A assinatura digital é utilizada para agilizar processos burocráticos e reduzir o uso de papel, além de garantir maior segurança em transações e contratos digitais.
É um formato que está sendo adotado pelas empresas por garantir que o conteúdo do documento não seja alterado e por ter validade jurídica.
Além disso, também proporciona redução de tempo e processos para assinatura de um termo ou documento.
Neste artigo, vamos te explicar o que é a assinatura digital, como fazer e quais os benefícios que ela pode trazer para a sua empresa.
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é um método eletrônico que autentica a identidade de quem assina um documento digital, garantindo sua integridade e segurança.
Essa metodologia utiliza criptografia para vincular o assinante ao documento, impedindo alterações após a assinatura e confirmando a autenticidade do conteúdo.
A assinatura digital tem se tornado essencial em todo e qualquer tipo de negócio, pois com a crescente digitalização dos dados, por meio dela é possível acelerar processos burocráticos, garantindo a validade jurídica de documentos eletrônicos.
Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?
A assinatura digital e a assinatura eletrônica são formas de validar documentos digitais, mas possuem diferenças significativas em termos de segurança, tecnologia e uso legal.
Uma das principais diferenças entre esses dois tipos de assinatura é que a assinatura digital é reconhecida por normas e regulamentações internacionais, ou seja, ela é juridicamente aceita.
Essa aceitação jurídica acontece porque ela se baseia em um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora.
Dessa forma, é criada uma espécie de impressão digital que vincula o assinante ao documento e assegura que ele não foi alterado após a assinatura.
Já a assinatura eletrônica, é uma metodologia mais simples e se refere a qualquer forma de expressar a intenção de uma pessoa em assinar o documento.
Um exemplo prático é o clique de botão para aceitar os termos utilizados em sites. Assim, percebe-se que apesar de existir duas formas de assinar documentos no ambiente digital, é importante analisar as necessidades específicas para cada situação e documento.
Em casos mais formais, é indicado a assinatura digital pois ela garante a sua conformidade em situações legais.
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O que a lei diz sobre a assinatura digital?
Existe uma legislação que garante que documentos assinados com a assinatura digital tenham a mesma validade jurídica que um documento assinado em papel: a Medida Provisória 2.200-2/2001.
Esta medida criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP – Brasil) e regulamenta o uso de assinaturas digitais, estabelecendo regras para emissão de certificados digitais e garantindo a autenticidade de documentos eletrônicos.
A ICP – Brasil funciona como um órgão regulamentador de entidades certificadoras responsáveis pela emissão dos certificados digitais. Os certificados podem identificar pessoas e empresas de forma segura e validar as assinaturas digitais realizadas por esta.
Além da Medida Provisória, a Lei 14.063/2020 diz que as normas da assinatura digital podem variar de acordo com o tipo de assinatura eletrônica escolhida e o documento.
Esta lei regulamenta três tipos de assinaturas: simples, avançada e qualificada.
Entenda a diferença entre os tipos de assinatura:
- assinatura eletrônica simples: é recomendada para interações de baixo risco, como serviços de informações públicas que não exigem garantias rigorosas de autenticidade ou integridade. geralmente, não é usada para transações de grande valor ou impacto jurídico;
- assinatura eletrônica avançada: tem validade jurídica mais ampla e pode ser usada em interações com órgãos públicos e contratos entre empresas e indivíduos, desde que não haja uma exigência explícita de uma assinatura qualificada;
- assinatura eletrônica qualificada: tem o mesmo valor jurídico de uma assinatura manuscrita e é a única assinatura que pode ser exigida por lei para determinadas transações de alta complexidade que envolvem grande risco, como assinatura de documentos.
É importante salientar que na área da saúde e em órgãos públicos, é exigido o uso da assinatura eletrônica qualificada para garantir a integridade e confiabilidade dos documentos.
Em quais situações a assinatura digital é obrigatória?
Existem algumas situações específicas em que o uso da assinatura digital é obrigatório, principalmente quando há a necessidade de validação legal do documento.
Confira as principais situações em que é obrigatório o uso:
- emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e): para garantir a autenticidade e integridade de notas fiscais eletrônicas, as empresas precisam fazer o uso da assinatura digital;
- declarações fiscais e contábeis: empresas e profissionais contábeis devem usar assinaturas digitais para enviar documentos fiscais à receita federal, como o sped (sistema público de escrituração digital);
- contratos com órgãos públicos: em licitações ou contratos com governos, a assinatura digital é muitas vezes exigida para garantir a validade jurídica dos documentos;
- processos judiciais eletrônicos: em processos que tramitam de forma eletrônica (como no e-proc), advogados e partes envolvidas precisam usar assinaturas digitais para assinar petições e documentos;
- serviços bancários e financeiros: algumas operações financeiras, como assinaturas de contratos ou abertura de contas de forma digital, podem exigir assinaturas digitais para segurança.
Como funciona a assinatura digital?
A assinatura digital funciona usando criptografia para garantir a autenticidade e a integridade de documentos eletrônicos.
O processo envolve um par de chaves criptográficas: uma chave privada (de uso exclusivo do assinante) e uma chave pública (disponível para qualquer pessoa).
Quando uma pessoa assina digitalmente um documento, ela usa sua chave privada para criar um “resumo” do conteúdo, gerando uma espécie de “impressão digital” única chamada de hash.
Esse hash é criptografado com a chave privada, formando a assinatura digital. O documento e a assinatura são então enviados para o destinatário que usa a chave pública do assinante para verificar a assinatura.
Se a chave pública conseguir decifrar o hash e ele corresponder ao conteúdo original do documento, isso confirma que o documento não foi alterado e que a assinatura é autêntica.
Além disso, a assinatura digital é vinculada a um certificado digital, emitido por uma autoridade certificadora, que garante a identidade do assinante. Isso torna o processo mais seguro, com validade jurídica e difícil de ser falsificado.
Quais documentos permitem a assinatura digital?
A assinatura digital pode ser utilizada em diversos documentos eletrônicos, especialmente aqueles que requerem segurança, autenticidade e validade jurídica.
Entre os principais documentos que permitem o uso de assinaturas digitais estão:
- Contratos: documentos jurídicos e comerciais, como contratos de trabalho, prestação de serviços, aluguel, compra e venda.
- Notas fiscais eletrônicas (NF-e): empresas emitem notas fiscais digitais usando assinaturas digitais para garantir a autenticidade.
- Documentos fiscais e contábeis: declarações fiscais, como o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e documentos enviados à Receita Federal.
- Procurações eletrônicas: para conceder poderes a terceiros de forma legal e segura.
- Petições e processos judiciais eletrônicos: em sistemas como o e-Proc, advogados e partes envolvidas assinam documentos judiciais eletronicamente.
- Contratos bancários e financeiros: para abrir contas, fazer empréstimos ou realizar operações financeiras de forma digital.
- Laudos e pareceres técnicos: documentos emitidos por profissionais de diversas áreas que exigem autenticidade, como engenheiros, médicos e contadores.
Esses documentos são reconhecidos por lei e, quando assinados digitalmente, têm a mesma validade legal que os assinados fisicamente.
Quais são as vantagens da assinatura digital para o DP?
O Departamento Pessoal (DP) é o setor responsável pela gestão de funcionários e pela administração das rotinas trabalhistas da empresa.
Suas principais funções incluem o controle de admissões e demissões, a gestão de folha de pagamento, o cumprimento das obrigações trabalhistas, e o gerenciamento de benefícios, férias e jornada de trabalho.
O DP também cuida da relação entre a empresa e órgãos governamentais, garantindo que todos os processos estejam de acordo com a legislação trabalhista.
A assinatura digital oferece diversas vantagens para o Departamento Pessoal de uma empresa, agilizando processos e garantindo maior segurança.
Confira algumas destas vantagens:
- redução de papel e armazenamento: a assinatura digital elimina a necessidade de imprimir, armazenar e gerenciar documentos físicos, como contratos de trabalho, termos de rescisão e fichas cadastrais. Isso reduz custos e simplifica a organização;
- agilidade nos processos: contratos e documentos podem ser assinados de forma remota e instantânea, acelerando a admissão, demissão e acordos de benefícios, sem a necessidade de deslocamento físico dos colaboradores;
- validade jurídica e segurança: documentos assinados digitalmente possuem validade legal e garantem a autenticidade e integridade, evitando fraudes e alterações indevidas;
- conformidade com a legislação: o uso de assinaturas digitais está em conformidade com a legislação brasileira (icp-brasil), o que assegura que os processos de recursos humanos estejam sempre em acordo com a lei;
- facilidade em auditorias: a gestão digital dos documentos permite que o dp tenha fácil acesso a registros e históricos de assinaturas, tornando auditorias e fiscalizações mais rápidas e eficientes.
Essas vantagens tornam a assinatura digital uma ferramenta estratégica para otimizar o trabalho do DP.
Quais são os benefícios da assinatura digital para o processo de admissão de funcionários?
A assinatura digital é uma forma de otimizar o processo de demissão do funcionário e de trazer mais eficiência.
Confira alguns benefícios de realizar a assinatura para a admissão digital:
- agilidade e rapidez: a assinatura digital permite que contratos de trabalho e outros documentos sejam assinados remotamente e de forma instantânea, acelerando o processo de admissão.
- redução de papel: elimina a necessidade de imprimir, assinar e armazenar documentos físicos, economizando recursos e espaço.
- validade jurídica: documentos assinados digitalmente têm a mesma validade legal que os físicos, garantindo segurança jurídica no processo de contratação.
- segurança e autenticidade: a assinatura digital garante a integridade e autenticidade dos documentos, evitando fraudes ou alterações indevidas.
- conveniência para o candidato: o funcionário pode assinar os documentos de qualquer lugar, sem necessidade de deslocamento, tornando o processo mais prático.
- armazenamento e gestão digital: facilita o arquivamento e a gestão de documentos de forma digital, permitindo acesso rápido e organizado a informações importantes.
Esses benefícios tornam o processo de admissão mais moderno, seguro e eficiente, melhorando a experiência tanto para o empregador quanto para o novo funcionário.
Quais são as áreas que se beneficiam com a assinatura digital?
A assinatura digital beneficia diversas áreas e setores, proporcionando segurança, agilidade e eficiência. As principais áreas que se beneficiam incluem:
- Recursos Humanos (RH): facilita processos como admissões, rescisões, contratos de trabalho e gestão de benefícios, com validade jurídica e menos burocracia.
- Jurídico: a assinatura digital garante autenticidade em contratos, acordos e procurações, agilizando processos e reduzindo o risco de fraudes.
- Contábil e Fiscal: empresas utilizam a assinatura digital para emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e), declarações e outros documentos fiscais com segurança e conformidade legal.
- Setor Público: governos e órgãos públicos utilizam assinaturas digitais para processos licitatórios, contratos e emissão de documentos oficiais.
- Bancário e Financeiro: contratos de empréstimo, abertura de contas e outras operações financeiras são simplificadas e seguras com o uso da assinatura digital.
- Educação: instituições de ensino utilizam assinaturas digitais para diplomas, certificados e contratos de serviços educacionais.
- Saúde: médicos e hospitais usam assinaturas digitais para laudos, prontuários eletrônicos e prescrições, garantindo sigilo e autenticidade.
- Imobiliário: contratos de compra, venda e aluguel de imóveis são realizados com maior agilidade e segurança.
Essas áreas tiram proveito da assinatura digital para otimizar processos, reduzir custos e garantir conformidade legal.
Como fazer uma assinatura digital?
Utilizar a assinatura digital no seu negócio vai proporcionar mais agilidade aos processos, porém é extremamente importante que ela seja utilizada de forma correta.
Confira o passo a passo para implementar no seu negócio:
O primeiro passo é obter o seu Certificado Digital
- Escolha uma Autoridade Certificadora: encontre uma autoridade certificadora confiável que emita certificados digitais, como a ICP-Brasil;
- Solicite o certificado: você precisará fornecer alguns documentos e informações para a autoridade certificadora. Isso pode incluir identificação pessoal e comprovante de endereço;
- Escolha o modelo de certificado ideal para o seu negócio: existem dois tipos de Certificado Digital, o A1 (possui validade de um ano e pode ser usado por CPF) e o A3 (possui validade de até 3 anos e pode ser um cartão ou um token);
Instale o Certificado Digital
- Receba o Certificado: após a aprovação, você receberá um arquivo digital ou um token físico com seu certificado;
- Instale o Certificado: siga as instruções da autoridade certificadora para instalar o certificado no seu computador ou dispositivo;
Prepare o documento:
- Abra o documento e escolha o local da assinatura: use um programa que suporte assinaturas digitais, como Adobe Acrobat, ou uma plataforma online específica para assinaturas digitais e selecione onde você deseja colocar sua assinatura no documento;
Assine digitalmente:
- Selecione o Certificado: no programa ou plataforma, escolha o certificado digital que você instalou;
- Assine o documento: use o certificado para assinar o documento. O programa criará um código criptografado que vincula sua assinatura ao documento;
Salve e compartilhe:
- Salve o documento e compartilhe: o documento agora estará assinado digitalmente e você pode salvá-lo e enviar para quem precisar, sabendo que sua assinatura é segura e válida.
Seguindo esses passos, você poderá assinar documentos digitalmente de maneira segura e eficiente.
Perguntas frequentes
O que é assinatura digital e como fazer?
A assinatura digital é um meio para realizar assinaturas de documentos no ambiente digital reconhecido juridicamente e adotado por diversos órgãos e instituições.
Para fazer a assinatura digital é necessário buscar uma entidade regulamentadora para emitir o Certificado Digital e realizar a instalação do software em seu dispositivo.
Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
A assinatura eletrônica é utilizada para documentos mais simples e informais e não é reconhecida juridicamente, enquanto a assinatura digital é usada em processos que exigem reconhecimento legal do documento e é mais segura por ser regulamentada pela medida provisória.
Como saber se a pessoa tem assinatura digital?
É possível saber se a pessoa possui uma assinatura digital através da verificação do certificado digital.
Pode ser verificado por meio de documentos assinados pela pessoa. Como por exemplo, ao abrir o documento em um software específico para verificação de assinaturas digitais, ele irá confirmar se a assinatura foi emitida por uma entidade certificadora regulamentada.
Próximos passos…
Portanto, a assinatura digital se apresenta como uma ferramenta essencial no contexto empresarial moderno, proporcionando não apenas agilidade, mas também maior segurança e validade jurídica em documentos eletrônicos.
Além disso, vale salientar que a assinatura digital pode ser aplicada em diferentes setores e processos, como no Departamento Pessoal e no processo de admissão, trazendo eficiência, conformidade legal e conveniência.
Assim, implementar a assinatura digital é um passo estratégico para empresas que desejam modernizar seus fluxos, melhorar a segurança e ganhar tempo em suas transações e contratos.
