Um cálculo incorreto no desconto do Vale-Transporte (VT), Vale-Refeição (VR) ou Plano de Saúde representa um desafio à parte para o Departamento Pessoal nos descontos de benefícios na folha de pagamento.
No entanto, não precisa ser uma dor de cabeça na sua empresa. Continue a leitura deste conteúdo e garanta que sua empresa atue dentro das melhores práticas do mercado na Folha de Pagamento.
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Vale-Transporte na folha de pagamento
Sendo um dos poucos benefícios corporativos obrigatórios por lei para colaboradores que utilizam o transporte público, ele costuma ser recheado de dúvidas e de erros de cálculo, que geram passivos trabalhistas.
A dor de cabeça geralmente começa na parametrização do sistema: quanto descontar? E se o colaborador faltou? E se o valor da passagem for menor que a porcentagem da lei?
A legislação trabalhista estabelece que a empresa pode descontar na Folha de Pagamento até 6% do salário-base do colaborador para custear o Vale-Transporte.
Nesse caso, o restante do valor necessário para o deslocamento (a maior parte, na maioria dos casos) deve ser integralmente pago pelo empregador.
Além disso, o cálculo de 6% incide exclusivamente sobre o salário-base (ou vencimento básico). Ou seja, isso significa que você não deve incluir no cálculo verbas variáveis, como horas extras, adicional noturno, comissões, insalubridade ou bônus.
Outro ponto importante é que o desconto nunca pode ser maior do que o custo real das passagens no mês.
Por isso, sempre compare dois valores: os 6% do salário e o valor total que a empresa gastou recarregando o cartão de transporte. O desconto em folha será sempre o menor valor entre os dois.
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Vale-Refeição (VR) e Vale-Alimentação (VA) na folha de pagamento
Diferente do Vale-Transporte, o fornecimento de Vale-Refeição (VR) ou Vale-Alimentação (VA) não é uma obrigação imposta pela CLT.
No entanto, existem dois pilares importantíssimos para se atentar na hora de olhar para esses descontos de benefícios na Folha de Pagamento:
- o risco de descumprir a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT)
- o cuidado para que esse benefício não seja considerado parte do salário (integração salarial);
Para evitar que o VR ou VA seja considerado verba salarial, a melhor prática de mercado é cadastrar a empresa no Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT).
Dessa forma, além de garantir isenção de encargos sociais (como FGTS e INSS) sobre o valor do benefício, o programa traz regras muito claras sobre o teto de desconto na folha de pagamento.
Embora a lei permita descontar até 20% no salário do colaborador para ativar esse benefício, a maioria das empresas adota descontos simbólicos na folha (como R$ 1,00, R$ 0,01 ou um percentual mínimo de 1% a 5%).
Isso fortalece o pacote de benefícios, aumenta a percepção de valor pelo colaborador (melhorando o Employer Branding) e mantém a característica indenizatória do auxílio.
Por fim, se atente a estes três pontos:
- A Convenção Coletiva (CCT): antes de aplicar qualquer regra do PAT, consulte o sindicato da categoria. Se a CCT estipular que a empresa deve fornecer o VR sem nenhum custo para o funcionário (desconto zero) ou fixar um teto de desconto menor que 20%, a regra do sindicato prevalece sobre a lei geral.
- Nunca pague em dinheiro: pagar o auxílio-alimentação em espécie (direto na conta bancária junto com o salário) descaracteriza o benefício, mesmo que a empresa esteja no PAT. O valor passa a ter natureza salarial imediata, gerando passivos em cima do INSS e FGTS retroativos. Use sempre cartões de benefícios (como o da Sólides) adequados à nova lei do PAT.
- Cuidado com os afastamentos: diferente do plano de saúde, o VR e o VA são benefícios atrelados aos dias trabalhados. Fique atento às regras da sua CCT sobre a manutenção ou suspensão do benefício durante férias, licença-maternidade ou afastamentos pelo INSS para não realizar descontos ou créditos indevidos.
Plano de Saúde e Odontológico na Folha de Pagamento
A dor do DP nesse caso é lidar com faturas complexas enviadas pelas operadoras de saúde, importar planilhas gigantescas de utilização e, quase sempre, apagar incêndios com colaboradores assustados com “descontos surpresa” no holerite.
Como a CLT não obriga a concessão de assistência médica (salvo exigência expressa na Convenção Coletiva), as regras de custeio são muito mais flexíveis. Elas se dividem, basicamente, em duas frentes: a mensalidade e a coparticipação.
1. O Desconto da Mensalidade
A empresa pode optar por arcar com 100% do custo do plano de saúde (o que é um excelente atrativo de retenção de talentos) ou dividir essa conta com o colaborador.
Não existe um teto percentual fixo imposto pela CLT (como os 6% do VT). O desconto da mensalidade na folha será o valor ou o percentual exato estipulado no contrato de trabalho, na política de benefícios da empresa ou na CCT.
Além disso, a inclusão de dependentes (cônjuges e filhos) segue a mesma lógica. A empresa pode subsidiar uma parte ou repassar 100% do custo do dependente para desconto no contracheque do funcionário titular.
2. O Desafio da Coparticipação
A coparticipação é um modelo onde o funcionário paga uma pequena taxa apenas quando utiliza o plano (consultas, exames ou terapias). É uma estratégia vital para as empresas reduzirem a sinistralidade e o custo fixo da fatura.
Aqui, o valor da coparticipação varia todo mês, dependendo do uso de cada funcionário.
Só tome cuidado aqui pois, ao importar esses dados manualmente para a folha, pode custar horas de trabalho e gerar inconsistências dos dados por erros humanos.
Por fim, segundo as normativas da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), o valor da coparticipação não pode inviabilizar o salário do trabalhador.
Geralmente, os contratos estabelecem um limitador (teto) de desconto mensal por evento ou um limite percentual sobre o salário. O que ultrapassar esse teto em um mês muito atípico (como uma internação) costuma ser parcelado nos meses seguintes.
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Gerenciar tantas regras sindicais, limites legais e integrações de operadoras manualmente é abrir as portas para passivos trabalhistas e transformar o fechamento do mês em um verdadeiro pesadelo.
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