Se você precisasse trocar os principais profissionais da sua equipe, será que os novos colaboradores saberiam como realizar todas as tarefas da empresa? A padronização de processos é uma medida importante para assegurar a entrega de resultados e manter um padrão de qualidade.
Para que essa padronização ocorra de forma mais eficaz, foi criado o POP, um documento descritivo que ajuda os colaboradores a entenderem toda a execução de diferentes atividades.
Quer entender melhor o que é esse documento e como criar o seu? Neste post, explicamos como a ferramenta funciona, quais os benefícios da implementação e como começar a redigi-lo. Confira!
O que é POP?
O POP (Procedimento Operacional Padrão) é um documento descritivo que prevê, de forma detalhada, as práticas e recomendações para a execução de processos em uma empresa. Para tanto, ele visa informar os profissionais sobre as diretrizes de atuação, para que exista uma padronização nas atividades e procedimentos da organização.
De modo sucinto, podemos dizer, portanto, que o POP determina o que, como, por quem e quando deve ser feita cada atividade, minimizando as chances de desvios e falhas, garantindo um padrão de qualidade.
Qual a importância e os objetivos do POP?
A cadeia produtiva de uma organização consiste em inúmeros processos que, muitas vezes, relacionam-se e a qualidade com que essas atividades são desempenhadas influencia diretamente nos resultados alcançados.
Imagine, por exemplo, uma indústria composta por diversos processos. Nesse cenário, se uma única parte do processo é realizada fora do padrão, esse desvio afeta toda a qualidade da produção. Isso também se aplica às atividades administrativas, financeiras e até mesmo à gestão de pessoas.
Assim, criar um documento descritivo ajuda os gestores a prever eventuais problemas e emergências, criando um padrão de comportamento para que cada parte da gestão seja feita da melhor forma possível.
Quais os benefícios de padronizar processos?
Você pode estar se perguntando quais os benefícios de padronizar processos utilizando o POP. A seguir, listamos algumas das vantagens que o documento garante às empresas.
Orienta novos colaboradores
O POP pode ser uma boa ferramenta para o treinamento de novos colaboradores e para assegurar que eles entreguem consistência e qualidade desde as primeiras tarefas, podendo fazer parte do onboarding e diminuindo o tempo de adaptação. Além disso, a padronização também ajuda substitutos e profissionais que estão cobrindo férias.
Com as diretrizes apresentadas no documento, ficará mais fácil para esses colaboradores realizarem suas funções com segurança, cientes de todos os cuidados importantes para a organização.
Melhora a qualidade e otimiza processos
A padronização dos processos também é uma excelente medida para garantir a qualidade das atividades e otimizar o tempo dos colaboradores. Isso porque, o POP descreve, detalhadamente, a forma como cada atividade deve ser feita, minimizando as variações e fornecendo o passo a passo para que as tarefas sejam realizadas de modo mais ágil e simplificado.
Esse tipo de organização também faz com que a produtividade dos colaboradores seja potencializada, visto que eles podem desempenhar seus papéis com mais confiança e eficiência.
Minimiza falhas
Com um padrão de qualidade detalhado, as chances de erros processuais diminuem consideravelmente, evitando a necessidade de alterações e garantindo mais sucesso para as atividades.
Além disso, a empresa consegue reduzir custos com treinamentos constantes, já que os colaboradores, independentemente de seu nível hierárquico, terão à mão o documento de suporte para tirar suas dúvidas.
Onde aplicar o POP?
O POP deve ser aplicado, principalmente, em processos críticos e que impactam diretamente os resultados da empresa, como linhas de produção, administração, gestão de documentos e gestão de pessoas. Outras atividades podem ou não ser padronizadas, dependendo das necessidades do negócio.
Mas é importante entender que cada aplicação precisará de um documento específico, logo, apresentará variações em sua produção. Os principais tipos são:
- POP fundamental ou modelo, que define as diretrizes para a elaboração dos POPs;
- POP de segurança, que determina procedimentos de segurança e ações emergenciais;
- POP metódico, que descreve sistemas completos ou métodos de investigação;
- POP de produção, que determina as práticas dentro de cada etapa da produção;
- POP de qualidade, que informa as orientações para análise e controle de qualidade;
- POP de arquivamento, que determina protocolos para a organização e arquivamento de documentos;
- POP de atendimento, que descreve orientações para lidar com reclamações e problemas;
- POP administrativo, que esclarece tarefas essenciais de gestão;
- POP de recursos humanos, que determina métodos e protocolos para a gestão de pessoas.
Como elaborar um Procedimento Operacional Padrão?
O POP é um documento, portanto, ele deve ser elaborado com atenção e precisa estar dentro da estrutura e formato adotados pela empresa. Para tanto, necessita de uma validação formal, como um selo ou assinatura do responsável.
Não existe um parâmetro oficial para a elaboração do documento, contudo, você pode seguir alguns passos básicos e adaptá-los à realidade do seu negócio. Agora, listaremos algumas etapas importantes para começar a redigir o seu procedimento.
Passo 1: defina o nome e o objetivo do POP
A melhor forma de iniciar a redação do procedimento é tendo em mente qual o objetivo ou resultado final esperado. Nessa etapa, você ainda não precisa descrever as atividades que devem ser realizadas, e sim qual o intuito do documento.
Além disso, defina o nome do POP, informando o processo ou atividade a ser desenvolvido de forma direta e explícita. Imagine, por exemplo, que você tem um restaurante e está criando um procedimento para o fechamento do estabelecimento ao final do dia. Nesse caso, é preciso que o nome descreva exatamente o seu objetivo, ou seja, “fechamento do restaurante”.
Ao definir um objetivo, é importante se questionar se a empresa realmente precisa de um POP para ele ou se já existem outros documentos com o mesmo propósito. Muitas vezes, você só precisará revisar e aprimorar um protocolo já criado.
Passo 2: escolha o formato
Depois de definir o objetivo, é importante estabelecer a formatação do documento. Se sua empresa já utiliza outros procedimentos operacionais padrões e já tem os documentos finalizados, a dica é replicar o formato para novos processos.
Nesse sentido, existem três modelos bastante utilizados que você pode aplicar:
- formato de etapa simples: descreve os procedimentos curtos e fáceis, além de conter diretrizes de segurança. Ainda, é formado por uma lista numerada e conta com frases curtas e marcadores;
- formato de etapas hierárquicas: descreve as várias etapas que envolvem os procedimentos. Para tanto, é composto por uma lista numerada com etapas principais, seguida por um conjunto de etapas pequenas e específicas;
- fluxograma: mapeia de forma visual os procedimentos e os resultados possíveis. É ideal quando os resultados dos processos não são previsíveis.
Passo 3: selecione documentos de referência e defina o local de aplicação
Uma boa forma de ajudar os colaboradores é recomendar alguns documentos de referência que podem ajudar nas atividades. Aqui, é possível elencar manuais de instrução, POPs antigos, normas e códigos que conversem com os novos procedimentos e sirvam de apoio.
Além disso, não se esqueça de deixar clara a descrição do local de aplicação. Essa regra é importante, principalmente, em empresas de grande porte, que contam com vários setores, departamentos e filiais.
Passo 4: descreva tarefas e responsáveis
Nessa etapa, você deve listar as tarefas e os responsáveis por cada uma delas. Para isso, vale a pena pedir o auxílio do gestor da área. Isso porque, ele conhece a fundo a maior parte das operações e saberá definir melhor os agentes para cada atividade.
Passo 5: defina o passo a passo dos procedimentos
Com as tarefas e responsáveis definidos, chegou o momento de descrever o passo a passo que deve ser seguido para cada processo.
Mas para que o POP realmente cumpra o seu objetivo, é fundamental que essa etapa seja realizada descrevendo cada detalhe, mesmo que eles pareçam óbvios para você. Na hora de redigir, imagine que o protocolo está sendo feito para que um leigo consiga segui-lo.
Passo 6: forneça ações corretivas
Por fim, é importante que você aponte ações que devem ser realizadas caso não seja possível cumprir algum dos passos planejados ou mesmo na ocorrência de falhas no processo. Para isso, é importante identificar o que pode dar errado nos processos e como cada erro pode ser corrigido de modo a causar menor impacto para o negócio.
Como o POP pode ser útil na gestão de pessoas?
Como vimos, o POP é um documento importante para diversas áreas e setores dentro da empresa, logo, a ferramenta pode sim ser utilizada no RH. Nesse contexto, é possível fornecer os passos e ações importantes em processos, como:
- recrutamento e seleção;
- integração de novos colaboradores;
- treinamento e desenvolvimento;
- pesquisas de clima organizacional;
- coleta e análise de dados sobre os colaboradores;
- avaliações de desempenho;
- manutenção da infraestrutura e ambiente de trabalho.
O POP é um documento importante para otimizar processos, garantir um bom controle de qualidade e manter a produtividade da empresa como um todo. Assim, sua aplicação no RH faz com que o setor atue de maneira mais estruturada, garantindo mais eficiência nas atividades e melhorando a gestão de pessoas.
Na hora de elaborar o POP, é importante que a empresa faça uma autoanálise e identifique seus principais processos e atividades. Entenda que copiar ou replicar o procedimento operacional padrão de outras organizações é um erro, já que as realidades internas podem ser muito distintas.
Agora que você já sabe o que é o POP e como ele pode ajudar o seu negócio, baixe nosso e-book e descubra também como calcular o ROI em gestão de pessoas.
