o português para evitar ruídos na comunicação.
Como receber um feedback negativo?
Independentemente se vier de um colaborador, cliente ou gestor, a reação ao receber um feedback negativo, mesmo parecendo difícil, deve sempre ser enxergado como uma oportunidade de melhoria.
Por isso, atente-se a alguns comportamentos e reações que são importantes ao receber um retorno nesse sentido:
- Aja de forma calma e com profissionalismo;
- Entenda como algo focado no lado profissional e não leve para o lado pessoal;
- Agradeça à pessoa que te procurou e demonstre respeito por aquela devolutiva;
- Aproveite a oportunidade para tirar dúvidas em relação ao que acontecer;
- Sempre que puder, caso não receba, procure a pessoa e peça sugestões de melhoria.
Como criar um plano de ação a partir do feedback negativo?
A partir da devolutiva feita em um feedback negativo, é fundamental conduzir um plano de ação junto ao profissional. O grau de complexidade desse plano dependerá do ocorrido, se foi algo pontual ou uma situação que demanda mais tempo e trabalho.
Ainda assim, lembre-se de que o objetivo do feedback negativo é sempre melhorar e evoluir comportamentos, ações e formas de trabalho. Veja estas dicas para criar um plano de ação:
- Envolva o profissional que recebeu o feedback no processo de melhoria, aceitando contribuições e sugestões. Assim, você reconhece que ele é capaz de mudar e evoluir a partir do erro;
- Se a situação envolve metas e compromissos que não estão caminhando, reveja esses pontos e se não é o caso de tornar determinadas metas menos robustas ou com maior prazo de entrega;
- Invista no acompanhamento contínuo das equipes, suas metas e entregas, estando flexível para rever a rota, sempre que necessário.
Pode não parecer, de imediato, mas o feedback negativo é uma ótima oportunidade para a melhoria e evolução do profissional e da empresa. Essa devolutiva é um sinal de que a empresa é flexível e está aberta ao diálogo e a realizar ajustes, sempre que necessário.
Por isso, valorize essa rotina, sempre que ocorrer algo que demande um feedback negativo, e planeje com cuidado e estratégia de como conduzir o alinhamento com o profissional e também como cuidar para que aquilo não volte a acontecer.
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Este artigo trouxe as boas práticas. Mas ler sobre acolhimento e empatia é diferente de aplicar isso na hora em que o colaborador está na sua frente, na defensiva.
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