Fazer mais rápido, em menos tempo e com maior qualidade. Esse é o resumo das vantagens que investir em melhorar os processos internos da empresa pode trazer para o negócio.
Processos internos é o nome dado a sequência de atividades que levam a um resultado. Por exemplo, para a construção de uma bolsa uma sequência de etapas é executada. A essa sequência damos o nome de processo.
Os processos, entretanto, não estão relacionados apenas ao core business da empresa, mas principalmente aos setores e atividades que dão apoio ao negócio, como Financeiro, Marketing, Vendas, Atendimento, Recursos Humanos e muitos outros.
Continue a leitura e veja o plano de ação que criamos para melhorar os processos internos da sua empresa e facilitar a rotina de todo o time!
Por que se preocupar com os processos internos?
Ao melhorar os processos dentro de cada um desses setores, sua empresa ganha em produtividade, motivação e excelência.
Imagine o setor de Recursos Humanos, onde existe uma série de atividades que devem ser executadas pelo setor, entre elas o acompanhamento do registro de ponto dos funcionários, que, em muitas empresas, é feito em conjunto com o departamento Financeiro.
Estamos falando de um processo fundamental para a garantia do pagamento dos direitos dos colaboradores e também para a saúde financeira da empresa (todo mundo sabe o impacto da folha de pagamentos no fluxo de caixa).
Um erro pode trazer inúmeros prejuízos à organização, inclusive problemas com a Justiça Trabalhista.
E é por isso que muito tempo é investido para garantir o acompanhamento correto da folha de ponto da empresa e mesmo assim erros acontecem com frequência.
Considerar melhorar os processos internos implantando, por exemplo, um controle de ponto online garante mais eficiência para dois setores estratégicos da empresa (RH e Financeiro).
Dessa forma, eles perdem menos tempo com questões relacionadas a esse tema, aumenta a produtividade dos setores e amplia a efetividade do controle, garantindo segurança aos colaboradores e também à empresa.
Esse foi apenas um exemplo, mas de maneira geral, ao se preocupar em melhorar os processos internos sua empresa, você passa a ter acesso a benefícios como:
- aumento da segurança;
- aumento da produtividade;
- melhor aproveitamento do tempo da equipe;
- ampliação da qualidade da execução do processo;
- minimizar falhas;
- maior satisfação por parte dos funcionários;
- menor probabilidade de erros e mais.
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Como melhorar os processos internos em 5 etapas
Como dissemos acima, por processos internos podemos entender a sequência de atividades que levam a um resultado.
Todos os setores da empresa possuem processos e todos esses processos impactam no alcance dos objetivos estratégicos da empresa.
Os processos do setor de atendimento, por exemplo, impactam diretamente a qualidade do atendimento oferecido.
Entre os fatores que estão relacionados a percepção de qualidade do atendimento está a velocidade com a qual ele é realizado.
Ter um tempo médio de atendimento baixo impacta diretamente na qualidade da experiência do cliente que, por sua vez, impacta as taxas de satisfação e retenção de clientes.
Ao melhorar os processos internos de atendimento você não apenas torna o processo mais rápido, mas também o torna mais eficiente na busca pelo objetivo de alcançar a satisfação do cliente, e todos os benefícios decorrentes dela.
Mas, como melhorar os processos internos? O que é preciso considerar para otimizar os processos da empresa?
1. Mapeie todos os processos
Antes de melhorar qualquer área da sua empresa é importante entender o que é feito hoje.
Nem sempre os processos internos estão claros e colocá-los no papel é fundamental para ter uma visão do todo e poder identificar quais etapas precisam ser ajustadas.
É importante esclarecer que você não precisa mudar todo o processo de uma única vez.
Ao organizar o processo como ele é hoje e ter essa visão do todo, sua equipe é capaz de identificar onde há um gargalo para ser resolvido.
2. Identifique os maiores problemas
Com o processo atual descrito, gestores e equipe devem identificar quais os maiores problemas e falhas do processo. Onde é gasto a maior parte do tempo? De onde saem as maiores falhas?
Alguns indicadores na empresa vão auxiliar nesse processo de avaliação.
Ao identificar as maiores falhas e potenciais gargalos dos processos sua empresa pode se concentrar em resolvê-los primeiro.
3. Aplique novos processos
A próxima etapa para melhorar os processos internos é introduzir novos processos e eliminar antigos, que não estão funcionando adequadamente.
Para que essa substituição seja positiva, é importante que gestores e equipe estejam em constante capacitação, para identificar metodologias novas que possam contribuir para otimizar os processos.
4. Invista em tecnologia
Em um projeto de melhoria de processos internos é improvável que a adoção de tecnologia não seja considerada.
Estamos na era da tecnologia e o uso de sistemas e softwares contribuem para garantir a velocidade e organização de diversos processos.
Imagine como era a realidade dentro das empresas há 15 ou 20 anos, sem computadores.
Todos os processos levavam muito mais tempo para serem realizados e hoje, com a tecnologia cada vez mais acessível, os negócios ganharam eficiência, velocidade e qualidade.
Nesse sentido, com o objetivo de melhorar os processos internos, buscar por tecnologias que facilitem a execução de algumas etapas dos processos pode fazer a empresa ganhar em economia e agilidade.
Dentro do setor de atendimento e vendas, por exemplo, o software Software de CRM funciona com o objetivo de organizar e integrar dados e informações de clientes, prospects e leads, para tornar todo o relacionamento mais fluido e oferecer uma experiência de maior qualidade para o cliente.
Isso sem contar nas facilidades que traz para os setores de vendas e atendimento, garantindo a gestão mais eficiente desses contatos.
Segundo a pesquisa, CRMs são responsáveis por ampliar a capacidade de organização e eficiência das empresas em até 29%.
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5. Monitore os resultados
Ao identificar processos que podem ser melhorados e aplicar soluções com esse objetivo, sua empresa deve acompanhar se o que foi planejado está realmente acontecendo.
As melhorias que foram planejadas estão se mostrando realidade?
Acompanhar os resultados de novos processos ou de novas ferramentas vai garantir que o processo realmente se tornou mais ágil e eficiente, ou se outra solução deve ser encontrada.
Com o passar do tempo, novas tecnologias e ferramentas podem surgir no mercado, exigindo que os processos sejam revistos mais uma vez.
Acompanhar os indicadores estratégicos de cada setor vai garantir a contínua melhoria de processos da sua empresa.
Seguindo essas cinco etapas você tem um bom plano de ação para melhorar os processos internos de maneira eficiente e duradoura.
Este artigo foi escrito pela Zendesk, que conta com um portfólio de soluções completas para melhorar os processos internos da sua empresa, ampliar a qualidade da experiência de seus clientes e torná-la memorável, em todos os pontos de contato – um dos alicerces do customer success.
