RAIS: o que é e o que o DP precisa saber?

A Relação Anual de Informações Sociais – RAIS não é novidade entre as empresas. Ela existe desde 1975, e desde então já sofreu algumas alterações importantes.

A mais recente delas foi em 2018, com o início da implantação do eSocial, um projeto para digitalizar e centralizar todas as informações trabalhistas e previdenciárias. 

Com o projeto, as empresas precisaram se adaptar aos novos processos e prazos. Então, se você quer saber o que é RAIS e também descobrir tudo o que o DP precisa saber para não errar na hora de enviar essas informações, continue acompanhando esse conteúdo até o final.  

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O que é RAIS?

RAIS é a sigla correspondente à Relação Anual de Informações Sociais. É uma ferramenta de coleta de dados das atividades trabalhistas brasileiras, instituída pelo Decreto 76.900, de 23/12/1975.

Assim, por meio dessa ferramenta, as empresas são obrigadas a fornecer dados trabalhistas, sociais e previdenciários relacionados aos seus funcionários. 

Ela foi instituída pelo Decreto 76.900/75 e tem como objetivo:

• Suprir as necessidades de controle da atividade trabalhista no País;
• Prover de dados para a elaboração de estatísticas do trabalho;
• Disponibilizar de informações do mercado de trabalho às entidades governamentais.

Os dados coletados pela RAIS são a base de para a organização dos dados trabalhistas. Portanto, eles são divididos por município, faixa etária, classe econômica, escolaridade, ocupação, tempo de serviço e e rendimento médio. A partir desses detalhes, o governo faz:

• A legislação da nacionalização do trabalho;
• Controle dos registros do FGTS;
• Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;
• Estudos técnicos de natureza estatística e atuarial;
• A identificação e o cálculo dos valores a serem pagos ao trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP.

Hoje a RAIS é uma das formas mais confiáveis de acesso a dados estatísticos relacionados ao trabalho, contribuindo para a tomada de decisão de diversos órgãos governamentais.

Já é 2018 entrou em vigência o programa eSocial, com o objetivo de digitalizar e centralizar o envio dessas informações.

Portanto, a partir de 2024, os empregadores não são mais obrigados a transmitir as informações ao RAIS, pois essa necessidade atualmente é suprida pelo eSocial. Assim, esse banco de dados passou a substituir o antigo.

Entretanto, a obrigatoriedade de apresentação de dados é a mesma. Sem alimentar as informações do eSocial, as pendências relacionadas ao RAIS podem configurar uma infração.

O que é RAIS negativa?

A RAIS negativa é um documento obrigatório para empresas que não possuem empregados ou que permaneceram inativas no ano-base da declaração. 

Entretanto, o único tipo de empresa que está isento da apresentação da RAIS negativa é o Microempreendedor Individual (MEI) sem funcionário.  

Como é feito o envio da RAIS?

Todas as empresas devem enviar a RAIS pelo eSocial, respeitando o seguinte cronograma:

Em relação ao significado de cada grupo:

• GRUPO 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões; 
• GRUPO 2 – Entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões) e que não sejam optantes pelo Simples Nacional; 
• GRUPO 3.1 Pessoas Jurídicas – empregadores optantes pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos; 
• GRUPO 3.2 – Empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF; 
• GRUPO 4 – órgãos públicos e organizações internacionais, que ainda devem realizar a declaração pelo programa GDRAIS.

Para declarar o RAIS, a empresa deve: 

1. Realizar o download do programa no site do RAIS;
2. Preencher as informações de maneira semelhante à declaração de Imposto de Renda;
3. “Gravar Declaração”;
4. “Transmitir Declaração”. 

Portanto, no caso de organização sem atividade no período ou sem funcionários, deve ser preenchido formulários próprios de Declaração de Rais Negativa Web.

Assim, essas mudanças fazem parte do planejamento do Governo Federal de transferir todas as informações trabalhistas para o sistema eSocial. 

Quais informações devem ser fornecidas pelas empresas?

Para evitar pendências no envio da RAIS, o formulário deve ter todos os itens obrigatórios, que são:

• Dados cadastrais: informações sobre a empresa (inscrição e razão social);
• Dados econômicos: informações sobre a natureza jurídica da empresa, como o tamanho do negócio;
• Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT): informações sobre o tipo de sistema de controle de ponto, a participação ou não do PAT etc.;
• Contribuições sindicais: informações sobre contribuições associativas, assistenciais, sindicais e confederativas.

Além das informações da empresa, também é preciso inserir dados de cada colaborador na Relação Anual de Informações Sociais, como:

• Data de admissão;
• Data de nascimento;
• CPF;
• Data e motivo da rescisão do contrato de trabalho (se aplicável);
• Valores referentes a verbas rescisórias;
• Quantia das parcelas integrantes, ou não, das remunerações mensais dos colaboradores (com discriminação de cada um deles).

Para que serve a RAIS?

Além de saber o que é RAIS, também é importante perceber a importância desse documento e para que ele serve. Na prática, as informações obtidas na RAIS são usadas para:

• Criar leis trabalhistas;
• Manter atualizados os registros do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
• Fomentar os Sistemas de Arrecadação e Concessão de Benefícios Previdenciários;
• Realizar estudos técnicos para fins atuariais e estatísticos;
• Identificar os trabalhadores com direito ao abono salarial PIS/PASEP (Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público).

Quais empresas devem declarar a RAIS?

São obrigados a entregar a declaração da RAIS:

• Inscritos no CNPJ com ou sem empregados – mesmo a empresa que não possuiu empregados ou que manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base é obrigada a entregar a RAIS Negativa;
• Todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
• Todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Economia/Secretaria Especial da Previdência e Trabalho, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
• Empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
• Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
• Empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
• Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
• Condomínios e sociedades civis;
• Empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
• Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior,
• Grupos 3, 4, 5 e 6 definidos no eSocial.

O que deve ser relacionado na RAIS?

É comum que uma empresa possua contratos de trabalho com diversos tipos de profissionais, entre eles autônomos, aprendizes, temporários e outros. 

Portanto, na declaração da RAIS, é preciso ter cuidado sobre o que deve ou não ser relacionado. Algumas categorias profissionais não devem constar na declaração.

Esses são os trabalhadores que devem constar na RAIS:

• Empregados contratados por empregadores (pessoa física ou jurídica) por meio do regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
• Trabalhadores avulsos que prestam serviços a diversas empresas sem vínculo empregatício, mas intermediados por uma entidade gestora de mão de obra ou um sindicato;
• Servidores da administração pública (direta ou indireta) federal, estadual ou municipal;
• Trabalhadores temporários;
• Empregados de cartórios extrajudiciais;
• Diretores sem vínculo empregatício, mas que tenha o FGTS recolhido pela empresa;
• Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido pela lei n0 9.061/1998);
• Servidores públicos não-efetivos e sem o regimento da CLT;
• Aprendiz (com idade entre 14 e 24 anos);
• Trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural;
• Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido por lei municipal);
• Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido por lei estadual);
• Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado (regido pela lei n0 8.745/1993, com redação vinda da lei n0 9.849/1999);
• Dirigentes sindicais;
• Servidores públicos cedidos e requisitados;
• Servidores e trabalhadores licenciados.

O que não deve ser relacionado na RAIS?

Os outros tipos de contratos não devem ser relacionados na RAIS. Veja quais são:

• Autônomos;
• Eventuais;
• Diretores sem vínculo empregatício que não tem o FGTS recolhido;
• Empregados domésticos regidos pela lei n0 11.324/2006;
• Estagiários regidos pela portaria MTPS n0 1.002/1967 e lei n0 11.788/2008; a
• Ocupantes de cargos eletivos (prefeitos, governadores, conselheiro tutelar, vereadores, deputados etc.). Aplicável a partir da data da posse e desde que não tenham feito a opção pelos vencimentos do órgão de origem;
• Diretores e assessores de institutos, fundações dos partidos e órgãos. Os quais são remunerados com valor igual ou superior a 2 vezes o limite máximo do benefício do Regime Geral da Previdência Social.

Qual o prazo de envio da RAIS?

Para o ano de 2025, o prazo de entrega da RAIS começa em 17 de janeiro e se encerra em 17 de abril.

A RAIS é enviada sempre com referência ao ano anterior, ou seja, em 2024, as informações enviadas fizeram referência ao ano-base 2023. Sendo assim, o envio das informações sempre acontece no primeiro semestre. 

O que acontece se não declarar?

Sendo uma declaração obrigatória, a não entrega, omissão ou ainda a informação de dados falsos ou errados é passível de multa, prevista no artigo 25 da Lei 7.998/90. Portanto, o valor é de R$ 425,64 e sofre acréscimo de R$ 106,40 a cada bimestre de atraso, contados até a data da entrega da declaração ou do auto de infração, o que acontecer primeiro. 

Assim, quando decorrente de auto de infração, a multa ainda sofre acréscimos percentuais a critério da autoridade julgadora:

• I – de 0% a 4% – para empresas com 0 a 25 empregados;
• II – de 5% a 8,0% – para empresas com 26 a 50 empregados;
• III – de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;
• IV – de 13% a 16,0% – para empresas com 101 a 500 empregados;
• V – de 17% a 20,0% – para empresas com mais de 500 empregados.

No caso de omissão ou de informações falsas, a empresa estará sujeita ao pagamento da multa de R$ 425,64, com acréscimo de R$ 26,60 por cada omissão ou declaração inexata. 

Além disso, a aplicação da multa não isenta o empregador de prestar as informações corretas ao Ministério da Economia. 

Sendo assim, a melhor maneira de evitar problemas e a aplicação de multas é enviar a RAIS no prazo estabelecido pelo órgão competente e ter atenção para não enviar informações erradas. 

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Principais dúvidas sobre o tema

Entenda as principais respostas para perguntas frequentes sobre a RAIS.

Como declarar uma empresa que tem matriz e filial?

Depois de saber o que é RAIS, a segunda pergunta mais frequente é essa. No caso de empresas que possuem matriz e filiais, a declaração pode ser realizada de maneira centralizada, por meio da matriz. 

Porém, é importante que os trabalhadores sejam informados no CNPJ correto, de acordo com a sua vinculação. 

Portanto, na hora de preencher os dados, as informações deverão ser prestadas de maneira separada, por CNPJ. 

Como declarar a RAIS se houve mudança na razão social durante o ano-base?

A declaração deverá ser realizada com a razão social vigente em dezembro, de acordo com o que está registrado no CNPJ da Secretaria da Receita Federal e no CEI/CNO. 

Empresa inscrita no CEI/CNO/CAEPF que não teve funcionários no ano-base deve declarar a RAIS Negativa?

Se a empresa não teve funcionários e manteve suas atividades paralisadas durante todo o ano-base, não precisa entregar a RAIS Negativa. 

Microempreendedor Individual (MEI) deve entregar a RAIS?

Nos casos de MEI que possua empregado, é obrigatória a entrega da RAIS. Entretanto, está isento da apresentação de RAIS negativa, quando não houver funcionário, de acordo com o artigo 148 da Portaria MTP nº 671/2021. 

Após a transmissão é fornecido algum recibo?

Sim. O recibo é disponibilizado para impressão em até 5 dias úteis após a entrega no site da RAIS – opção “Já Entregue”.

Como saber se minha declaração está certa?

Para consultar as informações e verificar se existem erros, basta seguir os seguintes passos:

1. Acesse o Site da RAIS;
2. Clique em “Sobre RAIS” ou “Declaração já entregue”;
3. Clique em consulta trabalhador;
4. Preencha os dois campos que vão aparecer com o PIS e o outro com código de verificação que aparecerá na tela.

Como tirar extrato do RAIS?

Para empresas ou pessoas físicas que precisam obter a declaração ou o número de recibo da RAIS de anos anteriores, pode conseguir enviando a documentação exigida para um dos canais de atendimento:

Documentação (comum para todos os casos):

• Carta ou ofício digitalizada, em papel timbrado da empresa ou carimbo e assinatura do responsável legal, contendo:
  • Nome e CNPJ/CEI da empresa;
  • Cópia dos documentos de identidade com CPF;
  • Assinatura do responsável pela empresa;
• Período desejado das declarações do CAGED e/ou RAIS;
• Telefone para contato e informações do autorizado pela declaração;
• E-mail para envio das informações.

Se for o escritório de contabilidade ou o representante quem estiver solicitando:

• Procuração que autorize a contabilidade solicitar documentos junto ao Ministério da Economia (não precisa ser autenticada em cartório);
• Cópia do documento de identidade do responsável pela contabilidade ou representante.

Os canais de atendimento são:

• Portal de serviços;
• Protocolo junto ao Ministério da Economia.

Pode ser acessado pelo empregador ou representante legal para solicitar declarações completas de RAIS e/ou CAGED. 

Portal CAGED

Para obter declaração via Portal CAGED, seguir os passos:

1. Escolher o tipo de recibo Autorizado ou Estabelecimento. A opção Estabelecimento está disponível para competências a partir de 05/2010;
2. Escolher de identificador CNPJ ou CEI;
3. Digitar o Identificador;
4. Digitar a Competência do Recibo;
5. Clicar no botão “Recuperar”;
6. Digitar os campos CPF e NOME DO RESPONSÁVEL e o código de letras;
7. Clicar no botão “Recuperar”;
8. Será apresentada nova página com lista de datas e código dos recibos enviados. Escolha o que está sendo buscado. 

Portal RAIS

A declaração via Portal RAIS fica disponível para aquelas feitas a partir de 2002, porém é necessário utilizar certificado digital da empresa ou do responsável pela declaração RAIS do ano-base. 

Em caso de dúvida no preenchimento da RAIS, onde posso consultar?

A empresa pode buscar auxílio nos canais da SETRAB/MTP, por meio do endereço: www.gov.br e pelo e-mail ccad.strab@mte.gov.br.

Para finalizar

Relembre o que foi aprendido neste conteúdo!

Por fim, agora que você se informou sobre a declaração RAIS, sabe que é por meio desses dados que o Governo Federal identifica com segurança a situação trabalhista do país e pode tomar decisões importantes, como projetos sociais e planos econômicos, que ajudam no crescimento das empresas e nas melhores condições do mercado de trabalho. 

As empresas precisam ficar atentas para as mudanças no envio dessas informações, especialmente aquelas relacionadas à implementação do eSocial. 

Quer saber mais sobre esse programa? Então continue a leitura no nosso artigos sobre a obrigatoriedade do eSocial!