Se você está no mercado de trabalho atualmente, provavelmente já registrou sua jornada de trabalho em um REP-A, ou seja, um Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, pelo menos uma vez.
O REP-A facilita o controle de ponto tanto para os funcionários quanto para o setor de RH, que garante a fidelidade e a segurança dos registros e o acompanhamento em tempo real.
Sendo assim, se você ainda não sabe sobre o que estamos falando, continue a leitura até o final e perceba como a adesão a um sistema REP-A pode beneficiar a sua empresa.
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O que é REP-A?
REP-A, ou Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, é um sistema composto pelo equipamento utilizado para registrar eletronicamente o ponto dos trabalhadores de uma empresa e também pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Ele facilita o acompanhamento dos horários da jornada de trabalho.
Esse sistema permite que o colaborador faça o registro dos seus horários de maneira simples e acessível, utilizando computador, tablet ou até mesmo seu próprio smartphone.
Dessa forma, a empresa garante o controle da jornada de trabalho, das horas extras e da frequência dos colaboradores, inclusive por meio de ponto móvel.
No mais, esse sistema foi consolidado pela Portaria 671, já que, até então, os sistemas de registro de ponto eram considerados como “ponto alternativo”. Para entender mais sobre ela, é só apertar o play e, claro, inscrever-se no canal da Sólides:
Ademais, com a Portaria 671, agora existem três modelos oficiais para monitorar o horário de trabalho. São eles:
- REP- C: Registro de ponto convencional;
- REP-A: Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho;
- REP-P: Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.
O REP-C é mais simplificado. Mas vale ressaltar que a diferença entre os modelos REP-A e REP-P é que o primeiro apenas registra o ponto, enquanto o segundo é bem mais completo, realizando muito mais funções, como o sistema de controle de ponto da Sólides.
O que é um REP?
O REP, ou Registrador Eletrônico de Ponto, é um equipamento, geralmente instalado na entrada da empresa, utilizado para registrar a jornada de trabalho dos funcionários.
Todos os dias, ao iniciar e terminar sua jornada de trabalho, e também nos intervalos, o funcionário precisa bater ponto no equipamento. Dessa maneira, todas as informações permanecem gravadas no aparelho, evitando que ocorra alguma fraude.
Em agosto de 2009, o até então Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) regulamentou o SREP – Sistema de Registro Eletrônico de Ponto, e estabeleceu os requisitos técnicos para a fabricação e funcionamento dos equipamentos e softwares com essa finalidade.
Existem dezenas de exigências, mas entre as principais e mais importantes estão a possibilidade de imprimir comprovantes de ponto, a inviolabilidade da memória e, ainda, a impossibilidade de restrição na marcação de ponto do empregado.
Atualmente, já podem ser encontrados diversos tipos de REP, com diferentes formas de marcação que compõem a folha de ponto. São eles:
- Biométrica: o próprio colaborador pode registrar o horário inserindo as suas impressões digitais no aparelho;
- Cartão magnético: cada empregado possui um crachá com identificação e encosta na superfície magnética indicada nos momentos de marcação de ponto;
- Senha: cada funcionário possui uma senha, que deve ser usada para registrar os horários de sua jornada.
Além disso, existem ainda equipamentos que oferecem todas as opções e permitem que o funcionário decida o modelo que irá usar.
Agora, antes de continuarmos, que tal revisar alguns pontos importantes e entender mais sobre o controle de ponto de um modo geral? É só apertar o play:
O que a lei diz sobre REP-A?
A Portaria 671 é a que estabelece as condições e exigências para o REP-A. E uma das primeiras normas é a informação de que, para ser válida, a utilização do REP-A precisa ser autorizada expressamente em acordo ou convenção coletiva de trabalho.
Ainda diz que:
§ 1º Para fins de fiscalização, o sistema de registro eletrônico de ponto que utilize REP-A deverá:
I – permitir a identificação de empregador e empregado; e
II – disponibilizar, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
§ 2º O REP-A somente poderá ser utilizado durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador, sendo vedada a ultratividade conforme o § 3º do art. 614 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.
Outro ponto importante trazido pela Portaria 671 é sobre o comprovante de registro do ponto do trabalhador. É obrigatório que os equipamentos ofereçam a possibilidade de imprimir tal documento.
No caso da empresa ou empregado preferirem utilizar o documento digital, esse deve estar em formato Portable Document Format – PDF e ser assinado digitalmente.
O artigo 81 também fala sobre o Arquivo Fonte de Dados, veja a seguir:
Art. 81. Todos os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto devem gerar o Arquivo Fonte de Dados, conforme Anexo V.
§ 1º No caso de REP-C, o Arquivo Fonte de Dados deve ser gravado em dispositivo externo de memória, por meio de porta de saída padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, de uso exclusivo pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
§ 2º No caso de REP-A e REP-P, o Arquivo Fonte de Dados deve ser prontamente gerado e entregue, quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
Mais um ponto a ser lembrado, ainda sobre o arquivo eletrônico e os relatórios específicos, é que a Portaria 671 também determina que:
Art. 83. O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme Anexo VI, e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84.
Parágrafo único. No caso de programa de tratamento de registro de ponto que utilize REP-A, o arquivo eletrônico e o relatório especificados no caput somente serão exigidos para os acordos e convenções coletivas de trabalho firmados após a entrada em vigência desta Seção.
Art. 84. O relatório Espelho de Ponto Eletrônico gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto deve conter, no mínimo, as seguintes informações:
I – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
II – identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
III – data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
IV – horário e jornada contratual do empregado;
V – marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e
VI – duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).
Parágrafo único. O trabalhador deverá ter acesso às informações constantes do relatório Espelho de Ponto Eletrônico por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa ou em prazo inferior, a critério da empresa.
Como funciona o REP-A?
O REP-A funciona assim: o colaborador registra sua jornada (entrada, pausas e saída) de forma eletrônica, utilizando um aplicativo no celular, tablet, computador etc. A cada marcação, o sistema gera um comprovante em formato digital ou impresso, garantindo a transparência do processo.
Em seguida, todas as informações são automaticamente armazenadas no software de tratamento de ponto, que processa os dados, identifica horas extras, faltas e atrasos, e por fim gera relatórios completos para o DP, facilitando a gestão e o fechamento da folha de pagamento.
Ademais, o REP-A é muito mais eficiente quando comparado ao REP simples, disponível na entrada da empresa, especialmente no momento em que o RH da empresa precisa tratar esses dados.
Afinal, ele permite a integração com sistemas de tratamento de dados, seja um software próprio ou de terceiros. Dessa forma, as informações são enviadas para o painel do gestor imediatamente após o registro do funcionário, permitindo o acompanhamento em tempo real.
Onde o REP-A pode ser usado?
O REP-A pode ser usado por qualquer empresa que deseje ter mais segurança e facilidade no registro e tratamento dos dados, mas as mais beneficiadas são aquelas que possuem colaboradores trabalhando em ambiente externo, já que permitem o registro da jornada de trabalho fora da sede, evitando, portanto, problemas com horas extras, banco de horas e ações trabalhistas.
Quais as vantagens do REP-A?
As vantagens do REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) são diversas, mas principalmente a redução de custos, já que não exige a compra nem a manutenção de equipamentos físicos.
Ele também garante mobilidade, permitindo que os colaboradores façam o registro da jornada em qualquer local, inclusive de forma remota. Além disso, a solução facilita a gestão do ponto e o fechamento da folha de pagamento, pois os dados são centralizados em sistemas eletrônicos.
Outro ponto positivo é a segurança, com a diminuição de riscos de fraudes, conformidade com a legislação trabalhista e maior precisão no controle dos horários de entrada e saída.
No mais, confira a seguir as principais vantagens detalhadas que separamos sobre o REP-A.
1. Não demanda instalação física e nem manutenção mensal
O REP exige que seja feita a instalação do equipamento em local apropriado, na entrada da empresa. Além disso, é fundamental realizar manutenções periódicas para garantir que os registros sejam feitos corretamente.
Com o REP-A o sistema é online, não há necessidade de instalação física e nem de manutenções. Os funcionários e a empresa terão acesso ao aplicativo que pode ser baixado no smartphone.
2. Permite que os colaboradores registrem o ponto em qualquer lugar
A falta de mobilidade muitas vezes prejudica parte dos funcionários, principalmente aqueles que trabalham fora da empresa, que podem ter horas extras não computadas.
Com o REP-A o registro da jornada de trabalho, intervalos e horas extras são computados corretamente e ainda é possível acompanhar o registro de ponto em tempo real.
3. Ajuda a reduzir os gastos
Como o REP-A é um software, o custo é bem menor do que o investido na compra de equipamentos e manutenções frequentes. Outra redução de custos embutida é com os erros de cálculo, pagamentos equivocados e indenizações trabalhistas.
4. Facilita o fechamento da folha
Com o REP-A, fechar a folha de pagamento é bem mais simples, já que todas as informações estão computadas no sistema, basta pedir um relatório para verificar as ocorrências e transferir os dados para o sistema de pagamento.
Como escolher um REP-A?
Para escolher um REP-A, é fundamental encontrar um sistema que atenda todas as demandas da empresa e do departamento pessoal, e para isso é preciso considerar elementos como segurança, conformidade legal e funcionalidade.
Hoje existem equipamentos e sistemas de diversos tipos, alguns mais simples e outros bastante completos.
Com o mercado aderindo cada vez mais à tecnologia, é importante encontrar ferramentas que ajudem a tornar a gestão mais eficiente e rápida. Por isso, escolher sistemas mais automatizados ajuda a melhorar a tomada de decisões.
Ademais, para além de garantir o cumprimento das leis trabalhistas, alguns pontos precisam de atenção na hora de escolher um sistema REP-A. São eles:
- atendimento;
- facilidade de uso;
- funcionalidades oferecidas;
- segurança dos dados.
Perguntas frequentes sobre REP-A
O REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) funciona por meio de softwares homologados que registram, armazenam e transmitem eletronicamente a jornada de trabalho dos colaboradores, sem a necessidade de impressão física.
A marcação eletrônica garante mais agilidade, precisão nos registros, redução de fraudes e integração facilitada com sistemas de RH e folha de pagamento.
O REP-A é um sistema alternativo 100% digital autorizado pela Portaria 671, enquanto o REP-P é um registrador eletrônico físico com impressora obrigatória para comprovantes de ponto.
REP-A significa Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, modelo digital regulamentado pela Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho.
A função do REP (Registrador Eletrônico de Ponto) é registrar, armazenar e garantir a autenticidade da jornada de trabalho dos colaboradores, atendendo às exigências da legislação trabalhista e evitando fraudes no controle de ponto.
Conclusão
Como visto, o REP-A é um sistema utilizado para registrar eletronicamente o ponto dos trabalhadores de uma empresa que trouxe melhorias ao registro de ponto convencional.
Suas vantagens o tornam atrativo e mostram que a tendência do mercado é que os processos de RH se tornem cada vez mais impactados pela tecnologia. Por isso, é necessário se informar cada vez mais sobre esse assunto.
Agora você já sabe o que é REP-A e as suas principais características. Está claro que automatizar os processos de registro de ponto, certamente, é a melhor maneira de tornar mais eficiente o RH da sua empresa.
Sendo assim, se você ainda tem dúvidas e não sabe como funciona o ponto eletrônico digital, tudo bem, faz parte. Te convidamos para ler também o nosso artigo: Ponto eletrônico digital: qual o melhor para sua empresa? Até lá!
