Acompanhar a produtividade é uma estratégia adequada para atingir bons resultados na empresa. O nível de complexidade das tarefas, tempo disponível para execução e qualidade da entrega são fatores que interferem no rendimento dos colaboradores. Por isso, o controle das atividades é importante para monitorar o trabalho da equipe.
Quanto maior o número de profissionais a serem gerenciados, mais trabalho o gestor terá para fazer o acompanhamento. Então, será preciso encontrar uma maneira prática e eficiente para saber o que cada um faz no dia a dia.
A tecnologia tornou-se um recurso indispensável na rotina de qualquer negócio. Neste conteúdo você entenderá porque é importante aderir ao gerenciamento de tarefas e terá insights de como melhorar a sua gestão de pessoas. Confira!
O que é o controle de atividades?
O controle de atividades é uma técnica proveitosa para acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores. Considerada uma ferramenta de gestão, ele favorece a organização entre as atividades que estão para serem feitas, aquelas que já estão sendo executadas e as concluídas.
Há algumas maneiras de fazer o controle das atividades, como as anotações no papel ou planilhas. Mas, você concorda que as duas possibilidades são ineficientes e desatualizadas?
Graças à tecnologia, hoje existem ferramentas de controle de atividades que permitem monitorar o andamento das tarefas com maior agilidade. No próximo tópico você verá como um software pode ser útil nesse trabalho. Continue a leitura!
Como fazer um controle de atividades eficiente?
Se você fizer uma pesquisa rápida verá que existem muitos modelos de planilhas para controle de atividades dos funcionários disponíveis gratuitamente. Porém, investir em tecnologia é a melhor decisão para desfrutar de processos mais eficientes.
Implementar uma solução que atenda a mais de uma necessidade da sua empresa pode ser o caminho para otimizar o tempo, além de proporcionar economia financeira ao centralizar o serviço em um mesmo software.
O aplicativo de controle de ponto, por exemplo, possibilita a gestão da jornada de trabalho e, ao mesmo tempo, o gestor controla as atividade dos funcionários. Dessa forma, a ação que antes era executada manualmente passa a ser feita pelo computador ou com um simples toque na tela do celular.
Nesse caso, o controle de atividades de funcionários é feito pelo app instalado no celular. Toda vez que o profissional for executar uma demanda de sua responsabilidade, por exemplo, montar um modelo de descrição de cargo, ele fará o registro no aplicativo e, ao terminar, marcará a tarefa como concluída.
Já o controle de atividades diárias, feito pelo gestor ou coordenador da equipe, é efetuado a partir dos relatórios gerados pela plataforma, funcionalidade que permite analisar a produtividade em três níveis:
1. Análise geral
Na análise geral é feito um acompanhamento da produtividade de toda a empresa no período em que for desejado: mês, semana ou dia trabalhado. No relatório gerado será possível analisar todas as atividades registradas, segmentadas por data, hora de início e duração.
2. Análise por equipe
As empresas em que os colaboradores são divididos por equipes ou departamentos podem consultar a atividades realizadas de acordo com essa separação. Desse modo, fica bem mais fácil acompanhar o desempenho dos funcionários e verificar se há atrasos no planejamento.
3. Análise individual
O controle de tarefas individual permite maior detalhamento das atividades realizadas pelo colaborador. A partir do total de horas de trabalho disponíveis no período analisado (dia, semana, quinzena ou mês), é possível saber quanto tempo foi dedicado em cada demanda e averiguar se a capacidade produtiva precisa ser melhorada.
Quais são os benefícios do controle de atividades?
Ter uma ferramenta que possibilite o controle de tarefas traz muitos benefícios para as empresas. Isso porque ela ajuda a aumentar a produtividade e, consequentemente, o faturamento. Mas, não é só isso! Conheça mais vantagens de acompanhar a execução das tarefas e projetos.
Planejamento
A partir do controle de atividades o gestor consegue compreender quais tarefas da rotina demandam mais ou menos tempo para serem realizadas. Assim, o planejamento se torna mais eficiente e o risco de não cumprir os prazos programados diminui.
Indicadores de desempenho
O controle das atividades fornece os dados quantificativos necessários para medir a performance dos colaboradores indicadores de desempenho, as famosas KPIs (Key Performance Indicator). Essa métrica tem sido muito utilizada para ajudar no alcance dos objetivos organizacionais.
Avaliação da equipe
Fazer a avaliação da equipe é fundamental para acompanhar o processo de trabalho, comparar o desempenho por períodos e determinar os resultados a serem alcançados. Ao mesmo tempo em que útil para gestores, a ferramenta ajuda o RH a identificar competências técnicas e comportamentais e, desse modo, pode avaliar a necessidade de implementar ações de treinamento e desenvolvimento dos colaboradores.
Agora, queremos saber: como é feito o controle das atividades dos funcionários na empresa que você trabalha?
O ritmo acelerado exige organização no monitoramento das tarefas, principalmente quando se trata da gestão de equipes externas. Na dúvida, lembre-se de investir em tecnologia para diminuir a quantidade de tarefas operacionais.
