As certidões trabalhistas são documentos importantes para ajudar a manter as empresas organizadas. Questões tributárias, jurídicas e até mesmo trabalhistas são uma verdadeira dor de cabeça, não importa o nicho do negócio.
Apesar da tendência nacional de queda do número de processos trabalhistas, ainda é importante ter em conta que lidar com esse tipo de questão legal é algo praticamente inevitável para qualquer empresa.
Eventualmente surge a necessidade de responder a algum processo, mesmo que esteja tudo em dias. Um dos principais motivos é a gestão do controle de ponto, as famigeradas horas extras.
Independentemente do motivo, é importante saber tudo sobre as certidões trabalhistas. Por isso, continue lendo este texto.
Falaremos sobre o que são as certidões trabalhistas, o processo para emiti-las e diversos outros pormenores importantes sobre esse assunto. Vamos lá?
O que são as certidões trabalhistas?
A certidão trabalhista é um documento que registra se há processos trabalhistas ou débitos junto a Justiça do Trabalho.
Ela ajuda o setor jurídico de uma empresa a encontrar qualquer ação que ela possa sofrer, principalmente de colaboradores ou ex-funcionários.
Os chamados processos trabalhistas são movidos por colaboradores ou pessoas que já trabalharam para a empresa quando há algum conflito ou entendimento de que algum direito foi descumprido por parte da organização.
São formas válidas de resolução de conflitos que garantem que o trabalhador tenha os seus direitos respeitados.
Sempre que o colaborador estiver em uma situação que o prejudique (e está prevista na Constituição Federal ou na Consolidação das Leis do Trabalho — CLT), o interessado poderá mover uma ação na justiça.
Um processo trabalhista é um processo complexo e conta com diversas etapas. Entre elas, podemos destacar as seguintes:
- audiência;
- sentença;
- recurso;
- liquidação da sentença e executado.
A Vara do Trabalho mais próxima da região é a responsável por receber e julgar o processo trabalhista. Não somente, também é responsável por julgar — em primeira instância — a ação movida.
Digamos que a empresa ganhe a causa e o funcionário não esteja satisfeito. Ao recorrer dessa decisão, o caso segue para a segunda instância da justiça do trabalho.
É justamente quando os recursos começam a aparecer e o processo começa a ser movido de um lado para o outro que se torna difícil acompanhar o andamento da ação.
Ademais, toda essa movimentação leva tempo. Muito mais tempo do que você está imaginando agora.
Para um processo jurídico ser reconhecido em primeira instância e passar para a fase de execução são mais de 1700 dias.
E aqui estamos levando em conta, claro, que nenhum recurso surgiu no meio do caminho.
Do ponto de vista organizacional, isso é uma completa bagunça. A empresa precisa ter ciência de tudo o que está acontecendo e ainda responder todas as demandas a tempo.
É aqui que entra o papel das certidões trabalhistas! Elas são responsáveis por simplesmente declarar se a empresa (ou pessoa física) tem ou não ações na justiça brasileira.
Apesar de não informarem em que passo está o processo, as certidões trabalhistas são importantes, também, por outros motivos.
O mais importante dentre eles é comprovar que a empresa não está sendo alvo de nenhum processo trabalhista.
Por exemplo, se a organização é proprietária de um imóvel e pretende vendê-lo, o comprador pode, sim, exigir essa documentação.
Isso porque um veredito em meio a essa negociação pode bloquear os bens da empresa e gerar algum tipo de prejuízo.
Além disso, poder comprovar que não existe nenhum tipo de ação trabalhista sendo movida contra a empresa no mercado gera um certo status.
Quer ser o tipo de empresa que os talentos brigam para trabalhar? É importante manter essa taxa de processos trabalhistas baixa ou inexistente.
Quais são as certidões trabalhistas?
As principais certidões trabalhistas são duas:
- Certidão de Feitos Trabalhistas;
- Certidão Negativas de Débitos Trabalhistas.
As duas certidões são os principais documentos utilizados pelas empresas para comprovar a sua situação legal.
Não precisa se assustar, explicaremos o que cada um desses termos quer dizer logo em seguida.
Certidão de Feitos Trabalhistas
A Certidão de Feitos Trabalhistas elenca todos os processos que envolvem uma empresa ou pessoa física no período de tempo analisado.
A sua função é tão somente atestar a existência ou inexistência de ações trabalhistas em nome da empresa (ou pessoa física) através de um documento utilizado.
A emissão da Certidão de Feitos Trabalhistas é feita da seguinte maneira:
- acesse o site do TST;
- no menu superior, clique na opção “Serviços”;
- no menu suspenso, selecione “Certidões” e depois a opção “Certidões de Feitos Trabalhistas”;
- clique em emitir para gerar um novo certificado;
- insira a raiz do CNPJ e clique em “Emitir”.
Somente isso é suficiente para ter acesso à Certidão de Feitos Trabalhistas. Vale ressaltar que esse era um processo antes pago, por volta de R$ 5,50 por página.
Hoje em dia, esse é um processo feito totalmente online e que não gera nenhum tipo de cobrança.
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
Do outro lado da moeda encontramos a Certidão Negativa. Ela atesta que a empresa não tem débitos trabalhistas, ou seja, não foi determinado por um juiz que a empresa pagasse por nenhum descaso trabalhista.
Essa informação fica salva no banco de dados governamental chamado de Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT).
O nome certamente levanta a fama de um clube do qual você não quer participar, não é mesmo?
Brincadeiras à parte, a instituição foi criada pela ex-presidente Dilma Rousseff a fim de identificar com maior clareza as empresas que têm ou não dívidas trabalhistas. Falaremos mais à frente sobre a importância dessa certidão.
Como emitir a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas?
A emissão dessa certidão é bastante simples. Basta ter em mãos os dados da empresa e ir até o site do TST.
O passo a passo da emissão da Certidão Negativa é o seguinte:
- acesse o site do TST;
- no menu superior, clique na opção “Serviços”;
- no menu suspenso, selecione “Certidões” e depois a opção “Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas”;
- clique em “Emitir Certidão”;
- insira o CNPJ da empresa e pronto!
Os passos são bem fáceis e essa certidão é completamente gratuita. Bem simples para empresas que estão em dia com as demandas trabalhistas, não é?
Quais órgãos podem emitir a certificação trabalhista?
A certidão trabalhista pode ser emitida de qualquer sistema do Processo Judicial Eletrônico (PJe) que existe desde 2011. Basicamente, do TST e da Receita Federal.
O objetivo do PJe é permitir a prática dos atos processuais e também facilitar o acompanhamento da ação.
Sendo assim, todos têm acesso à informação de forma simples e descomplicada. Só é necessário ter o CNPJ (ou CPF) e realizar a pesquisa direto no sistema do PJe.
Como pesquisar se uma empresa tem processos trabalhistas?
Agora ensinaremos a pesquisar se uma empresa tem algum processo trabalhista em andamento.
Dessa forma, você pode fazer a pesquisa para o seu negócio ou qualquer outro que queira se associar.
É possível fazer essa pesquisa diretamente no site do Tribunal Regional do Trabalho (TRT). Basta coletar alguns dados e seguir os passos descritos na página.
Contudo, tenha atenção: pode acontecer de o processo ainda não ter sido digitalizado.
Felizmente, ainda é possível saber se existe algum processo e a que passo ele está mesmo antes de sua digitalização.
Também é interessante ter em mente se o processo está em primeira ou segunda instância. Isso porque a plataforma do tribunal os diferencia. Contudo, caso não saiba, é possível simplesmente pesquisar nas duas opções.
Como curiosidade, o processo vai para segunda instância quando alguma das partes recorre à decisão do juiz.
A cada vez que os interessados recorrem, o processo vai subindo até o Tribunal Superior do Trabalho, a instância de maior poder nesse assunto aqui no Brasil.
Ao entrar no site do TRT você já encontrará uma barra de pesquisa na parte superior do site. Mas isso é caso você já tenha os dados de pesquisa.
Outra opção para pesquisar se uma empresa tem algum processo trabalhista é a seguinte:
- acesse o site do TRT (basta clicar no link acima);
- encontre a opção PJe no menu;
- selecione, então, Consulta Processual;
- escolha se se trata de processo físico ou eletrônico;
- insira o CNPJ da empresa e pesquise.
A plataforma retornará com todos os dados referentes ao CNPJ que você inseriu na pesquisa, caso existam processos.
Se a empresa estiver com todas as suas responsabilidades em dia, certamente não haverá nenhum resultado.
Qual é a importância da Certidão Negativa Trabalhista?
Até agora falamos que a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas é uma forma legal de provar que a sua empresa não foi condenada judicialmente a pagar multas por questões trabalhistas.
Esse documento é importante para empresas que desejam se candidatar a processos de licitação pública.
Conforme determina o edital, qualquer irregularidade pode eliminá-las da disputa. Mas a importância desse documento não para por aí.
A Certidão Negativa também é capaz de afetar um negócio em diversos pontos. Um dos principais é na negociação de parcerias com outras organizações. Afinal, é necessário evitar o envolvimento com empresas com histórico negativo.
Como, hoje em dia, esse certificado pode ser emitido online, o problema é bem menor. Contudo, é importante garantir que todos os dados estão disponíveis e — ainda mais importante — corretos.
Sendo assim, a nossa recomendação é que verifique os dados a cada 180 dias, que é o prazo de validade da Certidão Negativa.
Vale salientar que esse documento não substitui a Certificação de Ações Trabalhistas. A Certidão Negativa somente vale para dívidas, tenha isso fixado em sua cabeça!
Quando falamos sobre ações trabalhistas, é implicado qualquer tipo de movimentação da justiça do trabalho contra a dita empresa.
O INSS também pode emitir a Certidão Negativa
Muitas pessoas levantam a sobrancelha ao saber que o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), um órgão completamente voltado a garantir que o trabalhador tenha seguridade social, também emite a Certidão Negativa.
O INSS não foge muito do seu objetivo principal, a certidão negativa emitida por este órgão diz respeito ao pagamento dos benefícios ligados à Previdência Social e é conhecida como Certidão Negativa de Débito ou CND.
É uma espécie de atestado de regularidade muito necessário. Afinal, estar em dias com todos os benefícios dos colaboradores é uma tarefa difícil, especialmente se a empresa não conta com sistemas modernos de controle da jornada.
Mas é importante ter atenção a um ponto: a CND passou por algumas reformas devido à intensa burocracia, algo que os brasileiros já estão muito acostumados.
Para diminuir a papelada, o governo acabou com a certidão do INSS e a unificou à certidão emitida pela Secretaria da Receita Federal e pela Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN).
Sendo assim, hoje a CND representa uma negativa à presença tanto de dívidas junto ao INSS quanto aos órgãos fiscais do Brasil.
Tudo isso agora está presente em uma única certidão! Certamente é uma forma muito interessante de facilitar a vida dos gestores.
Sendo assim, esse documento também pode ser chamado de Certidão Negativa de Débitos Federais.
A emissão da CND é tão simples quanto os demais documentos de que falamos aqui neste texto. Basta seguir o passo a passo abaixo:
- Entre no site da Receita Federal (link no nome);
- Insira o CNPJ da empresa que deseja consultar;
- Clique em “Consultar”.
Entenda o papel do Banco Nacional de Devedores Trabalhistas
Se você, assim como nós, também tem curiosidade para saber como as coisas funcionam, aqui vai um pouco sobre o papel do Banco Nacional de Devedores Trabalhistas.
A princípio, o BNDT é um órgão com função de inteligência e transparência. O principal objetivo desse banco é servir como um cadastro de empresas e pessoas físicas que têm dívidas trabalhistas — daí a transparência.
O que o BNDT faz é receber os dados dos Tribunais Regionais do Trabalho de todo o país, garantindo o fácil acesso a todas essas informações.
Essa parte do texto é especialmente importante para empresas que disputam ou desejam disputar processos de licitação.
Isso se dá porque, junto à criação desse órgão, também foi instaurada a necessidade de apresentar os certificados trabalhistas para participar das licitações públicas.
Esses dados podem ser acessados por qualquer pessoa que tenha o CNPJ da empresa através do site do TST.
E quais são as certidões estaduais?
Até o momento só falamos sobre as certidões de âmbito federal. Contudo, as certidões negativas podem ser de âmbito nacional ou estadual, e é importante saber diferenciá-las.
O nome dessa certidão varia de estado para estado, sendo assim, é importante acessar o site do seu governo para verificar essa informação.
Apesar da diferença do nome, não há distinção quanto a função desse documento. Em qualquer lugar do Brasil, a “certidão negativa estadual” terá o papel de atestar a regularidade fiscal da empresa.
O estado é responsável por coletar uma enorme quantidade de impostos, alguns deles são os:
- ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias);
- IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores);
- ITCMD (Imposto sobre a Transmissão Causa Mortis e Doação).
Mesmo tendo uma função tão importante, a certidão estadual não é muito utilizada no âmbito nacional.
Movimentações como compra ou venda de imóveis, disputa de licitações etc. dependem dessa documentação.
Ela também atesta que a empresa não tem pendências cadastrais, mais um enorme motivo burocrático para correr atrás dessas certidões trabalhistas.
Como ficar longe dos processos trabalhistas?
Para evitar processos trabalhistas, a empresa deve “andar na linha”, qualquer outra forma é sofrer por antecipação.
Claro, erros acontecem em qualquer lugar. Mas, quanto a isso, a melhor forma é assumir as consequências e lidar com a situação com o máximo de honestidade possível.
Contudo, existem diversas formas de evitar que a sua empresa caia nessas armadilhas, uma das mais importantes é contar com a tecnologia.
Você sabia que o principal motivo de causas trabalhistas são falhas na gestão de atividades e registro de horas extras?
Para resolver isso é necessário ter um profundo conhecimento a respeito das atividades que serão desempenhadas — uma demanda válida para o setor de RH.
Outra possível solução é modernizar o seu sistema de controle de jornada de trabalho.
Contar com um aplicativo de ponto moderno ajuda a equipe do RH e do Departamento Pessoal a trabalhar sem erros. Essa solução é um ótimo ponto de partida para ter uma gestão mais organizada.
Assim, é possível ter o controle fino das horas extras trabalhadas e não precisar se preocupar com judicialização. Afinal, é possível bater o ponto usando um smartphone, em qualquer lugar e a qualquer hora.
Muito melhor e mais prático que o sistema de planilhas, não é mesmo? Não somente, o risco de fraude é nulo!
Esses pequenos ajustes têm um gigantesco impacto no dia a dia da sua empresa e pode colaborar para que ela fique longe dos tribunais, o que é um excelente bônus.
Se você ainda não estiver convencido da eficácia do controle de ponto para reduzir os processos trabalhistas, confira o vídeo que preparamos.
Esperamos que tenha entendido a importância das certidões trabalhistas e por que é importante evitar as ações judiciais.
Para ajudar as empresas, temos a solução supermoderna que a Sólides desenvolveu. Você nunca mais terá problemas com o controle de ponto do seu negócio.
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