Este texto foi escrito pela equipe da Revex, uma startup que oferece soluções completas para a Gestão da Força de Trabalho.
Quer um grande desafio? Tente organizar e otimizar a força de trabalho da sua empresa. Pense em como fazer as pessoas trabalharem o maior tempo possível, com o melhor rendimento possível e sem infringir a lei. Garanto que quando você colocar todas as peças na mesa, este quebra cabeças irá parecer muitas vezes impossível de ser solucionado.
Apesar da complexidade, os resultados podem ser um divisor de águas para o crescimento da empresa e muitas vezes na sua manutenção no mercado. Mas, o que afinal é a gestão da força de trabalho e por que é tão importante? Vamos inicialmente ao ponto base, as escalas!
Escalas de Trabalho
Fazer escalas de trabalho não é uma tarefa fácil. Afinal, há inúmeros modelos e combinações que podem ser feitas para alocar os seus colaboradores da melhor forma possível.
Para você ter uma idéia melhor dessas possibilidades, vamos supor que deseja alocar dois colaboradores no período de um mês. Este número é representado pelo fatorial de 30, que são as quantidades de dias em um mês, você sabe qual é o resultado?
30! = 265.252.859.812.191.058.636.308.480.000.000
Observe que esse número é para apenas uma escala com dois colaboradores. Imagine então, no caso da sua empresa.
Por isso dizemos que fazer a escala dos seus colaboradores é uma tarefa complexa e de grande importância.
Agora imagine só, fazer isso de uma forma simples, otimizar todo o trabalho e eliminar as chances de erro em relação à lei? Isto é, fazer uma gestão da força de trabalho da sua empresa! Ou seja, otimizar não apenas o trabalho da sua operação que estará na escala, mas também dos responsáveis pela criação e otimização dela.
Gestão da Força de Trabalho – GFT
O termo Gestão da Força de Trabalho (GFT) ou Workforce Management (WFM) como é chamado em inglês, tem ganhado cada vez mais força nas empresas. Afinal, se colocada em prática e bem realizada é possível fazer com que a empresa aumente sua produtividade.
A Gestão da Força de Trabalho busca através da tecnologia, com o uso de inteligência artificial, gerar as melhores soluções para otimizar a força de trabalho de forma estratégica, visando a melhor performance possível para o crescimento da produtividade e dos resultados. Como isso é feito? O que é avaliado?
Entenda se a sua operação é rentável
Para andar para frente, é preciso olhar para o passado e aprender com os erros. Fazer uma avaliação da operação da sua empresa com o foco em descobrir e entender todos os erros que acontecem e como eles impactam negativamente os rendimentos do negócio.
A partir dessa base de dados, tomar decisões que busquem corrigir e melhorar esse pontos para que seja possível se desvencilhar dessas falhas e seguir para o próximo passo.
Análise da curva de demanda e atendimento
Saber o futuro é o sonho de muitos, e se eu disser que é possível realizar esse sonho para aumentar o desempenho da sua empresa? Existem inúmeras variáveis dentro da operação de uma organização para poder ter precisão e determinar o que acontecerá no futuro.
É preciso avaliar fatores como a estação do ano, feriados, datas comemorativas, clima, horário, imprevistos, crises, entre outros. Algo que remete a uso de cálculos matemáticos complexos e testes, que graças ao uso da tecnologia podem ser realizados atualmente com um alto grau de precisão.
Essa análise se torna fundamental para realizar a distribuição de acordo com dados adquiridos na previsão, e assim entregar para a operação a melhor opção para atender as necessidades futuras.
Alocar de forma correta os colaboradores
Uma das maiores dificuldades de manter a produtividade em “pleno vapor” é conseguir equilibrar as folgas exigidas pela lei. Em muitas empresas, é possível ver o pensamento: “quando mais se precisa, eles não estão disponíveis”.
Entender as exigências da lei em relação aos horários e folgas, juntamente com a demanda e os picos, permite ser eficaz e ter sucesso para ter a pessoa certa no momento certo.
Análise do que foi feito
Você corrigiu os seus erros, realizou com cuidado a previsão da demanda e alocou da melhor forma possível e mesmo assim os resultados não estão sendo percebidos nos números finais da empresa.
Todo este processo é bonito, mas colocá-lo na prática envolve mudanças grandes, que necessitam muitas vezes de ajustes na cultura da empresa para absorver as modificações de forma rápida e efetiva.
Por isso, é muito importante validar o processo da sua operação, seja das equipes ou de um colaborador específico, os dados desta análise irão demonstrar se a GFT está sendo utilizada corretamente e validar financeiramente o seu uso.
Além disso, essa análise permite prever com segurança, o comportamento dos seus custos, despesas e lucros, com base em como eram praticados no passado.
A Gestão da Força de Trabalho e as Escalas de Trabalho
Para empresas que funcionam todos os dias da semana e todas as horas do dia, as famosas 24/7, as escalas de trabalho tem um impacto enorme e fazer uma boa gestão delas influi diretamente na produtividade e nos resultados da empresa.
Como dissemos anteriormente, a Gestão da Força de Trabalho busca otimizar a força de trabalho de forma estratégica. Quer melhor forma de fazer isso do que alocar seus colaboradores corretamente? Uma escala de trabalho efetiva e otimizada, coloca a empresa no caminho para a GFT, fazendo com que seus processos e colaboradores sejam mais assertivos.
Quando falamos de escala de trabalho, não pense que essa otimização vai ser apenas para a carga horária e os dias trabalhados de seus colaboradores. Ao fazer uso da tecnologia, há uma melhoria no trabalho realizado pela equipe responsável por criar e gerenciar este processo.
Eles possuem segurança e agilidade para realizar modificações que são necessárias no dia-a-dia, rapidez para a geração de novas escalas e nitidez na análise das informações. Por isso, as escalas de trabalho podem ser chamadas de um braço da Gestão da Força de Trabalho. Uma das atividades que englobam um todo muito maior.
Conclusão
A Gestão da Força de Trabalho é um termo que ainda vai ser muito comentado. Não irá cair em desuso e sim evoluir. Por esse motivo, é importante que todos estejam atentos às boas práticas.
Além da gestão de escalas, outras partes da empresa também podem ser otimizadas com a tecnologia, como o RH, o corpo jurídico, a operação, a tecnologia da informação, o financeiro. Uma decisão que engloba todos esses setores, como a contratação ou demissão de um funcionário, será decidida com base em dados e critérios validados por todas as áreas. Desta forma, a empresa estabelece uma gestão completa e organizada da sua força de trabalho e consegue fazer melhorias em pontos específicos para a sua evolução.
