Processar a PLR na folha de pagamento exige um cuidado cirúrgico do Departamento Pessoal, que precisa olhar para a legislação, cálculos de impostos e principalmente com cruzamento de dados governamentais.
Isso porque, se o lançamento for realizado de forma incorreta, a ação que era para ser o benefício super esperado, pode se transformar em um pesadelo para a empresa e o colaborador.
A maior parte dessas confusões acontecem com as bases de cálculo, o uso da tabela errada do Imposto de Renda e o preenchimento inadequado no eSocial, que podem gerar passivos trabalhistas para a empresa.
No entanto, como garantir que a empresa bonifique seus talentos com segurança jurídica e contábil?
Neste guia completo, vamos desmistificar todas as regras que cercam a PLR na folha de pagamento. Continue a leitura e confira!
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O que caracteriza a PLR?
Para que a PLR na folha de pagamento seja aplicada dentro da legislação e o colaborador tenha direito aos benefícios na participação dos lucros, ela precisa ser rigorosamente estruturada com base na Lei nº 10.101/2000.
Se a empresa não respeitar essas normas, o valor depositado para os contratados pode ser considerado salário comum. Dessa forma, isso pode gerar uma cobrança retroativa de todos os encargos trabalhistas e previdenciários, além de multas.
Ou seja, uma grande dor de cabeça.
Para evitar esse passivo e garantir a segurança jurídica, o programa de Participação nos Lucros e Resultados precisa ter atenção com dois pontos:
- Negociação formal e prévia: a PLR não pode ser uma decisão unilateral imposta pela empresa. O programa deve ser instituído por meio de negociação com Acordo/Convenção Coletiva de Trabalho (ACT/CCT). O acordo deve ser assinado antes do início do período de apuração das metas.
- A regra da periodicidade): pela lei, o pagamento da PLR é limitado a duas vezes no mesmo ano civil (ano-calendário). Além disso, deve haver um intervalo mínimo de um trimestre (três meses) entre o pagamento da primeira parcela (antecipação) e a segunda (liquidação).
PLR tem natureza salarial?
Não. A Participação nos Lucros e Resultados tem natureza indenizatória e não salarial.
Conforme determina a Constituição Federal e a própria Lei nº 10.101/2000, justamente por não ser considerada parte da remuneração mensal, o lançamento da PLR na folha de pagamento oferece uma grande vantagem financeira: ela é totalmente isenta de encargos trabalhistas e previdenciários.
Ou seja, não há recolhimento do FGTS, não há incidência de INSS e não está incluso no cálculo para o pagamento de férias, 13° salário, aviso prévio ou horas extras.
No entanto, se a organização decidir parcelar a PLR em várias vezes ao longo do ano (ultrapassando o limite de dois pagamentos) ou pagar valores mensais disfarçados de bônus, a Justiça do Trabalho e a Receita Federal aplicarão o princípio da habitualidade.
Nesse cenário, a fiscalização entende que aquele pagamento virou um “salário disfarçado”.
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Como funciona o desconto do Imposto de Renda sobre PLR?
A grande regra aqui se chama Tributação Exclusiva na Fonte. Isso significa que a PLR na folha de pagamento não deve, em hipótese alguma, ser somada ao salário normal do mês para o cálculo do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).
Justamente por ser uma verba de incentivo e ter natureza indenizatória, o governo disponibiliza uma tabela de Imposto de Renda exclusiva para a PLR.
A grande vantagem dessa tabela é que a faixa de isenção é significativamente maior do que a tabela do salário convencional.
Isso significa que muitos colaboradores que normalmente sofrem desconto de IR no holerite mensal acabam recebendo a sua PLR integralmente livre de impostos, dependendo do valor da bonificação.
Portanto, se a sua empresa paga em duas parcelas no mesmo ano, o cálculo não é individual por recibo. Funciona assim:
- Na 1ª parcela (Antecipação): você aplica a tabela específica da PLR sobre o valor pago e faz o desconto do IRRF (se houver).
- Na 2ª parcela (Liquidação): o DP deve somar o valor da 1ª parcela com o da 2ª parcela. Em seguida, aplica-se a tabela do IRRF sobre o valor total e descobre-se o imposto total devido. Por fim, você abate (subtrai) o IRRF que já foi retido lá na primeira parcela. O resultado dessa conta é o que será descontado no holerite atual.
Como lançar a PLR na Folha de Pagamento
Para garantir que tudo saia perfeitamente, o DP deve seguir algumas melhores práticas de mercado:
1. Use uma Folha Complementar
Nunca processe a PLR no mesmo recibo (holerite) do salário mensal. O procedimento correto e mais seguro é abrir uma folha separada exclusiva para o pagamento da bonificação.
Isso porque, se você lança a PLR junto com o salário, corre o sério risco do seu software de folha somar as duas bases. O sistema pode acabar aplicando a tabela progressiva comum (do salário) sobre o valor total, o que fará com que o colaborador sofra um desconto gigantesco e totalmente incorreto de Imposto de Renda.
2. Configure os eventos
O seu sistema precisa entender o que está sendo pago. Para isso, os eventos devem estar mapeados com as parametrizações tributárias corretas:
- Provento (O valor a receber): crie ou utilize uma rubrica específica com o nome “Participação nos Lucros e Resultados” ou “PLR”. Essa rubrica deve estar configurada sem incidência de INSS, sem incidência de FGTS e com incidência de “IRRF Tributação Exclusiva”.
- Desconto (O imposto a reter): crie uma rubrica separada para o “IRRF sobre PLR”. Ela deve buscar o cálculo diretamente na tabela específica do governo para a Participação nos Lucros, e não na tabela do mês.
3. Parametrize a memória de cálculo para a 2ª parcela
Como vimos no tópico sobre tributação, se o pagamento for dividido, o imposto da segunda parcela exige a soma anual.
Dessa forma, se a sua empresa for pagar a segunda parcela, verifique com o suporte do seu sistema de folha de pagamento se a rubrica está configurada para buscar o histórico da primeira parcela paga no ano-calendário.
4. Valide o holerite gerado
Antes de liberar o pagamento para o financeiro, faça uma amostragem.
O holerite da PLR deve ser limpo e enxuto. Basicamente, ele deve conter apenas o crédito do bônus e, caso atinja a faixa de tributação, o débito do Imposto de Renda. Nenhuma outra linha de imposto ou taxa deve aparecer nesse recibo.
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Quais eventos o DP deve enviar no eSocial?
Para garantir a total conformidade da sua folha de PLR, a rotina de envio deve estar perfeitamente alinhada nestes três eventos principais:
S-1010
Antes de fechar a folha complementar, o DP precisa garantir que o sistema está enviando a rubrica de PLR com a parametrização oficial exigida pelo governo.
O código da Natureza da Rubrica para o provento deve ser o 1300, conforme a Tabela 3 do manual do eSocial.
Além disso, é obrigatório conferir os códigos de incidência tributária: a rubrica deve informar claramente que é isenta de Previdência Social e FGTS, mas que possui retenção de IRRF sob a modalidade de Tributação Exclusiva.
S-1200
É por meio deste evento periódico que o DP consolida e informa ao governo o valor bruto que o colaborador tem direito a receber de PLR, junto com o respectivo desconto do Imposto de Renda calculado pela tabela exclusiva.
É o evento que demonstra o direito adquirido no mês de apuração, criando os demonstrativos de valores (proventos e descontos) para cada colaborador.
S-1210
Enquanto o S-1200 demonstra os valores calculados, o S-1210 comprova a movimentação financeira.
Dessa forma, este evento tem o objetivo de informar ao Fisco a data em que o dinheiro de fato caiu na conta do funcionário e o momento em que a retenção do Imposto de Renda se efetivou.
O objetivo de tudo aqui é conectar as informações. Assim, todo pagamento reportado no S-1210 precisa estar conectado ao demonstrativo correspondente gerado no S-1200.
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