Com uma rotina tão intensa do Departamento Pessoal, é natural que pequenas inconsistências passem despercebidas. O problema é que, ao longo do tempo, essas pequenas falhas criam os chamados passivos trabalhistas silenciosos.
Mas o que exatamente isso significa na prática? Tem como corrigir um erro e evitar um passivo trabalhista? É o que vamos desmistificar neste artigo. Confira!
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O que faz um passivo trabalhista ser silencioso?
O que torna um passivo trabalhista silencioso é, justamente, a sua invisibilidade inicial.
Na verdade, ele surge de pequenas ações realizadas de maneira equivocada e fora do previsto em lei, e que vão se acumulando ao longo do tempo, sem que ninguém reclame ou sinalize.
Dessa forma, diferente de um erro em um pagamento de fornecedor, onde a cobrança chega no dia seguinte, o passivo trabalhista silencioso pode passar anos sem que ninguém perceba, nem a empresa e nem o colaborador.
Como a CLT é bastante extensa e é sempre acompanhada de convenções coletivas que mudam anualmente, é muito fácil um erro acontecer. A empresa acredita que está em conformidade, mas, tecnicamente, está acumulando uma dívida.
O maior problema é que o passivo silencioso silencioso raramente é um valor alto de uma vez só. Ele é fruto de um erro simples, mas que vai acumulando reflexos de um cálculo errado na planilha, uma documentação preenchida errada, falta de critérios etc.
Dessa forma, o erro não “apita” na planilha se as parametrizações estiverem incorretas. Ele vai acumulando mês a mês, até que o trabalhador saia da empresa e aí ele acione a justiça.
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Quais são os erros mais comuns na Folha de Pagamento que geram passivos trabalhistas silenciosos?
Como temos uma CLT bastante extensa e combinada a diversas regras das Convenções Coletivas de Trabalho (CCTs), é bastante comum que o profissional do DP acabe errado uma hora ou outra.
Alguns dos erros mais comuns costumam ser:
1-Esquecer os reflexos de variáveis
Pagar o valor exato da hora extra ou da comissão no fim do mês é apenas metade da tarefa. O que se torna passivo trabalhista mesmo são os chamados “reflexos”.
Isso porque, esses pagamentos variáveis precisam obrigatoriamente integrar o cálculo do Descanso Semanal Remunerado (DSR), além de refletir nas férias, no 13º salário e no recolhimento do FGTS.
Se a sua folha não faz essa integração de forma automática, é bem provável que a empresa esteja acumulando uma dívida em forma de bola de neve.
2- Confundir as bases de cálculo dos adicionais
A regra geral diz que o adicional de insalubridade deve ser calculado sobre o salário mínimo vigente, enquanto o adicional de periculosidade incide sobre o salário-base do colaborador (sem os acréscimos).
Trocar essas bases no sistema ou esquecer de atualizá-las na virada do ano gera diferenças salariais que se acumulam mês após mês.
3- Mascarar a natureza salarial de prêmios e bônus
Para tentar reduzir os encargos da folha de pagamento, algumas empresas pagam valores recorrentes sob a rubrica de “ajuda de custo”, “diárias” ou prêmios sem a incidência de impostos.
O perigo aqui normalmente se deve ao fato de que se o pagamento for um hábito contínuo, a Justiça do Trabalho entende que aquela verba tem “natureza salarial”.
Quando isso acontece, a empresa é obrigada a recolher INSS, FGTS e todos os reflexos retroativos de uma só vez.
4- Ignorar os “minutos residuais” no controle de ponto
A legislação (Art. 58 da CLT) prevê uma tolerância máxima de 5 minutos na entrada e na saída do turno, limitando-se a 10 minutos diários.
O erro acontece quando o colaborador fica rotineiramente 15, 20 ou 30 minutos a mais para terminar uma tarefa, e esse tempo não vai para o banco de horas, nem é pago como hora extra.
No fim de uma semana parecem até bobos, mas, no fim do semestre ou anos, são milhares de minutos que nunca foram tratados como deveriam, seja com compensação ou hora extra.
5- Realizar descontos sem autorização formal
Um último erro que pode se tornar um passivo trabalhista silencioso ao longo dos anos é o fato de que o salário não pode sofrer descontos que não sejam previstos em lei.
Descontar coparticipação de plano de saúde, seguro de vida, farmácia ou danos a equipamentos sem que o colaborador tenha assinado um termo de autorização prévia é um equivoco judicial que provavelmente se tornará um passivo trabalhista contra a empresa.
Além disso, na falta de provas de que o funcionário concordou com o desconto, a empresa terá que devolver os valores.
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O impacto da prescrição quinquenal
A legislação brasileira determina que, após o desligamento da empresa, o ex-colaborador tem um prazo de até dois anos para entrar com uma ação na Justiça do Trabalho.
Caso ele decida seguir por esse caminho, a lei permite que ele reivindique direitos e diferenças salariais referentes aos últimos cinco anos trabalhados, contados retroativamente a partir da data em que o processo foi aberto.
O impacto da prescrição quinquenal é o temido efeito bola de neve.
Para deixar isso mais claro, vamos a um exemplo didático:
Imagine que, por uma pequena desatenção ou falha na parametrização do software, a sua empresa deixe de repassar R$ 50 referentes à integração de comissões no Descanso Semanal Remunerado (DSR) de um vendedor.
Mês a mês, faltar R$ 50 na folha não acende um alerta vermelho no fluxo de caixa e, muitas vezes, nem o próprio trabalhador nota a ausência. Porém, aplicando a regra da prescrição quinquenal (60 meses), temos:
- O valor principal: 60 meses x R$ 50 = R$ 3.000.
- Esses R$ 3.000 impactam retroativamente o cálculo de todas as férias, terço constitucional, 13º salário e depósitos de FGTS desse período de cinco anos.
- Sobre o montante total, ainda incidirão correção monetária, juros de mora (que na Justiça do Trabalho são altos) e possíveis multas, além de honorários advocatícios.
Agora, imagine que o erro, por ter sido de uma falha em escala, tenha acontecido para todos os profissionais? É assim que passivos trabalhistas silenciosos acontecem.
Como evitar erros na folha e reduzir o passivo trabalhista silenciosos
Para o Departamento Pessoal, a melhor forma de evitar o risco de passivos trabalhistas silenciosos é trocar a insegurança dos processos manuais e sistemas engessados pela precisão da tecnologia.
Se o erro nasce da complexidade da lei e do volume de dados, a solução passa obrigatoriamente por uma ferramenta que automatize as regras da CLT e do eSocial de ponta a ponta.
Nesse cenário, a folha de pagamento digital da Sólides é uma solução capaz de integrar toda a jornada do colaborador em um único ecossistema, eliminando os gargalos onde os erros costumam aparecer na operação do dia a dia.
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