Prazos apertados do eSocial, dezenas de médias de horas extras para calcular, regras complexas da CLT e o peso da responsabilidade de não poder errar cálculos. Tudo isso faz parte da rotina do profissional do DP que precisa processar férias e o 13° salário na Folha de Pagamento.
Se você já se pegou revisando planilhas de cálculo do terço constitucional ou quebrando a cabeça com os descontos de INSS e IRRF nas parcelas da gratificação natalina, saiba que você não está sozinho.
Neste artigo, nós da Sólides preparamos um guia completo e didático para você entender, como fechar a folha de pagamento com agilidade e sem margem para erros. Continue a leitura e confira!
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O que a CLT diz sobre o processamento de férias?
O processamento de férias é regido pelo Capítulo IV da CLT e sofreu alterações importantes com a última Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017).
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Para te ajudar, os principais artigos da CLT que impactam diretamente o processamento férias na folha de pagamento são:
1. O Direito e as Faltas Injustificadas (Art. 129 e 130)
O Artigo 129 determina que todo empregado tem direito a um período de férias anuais remuneradas após 12 meses de trabalho (período aquisitivo). No entanto, o Artigo 130 amarra esse direito à assiduidade do colaborador.
Nesse caso, o DP precisa abater os dias de férias proporcionalmente se houver faltas não justificadas no período:
- Até 5 faltas: 30 dias de férias.
- De 6 a 14 faltas: 24 dias de férias.
- De 15 a 23 faltas: 18 dias de férias.
- De 24 a 32 faltas: 12 dias de férias.
2. A Concessão e a Regra do Fracionamento (Art. 134)
Segundo a CLT, quem decide o momento de conceder as férias é o empregador (dentro dos 12 meses do período concessivo). Porém, a Reforma Trabalhista alterou o Artigo 134, permitindo a divisão desse descanso.
Desde que o colaborador concorde, o DP pode processar as férias em até três períodos, respeitando três regras rígidas:
- Um dos períodos não pode ser menor que 14 dias corridos.
- Os demais períodos não podem ser menores que 5 dias corridos cada um.
- É proibido iniciar o descanso nos dois dias que antecedem um feriado ou o dia de repouso semanal remunerado.
3. O Abono Pecuniário (Art. 143)
Outro ponto importante é que o Artigo 143 da CLT garante ao trabalhador o direito de converter 1/3 do seu período de férias em dinheiro, é o famoso “vender as férias“.
Para o DP, a atenção aqui está no prazo legal: o funcionário precisa solicitar esse abono até 15 dias antes do término do seu período aquisitivo.
Além disso, o valor pago é de natureza indenizatória, livre de INSS e IRRF.
4. O Prazo de Pagamento (Art. 145)
Quando falamos em processar férias na folha de pagamento, essa regra precisa sempre ser lembrada no processamento: o Artigo 145 exige que o pagamento das férias (incluindo o terço constitucional e o abono, se houver) seja creditado na conta do funcionário até 2 dias antes do início do período de descanso.
Dessa forma, atrasar esse depósito gera o risco jurídico de a empresa ter que pagar as férias em dobro, conforme entendimento consolidado do TST.
Período aquisitivo x Período concessivo
A confusão entre esses dois prazos é uma das maiores causadoras de multas nas empresas. Para você não ter mais dúvidas:
- Período aquisitivo: são os 12 meses de trabalho contínuo que o colaborador precisa completar na empresa para conquistar o direito aos 30 dias de descanso.
- Período concessivo: são os 12 meses imediatamente seguintes ao fechamento do período aquisitivo. É dentro dessa janela de tempo que a empresa obrigatoriamente deve conceder as férias ao funcionário.
Um ponto importante é que se o período concessivo acabar e o funcionário não tiver tirado suas férias, a CLT determina que o pagamento da remuneração correspondente seja feito em dobro.
O controle rigoroso desses vencimentos é vital para a saúde financeira do negócio.
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Como dividir as férias do colaborador?
Antigamente, dividir as férias era exceções dentro das empresas. Hoje, com as regras atuais da CLT, o fracionamento trouxe muito mais flexibilidade para o RH e para o colaborador. No entanto, exige atenção aos limites legais que precisam ser respeitados.
Assim, desde que haja a concordância do funcionário, as férias podem ser divididas em até três períodos, seguindo obrigatoriamente as seguintes condições:
- Um dos períodos não pode ser menor que 14 dias corridos;
- Os demais períodos não podem ser menores que 5 dias corridos cada um;
- O início das férias não pode ocorrer nos dois dias que antecedem um feriado ou o dia de repouso semanal remunerado (geralmente sábado e domingo).
Como funciona a “venda” das férias
O abono pecuniário é o direito que o trabalhador tem de converter uma parte do seu descanso em dinheiro, convertendo parte dos seus dias de férias, em uma remuneração extra.
A CLT permite que o colaborador venda até 1/3 do seu período de férias (o que equivale a um máximo de 10 dias, caso ele tenha direito aos 30 dias integrais no momento da solicitação).
É importante destacar que essa é uma escolha exclusiva do trabalhador. Nesse caso, a empresa não pode obrigá-lo a vender seus dias de descanso.
Além disso, para que o DP processe esse pedido corretamente, o funcionário precisa solicitar o abono até 15 dias antes do término do seu período aquisitivo.
Outro ponto é que o valor do abono pecuniário tem natureza indenizatória, ou seja, é pago um valor “limpo”, sem a incidência de descontos de INSS e Imposto de Renda.
Passo a passo para calcular Férias na Folha de Pagamento
Para que o seu fechamento de folha seja à prova de erros, estruturamos um passo a passo lógico e didático. Acompanhe:
A maior confusão na hora de entender como processar férias na folha de pagamento acontece porque esse processo é dividido em duas etapas.
O colaborador recebe o dinheiro antes de descansar (no Recibo de Férias), mas esse valor precisa “transitar” pelo fechamento do mês (na Folha Mensal) para que os impostos e a contabilidade fiquem corretos.
Para não ter erro, dividimos o cálculo nessas duas fases. Acompanhe:
Fase 1: O Recibo de Férias
Este é o documento que gera o pagamento antecipado para o colaborador.
- Passo 1: Encontre a base de cálculo: A remuneração das férias não é apenas o salário fixo. Se o colaborador recebeu horas extras, comissões ou adicionais (noturno, insalubridade) durante o período aquisitivo, o DP deve calcular a média mensal desses valores e somar ao salário atual.
- Passo 2: Calcule o valor dos dias de férias: se o funcionário for tirar 30 dias, o valor é a própria base de cálculo. Se houver fracionamento (exemplo: 15 dias de férias), divida a base por 30 e multiplique pelos dias que serão gozados.
- Passo 3: Adicione o 1/3 constitucional: pegue o valor encontrado no Passo 2 e divida por três. Esse é o bônus garantido pela Constituição. Some esse terço ao valor dos dias de férias para encontrar o Total Bruto.
- Passo 4: Calcule o abono pecuniário: se o colaborador escolheu “vender” até 10 dias de férias, calcule o valor desses dias acrescidos do seu próprio 1/3 constitucional. Atenção: O abono tem natureza indenizatória, portanto, não sofre descontos de impostos.
- Passo 5: Aplique os descontos legais: sobre o Total Bruto das férias (excluindo o abono), aplique a tabela progressiva do INSS e, em seguida, a do Imposto de Renda. O resultado final será o Valor Líquido, que deve ser depositado na conta do funcionário com até 2 dias de antecedência.
Fase 2: O Fechamento da Folha Mensal
Quando chega o fim do mês, o DP precisa fechar a folha normal. É aqui que os valores das férias entram para compor o contracheque do colaborador, junto com os dias em que ele efetivamente trabalhou.
- Passo 6: Lançamento de Proventos e o Desconto de Adiantamento: imagine que o funcionário tirou 20 dias de férias e trabalhou 10 dias no mês. No holerite dele, o DP vai lançar como proventos (ganhos): o saldo de salário dos 10 dias + o valor dos 20 dias de férias + o 1/3 constitucional proporcional.
Outro ponto importante é que como a empresa já pagou o dinheiro das férias lá no Recibo (Fase 1), ela não pode pagar de novo. Por isso, nos descontos do holerite, o DP lança um evento chamado “Líquido de Férias” (ou Adiantamento de Férias).
Como processar a 1ª e a 2ª parcela do 13º na Folha?
A gratificação natalina, ou apenas 13°, é protegida pela Lei 4.090/1962 e fala sobre a proporcionalidade. Nesse caso, se o funcionário trabalhou por 15 dias ou mais em um determinado mês, aquele mês já conta como um “avo” inteiro para o cálculo.
Vejamos o passo a passo de como cada parcela deve ser processada no sistema de folha:
1ª Parcela do 13º Salário
A primeira parcela funciona como um adiantamento puro e simples. Ela é a favorita dos colaboradores porque cai na conta sem nenhum desconto de impostos.
- Prazo legal: deve ser paga entre 1º de fevereiro e 30 de novembro. Muitas empresas optam por pagar a todos no dia 30/11, mas o colaborador também pode solicitar esse adiantamento junto com as suas férias (desde que faça o pedido ao RH até janeiro do respectivo ano).
- Como calcular: o valor corresponde a 50% do salário bruto do mês anterior ao pagamento (geralmente o salário de outubro, para quem paga em novembro). Se houver variáveis (horas extras, comissões), o DP deve calcular a média do ano até aquele mês e somar à base.
- Descontos na folha: para o funcionário, não há desconto de INSS nem de Imposto de Renda (IRRF) nesta parcela.
- Obrigação da empresa: apesar de não descontar do funcionário, a empresa é obrigada a recolher o FGTS (8%) sobre o valor pago nesta 1ª parcela.
2ª Parcela do 13º Salário
É aqui que o DP precisa de atenção redobrada (e onde o colaborador costuma tomar um susto). A segunda parcela é o acerto de contas do ano inteiro, e ela possui algumas variáveis que a primeira parcela não possui.
- Prazo legal: o pagamento deve ser creditado na conta do trabalhador até o dia 20 de dezembro.
- Como calcular a base: o DP deve pegar o salário bruto de dezembro e somar as médias de todas as variáveis (horas extras, adicional noturno, etc.) recebidas de janeiro a dezembro. Em seguida, divide-se por 12 e multiplica-se pelos meses trabalhados no ano.
- Os descontos: é fundamental entender que os impostos incidem sobre o valor total do 13º, e não apenas sobre a segunda parcela. O processamento na folha segue esta ordem:
- Calcula-se o INSS sobre o valor total bruto do 13º.
- Calcula-se o IRRF sobre o valor total bruto (já deduzido o INSS).
- Subtrai-se o valor que já foi pago na 1ª parcela.
- Valor Líquido: o que sobra após descontar o INSS total, o IRRF total e o adiantamento de novembro é o valor líquido da 2ª parcela. É por isso que ela é sempre consideravelmente menor que a primeira!
A tecnologia descomplica as rotinas do Departamento Pessoal
Calcular férias e 13º salário manualmente é bastante moroso para o DP. Isso porque, entre horas extras, fracionamentos, descontos progressivos e o envio dessas informações para o Governo, deslizes na planilha podem custar caro para a empresa.
É por isso que a Folha de Pagamento Digital da Sólides foi desenvolvida para automatizar todos esses cálculos complexos, garantindo um processamento até 25 vezes mais rápido e reduzindo os erros manuais em 98%.
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