Entre cálculos de horas extras, conferência de atestados, gestão de benefícios e o envio de obrigações ao eSocial, estar em conformidade com a LGPD na folha de pagamento pode ser um grande problema.
Isso porque, ele é um departamento que concentra diversos dados pessoais e sensíveis. Estamos falando aqui de salários, informações bancárias, laudos médicos e até dados de dependentes menores de idade.
Nesse caso, um simples holerite enviado para o e-mail errado ou uma planilha deixada aberta na tela do computador podem configurar um vazamento de dados e gerar multas pesadas e danos à reputação da empresa.
Mas calma! Adequar a rotina do Departamento Pessoal à Lei Geral de Proteção de Dados não precisa ser um bicho de sete cabeças e nem travar a sua operação.
Neste artigo, vamos te apresentar os seis principais cuidados que você deve ter na LGPD na Folha de Pagamento.
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Cuidado 1 – Não dependa do consentimento
Quando o assunto é a adequação à LGPD na folha de pagamento, o primeiro instinto de muitos profissionais de RH e Departamento Pessoal é criar um documento enorme e pedir para que todos os colaboradores assinem um termo de consentimento.
A Lei Geral de Proteção de Dados prevê 10 “bases legais” (que são as justificativas permitidas por lei para se utilizar um dado pessoal). O consentimento é apenas uma delas e, no caso das rotinas trabalhistas, ele raramente é a melhor opção.
Na verdade, o consentimento só deve ser utilizado como última saída. Ou seja, quando a empresa quer usar dados do colaborador para finalidades não obrigatórias, como por exemplo, usar a foto do funcionário para um post de “aniversariantes do mês” na rede social da empresa.
Para calcular a folha, foque nas obrigações legais e no contrato de trabalho.
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Cuidado 2 – Dados sensíveis
Pela lei, um dado é classificado como sensível quando tem o potencial de gerar algum tipo de discriminação contra a pessoa.
Estamos falando de informações sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato, dados referentes à saúde, vida sexual ou biometria.
Você vai pensar: “Mas o meu RH não pergunta a religião ou a opinião política de ninguém para fechar a folha!”
É verdade. Mas, ao processar a LGPD na folha de pagamento, o Departamento Pessoal lida com outros dados sensíveis o tempo todo, muitas vezes sem perceber o peso que eles têm.
Alguns exemplos mais comuns que passam pela sua mesa:
- Atestados Médicos e Laudos (ASO): quando um colaborador entrega um atestado com o número do CID (Classificação Internacional de Doenças), ele está revelando um dado de saúde. O mesmo vale para afastamentos pelo INSS, licença-maternidade ou inclusão em planos de saúde.
- Relógio de Ponto: o uso da impressão digital ou do reconhecimento facial para bater o ponto é um tratamento de dado biométrico (altamente sensível).
- Pensão Alimentícia: embora o desconto em folha em si seja uma obrigação judicial, ele frequentemente envolve dados de menores de idade (os dependentes), que possuem uma proteção ainda mais rigorosa pelo Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) e pela própria LGPD.
Cuidado 3 – Cuidado com o excesso de dados
Historicamente, boa parte dos departamentos pessoais sempre tiveram a cultura de pecar pelo excesso, aí na sua empresa é assim também?
Na hora da admissão, sempre foi comum pedir cópia de absolutamente tudo, preencher formulários com dezenas de campos e guardar informações que, no fundo, nunca seriam usadas.
A justificativa era: “é melhor ter e não precisar, do que precisar e não ter”.
Acontece que, com a nova legislação, essa lógica se inverteu. Um dos princípios mais importantes para se adequar à LGPD na folha de pagamento é o da Minimização de Dados.
Por isso, a coleta deve ser restrita apenas aos dados estritamente necessários para que a finalidade seja atingida.
Todo dado extra que a sua empresa guarda sem necessidade é um risco desnecessário de vazamento que você está assumindo.
Cuidado 4 – Segurança da Informação
Quando pensamos em vazamento de dados, a primeira imagem que vem à cabeça geralmente é a de um hacker invadindo os sistemas da empresa. Ataques realmente acontecem, porém em muitos casos, a história é muito mais simples.
Os maiores riscos de descumprir a LGPD na folha de pagamento vem das falhas de processos internos e da falta de controle de acesso.
Sabe aquela planilha de cálculo de bônus que fica aberta na tela do computador enquanto o analista vai tomar um café? O holerite enviado por engano para o e-mail de um funcionário com o mesmo nome? Ou, ainda, a pasta da rede corporativa chamada “Folha_Novembro” que qualquer pessoa de outro setor consegue acessar
Esses são os verdadeiros gargalos de segurança.
O princípio do controle de acesso significa garantir que as informações só sejam visualizadas e manipuladas por quem absolutamente precisa delas para executar o seu trabalho.
Por exemplo: não há justificativa técnica ou legal para um profissional que cuida exclusivamente de Recrutamento e Seleção ter acesso livre à planilha de fechamento de salários ou aos descontos de pensão alimentícia.
Cuidado 5 – Compartilhamento de terceiros
Para que o salário caia na conta do colaborador e os benefícios sejam creditados no prazo, o seu RH precisa trocar informações com uma série de parceiros externos todos os meses.
Ou seja, terceiros envolvem bancos, operadora do plano de saúde, vale-refeição, escritório de contabilidade e, claro, do software de gestão de RH que a sua empresa utiliza.
Por isso, para garantir a conformidade com a LGPD na folha de pagamento, muitas vezes parece não estar no nosso controle.
Mas, a verdade é que na linguagem da LGPD, a sua empresa é a Controladora dos dados (aquela que toma as decisões e coleta as informações do funcionário).
Já os seus fornecedores e parceiros são os Operadores (aqueles que processam os dados em nome da sua empresa).
O grande detalhe jurídico é que a responsabilidade é solidária.
Ou seja: se o seu escritório de contabilidade ou a sua operadora de benefícios sofrer um vazamento com os dados dos seus funcionários, a sua empresa também poderá ser responsabilizada e multada pela ANPD.
Cuidado 6 – Descarte adequado
O medo de sofrer uma ação trabalhista no futuro sempre fez com que o DP guardasse o histórico dos ex-funcionários praticamente para sempre.
No entanto, com a chegada da lei de proteção de dados, manter documentos indefinidamente passou a ser um risco jurídico para a empres.
Isso porque a LGPD na folha de pagamento determina que os dados pessoais devem ser eliminados assim que a finalidade para a qual foram coletados for atingida.
Na prática, isso não significa que você deve apagar a ficha de registro e os holerites no dia em que o funcionário for desligado.
Isso porque a LGPD não anula a CLT, as normas previdenciárias ou as exigências da Receita Federal.
O que a lei exige é que você tenha um critério bem definido para guardar e, principalmente, para descartar essas informações no momento certo da Tabela de Temporalidade.
Ou seja, alguns documentos, como recibos de pagamento de salário e férias, geralmente precisam ser guardados por 5 anos.
Já outros documentos que comprovem tempo de serviço e recolhimento previdenciário (como o histórico do FGTS) podem ter prazos de guarda muito maiores. O erro está em guardar o que vence em 5 anos por 30 anos “só por garantia”.
O que aprendemos na 19ª edição do Dia do DP: Evite problemas trabalhistas
A conformidade com a LGPD na folha de pagamento e nas rotinas do departamento pessoal vai muito além de preencher requisitos burocráticos, trata-se de blindagem jurídica e proteção do ativo mais valioso da empresa: os dados dos colaboradores.
Durante a 19ª edição do Dia do DP, evento realizado pela Sólides, especialistas debateram como a falta de processos de segurança na gestão de documentos sensíveis pode abrir brechas perigosas para passivos trabalhistas e fiscais.
A especialista em RH e Liderança, Monalisa Ribeiro, trouxe um alerta contundente sobre a postura que o DP precisa adotar na era digital:
“A questão da LGPD tem que ser aplicada de uma forma correta. Não é somente a gente armazenar alguns documentos e deixar os documentos ali expostos. Não, a gente precisa entender qual é o tratamento para esses documentos sensíveis. […] O DP seguro vai trabalhar com fluxo, vai ter checklist, vai validar as coisas antes, vai controlar os prazos e vai auditar o que está fazendo.”
Principais aprendizados práticos do evento:
- Fim da vulnerabilidade física e analógica: O armazenamento inadequado ou a exposição de holerites, fichas registradas e documentos de dependentes infringe diretamente as regras da LGPD. O DP de excelência elimina o uso de arquivos de papel e malotes físicos que comprometam a privacidade.
- Processos e Rastreabilidade: Não basta possuir um software moderno; é obrigatório desenhar fluxos de trabalho que criem evidências, auditorias internas por amostragem e governança dos acessos aos dados sensíveis da folha.
- Responsabilidade na Nuvem: A transição para a tecnologia e automação no DP deve ser acompanhada de centralização segura na nuvem e assinaturas eletrônicas com validade jurídica, minimizando o risco de vazamentos.
Assista ao evento na íntegra:
Conte com a Sólides
Adequar a sua empresa à LGPD na folha de pagamento não precisa ser sinônimo de mais dor de cabeça e burocracia para o seu Departamento Pessoal.
Com a adoção da tecnologia certa, você abandona o trânsito perigoso de documentos físicos e planilhas abertas, centralizando toda a operação em um ambiente seguro que garante o controle rigoroso de acessos e a privacidade absoluta dos dados sensíveis dos seus colaboradores.
Para dar esse passo rumo à inovação e à total conformidade legal, convidamos você a conhecer a Folha de Pagamento Digital da Sólides.
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