Todo começo de ano, os profissionais de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP) já sabem exatamente o que os espera: a temporada de declaração do Imposto de Renda e, com ela, uma verdadeira enxurrada de dúvidas dos colaboradores sobre o informe de rendimentos.
Para a empresa, emitir e disponibilizar o informe de rendimentos no prazo legal (geralmente até o último dia útil de fevereiro) é uma obrigação tributária inegociável. Porém, para o colaborador que recebe o documento, aquela tabela cheia de linhas, quadros e termos técnicos (como “rendimentos tributáveis” e “imposto retido na fonte”) pode parecer um idioma estrangeiro.
Neste artigo, vamos desmistificar o informe de rendimentos, explicar o que significa cada etapa do documento e mostrar como o seu setor pode transformar essa obrigação burocrática em uma oportunidade de comunicação clara e acolhedora.
O que é o Informe de Rendimentos e por que ele importa para RH e DP
O informe de rendimentos é o documento que reúne todas as informações sobre valores pagos ao trabalhador ao longo do ano-calendário, durante a relação empresa (fonte pagadora) e o colaborador. Ele detalha salários, férias, 13º salário, descontos de INSS, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), pensão alimentícia, entre outros.
Para a Receita Federal, esse demonstrativo é a principal peça da Declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física (DIRPF). Com ele, fica fácil cruzar os dados e comparar exatamente as informações contidas no informe, que a própria empresa já enviou ao governo (atualmente integradas pelo eSocial e pela EFD-Reinf).
Para o RH e o DP, esse documento impacta diretamente:
- A relação de confiança com os colaboradores;
- A conformidade com a Receita Federal;
- A consistência das informações declaradas na DIRF (quando aplicável) e no eSocial.
Quando há divergência entre o informe e o que foi transmitido à Receita, o problema não recai apenas sobre o colaborador. A empresa pode ser chamada a prestar esclarecimentos.
Por isso, o informe de rendimentos não deve ser tratado como uma tarefa operacional de fim de ano, mas como parte da estratégia de governança do DP.
Como funciona o informe de rendimentos para quem já saiu da empresa?
O vínculo empregatício pode ter chegado ao fim, mas é obrigação da empresa em fornecer o informe.
Se o profissional trabalhou na sua empresa durante qualquer período do ano-base (por exemplo, se ele foi desligado em outubro do ano passado), a organização é obrigada por lei a disponibilizar o informe de rendimentos dele. O prazo legal é exatamente o mesmo aplicado aos funcionários ativos (final de fevereiro).
Assim, a principal diferença no documento desse ex-colaborador é que ele trará os valores proporcionais aos meses trabalhados e incluirá as verbas rescisórias.
Valores como saldo de salário, férias proporcionais, 13º salário proporcional e, dependendo do caso, a multa do FGTS, precisam constar no documento, classificados corretamente entre rendimentos tributáveis, isentos e de tributação exclusiva.
Legislação e obrigatoriedade: o que a lei determina
O informe de rendimentos não é opcional. Ele está previsto na legislação tributária brasileira e, por isso, não é opcional
A obrigatoriedade decorre do artigo 7º da Lei nº 7.713/1988, que trata da retenção do Imposto de Renda na fonte. Além disso, a Instrução Normativa RFB nº 2.060/2021 (que dispõe sobre a DIRF) e normas atualizadas da Receita Federal determinam que a fonte pagadora deve fornecer aos beneficiários o comprovante de rendimentos pagos e do imposto retido.
Quem deve emitir?
Toda pessoa jurídica ou equiparada que tenha pago rendimentos com retenção de IRRF ou que tenham sido informados à Receita.
Para quem?
Empregados ativos, desligados no ano-calendário, estagiários, autônomos e demais beneficiários de rendimentos tributáveis.
O que deve constar?
Total de rendimentos tributáveis, rendimentos isentos, imposto retido, contribuições previdenciárias e demais informações exigidas pela Receita.
Penalidades em caso de descumprimento
A não entrega ou entrega incorreta pode gerar multas previstas na legislação tributária. A Receita Federal pode aplicar penalidade por omissão de informações ou inconsistência de dados, conforme previsto no artigo 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001.
Além do impacto financeiro, há o custo invisível: retrabalho, atendimento a fiscalizações e desgaste com colaboradores que não conseguem declarar corretamente seu imposto.
O fim da DIRF: como o eSocial e a EFD-Reinf impactam o Informe de Rendimentos?
Se você atua no Departamento Pessoal há alguns anos, com certeza lembra da verdadeira maratona que era a entrega da DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte). O que antes era uma obrigação anual exaustiva mudou de formato.
Em 2026, a DIRF foi oficialmente aposentada para os fatos geradores recentes, passando o bastão para uma dupla que já faz parte da sua rotina: o eSocial e a EFD-Reinf.
Mas atenção, RH: o fim da DIRF não significa o fim do Informe de Rendimentos. A obrigação de entregar o comprovante físico ou digital nas mãos do colaborador segue intacta. O que mudou drasticamente foi a forma como a Receita Federal fiscaliza esses dados e o nível de exigência sobre o DP.
Com a transição, o envio das informações de retenção de impostos deixou de ser um “pacote anual” e passou a ser mensal. Veja os impactos diretos dessa mudança na hora de emitir o informe de rendimentos:
- Cruzamento de dados em tempo real: a Receita Federal não espera mais o ano acabar para saber quanto de imposto foi retido. Tudo o que o seu DP lança no fechamento da folha mensal (via eSocial) e nas notas fiscais de serviços (via EFD-Reinf) já está nos servidores do governo.
- O fim do “jeitinho” no final do ano: na época da DIRF, se um erro fosse cometido em março, muitas vezes o DP fazia um ajuste manual na declaração anual. Hoje, isso é impossível. O informe de rendimentos entregue ao funcionário em fevereiro precisa ser o reflexo exato da soma das transmissões mensais do eSocial.
- Retificações dão mais trabalho: se houver divergência entre o informe gerado e o que o Leão já sabe, o colaborador vai cair na malha fina. Para corrigir, a empresa terá que reabrir e retificar a folha do mês específico no eSocial onde o erro ocorreu, recalcular guias e só então gerar um novo informe.
Informe de Rendimentos para prestadores de serviço (PJ) e autônomos
Com o aumento da flexibilização nas relações de trabalho, é muito comum que o RH e o DP precisem gerenciar não apenas os colaboradores CLT, mas também uma rede de prestadores de serviço terceirizados, profissionais autônomos e os famosos “PJs” (Pessoa Jurídica).
A grande dúvida que sempre surge no início do ano é: a empresa também precisa emitir o informe de rendimentos para quem não é funcionário com carteira assinada?
A resposta é sim, mas as regras variam dependendo de como esse profissional foi contratado. Vamos detalhar:
1. Profissionais Autônomos (Pessoa Física)
Se a sua empresa contratou um prestador de serviços pessoa física (como um palestrante, um consultor ou um freela) e o pagamento foi feito via RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo), o seu DP precisa olhar para alguns detalhes.
Dessa forma, caso tenha ocorrido a retenção de Imposto de Renda na fonte (IRRF) sobre o valor pago a esse autônomo, a emissão e a entrega do informe de rendimentos são obrigatórias. O documento deve listar os valores pagos, os descontos de INSS e o IRRF retido, seguindo o mesmo prazo da folha de pagamento tradicional.
2. Prestadores de Serviço (Pessoa Jurídica – PJ)
No entanto, se o profissional prestou o serviço através de um CNPJ emitindo Nota Fiscal, ele também precisará de um informe de rendimentos para fazer a declaração da empresa dele.
A sua organização é obrigada a fornecer o Informe de Rendimentos de Pessoa Jurídica caso tenha havido a retenção de impostos federais (como IR, CSLL, PIS e COFINS) direto na nota fiscal.
Prazos e calendário: atenção às datas oficiais
O prazo de entrega do informe de rendimentos costuma ser até o último dia útil de fevereiro do ano seguinte ao ano-calendário de referência.
Por exemplo: os rendimentos de 2025 devem ser informados aos colaboradores até o final de fevereiro de 2026.
Esse prazo é definido anualmente pela Receita Federal e geralmente acompanha o calendário da Declaração do Imposto de Renda.
Adicionalmente é importante acompanhar:
- Publicações oficiais da Receita Federal;
- Atualizações em Instruções Normativas;
- Eventuais mudanças relacionadas à substituição da DIRF pelo eSocial e EFD-Reinf.
Atrasos podem gerar:
- Reclamações internas;
- Risco de denúncia por parte do colaborador;
- Exposição a penalidades.
Para evitar esse cenário, o ideal é que o RH não espere fevereiro para organizar as informações. O controle precisa acontecer ao longo do ano.
Como emitir o Informe de Rendimentos: passo a passo prático
Emitir o informe de rendimentos requer atenção e conferência dos dados acumulados ao longo do ano. Manter uma rotina mensal de acompanhamento facilita o processo e reduz erros.
Antes de listar as etapas, vale reforçar: erros no cadastro ou na folha durante o ano tendem a aparecer nesse momento.
1. Consolidar os dados da folha de pagamento
Reúna todas as informações do ano-calendário:
- Salários e pró-labore;
- 13º salário;
- Férias e adicionais;
- IRRF retido;
- INSS descontado;
- Pensão alimentícia.
Se houver desligamento, verifique se as verbas rescisórias foram corretamente classificadas como tributáveis ou isentas.
2. Conferir bases de cálculo e retenções
Esse é um ponto sensível. Compare:
- Valores informados no eSocial;
- Guias de recolhimento de INSS;
- DARFs de IRRF.
Divergências podem indicar erro na parametrização da folha.
3. Gerar o documento no sistema de folha
Utilize o sistema de Departamento Pessoal para emitir o informe com layout adequado às exigências da Receita. Evite modelos manuais em planilhas. Eles aumentam o risco de erro.
4. Validar antes de enviar
Faça uma checagem final:
- CPF correto;
- Nome sem abreviações indevidas;
- Valores compatíveis com a folha anual;
Se possível, adote dupla conferência interna.
5. Disponibilizar aos colaboradores
A entrega pode ser:
- Digital, por e-mail ou portal do colaborador;
- Impressa, mediante solicitação.
Guarde comprovante de envio. Isso é importante em caso de questionamento.
Principais dúvidas sobre Informe de Rendimentos no RH/DP
Na rotina do Departamento Pessoal, algumas perguntas se repetem. Antecipá-las ajuda a reduzir ruídos.
Sim. Se recebeu rendimentos no ano-calendário, a empresa deve fornecer o documento, mesmo que não haja mais vínculo ativo.
Depende. Se houve retenção de IRRF ou se os valores precisam constar na declaração, o informe deve ser fornecido.
Emita uma versão retificada o quanto antes. Oriente o colaborador a utilizar o documento correto na declaração.
Não. O fornecimento é obrigação legal da fonte pagadora.
Não. Ele é complementar. Trata-se de um documento entregue ao beneficiário, enquanto DIRF e eSocial são declarações enviadas à Receita.
Como a tecnologia transforma a rotina do DP
Quando o controle é manual, o risco é maior. Quanto mais a empresa cresce, mais complexa fica a gestão de informações.
É aqui que a tecnologia faz diferença real. Sistemas integrados de folha de pagamento e Departamento Pessoal ajudam a:
- Automatizar cálculos de IRRF e INSS;
- Reduzir falhas de digitação;
- Centralizar documentos;
- Gerar relatórios consolidados por colaborador.
Com o Software de Departamento Pessoal da Sólides, é possível integrar folha, controle de ponto, admissão, gestão de documentos, férias e central do contador em um único ambiente na nuvem.
Isso significa menos retrabalho e mais segurança na hora de emitir o informe de rendimentos. Além disso, a automação facilita auditorias internas. Se houver questionamento da Receita, as informações estão organizadas e rastreáveis.
O informe de rendimentos faz parte da rotina anual do RH, mas seu impacto vai além do cumprimento de prazo. Ele exige:
- Dados corretos ao longo do ano;
- Conhecimento da legislação;
- Organização de processos;
- Tecnologia adequada.
Quando o RH organiza bem essa obrigação, evita retrabalho, protege a empresa e fortalece a relação com os colaboradores. Se você quer se preparar para os próximos desafios da área, aproveite e baixe grátis o guia Tendências de DP 2026 e descubra como se preparar para as novas demandas da área.
