O começo do ano é o período em que as empresas costumam realizar o fechamento do balanço anual e também o arquivo dos documentos do ano anterior. Nesse momento, geralmente surge a dúvida sobre o tempo necessário para guardar documentos, já que é preciso abrir espaço, seja nos arquivos físicos, como também nos digitais.
Essa é uma preocupação comum e muito pertinente, já que cada tipo de documento possui um prazo diferente, e não atender essas exigências pode gerar multas e prejuízos financeiros importantes.
Se você também tem dúvidas sobre o tempo necessário para guardar documentos no DP, continue acompanhando este conteúdo até o final.
O que é tempo ou prazo de guarda?
O tempo para guardar documentos, ou prazo de guarda dos documentos costuma ser o prazo de decadência ou de prescrição dos arquivos. Entenda a seguir o que cada termo significa:
- Decadência: é a perda do direito previsto em lei, ou seja, é o prazo que, após finalizado, encerra a possibilidade de a pessoa exercer algum dos seus direitos;
- Prescrição: embora tenha um efeito parecido, significa a perda da pretensão de exigir o cumprimento de um direito seu, por parte de outras pessoas. Passado esse prazo, ninguém mais pode exigir o cumprimento de determinado direito.
Quando trazemos para o âmbito empresarial, falamos do prazo em que os órgãos governamentais podem exigir a apresentação de documentos, contratos, comprovantes, etc.
Por que é importante guardar documentos por certo tempo?
A razão para guardar documentos por um período longo de tempo é a possibilidade de termos que comprovar algo em uma data futura.
Quando falamos de documentos pessoais, normalmente são aqueles que comprovam algum pagamento ou que garantem algum direito. Nas empresas, o pensamento é o mesmo. Porém a diferença é que a falta desses documentos pode causar impactos em toda a organização.
Geralmente, os documentos a serem guardados pelo departamento pessoal envolvem informações pessoais dos colaboradores, também dados da relação trabalhista. Mas outras áreas, como a de contabilidade e financeira, também precisam guardar comprovantes, notas fiscais, relatórios, entre outras informações relativas ao negócio.
Quais os principais problemas ao não guardar documentos pelo tempo necessário?
Esse tema é tão sério que a recomendação, no caso de perda de documentos empresariais, é de enviar comunicado oficial aos órgãos competentes que podem exigir a informação, como Junta Comercial, Delegacias do Trabalho, Secretaria de Fazenda e até a Receita Federal, dependendo do caso.
A negação de entrega de arquivos fiscais e contábeis, por exemplo, durante o prazo exigível, pode gerar sanções pesadas na jurisprudência nacional.
O Código Penal Brasileiro classifica esses acontecimentos como crime contra a ordem tributária, e prevê reclusão de 2 a 5 anos para quem comete essas infrações, além de multas.
Mas não é só isso. Outras áreas, como a trabalhista e previdenciária, também podem penalizar a não apresentação de documentos exigíveis durante o prazo de guarda de arquivos do RH.
Veja alguns motivos para você se preocupar com a guarda de arquivos no DP.
Não ter como garantir provas em ações trabalhistas
A CLT garante aos colaboradores de uma empresa o direito de iniciar processo trabalhista, e o requerimento é retroativo aos 5 anos anteriores, por exemplo.
Sendo assim, a empresa precisa ter todos os comprovantes relacionados aos direitos concedidos e utilizados durante esse tempo, para apresentar na justiça.
A falta desses documentos pode causar a derrota no processo, e o consequente pagamento de multas e prejuízo de imagem.
Ter problemas com a fiscalização
É comum que as empresas sejam alvo de fiscalizações, sejam elas contábeis ou trabalhistas. O fiscal, nesses casos, solicita a apresentação de determinados comprovantes e, se eles não forem apresentados a empresa pode ser multada.
Ficar incapaz de cumprimento exigências legais
Todos os anos as empresas precisam cumprir requisitos legais, como o Imposto de Renda, e para o preenchimento correto, diversos comprovantes são necessários.
Após a entrega, o órgão pode requerer a vista dos documentos informados, especialmente quando houver divergências nas declarações. Sendo assim, a guarda dos documentos também se faz necessária para isso.
Não oferecer a devida segurança aos dados
A gestão correta de documentos também é importante para garantir a segurança dos dados, e cumprir as determinações de LGPD, além de segurança fiscal, trabalhista e financeira.
Caso não sejam apresentados, o órgão fiscalizador pode aplicar multas pela perda do documento.
Por quanto tempo o DP e o RH devem guardar os documentos trabalhistas?
Os documentos relativos ao setor de RH, contábil, tributário e trabalhistas devem ser armazenados corretamente, respeitando os prazos corretos de cada área.
Em geral, os prazos são de 5 anos, mas existem casos de documentos que podem chegar até a 30 anos. É o caso do FGTS ou não pode se desfazer, como os livros de empregados e os contratos de trabalho, já que esses podem ser solicitados para conceder benefícios sociais mesmo depois de muitos anos.
Mas vamos separar esses prazos por áreas, para facilitar.
Área trabalhista
O direito de reclamar por algum direito trabalhista prescreve em 5 (cinco) anos para o trabalhador urbano e rural, e pode a ação judicial pode ser iniciada até o limite de 2 (dois) anos após a extinção do contrato.
Mas existe uma exceção, que é o trabalho de menores de idade. Nesses casos, não ocorre prazo de prescrição, sendo possível iniciar ação trabalhista mesmo após o prazo de 5 anos.
Área tributária
O tempo para guardar documentos na área tributária também está relacionado ao prazo de decadência e prescrição, previstos nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN). O período também é de 5 anos.
Área previdenciária
Apesar de o artigo 45 da Lei 8212/91, onde era estabelecido o prazo de decadência, não ser mais vigente, ainda existem diversas normas previdenciárias com prazo de 10 anos, por exemplo, o artigo 103 e 103-A da Lei 8213/91, que determina esse prazo para que o segurado ou beneficiário requeira a revisão da concessão de benefício.
| Documento | Prazo | Legislação |
| Aviso prévio | 2 anos | |
| Pedido de demissão | 2 anos | |
| TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho) | 2 anos | art. 7º, XXIX, CF |
| CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) | 3 anos (contar da data do envio do arquivo ao Ministério do Trabalho e Emprego) | art. 1º, § 2º, Portaria TEM 235/03 |
| Acordo de prorrogação de horas | 5 anos | |
| Adiantamento salarial (para efeitos trabalhistas) | 5 anos | |
| Atestados médicos (para efeitos trabalhistas) | 5 anos | |
| Autorização de descontos | 5 anos | |
| CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) – processo eleitoral | 5 anos | |
| Controle de ponto | 5 anos | art. 7º, XXIX, CF e art. 11 da CLT |
| GRCSU (Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana) – para as contribuições não recolhidas não há prazo prescricional | 5 anos | arts. 578/579, CLT c/c arts. 173 e 217 CTN |
| Mapa Anual de Acidentes do Trabalho | 5 anos | |
| Recibos de pagamento de abono pecuniário | 5 anos | |
| Recibos de pagamento e adiantamento salarial | 5 anos | art. 7º, XXIX, CF e art. 11 da CLT |
| Recibos de pagamento e gozo de férias | 5 anos | art. 7º, XXIX, CF e art. 11 da CLT |
| Recibos de pagamentos do 13º salário | 5 anos | art. 7º, XXIX, CF e art. 11 da CLT |
| Salário – relação de depósitos bancários | 5 anos | |
| Seguro-desemprego (Comunicação de Dispensa – CD e Requerimento do Seguro-Desemprego – SD) | 5 anos | |
| Vale-transporte (pedido, recibo de entrega, alteração de endereço, etc.) | 5 anos | |
| Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional | 5 anos | |
| Comprovante de pagamento ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS | 5 anos | |
| Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS | 5 anos | |
| Comprovante de pagamento ou declaração do segurado | 5 anos | |
| Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) | 5 anos | |
| Documentos que comprovem a isenção da contribuição previdenciária – 5 anosGuia da Previdência Social (GPS) | 5 anos | art. 45, Lei 8.212/91 c/c Súmula vinculante n.º 8 STF |
| Lançamentos contábeis de fatos geradores das contribuições previdenciárias | 5 anos | |
| Documentos relativos à retenção dos 11% do INSS sobre nota fiscal de serviços | 5 anos | |
| Salário-educação – documentos relacionados ao benefício | 5 anos | |
| Salário-família – documentos relacionados ao benefício | 5 anos | |
| Salário-maternidade – documentos relacionados ao benefício | 5 anos | |
| Demais documentos sujeito à fiscalização do INSS | 5 anos | |
| RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) | 5 anos | art. 9º, Portaria TEM 651/07 |
| Folha de Pagamento | 10 anos | art. 225, I e § 5º, Dec. 3048/99 |
| Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) – Exames médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional (contados após o desligamento do empregado) | 20 anos após o desligamento do trabalhador | |
| Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) | 20 anos | |
| Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) – toda documentação | 20 anos | |
| Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) – depósitos e documentos relacionados | 30 anos | art. 23, § 5º, Lei 8036/90 e Súmula 362 TST |
| Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) | 30 anos | art. 23, § 5º, Lei 8036/90 |
| Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) | 30 anos | art. 23, § 5º, Lei 8036/90 |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Indeterminado | |
| Livros/fichas de registro de empregados | Indeterminado | |
| Livro “Registro de Segurança” das caldeiras e vasos sob pressão | Indeterminado | |
| Contrato de trabalho | Indeterminado | |
| Comprovante de exercício da atividade remunerada dos segurados e contribuintes individuais | Indeterminado | |
| Livros de atas da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) | Indeterminado |
Como fazer uma gestão de documentos eficiente na empresa?
Até alguns anos atrás a gestão de documentos era extremamente burocrática e complicada, com centenas ou até milhares de papéis, guardados em caixas ou gavetas.
Hoje, a tecnologia já oferece meios de facilitar esse trabalho, simplificando o arquivamento dos documentos na nuvem, em sistemas eletrônicos eficientes, seguros e automatizados.
Para os documentos físicos, a solução é a digitalização deles e o posterior armazenamento digital. Para os novos, muitas vezes o envio já pode ser feito de maneira virtual, como no caso de a empresa utilizar um software de admissão digital, onde o novo funcionário preenche e envia todos os documentos virtualmente.
Ainda é necessário que a empresa utilize um sistema de guarda de documentos, para que os arquivos sejam encontrados de maneira mais fácil. Para isso, é preciso analisar algumas questões importantes, como:
- Fazer um inventário dos documentos da empresa;
- Não guardar papéis sem importância;
- Identificar os prazos de guarda de cada documento;
- Digitalizar o máximo de documentos;
- Manter os documentos físicos necessários em local seguro;
- Criar regras para acesso aos diferentes tipos de documentos;
- Criar um sistema de identificação de tipos de documentos por pastas e ordem cronológica.
Mesmo com todas essas dicas colocadas em prática, é importante contar com um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos que centralize os arquivos e organize tudo de maneira eficiente e prática.
Essa é a melhor alternativa para facilitar a localização dos documentos, dar acesso somente ao que é necessário, evitando assim, vazamento de dados, simplificar o expurgo de arquivos e ainda reduzir custos com impressões e processos manuais.
O Sistema de Gerenciamento de Documentos ajuda a simplificar os processos e organizar dados, garantindo a segurança e a praticidade que a equipe de RH precisa para otimizar o trabalho e aumentar a produtividade.
Temos alguns guias relacionados ao assunto, baixe gratuitamente:
Para finalizar
Agora você já conhece a importância de saber o tempo necessário para guardar documentos corretamente. Sabe também quais são os prazos para os principais documentos do departamento pessoal e descobriu qual é a forma mais eficiente para fazer a gestão de documentos da sua empresa.
Quer saber mais sobre esse recurso tão importante, e que pode garantir a segurança dos dados e aumentar a produtividade do setor de Recursos Humanos da sua empresa? Então confira agora as vantagens de ter um software de gestão de documentos eletrônicos.
