Offboarding: o que é, importância e etapas do processo

Um processo de offboarding bem estruturado faz toda diferença na hora de desligamentos de colaboradores. A experiência de encerrar o contrato não precisa ser traumática e pode ser lembrada por todos de forma tranquila. 

Para isso, contudo, é preciso que haja preparação por parte do RH da empresa, um planejamento que permita reduzir os impactos negativos e as possibilidades de conflito entre trabalhadores e empresa.

Este conteúdo se aprofunda no conceito e no offboarding na prática, esclarecendo tudo sobre o tema. Confira!

O que significa offboarding?

Offboarding é o processo estruturado de desligamento de um colaborador da empresa, que pode ocorrer por demissão, aposentadoria ou fim de contrato. O objetivo é garantir que a saída ocorra de maneira organizada, respeitosa e estratégica para ambas as partes.

A palavra “offboarding” vem do inglês e significa “desembarque” ou “desligamento”, sendo o oposto de “onboarding”, que é a integração de um novo funcionário.

Um exemplo para deixar mais claro: um funcionário com desempenho abaixo do esperado está sendo desligado. No processo ideal, a empresa agenda uma conversa particular, explica os motivos da decisão e oferece um questionário para coletar feedback do colaborador.

Com isso, além de preservar a sua dignidade e demitir funcionário do melhor modo, a empresa também aprende com a experiência: verificando os pontos a melhorar e se são passíveis de ações para modificá-los.

Portanto, o offboarding é como o pouso de um avião: não importa quão longa foi a jornada, o mais importante é garantir que o pouso seja seguro, tranquilo e sem turbulências para todos os envolvidos. 

Qual a diferença entre offboarding e outboarding?

Offboarding e outboarding são dois termos que se referem ao mesmo processo: ações que a empresa deve realizar durante o processo de saída. 

Ambos estão relacionados, por exemplo, à necessidade de gerenciar burocracias, realizar entrevistas de emprego e solicitar devolução de materiais da empresa. 

Entretanto, mesmo que signifiquem a mesma coisa, o termo outboarding não é comumente utilizado pelo RH. O setor prefere o termo offboarding para se referir à situação, por isso o ideal é optar por essa terminologia.

Qual o contrário de onboarding?

Para entender qual é o contrário de onboarding, primeiro é preciso entender o que significa essa palavra. Em tradução livre, seu significado é “integração”, por isso ela é utilizada para referência ao momento em que um novo colaborador integra o time. 

É preciso que ele se enturme, aprenda a usar os equipamentos e se comporte conforme a cultura organizacional. Esse momento inicial também é fundamental para garantir o alinhamento entre as expectativas do novo colaborador e os objetivos da empresa.

Para isso, a empresa deve se organizar para que o processo seja tranquilo e ofereça todas as informações necessárias ao novo membro da equipe. 

Um onboarding bem estruturado contribui significativamente para a retenção de talentos e acelera a adaptação do profissional à rotina de trabalho.

Sabendo disso, percebe-se que o contrário de onboardign é o offboarding, que consiste em ações tomadas para que um desligamento seja estratégico e respeitoso. 

Isso inclui desde a comunicação clara sobre o desligamento até o cumprimento de etapas formais e entrevistas de saída, sempre preservando a dignidade do profissional.

Portanto, ambos os processos acabam se complementando da assinatura de um contrato de trabalho até a sua rescisão. E para saber mais sobre o que estamos falando, aperte o play e, claro, inscreva-se no canal da Sólides!

Por que o processo de offboarding é importante?

Em 2024, segundo pesquisa realizada pela Sólides, 58,2% da liderança contratou funcionários de forma equivocada. Em 61% desses casos os colaboradores apresentaram comportamento indesejado e em 38,8%, técnica abaixo do esperado. Isso mostra que a necessidade de efetuar desligamento de funcionários pode ser grande, por isso é preciso ter um processo, um passo a passo a seguir que deixe tanto colaboradores quanto empresas bem. 

Além disso, o offboarding é importante para evitar que a empresa seja processada por ter feito o processo de desligamento de forma incorreta ou desrespeitada. 

Outro ponto importante dele é a garantia de que o conhecimento seja retido pela empresa. Isso porque muitas vezes os treinamentos são feitos por quem está saindo da empresa, que ensina seu sucessor. 

Ainda, quando o offboarding é feito de forma tranquila e sem desgaste para ambas as partes, fica em aberto a possibilidade de atuarem juntos novamente. 

Também é importante considerar que empresas que não mantêm boas relações com seus ex-funcionários podem ter uma má reputação no mercado, dificultando a procura e retenção de talentos. 

Já aquelas que conseguem manter um processo idôneo conseguem que seus funcionários e ex-funcionários se posicionem e defendam a empresa no mercado, o que é conhecido por Employee Advocacy. 

A transparência no processo de desligamento e a padronização dele na empresa são fundamentais para que todos sejam se sintam tratados de forma igual. 

Por fim, o offboardng também inclui a segurança da equipe e cuidado com seu emocional, além da preservação da sua produtividade. Isso é possível a partir da conversa franca com o time, explicações sobre o desligamento e funcionamento dali em diante.

Quais as etapas do offboarding?

Este conteúdo repetiu sobre o offboarding e a necessidade de estruturar um processo que possa ser feito todas as vezes que houver desligamento. Para isso, é possível começar com uma lista com cada etapa desse processo.

Acompanhe a seguir a sugestão sobre como organizar essas etapas e o que fazer nelas!

Preparar a saída do colaborador

Antes de chamar o colaborador para conversar e informá-lo sobre o desligamento, é preciso que o RH esteja preparado para uma conversa franca e respeitosa. 

Os motivos do desligamento devem estar claros e um feedback para o colaborador deve ser preparado. Além disso, é importante que ele tenha um tempo para fazer a despedida de funcionários próximos.

Estabelecer uma forma de comunicação clara 

O colaborador a ser demitido precisa entender que seu desligamento está sendo feito, mas deve compreender os motivos que levaram a isso. Por isso, é importante oferecer um feedback e manter uma conversa empática. 

Vale sempre lembrar que este é um momento delicado para o colaborador, que estará com suas emoções afloradas. 

Portanto, o RH deve escolher com cuidado as palavras e demonstrar acolhimento, além de reconhecer e valorizar o tempo de trabalho do colaborador para a empresa. 

Isso ajudará para que o profissional se sinta melhor e tenha uma imagem mais positiva da empresa.

Encerrar acessos 

A segunda etapa consiste em encerrar os acessos do colaborador ao sistema da empresa, e-mail, eventuais contas, redes sociais, plataformas e até mesmo ao próprio estabelecimento. 

Essa etapa é importante para que a empresa preserve suas informações e suas instalações, garantindo também a segurança dos trabalhadores.

Solicitar a devolução de itens da empresa 

Muitas vezes os colaboradores mantêm consigo itens pertencentes à empresa, que eles precisam para executar sua função. Mas com o desligamento, o RH deve solicitar tudo de volta, equipamentos, chaves e outros. 

É importante que a empresa faça um termo de recebimento e entregue para que o colaborador consiga comprovar que as devoluções foram feitas.

Informar sobre benefícios 

Quando a empresa oferece benefícios aos funcionários, elas podem mantê-lo ainda por algum tempo, cancelá-los ou transferi-los, conforme o caso. 

É preciso que o funcionário entenda todas as opções que a empresa oferece, para escolher a que melhor atenderá suas necessidades com a demissão. A empresa também pode auxiliá-lo, conforme sua decisão, com as burocracias relativas aos benefícios.

Realizar entrevista de desligamento 

Durante a entrevista de desligamento, o RH deve colher informações do colaborador, que podem ser importantes para a empresa. 

Por exemplo, quanto tempo ele ficou na empresa, qual o seu nível de conhecimento no início e ao final e solicitar um feedback sobre a empresa. 

É muito importante que ele se sinta livre para apontar pontos a melhorar, para que isso possa ser aplicado em alterações necessárias, se couber.

Ainda que esta lista tenha sido elaborada para os casos em que a empresa demite o funcionário, ele também pode solicitar a demissão. 

Portanto, quando for o trabalhador quem desejar sair, é preciso adaptar essas etapas, mantendo todas as ações necessárias.

O que não fazer durante o offboarding?

Agora que já ficou claro como deve ser um processo de offboarding e como agir em cada etapa, é preciso saber o que não fazer. 

A abordagem com o trabalhador que está saindo é muito importante porque fará com que ele tenha uma imagem da empresa e a espalhe no mercado. 

Então, tomar alguns cuidados é fundamental. São eles: Manter o foco nos quesitos profissionais que levaram à demissão, evitando críticas pessoais ao colaborador, para que ele não se sinta ofendido. 

Fazer apenas promessas que possam ser cumpridas, evitando, por exemplo, falar de uma possível contratação futura, quando isso não vai acontecer. 

E oferecer informações importantes de maneira objetiva, para não restarem dúvidas no colaborador sobre seu desligamento, benefícios e outros assuntos importantes. 

Benefícios do offboarding para a empresa e colaborador

Alguns benefícios do offboarding já foram mencionados no texto, como a manutenção de uma boa imagem para a empresa. Mas entre os principais deles, é possível apontar:

• mantém a segurança da empresa ao limitar acesso a sistemas, documentos e outros;
• permite a captação de dados que os colaboradores não compartilham com a empresa;
• pode evitar ações judiciais dos colaboradores que estão de saída contra a empresa;
• pode fortalecer a marca empregadora e deixa entre ela e os trabalhadores um caminho aberto para uma nova contratação futura;
• promove o entendimento do que leva os profissionais a quererem abandonar a empresa;
• promove padronização no processo, garantindo que todos sejam tratados igualmente.

Qual o impacto de um processo de demissão ruim no clima organizacional?

A saída de funcionários de uma equipe não impacta apenas a ele, como a toda a equipe. Afinal, os colegas estão acostumados a trabalhar juntos e podem até mesmo achar que serão os próximos a sair. 

Portanto, a demissão de um colega pode levar a um sentimento de insegurança. Esse sentimento, por sua vez, pode impactar na produtividade de maneira negativa e tornar o clima organizacional pesado. 

Dessa forma, o RH deve pensar em como fazer uma comunicação interna direta e empática, para não estimular esse sentimento nos funcionários.

Outro ponto é que a empresa pode sofrer danos à sua imagem, se houver demissão desrespeitosa, já que o colaborador demitido pode espalhar isso.

Além disso, empresas com processos de offboarding não transparentes, injustos e que não prezam pela humanização, sofrem com mais processos trabalhistas que as outras.

Qual a diferença entre desligamento e demissão?

Ainda que em um primeiro momento os termos demissão e desligamento pareçam ter o mesmo significado, eles se tratam de coisas diferentes. Entenda: 

• demissão: acontece quando a empresa solicita o desligamento do funcionário, ou seja, seu desligamento é involuntário. Ela pode ter como motivo a baixa produtividade do colaborador, muitas faltas não justificadas, a necessidade de reduzir o quadro de empregados, dentre outros. 
• desligamento: este termo significa o término do vínculo empregatício, abrangendo também a demissão. Ele pode se referir ao fim de um contrato temporário ou a uma rescisão contratual solicitada tanto pela empresa, quanto pelo trabalhador. 

O que fazer com os dados coletados no offboarding?

Como pode ser notado ao longo do conteúdo, durante o processo de offboarding muitas informações são coletadas. Elas são sobre o colaborador e sua trajetória e também sobre sua impressão da empresa, bem como sobre pontos a melhorar. 

Dessa forma, é possível identificar tendências da empresa e problemas recorrentes, para que ela possa melhorar. Além disso, essas informações podem guiar as lideranças para decisões estratégicas em relação às políticas e práticas empresariais.

Mas para que esses dados sejam úteis à Gestão de RH e à empresa, é preciso encontrar uma forma de salvá-los e organizá-los, facilitando seu acesso. Apenas assim é possível reunir o que realmente pode ajudar a empresa a aprimorar seus processos internos. 

Além disso, por serem informações sensíveis da empresa, deve-se mantê-las em segurança, especialmente dados referentes aos colaboradores, para ficar em conformidade legal com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Como a Sólides ajuda no processo de demissão respeitosa?

A Sólides utiliza em seu sistema inteligência artificial que ajuda na otimização do processo de offboarding. O uso da tecnologia possibilita realizar uma demissão remota humanizada, sem oferecer tanto desgaste emocional para as partes. 

Por meio da IA, é possível disponibilizar um questionário sobre a experiência do ex-colaborador, para que ele expresse sua opinião mais sincera. 

Se for ele quem tiver solicitado a demissão, é possível pedir que ele preencha um questionário sobre os motivos que o levaram a fazer isso. Por exemplo, insatisfação com o salário ou transição de carreira. 

Essa forma de responder a questionários é mais fácil porque é possível fazer isso de qualquer lugar e com privacidade, aumentando as chances de respostas sinceras. 

Outra parte do processo, que a IA também ajuda a otimizar, é solucionar burocracias. Isso porque ela automatiza o envio da lista de documentação de desligamento, necessária para que o RH dê prosseguimento a ele. 

Assim, o profissional recebe a lista e agiliza a entrega deles ao RH. 

Em relação à coleta de dados, a IA possibilita que eles sejam guardados de forma segura e acessados a qualquer momento, oferecendo otimização na identificação de melhorias a serem feitas. 

De forma prática, o sistema da Sólides funciona assim:

Gestão de talentos

Primeiro, é preciso abrir o sistema e clicar no menu Gestão de Talentos e, em seguida, em Motivos de Demissões.

Novo Motivo de Demissão

Em seguida, é preciso selecionar o menu Novo Motivo de Demissão, onde o RH deverá cadastrar o motivo de saída do colaborador da empresa. 

Colaboradores 

Após determinar o motivo de saída do colaborador, o RH deve vinculá-lo ao colaborador demitido ou que se demitiu. Assim, quando a empresa pesquisar por ele no sistema, saberá o que aconteceu. 

Por isso, é preciso encontrar dentro do menu Gestão de Talentos o submenu Colaboradores. Nele, basta selecionar o colaborador que será desligado e clicar em Demitir, para concluir o processo. 

A partir daí, haverá uma ficha de demissão disponível para que o RH cadastre os dados referentes a demissão, por exemplo, a data em que ela ocorreu e o motivo, bem como o valor da rescisão.

Análise demissional 

O sistema da Sólides também permite que, no processo de offboarding, a empresa realize uma análise demissional, opção encontrada no menu Retenção e Engajamento. 

Ao clicar nela, é possível acessar os ex-funcionários separados por motivo de saída da empresa, além de observar qual a época do ano com mais saída de funcionários e o perfil deles que mais sai.

Próximos passos…

Para continuar aprendendo sobre boas práticas na empresa e obrigações legais relacionadas ao Departamento Pessoal e RH, adquira gratuitamente o e-book da Sólides sobre a NR1!