Trabalhar com controle de ponto manual pode trazer algumas dores de cabeça para o DP e o RH das empresas. A boa notícia é que, com a automatização dos processos, já é possível contar com a folha de ponto digital.
Também chamada de folha de ponto online, essa versão do documento ajuda a evitar atitudes inadequadas no ambiente de trabalho por parte dos funcionários.
Para as empresas, o ponto digital apresenta baixo custo, ajudando a contornar e evitar diversas situações que prejudicam tanto os líderes quanto os funcionários.
Quer saber o que é folha de ponto digital e como ela funciona? Confira este artigo e veja como adotar o documento para facilitar a rotina da sua empresa.
O que é uma folha de ponto digital?
Folha de ponto digital ou online é uma versão automatizada da folha de ponto tradicional. Ela é normalmente acessada por meio de aplicativo ou software de registro de ponto, de modo que tanto funcionários quanto gestores possam acompanhar os dados em tempo real, seja por meio de um computador ou mesmo pelo smartphone.
De forma simplificada, a folha de ponto, também conhecida como livro de ponto, é o documento que mostra os horários em que os colaboradores registraram o ponto, ou seja, os horários de entrada e saída da empresa, bem como o intervalo para descanso.
Apenas por essa definição já deu para perceber que a folha de ponto, seja ela digital ou física, é um documento muito importante, certo?
Nela ficam registradas as principais informações para o cálculo da folha de pagamento, por isso nada pode ser registrado errado.
Além disso, a folha de ponto digital mostra dados como atrasos, ausências e até horas extras, tudo que o RH e o DP precisam para agir dentro das leis trabalhistas.
O que diz a CLT sobre folha de ponto digital?
A CLT propõe diversas exigências para as relações trabalhistas serem justas e transparentes.
Conforme o artigo 47 do Decreto Lei nº 5.452/43 da CLT, no segundo parágrafo, as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a manter um registro com as entradas e saídas dos trabalhadores. Veja o que ela diz:
“2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).”
No entanto, muitas empresas acabam negligenciando essa regra. Com a chegada da Lei da Liberdade Econômica, algumas empresas acabaram até mesmo se desfazendo do controle de jornada e adotando o registro de ponto por exceção, conforme prevê o texto incorporado ao artigo 74 da CLT:
“§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.”
De acordo com essa previsão, as empresas podem adotar o registro apenas para variações de jornadas, por exemplo para marcar atrasos ou horas extras.
Contudo, essa não é uma saída inteligente, uma vez que manter o controle de ponto diário ajuda na transparência das informações e também no planejamento estratégico da sua empresa.
Quando você anota apenas as variações, não sabe qual é a realidade da frequência da sua empresa e não pode tomar ações preventivas ou corretivas.
Outra ressalva é que, com essa anotação, sua empresa fica à mercê de fraudes no registro ou até mesmo processos trabalhistas.
Desse modo, o melhor a se fazer é seguir a obrigatoriedade do ponto e adotar a anotação da jornada na sua empresa.
A folha de ponto online é um recurso que faz parte do controle de ponto alternativo. De acordo com o artigo 74 parágrafo 2° da Consolidação das Leis do Trabalho, a adoção de sistemas eletrônicos de controle de jornada é válida.
Todavia, para que a sua empresa possa adotar esse modelo de sistema, é necessário observar as exigências da lei do ponto eletrônico, cujas normas são estabelecidas pela Portaria 671.
Vale lembrar ainda que, com a chegada do eSocial, é preciso ficar alerta e ajustar algumas questões referentes à apuração da folha de ponto dos colaboradores. Isso porque o período apurado deve ser do dia 1º ao último dia corrente do mês.
É sempre bom lembrar que o eSocial exige das organizações um controle maior sobre a jornada de trabalho dos colaboradores!
Obrigatoriedade do controle de ponto
A lei determina que todas as empresas mantenham um rígido controle sobre a jornada de trabalho de seus colaboradores. E essa atividade é feita por meio do registro da folha de ponto.
Nela, devem constar todas as informações referentes aos horários em que o trabalhador inicia ou termina sua jornada de trabalho, e ainda as pausas realizadas durante o dia.
A empresa deve enxergar a folha de ponto como um mecanismo de segurança tanto para o trabalhador como para ela mesma, já que é dessa forma que garantirá o cumprimento da lei.
No entanto, a legislação não determina a forma de realizar o controle de ponto, podendo ser manual, mecânico ou eletrônico.
O ideal, portanto, é que sejam encontradas formas eficientes de registrar o ponto, para não ser exigido muito tempo e trabalho no final do mês para fazer o fechamento das informações.
Para solucionar esse gargalo, soluções que ofereçam a folha de ponto digital são as mais indicadas.
eSocial e folha de ponto digital
O eSocial modificou bastante a dinâmica das rotinas trabalhistas, mas trouxe diversas facilidades, como a digitalização e agilidade nos processos.
Entretanto, o sistema do governo é mais rígido no cumprimento da legislação vigente. De modo que empregadores que fazem fechamento da folha de ponto com período diferente do mês civil correm riscos.
Dessa maneira, empresas que, por exemplo, fecham a folha do dia 25 de janeiro a 25 de fevereiro estão descumprindo a lei.
Isso porque a CLT determina que o pagamento deve ser realizado até o 5º dia útil do mês seguinte ao vencimento. Assim, para fins legais, o mês é do dia primeiro ao dia 30 (ou 31).
Por isso, é importante que os processos internos das empresas sejam revisados. Afinal, essa prática é ilegal e pode gerar multas.
Como funciona a folha de ponto digital?
Fazer o fechamento do ponto dos colaboradores é uma das atividades essenciais presentes no cotidiano da área de Recursos Humanos.
Seja qual for o tamanho da equipe, é necessário dedicar muita atenção a essa tarefa mensal, tudo isso para evitar possíveis erros.
Felizmente a tecnologia trouxe ferramentas que facilitam esse trabalho, propondo a integração de informações para agilizar e otimizar os procedimentos envolvidos no fechamento da folha de ponto.
Nesse contexto, a folha de ponto digital passou a ser um dos métodos mais seguros e eficazes para se ter os dados sobre o controle de ponto e a gestão das horas trabalhadas pelos profissionais nas empresas.
Na prática, o modelo é integrado a um aplicativo online de registro de jornada, por exemplo, no qual os colaboradores podem fazer as suas marcações de horários por meio de smartphones, tablets ou computadores.
É possível também, nesse caso, integrar o relógio de ponto comum ao sistema digital. Por meio do recurso, toda vez que um profissional bate ponto, o sistema preenche sua folha de maneira automática.
Quanto à efetividade das informações recebidas, os sistemas de controle de ponto alternativos são mais seguros e completos em relação aos modelos de folha de ponto manuais.
Isso porque essas plataformas já vêm com relatórios que notificam quando são identificadas inconsistências na folha de ponto, por exemplo.
Desse modo, se existem dias sem marcações ou com batidas faltantes, possíveis atrasos, faltas injustificadas etc., o sistema contabiliza automaticamente.
Todos os dados relevantes ao gerenciamento das jornadas aparecerão de forma rápida e simples aos administradores.
Quais as vantagens de ter uma folha de ponto digital?
Muita gente acha que a folha de ponto serve apenas para o empregador controlar os horários de seus funcionários. No entanto, ela não serve apenas para isso. Afinal, os benefícios da folha de ponto digital são bem claros para as empresas que a utilizam.
A tecnologia do controle de ponto digital favorece tanto os donos da empresa e gestores quanto os próprios colaboradores.
Isso porque a digitalização elimina a possibilidade de erros no cálculo do período trabalhado, no banco de horas e nas horas extras.
O sistema também oferece subsídios para que os direitos dos trabalhadores sejam sempre respeitados!
Veja, a seguir, quais são as principais vantagens de usar a folha de ponto online no seu dia a dia.
1. Otimiza a rotina
Uma das primeiras vantagens da folha de ponto digital é a transparência. Assim que o funcionário faz o registro de ponto online, a informação já fica disponível para consulta por parte do RH e do próprio empregado.
O acompanhamento da jornada de trabalho se torna diário, em vez de mensal, permitindo que tanto o colaborador quanto o departamento de RH tirem dúvidas em tempo real.
No momento do fechamento da folha de ponto, é só conferir, transmitir os dados para o sistema de folha de pagamento e pronto.
Nada de trabalho adicional ou incertezas sobre a veracidade das informações.
2. Melhora a gestão de pessoas
A adoção de ferramentas de controle de ponto online — que leva ao uso da folha de ponto digital — colocou fim a um trabalhoso processo mensal de cálculo das horas trabalhadas para o fechamento da folha de pagamento.
Durante essa tarefa, a equipe de RH não podia dar atenção a outras demandas importantes do negócio.
Com a ajuda de sistemas inteligentes, os lançamentos são feitos em tempo real e a folha de pagamento é gerada automaticamente.
Essa eficiência reduz os riscos de ações trabalhistas por pagamentos errados. Além disso, ajuda o time do RH a focar suas competências nas estratégias da organização.
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3. Diminui os erros de cálculo
Quando a marcação da jornada de trabalho é contabilizada por meio de uma folha de ponto manual, a possibilidade de erros e arredondamentos indevidos é muito grande.
Por exemplo, pode ser que o colaborador tenha esquecido de anotar o seu período de trabalho assim que terminou o expediente. No dia seguinte, ele tenta lembrar os horários, mas é provável que gere estimativas imprecisas.
Além disso, essa anotação manual permite que os membros da equipe cheguem atrasados alguns minutos e registrem a chegada no horário oficial.
Pode parecer algo inofensivo, no entanto, o acúmulo dessa prática multiplicado pelo número de colaboradores causa grandes prejuízos financeiros para o negócio.
Portanto, para evitar essa situação, a adoção de uma folha de ponto digital favorece a marcação de horários exatos.
O resultado é um relatório preciso do número de horas trabalhadas e a redução de gastos com registros confusos.
4. Evita adulteração do controle de ponto
Com o antigo sistema de ponto, era comum que os colaboradores fossem para casa mais cedo ou saíssem da empresa para resolver questões pessoais durante o horário comercial.
Depois, essa pessoa pedia para um colega bater o ponto no horário correto, recebendo no fim do mês por uma jornada completa naquele dia.
Com a implantação de um sistema de ponto biométrico, por exemplo, é impossível que os funcionários tenham essa má conduta.
Afinal, só é possível registrar a jornada de trabalho com a impressão digital do colaborador ou então por seu reconhecimento facial, características que são exclusivas de cada ser humano.
5. Permite controlar a jornada mesmo a distância
Nos últimos anos, diversas empresas passaram a adotar o home office como uma alternativa para aumentar a produtividade e gerar economia.
Contudo, elas precisam de um meio para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores. A solução foi adotar sistemas online e aplicativos de ponto eletrônico para celular.
Dessa forma, o funcionário pode dar início e encerrar o dia de trabalho em qualquer lugar que esteja. Automaticamente, a folha de ponto digital é preenchida com os horários das marcações.
Essa solução também permite criar checklists, enviar ordens de serviços e registrar relatórios de visitas, tornando-se uma ferramenta completa para equipes externas de trabalho.
Esse mesmo conceito pode ser aplicado para profissionais que trabalham com transporte, pois a geolocalização dos aparelhos indica se a rota de viagem está sendo cumprida. Desse modo, evita-se que o motorista realize horas extras sem necessidade.
6. Oferece mais autonomia para os funcionários
Os aplicativos digitais de ponto ajudam a inserir na empresa um conceito inovador de Recursos Humanos, chamado de “empoderamento do colaborador”.
Essa abordagem visa conferir ao time maior autonomia na sua vida profissional e poder de decisão nos processos internos da organização.
Com essa tecnologia, os colaboradores aprenderão também a serem mais responsáveis com as marcações dos seus horários de trabalho, sem que seja necessário ter alguém para supervisionar a jornada.
O funcionário pode ter acesso à folha de ponto digital?
Sim! Quando a empresa adota sistemas de controle de ponto digital — que emite a folha de ponto online —, tanto o funcionário quanto o gestor podem acessar a contabilização de horas a qualquer momento.
Isso acontece porque a apuração da jornada de trabalho acontece em tempo real, de forma automática. Assim, antes do fechamento, é possível averiguar o saldo de horas e o número de faltas.
Mas vale lembrar que esse recurso é apenas para a folha de ponto digital. No caso da folha tradicional, não é possível acessá-la antes do fechamento, apenas durante a assinatura do espelho de ponto.
Como fazer uma folha de ponto digital?
Há quem adote a marcação de ponto na planilha do Excel na esperança de digitalizar o processo e automatizá-lo. Essa é uma saída, mas ainda não configura uma folha de ponto digital.
Com a folha de ponto online, todos os cálculos são feitos diretamente no sistema, de acordo com a jornada cadastrada para o colaborador.
Isso quer dizer que, com ela, é possível fazer o tratamento e tirar os apontamentos da folha dos funcionários em poucos cliques, sem que você precise se preocupar em calcular.
Basta cadastrar as jornadas e regras de cálculo da sua empresa para que o sistema entenda as informações ao passo em que elas são registradas.
Vamos imaginar que um colaborador tem uma jornada de trabalho de cinco dias, das 9h às 18h. Mas, em determinado dia, ele precisou ficar até mais tarde em seu trabalho e saiu às 19h56.
Imagine quão complicado seria calcular a hora extra nessa situação. Agora, imagine fazer um cálculo semelhante para todos os funcionários da empresa, que podem sair mais cedo ou mais tarde arbitrariamente.
A boa notícia é que, com a folha de ponto digital, basta que o funcionário bata o ponto de saída e, em segundos, os apontamentos daquele dia já estarão disponíveis em sua folha, de forma rápida e muito fácil.
Portanto, o RH e o DP não precisam mais perder horas durante o fechamento do mês, já que os apontamentos são calculados pelo sistema de forma online.
Para fazer uma folha de ponto digital, portanto, é necessário adotar um sistema de controle de ponto também digital, como é o caso da Sólides.
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Tire suas dúvidas sobre folha de ponto online
A implantação da folha de ponto digital traz diversas vantagens para a empresa, além de facilitar a rotina de controle de frequência dos funcionários.
Com todas as informações registradas em uma plataforma digital, torna-se mais simples calcular as folhas de pagamento no fim do período.
E, como dissemos, esse sistema traz transparência e estabelece uma relação de confiança entre gestores e colaboradores.
Confira um resumo de tudo que abordamos neste artigo:
Folha de ponto digital ou online é uma versão automatizada da folha de ponto tradicional. Ela está atrelada a aplicativos ou softwares de registro de ponto, de modo que tanto funcionários quanto gestores possam acompanhar os dados em tempo real
Empresas com 20 ou mais funcionários devem realizar o controle de ponto de forma manual, mecânica ou eletrônica, e os registros devem ser anotados na chamada folha de ponto para a elaboração da folha de pagamento.
A folha de ponto digital funciona por meio de softwares e aplicativos de controle de ponto online, que registram a jornada dos funcionários em tempo real e emitem relatórios que podem ser acessados tanto pelo empregado quanto pelo empregador.
Como a Sólides ajuda a sua empresa com a folha de ponto digital?
O sistema de controle de ponto da Sólides oferece diversos benefícios que podem contribuir para a evolução do setor de RH da sua empresa.
Além disso, ele também ajuda no controle de fraudes e automatiza muitos processos da sua empresa, como o cálculo da folha de ponto — já que o sistema disponibiliza a folha online.
Além de estar em conformidade com a legislação trabalhista, o Sólides Ponto oferece:
- maior transparência no ambiente de trabalho;
- segurança das informações;
- facilidade para calcular a folha de ponto;
- agilidade no fechamento da folha de pagamento;
- eficiência para o setor de RH e DP;
- menor investimento e máximo retorno.
Agora você já sabe tudo sobre o que é a folha de ponto digital e como é importante automatizar o seu fechamento para evitar erros de cálculo.
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