Reembolso do cartão corporativo: como fazer e vantagens

Aproximadamente 20% dos pedidos para reposição de dinheiro gasto com a empresa violam as políticas de reembolso empresarial para devolução do dinheiro. 

Os colaboradores frequentemente precisam fazer atividades para a empresa que exigem gastos. Algumas vezes eles pagam do próprio bolso e recorrem à empresa para fazer a devolução dos gastos profissionais, sem seguir as práticas corporativas. 

O reembolso do cartão corporativo pode ser uma solução para este problema, porque ele possibilita uma melhor gestão de despesas corporativas. Continue lendo este conteúdo para saber como ele funciona!

O que é cartão corporativo e como ele funciona?

O cartão corporativo empresarial é um cartão de crédito ou débito que a empresa destina aos seus funcionários para que eles possam gastar com assuntos profissionais. 

Assim, eles não precisam pagar com seu dinheiro e solicitar o reembolso depois, o que facilita as compras necessárias, sem um processo demorado. 

Este cartão pode ser físico ou virtual, ou seja, uma representação digital do cartão físico, que pode ser utilizada para a realização de compras online, tornando o processo mais prático. 

Além disso, ele beneficia a empresa porque concentra suas despesas em um único meio de pagamento. Ou seja, é mais fácil acompanhar os gastos, determinar se eles foram profissionais e necessários e realizar o pagamento dessas contas. 

É possível utilizar este cartão de benefícios quando há viagens a trabalho, materiais a serem comprados e reuniões com clientes que acontecem no almoço (para pagar a alimentação), por exemplo. 

Portanto, essa solução facilita o controle de despesas de empresas de diferentes portes, reduzindo a burocracia advinda da prestação de contas. Ele também oferece às empresas segurança jurídica, porque como não estão gastando do próprio bolso, não há erros na devolução de dinheiro que possam levar a futuras ações judiciais. 

Importa ressaltar que o uso do cartão não exime o colaborador de comprovar as despesas e fazer uma prestação de contas. A empresa continua acompanhando os gastos de perto. 

Conforme se observa, o reembolso do cartão corporativo possibilita melhor controle financeiro de empresas que precisam que seus funcionários gastem em seu nome, para cumprirem suas atividades de forma eficiente.

Passo a passo do funcionamento do cartão corporativo

Primeiro, o funcionário solicita um cartão corporativo, quando ele já faz parte da política empresarial. Este pedido é cuidadosamente avaliado pela corporação com base no cargo do solicitante e nas necessidades de ele gastar em nome dela. 

O pedido pode ser negado ou aprovado. Caso aprovado, cabe à empresa definir um limite para os gastos, que pode ser diferente conforme o solicitante. 

Em seguida, o solicitante começa a usar o cartão, tendo todas as informações sobre sua compra registradas, como data, local e valor. 

Regularmente, a empresa avalia os gastos do profissional, revisando as despesas e confirmando se elas cabem dentro das políticas institucionais. Estando tudo certo, ela é responsável por pagar a fatura dos cartões de todos os seus funcionários e departamentos. 

Quando, como e para o quê o cartão corporativo pode ser utilizado?

Como o próprio nome diz, o cartão corporativo pode ser utilizado para pagamento corporativo, apenas. Ou seja, em nenhuma hipótese se deve utilizá-lo com gastos pessoais. 

Isso porque ele objetiva encurtar burocracias e deixar as operações financeiras mais transparentes. 

Ao invés de acumular notas que serão somadas ao final de determinado tempo, o reembolso do cartão corporativo possibilita a reunião dessas informações em uma única fatura. 

O profissional responsável pelo cartão pode gastar com:

• alimentação;
• brindes;
• campanhas publicitárias;
• combustível;
• equipamentos;
• eventos de marketing;
• gastos com Correios;
• hospedagem;
• impressão e envio de documentos;
• impressões;
• ingressos ou inscrição de eventos;
• inscrição em cursos, seminários ou treinamentos;
• internet e telefone;
• jantares ou eventos com clientes;
• locação de veículos;
• materiais de escritório;
• passagens aéreas;
• passagens aéreas e rodoviárias;
• pagamento de fornecedores;
• plataformas digitais;
• promoções;
• refeições com o cliente;
• refeições durante viagens a trabalho;
• suprimentos e materiais de escritório;
• transporte.

Quando não é possível utilizar o cartão corporativo

O reembolso do cartão corporativo, como ficou claro, possui restrições para o seu uso. Além de gastos pessoais, como roupas, eletrônicos e outros, também não se pode utilizá-lo para:

• qualquer bem que não tenha relação com as atividades da empresa; 
• compras consideradas antiéticas, como bebidas e cigarros; 
• compras ou pagamento de atividades ilegais; 
• ações que convertam o limite do cartão em dinheiro, por exemplo, a venda de crédito ou mesmo a retirada de dinheiro em caixas eletrônicos.

É importante ressaltar que essas regras devem ficar claras para aqueles que utilizam os cartões e devem ser expressas nas políticas da empresa para o seu uso.

Como gerenciar despesas corporativas? 

Há duas formas de realizar o gerenciamento de despesas corporativas. 

A primeira delas é a tradicional, que consiste em recolher as notas fiscais referentes aos gastos dos colaboradores, verificar se elas condizem com as políticas da empresa, somá-las e devolver o dinheiro para o profissional. 

Ou seja, primeiro o profissional gasta, depois ele entrega os recibos e aguarda pelo reembolso. Esse processo pode demorar, por isso é fundamental que fique claro para todas as partes quanto tempo levará para que ele aconteça. 

Também é preciso informar a quem possui o cartão que há um limite de tempo para a entrega dos recibos, para que haja reembolso.

A segunda é por meio do reembolso do cartão corporativo, que consiste na adoção, pela empresa, de cartão de crédito ou débito exclusivo para gastos profissionais. 

Um profissional ou setor que precisa fazer viagens ou compras constantemente pode solicitá-lo e a empresa pode liberar, se fizer sentido. 

Dessa forma, ele pode gastar com tudo aquilo que for necessário para exercer sua função ou atividade, dentro dos limites estabelecidos pela empresa, inclusive financeiros. 

As contas vêm em uma única fatura, que pode ser confirmada com o colaborador, caso a empresa encontre alguma inconsistência. Por fim, ela realiza o pagamento. 

Em ambas as opções de gestão de despesas corporativas, é preciso estabelecer uma forma de gerenciar os gastos. Para isso, deve-se garantir o monitoramento da entrada e da saída de recursos. 

Além disso, a empresa pode providenciar auditorias que possibilitam o mapeamento de despesas e lucros. 

Para gerir todo o processo, existem softwares e ferramentas que automatizam cálculos e possibilitam a digitalização de documentos, como recibos e notas fiscais. Utilizá-los auxilia na rotina da empresa e no controle das finanças.

O que é o reembolso do cartão corporativo? 

O reembolso dos gastos de um colaborador relacionados à empresa pode ocorrer de duas formas. A primeira delas é pelo meio tradicional. 

Nele, o funcionário realiza o pagamento de produtos ou serviços atrelados à empresa, com seu cartão de crédito ou débito pessoais, PIX ou dinheiro. 

Ele guarda o recibo desse pagamento para comprovar à empresa, dentro do prazo estipulado por ela, quando gastou e com o que. Ela, após avaliar e concluir que as despesas são mesmo para seu custeio, deposita o valor de volta para o trabalhador.

Este meio de fazer reembolso é moroso, porque passa por muitos processos manuais, como a realização de planilhas. 

Além disso, qualquer erro de digitação implica em erro no pagamento e, mesmo que o funcionário receba o valor correto eventualmente, isso pode ocasionar desânimo e desconfiança por sua parte. 

Desencontro de informações é outro fator que pode levar a erros no pagamento. Pode acontecer, por exemplo, de um funcionário lançar na planilha um valor de recibo que não foi entregue. 

Além de isso dificultar todo o processo de reembolso, a empresa perde a transparência e o controle em relação às suas finanças. 

Por outro lado, há o processo automatizado, que é o reembolso do cartão corporativo, que surgiu para corrigir os problemas enfrentados no processo manual. 

Ele se trata do uso de um cartão para gastos exclusivamente profissionais, que concentram todos os pagamentos em uma só fatura, que a empresa paga diretamente. Utilizando-o, portanto, o colaborador não precisa gastar do seu dinheiro pessoal, nem esperar por um reembolso.

O que diz a lei sobre reembolso de despesas?

Na legislação brasileira não há lei específica para regulamentar o reembolso de despesas. 

Mas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), art. 457, há previsão de que o reembolso de despesas de viagens corporativas se configura como indenização. 

Ou seja, ele não faz parte do salário e não pode complementá-lo, por isso não influencia em encargos trabalhistas como horas extras e FGTS. Contudo, a empresa deve possuir uma política interna em relação ao reembolso de despesas, a qual deve ser seguida por ela e seus funcionários. 

Ela deve conter os tipos de despesas reembolsáveis, os valores máximos permitidos para gasto, o prazo para que o profissional solicite o reembolso e como se deve fazer este procedimento. 

Então, ainda que não haja lei, há regras sobre o assunto, que não podem se sobrepor à CLT, acordos coletivos e contratos de trabalho.

Qual é o prazo para o reembolso?

Como não existe uma lei específica para reembolso do cartão corporativo ou pelo método tradicional, não há também um prazo legal para que ele aconteça. 

Dessa forma, a própria empresa deve estabelecer o prazo em suas políticas de reembolso, que pode variar conforme a despesa. 

Também é de sua responsabilidade ditar o prazo para que o colaborador entregue os recibos, em caso de reembolso tradicional, ou mesmo em caso de reembolso do cartão corporativo, quando houver informações inconsistentes. 

Quais são as despesas reembolsáveis?

As despesas que um funcionário faz, que são reembolsáveis pela empresa, estão sempre relacionadas ao negócio. Geralmente, a empresa as estabelece em suas políticas internas e ela pode exigir que sua autorização seja obrigatória, antes do uso do cartão. 

Contudo, mesmo que dentro dos gastos permitidos e autorizadas pela empresa, elas podem ser bloqueadas, se o valor superar o gasto máximo liberado no cartão.  

Em geral, as compras que as empresas costumam liberar são:

• despesas de representação, que estão atreladas à formação de relacionamento com clientes;
• despesas operacionais;
• gastos com tecnologia e equipamentos necessários às atividades empresariais;
• treinamento e desenvolvimento (como ingressos ou inscrições para cursos);
• viagens que os colaboradores fazem a negócios (incluindo traslado e refeições).

E quais são as despesas não-reembolsáveis?

As despesas que não podem constar no cartão corporativo são todas aquelas de natureza pessoal, ou que não estejam relacionadas à função do profissional na empresa. São exemplos:

• bebidas alcoólicas (em nenhuma hipótese, mesmo que o profissional esteja em evento com um cliente);
• despesas de frigobar de hotel são por conta de quem consumiu;
• gastos por atrasos do colaborador, como taxas em check-ins ou voos perdidos, não são arcados pela empresa;
• multas de trânsito, seja em carros particulares ou alugados, mesmo quando o profissional está viajando em nome da empresa;
• passeios em viagens a trabalho, porque são opção do trabalhador e não relacionados ao trabalho;
• refeições intermediárias (aquelas que não são café da manhã, almoço e janta);

Quais são as vantagens de usar o cartão corporativo para reembolsos? 

Dentre as vantagens do reembolso do cartão corporativo, tanto para a empresa, quanto para os colaboradores, estão:

Maior controle e transparência nas despesas

Com o cartão corporativo, todas as despesas da empresa são unificadas em uma única fatura, eliminando a necessidade de somar recibos manualmente. 

Essa centralização evita erros de digitação, ausência de comprovantes ou inclusão de despesas não válidas, problemas que podem gerar prejuízos financeiros e questionamentos internos. 

Além disso, o detalhamento das contas em um único local simplifica a análise, garantindo maior clareza e confiança no controle financeiro.

Redução de burocracia

Outro benefício é a agilidade proporcionada pelo cartão corporativo. Ele elimina a necessidade de reembolso aos funcionários, pois os pagamentos são feitos diretamente pela empresa. 

Assim, o processo fica mais simples, sem a necessidade de analisar pilhas de recibos ou realizar cálculos complexos. 

Ainda, a redução de papéis e informações a serem revisadas torna o acompanhamento das despesas mais prático e seguro, beneficiando tanto a empresa quanto seus colaboradores.

Benefícios adicionais

O cartão como benefício corporativo também resolve um desafio comum: a separação entre despesas pessoais e empresariais. 

Por ser exclusivamente utilizado para gastos profissionais, ele elimina o risco de misturar esses dois tipos de despesas, o que evita confusões e possíveis fraudes. 

Ao garantir que todas as compras sejam destinadas às necessidades corporativas, o cartão reforça a confiança e a integridade no ambiente de trabalho.

É possível listar como benefício, também, que muitos cartões corporativos oferecem programas de recompensas que beneficiam as empresas. 

A cada transação realizada, é possível acumular pontos que podem ser convertidos em descontos, passagens aéreas, hospedagens ou até mesmo serviços que atendam às necessidades corporativas. 

Esses programas ajudam a otimizar os custos da empresa, permitindo que os gastos do dia a dia gerem economia nas despesas. Isso incentiva um uso mais estratégico do cartão, e traz um retorno sobre os valores investidos.

Principais desafios e cuidados com reembolso do cartão corporativo

Ficou claro que o reembolso do cartão corporativo oferece muitas vantagens para as empresas que o adotam. Contudo, ele também exige determinados cuidados, para evitar problemas para a instituição. 

Saiba que cuidados são esses e que complicações eles podem evitar! 

• usar o cartão apenas para questões profissionais e dentro do orçamento previsto pela empresa, para não resultar em dívidas ou prejuízos para a empresa; 
• definição de prioridade de gastos, para que não haja compras no cartão além do que a empresa possa arcar, mesmo que elas sejam relacionadas às suas atividades; 
• estabelecimento de um planejamento financeiro, para compreender qual o teto de gastos do cartão e promover uma boa gestão orçamentária; 
• solicitação de recibos aos funcionários para conferir, quando for necessário, onde e quando determinado valor foi gasto; 
• realização de pagamento da fatura sempre dentro do prazo, para evitar arcar com juros altos em casos de atrasos; 
• cuidar para que as transações internacionais também sigam o orçamento da empresa, solicitando que o setor financeiro avalie as tramitações cambiais e outras informações importantes, antes que as compras sejam feitas;
• manter fiscalização regular, para garantir que os gastos estão cumprindo o orçamento empresarial, preferencialmente com a elaboração de relatórios regulares sobre os valores utilizados no cartão; 
• por fim, estabelecer uma política interna para uso do reembolso do cartão corporativo, contendo detalhes sobre como, quando, onde ele pode ser utilizado e qual o valor máximo para gastos, além de outras regras necessárias para atender às atividades e o funcionamento da organização.

Como implementar uma política de reembolso do cartão corporativo? 

A implementação do reembolso do cartão corporativo deve seguir regras claras, para que seja eficiente. Abaixo, confira os pontos que devem ser abordados pela empresa durante o processo!

Definir limite de gastos 

Parece óbvio, mas precisa ser dito. Mesmo que os gastos estejam relacionados às atividades da empresa, e que pareçam muito importantes para o titular do cartão, eles devem estar dentro do orçamento. 

O que precisar fugir a ele deve ser avaliado pelo Financeiro, que poderá liberar conforme a urgência e as prioridades da instituição. Contudo, a empresa precisa garantir agilidade nesse processo, já que imprevistos podem surgir a qualquer tempo, demandando gastos.

Estabelecer com o que se pode gastar 

Falar com um colaborador que ele pode fazer gastos relacionados à empresa é muito vago, porque em muitos casos há margem para interpretações divergentes. 

Por isso, a empresa deve ter regras claras e uma lista contendo todas as possíveis despesas corporativas expondo que, o que não estiver na lista, não pode ser comprado no cartão.

Definir quem tem acesso ao cartão 

É fundamental que esteja previsto qual setor e quais cargos podem acessar o cartão, para determinar quem será responsável pelos gastos feitos nele.

Criar um processo para aprovação de gastos 

Mesmo que um colaborador tenha o cartão em mãos, não significa que ele possa gastar com o que julgar necessário. É preciso que a empresa desenvolva um processo de autorização de gastos e prestação posterior de contas, para ter um maior controle financeiro. 

Ela pode incluir, por exemplo, a entrega de um relatório pelo colaborador, contendo com o que se gastou e por quê, onde, quando e qual foi o valor.

Determinar fiscalizações e penalidades 

Ainda que se tome todos os cuidados, pode haver quem utilize o cartão corporativo indevidamente. Por isso, a empresa deve ter processos de fiscalização, visando identificar o uso inadequado, e punições determinadas caso isso aconteça.

Perguntas frequentes

A seguir você pode conferir as principais perguntas feitas por quem pesquisa sobre o reembolso corporativo e suas respostas!

Próximos passos

Neste conteúdo você conheceu mais sobre o reembolso do cartão corporativo e como ele se diferencia do reembolso tradicional, além do que é necessário para sua implementação e o que não pode faltar na política interna de reembolso.

Também foi possível saber as vantagens de adotar um cartão corporativo e comparar o seu uso ao método tradicional de reembolso de despesas, para optar por um deles de forma consciente.

Essas informações possibilitam uma gestão de despesas mais eficiente, conforme as necessidades da empresa.

Agora que você já compreendeu tudo sobre o reembolso do cartão corporativo, prossiga com a leitura para conhecer também o cartão de benefícios!