Você sabia? Erros no pagamento podem custar até cinco mil reais para as empresas, de acordo com um levantamento da AG Capital. O principal problema? Base incorreta com a inclusão de verbas que não são de caráter salarial. Um erro que não passaria com o uso de um bom sistema de folha de pagamento.
Essa tecnologia automatiza o cálculo a partir de dados como salário, horas extras, faltas, DSR (Descanso Semanal Remunerado) e adicionais, além de INSS e FGTS. Saiba tudo sobre ela!
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O que é um sistema de folha de pagamento?
Um sistema ou software de folha de pagamento é uma tecnologia dedicada especificamente ao processamento da folha de pagamento automatizado de uma empresa. Comumente, realiza:
- cálculo de salários e benefícios;
- gerenciamento de deduções e impostos;
- emissão de contracheques (holerites);
- geração de relatórios básicos de folha de pagamento.
Assim, é uma solução que otimiza essa rotina do DP ao automatizá-la ao menos em partes, reduzindo a ocorrência de erros que podem causar atrasos, prejuízo e até processos trabalhistas.
Como opção, também existe um tipo de tecnologia ainda mais completa, que promove a integração de sistemas; o ERP.
Leia também: Como erros na Folha de Pagamento geram passivos trabalhistas silenciosos para a sua empresa
O que é ERP de folha de pagamento?
ERP ou Enterprise Resource Planning de folha de pagamento é um sistema mais abrangente que integra a folha de pagamento com outros aspectos da gestão empresarial. Além das funcionalidades de um sistema padrão, um ERP geralmente oferece:
- integração com outros módulos do ERP (como finanças, RH, contabilidade);
- gestão de RH mais ampla (recrutamento, admissão, treinamento ou avaliação de desempenho);
- análises e relatórios gerenciais mais avançados;
- automação de processos em toda a empresa;
- conformidade regulatória mais abrangente;
- escalabilidade.
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Como funciona um sistema de folha de pagamento?
Um bom sistema de folha de pagamento funciona de forma integrada, com recursos que cobrem a jornada do colaborador desde o processo de admissão ou a partir da importação da base de dados do quadro de funcionários.
Para uma boa usabilidade, a solução permite que o DP possa incluir, ajustar e excluir dados sobre os contratos vigentes conforme necessidade, além de configurar os parâmetros que devem ser usados pelo sistema. Exemplo: percentual definido para a hora extra.
Lembrando que a legislação trabalhista determina que seja 50% ou mais do valor da hora normal.
Assim, com base nas informações o cálculo de folha de pagamento é feito de forma automática, considerando todos os elementos que compõem a remuneração. O que, em caso de rescisão contratual sem justa causa, inclui o cálculo da multa a ser paga.
Cabe ressaltar que um bom software de folha de pagamento também calcula os impostos devidos pela organização, podendo ainda emitir os eventos a serem transmitidos pelo eSocial sem erros e com agilidade.
Quanto custa um sistema de folha de pagamento?
Boa parte dos sistemas cobra um valor fixo mensal acrescido de uma taxa por colaborador. De acordo com o 360Connect, um ERP para a gestão de folha de pagamentos pode custar entre US$1.000 a US$6.000 ao ano, com as taxas já inclusas.
Essa média, no caso, é baseada no mercado internacional. No Brasil, soluções mais acessíveis e igualmente completas estão disponíveis.
Além disso, é interessante saber que soluções mais completas costumam oferecer a possibilidade de compra (assinatura) por módulos. Assim, sua empresa pode escolher o que faz mais sentido de acordo com as necessidades do DP e o orçamento disponível: módulos avulsos ou o sistema completo.
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Como escolher um sistema de folha de pagamento?
Para escolher um sistema de folha de pagamentos que atenda às demandas da organização, é importante analisar diversas características, como:
- funcionalidade e usabilidade;
- segurança e compliance trabalhista;
- integrações e automação das rotinas do DP;
- atendimento e suporte.
Com base nisso, sugerimos que você siga o passo a passo abaixo:
1) Avalie as demandas do seu DP
Mantenha em mente que é preciso encontrar o sistema de folha de pagamento que atenda às necessidades do seu DP para que o investimento valha a pena. Assim, antes de começar a pesquisar entre as opções do mercado, faça uma lista do que o setor precisa ou espera dessa tecnologia.
Essa lista facilitará o processo de eliminação de softwares que não atendam aos requisitos principais. Ainda, vale considerar que seu DP pode escolher um sistema básico ou preferir um ERP mais completo.
2) Pesquise sobre funcionalidade e usabilidade
Uma solução buscada para otimização da folha de pagamento precisa cumprir bem essa função, evitando erros e facilitando a rotina do DP. Algo que depende também do quão amigável é a interface do sistema escolhido.
Caso a escolha seja por um ERP, é importante analisar quais são as funcionalidades adicionais, em relação a um software básico, se faz sentido para as necessidades da empresa e qual a facilidade de implementar essa tecnologia.
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3) Confira os recursos de segurança e compliance
A segurança sempre foi importante para as empresas. Desde que a LGPD entrou em vigor, essa questão se tornou ainda mais urgente para todos os sistemas que coletam e fazem a gestão de dados pessoais, como um software de folha de pagamento.
Extravios e perdas podem impactar a reputação da marca empregadora, além de ocasionar o pagamento de multas. Em média, o vazamento de dados custa R$6,2 milhões para as empresas brasileiras, o que reforça a necessidade de contratar uma tecnologia com diferentes camadas de segurança.
Caso o ERP tenha um controle de ponto, por exemplo, é fundamental que exista um sistema de controle de acessos para evitar que alterações indevidas sejam feitas nos registros das jornadas dos trabalhadores.
Falamos de medidas importantes também para garantir o compliance trabalhista, protegendo as pessoas e a própria empresa dos riscos judiciais a partir da conformidade com as leis que regem as relações de trabalho e o uso de tecnologias.
4) Informe-se sobre automação das rotinas do DP e integrações
Na melhor das hipóteses, o software escolhido será capaz de promover a automatização da folha de pagamento e de diversas outras rotinas do DP. Seu objetivo é desburocratizar o setor, de modo a torná-lo mais eficiente e estratégico.
A ideia é avaliar quais integrações o sistema tem e quais demandas do DP ele atende. Cada vez mais, as organizações necessitam de um DP que perde menos tempo preenchendo tabelas e consegue se dedicar mais à análise de dados para embasar decisões que reduzem custos ou promovam uma distribuição mais adequada de recursos.
Também vale conferir se o sistema em questão tem permite a integração contábil, um diferencial capaz de facilitar a rotina do escritório que atende a empresa. Algo que irá agilizar os trâmites financeiros e fiscais, além de munir a contabilidade de dados que podem indicar oportunidades de redução de encargos, entre outras otimizações.
5) Avalie a qualidade do atendimento e suporte
Por fim, é crucial avaliar o atendimento oferecido pela empresa responsável pelo sistema de folha de pagamento durante as conversas iniciais e tratativas, e buscar o feedback de organizações clientes que possam dar um panorama sobre a qualidade do suporte.
Isso porque, uma vez que sua empresa assinar o serviço, vai precisar de orientações para implementar a tecnologia, treinar os colaboradores e fazer uma transição tranquila para o novo software. Ainda, caso alguma dúvida surja ou algo dê errado no dia a dia, o suporte precisa ser ágil e efetivo.
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Quais perguntas fazer ao escolher uma solução de software de folha de pagamento?
Com base nas orientações que passamos acerca da importância de avaliar cada um dos aspectos mencionados, fizemos uma lista de perguntas para fazer ao fornecedor do software de folha de pagamentos:
O sistema conta com outras funcionalidades além do cálculo da folha de pagamentos? Quais?
Entender o que mais a solução oferece é importante para que sua organização avalie se todas as suas demandas serão atendidas com uma única tecnologia, de modo a facilitar sua implementação e uso, além de gerar economia.
O software é de fácil configuração? Como é o suporte oferecido para sua implementação? O sistema é de fácil integração?
Você precisa saber se configurar o sistema será uma tarefa fácil ou exigirá envolvimento da TI com seus conhecimentos em codificação. O mesmo vale para integrações com tecnologias já em uso ou com outras que a empresa possa adquirir no futuro.
Configurações e integrações complexas podem, eventualmente, levar à contratação de outro software de folha de pagamentos. Algo que gera custos adicionais e demanda um novo processo de adaptação.
A solução tem interface intuitiva e é fácil de utilizar? Existe algum apoio para que meu DP aprenda a usar a ferramenta?
Do mais simples ao mais completo sistema de folha de pagamentos, o ideal é que o DP consiga extrair o máximo de benefícios com seu uso.
Para tanto, é preciso conhecer bem e aprender a usar corretamente todas as funcionalidades. O que demanda uma plataforma intuitiva e um acompanhamento da empresa fornecedora da tecnologia para treinar, passar orientações e dicas de uso.
O que você pode me dizer sobre o suporte oferecido no dia a dia? Existem cases de sucesso?
Uma alternativa à ideia de buscar o feedback de quem já tenha contratado o sistema escolhido é se informar sobre as políticas de suporte junto à própria empresa e solicitar cases de sucesso.
Como é de praxe, os cases apresentam depoimentos de clientes, o que confere legitimidade. Além do mais, tendem a apresentar ganhos relacionados a diversas funcionalidades do software, explicando como a tecnologia favoreceu a conquista dos resultados.
Algo que pode conferir ainda mais segurança ao processo de decisão.
Para que serve um sistema de folha de pagamento?
Um sistema desse tipo serve para automatizar e otimizar os processos de folha de pagamento, como temos indicado. Contudo, colocar as coisas dessa forma é simplificá-las demais. Assim, vamos aprofundar essa compreensão a partir dos benefícios da tecnologia.
Redução de erros de cálculo
A remuneração é composta por diversos fatores além do salário. Isso demanda que o DP considere variáveis como horas extras e faltas, bônus e benefícios; sabendo diferenciar o que tem ou não natureza salarial para não incluir verbas indevidas no cálculo.
Um software de folha de pagamento serve para reduzir o trabalho manual e burocrático, permitindo que uma máquina faça os cálculos considerando todas as variáveis necessárias, sem erro. O que inclui até o repasse para o sindicato trabalhista, que é opcional, e também o fechamento da folha de pagamento.
Para que tudo dê certo, basta que o sistema seja devidamente alimentado com os dados de cada colaborador ― seu cargo, salário, jornada de trabalho, opção ou não pela contribuição sindical. Assim, todo mês, a tecnologia pode ser programada para realizar os cálculos automaticamente.
Cabe ressaltar que evitar problemas no pagamento evita, também: a criação de mal-estar entre a empresa e os colaboradores, demanda de retrabalho para o DP e consequente atraso no depósito do salário, e até processos trabalhistas por falha na remuneração.
Ganho de agilidade na emissão do documento
Além de evitar erros, a tecnologia faz os cálculos com mais agilidade do que os seres humanos. E, quando há integração com um sistema de holerite online, a emissão do documento também é feita em menos tempo.
Como consequência, o DP consegue enviar as informações necessárias para o setor financeiro em tempo hábil para que os pagamentos sejam feitos em dia, e o cumprimento das obrigações acessórias também.
Facilidade de acesso e gestão de dados
O software de folha de pagamentos é um sistema em nuvem, o que permite que os dados sejam acessados por meio da internet por pessoas autorizadas. Basta ter login e senha (além de camadas de segurança para que essa facilidade não se transforme em um risco).
Até os próprios colaboradores podem acessar seus dados e conferir seu registro de jornada, saldo no banco de horas ou total de horas extras realizadas a cada mês, por exemplo.
Quanto mais completo é o ERP, maior a variedade de informações armazenadas acerca de cada colaborador. Algo que facilita a gestão, uma vez que concentra os dados em uma única plataforma.
Também vale destacar que um sistema dessa natureza gera relatórios automaticamente, o que favorece o compartilhamento de informações relevantes dentro da empresa. Isso faz com que o software de folha de pagamentos seja transformador não só para o DP, mas para diversos outros setores.
Leia também: Como trocar de sistema de folha de pagamento sem dor de cabeça
Avanços com relatórios estratégicos
Por falar em relatórios, o software permite que o DP tenha acesso a informações estratégicas para embasar análises que podem sugerir melhorias. Além do mais, por automatizar parte da rotina do setor, confere aos profissionais tempo livre para interpretar os dados e definir novas estratégias.
É isso o que possibilita que o DP deixe de se ocupar apenas de burocracias e adquira um papel mais relevante para o sucesso da organização como um todo. Assim, apresentando-se como um setor ainda mais importante e eficiente.
Economia de recursos
Essa eficiência também está atrelada à redução de custos. A partir dos relatórios e análises, a empresa pode identificar se há um excesso de horas extras sendo realizadas e investigar o motivo, para corrigi-lo.
A jornada extraordinária é onerosa e nem sempre é sinônimo de alta produtividade. Por vezes, as pessoas demoram mais para cumprir suas tarefas por falta de processos claros, de tecnologias de apoio ou outras falhas que prejudiquem seu desempenho.
Um simples relatório emitido pelo sistema de folha de pagamento pode abrir espaço para essa investigação e contribuir para que a empresa gaste menos com extras, podendo até otimizar seu plano salarial.
Além do mais, a opção por um sistema de cálculo de folha de pagamento online oferecido como serviço elimina os custos com a compra de software e com a impressão de holerites e comprovantes de ponto, por exemplo.
Melhoria da relação com os colaboradores
Todos esses ganhos contribuem para melhorar a experiência do colaborador e sua percepção da marca empregadora.
Salário em dia sem erros, facilidade para acompanhar seu banco de horas com autonomia e uma gestão de pessoas mais estratégica: esse conjunto de fatores fazem com que a relação de cada profissional com a organização seja mais positiva e, consequentemente, com seu trabalho também.
Ressaltamos que os relatórios gerados pelo sistema ajudam o DP e a outros setores, como o RH, que poderá fazer suas investigações e entender como melhorar métricas ao repensar o bem-estar dos colaboradores. Algo que, por sua vez, pode ter impactos positivos na atração e retenção de talentos, desempenho e mais.
Como acontece a implementação de um sistema de folha de pagamento?
Com o software de folha de pagamento online escolhido, a empresa precisa planejar sua implementação. A depender do tamanho da organização, pode ser interessante montar um cronograma e definir um processo gradual.
Isso porque é fundamental que, após a instalação e configuração do sistema, as pessoas que irão usá-lo diariamente tenham o treinamento necessário. Além disso, lançar os dados de todos os colaboradores na plataforma.
É comum que esse tipo de solução permita que a organização faça customizações para definir quais informações considerar para a folha de pagamentos. O mesmo vale para outras rotinas, caso o software contratado tenha outras funcionalidades.
Assim, é preciso:
- definir quais dados lançar no sistema de modo a permitir que o cálculo automatizado considere todas as variáveis necessárias;
- entender como esses dados serão enviados ao novo sistema (de forma manual ou é possível exportá-los?);
- conferir os parâmetros para cálculos de horas extras, adicionais, descontos nos benefícios e encargos de modo a manter a conformidade com a legislação trabalhista.
A partir daí, é possível colocar o sistema para rodar, monitorar os resultados e fazer os eventuais ajustes. Assim, é válido incluir um período adicional no calendário de implementação em razão do tempo necessário para conferir se os processos automatizados foram devidamente configurados.
Tenha em mente que seu DP precisa saber, por exemplo, como calcular INSS na folha de pagamento. Não com o objetivo de manter esse processo manual, mas para conferir se os parâmetros do software estão adequados.
Entenda que essa não será uma demanda contínua, embora sempre valha a pena conferir os dados disponíveis no sistema. Uma vez que o software estiver devidamente configurado e implementado, os benefícios da automação ficarão claros para o DP e para toda a empresa.
Qual é o melhor sistema de folha de pagamento?
O melhor sistema de folha de pagamento é o que atenda bem às necessidades do seu DP, com segurança, facilidade de integração e ótimo custo-benefício, como o Sólides Folha Digital.
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Nosso software oferece:
- folha com cálculo automático, evitando erros e com informações em tempo real;
- produto na nuvem, sem necessidade de servidor próprio, o que reduz custos e favorece o acesso e compartilhamento de informações entre pessoas autorizadas;
- usabilidade muito simplificada da folha de pagamento, tornando a implementação e uso diários muito mais rápidos e seguros;
- admissão digital de colaboradores integrada com a folha de pagamento;
- completa automação dos processos de folha de pagamento, como solicitação de férias, reajuste salarial, promoção, transferência, entre outros; o que torna o DP ainda mais eficiente.
Além disso, o produto é de fácil integração com outros módulos da solução Sólides, o que permite otimizar e automatizar etapas de diferentes rotinas do DP e o do RH. São vários os cases de sucesso que comprovam os benefícios que sua empresa pode alcançar também.
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