A jornada de um novo colaborador na sua empresa começa com o processo de onboarding. Mais do que mera formalidade, essa etapa é a chave para integrar o novo talento à cultura da organização, otimizar sua adaptação às funções e gerar resultados positivos para ambas as partes.
Apesar de extremamente importante, estima-se que 88% das empresas não fazem um onboarding eficiente. Pensando nisso, a Sólides desenvolveu este conteúdo completo, como tudo o que você precisa saber para implementar um programa de sucesso. Confira a seguir.
O que é onboarding?
Onboarding é o nome dado ao processo de integração dos novos colaboradores à uma empresa. Ele consiste em um conjunto de atividades que vão desde a recepção dos profissionais, até o treinamento e a adaptação com os demais membros do time.
O termo é derivado do inglês “to board“, que significa “embarcar”. Assim, ele é importante para garantir um processo adaptativo mais leve e tranquilo, possibilitando que o novo funcionário tenha conhecimento sobre a cultura da empresa, os processos e suas responsabilidades.
O que é onboarding digital?
Assim como o onboarding tradicional, o digital também tem como objetivo a integração do novo talento. Contudo, essa modalidade é feita de forma remota, utilizando ferramentas digitais.
Diferentemente do processo presencial que é realizado na empresa com interatividade direta, o onboarding digital é conduzido por meio de treinamentos gravados, videoconferências, webinários e outras formas de comunicação virtual.
Esse é um modelo mais flexível, que permite que os novos colaboradores acessem as informações e participem de treinamentos de qualquer lugar, sem precisar se deslocar até a empresa. A abordagem é interessante, inclusive, para empresas que trabalham na modalidade home office ou para times que contam com profissionais distribuídos em diferentes filiais ou unidades.
Qual o objetivo do onboarding?
O principal objetivo do processo de onboarding é integrar e acolher os novos colaboradores, fazendo com que eles se sintam parte da empresa e consigam se conectar mais facilmente com seus colegas.
Além disso, o processo ajuda a reduzir os números de turnover recentes dos novos contratados. Segundo pesquisa da BambooHR, 44% dos funcionários dizem que se arrependeram ou pensaram duas vezes sobre a oferta de emprego na primeira semana.
O estudo também apontou que 1 em cada 5 trabalhadores (20%) afirma que sua empresa não faz nada específico para ajudar os novos funcionários a fazer amigos e encontrar apoio entre os colegas de trabalho.
Qual a importância do processo de integração de colaboradores?
Um processo bem-feito de integração pode trazer diversos benefícios aos colaboradores como melhora da satisfação, redução no tempo de adaptação ao novo cargo e mais segurança e confiança para exercer suas funções.
Além de ser benéfico para os profissionais, um processo bem estruturado também traz vantagens significativas para a empresa, como veremos a seguir.
Maior engajamento dos profissionais
O processo de integração gera um sentimento de acolhimento no ambiente de trabalho desde o início da contratação. Dessa forma, os novos talentos se sentem bem-vindos e seguros para tirar dúvidas e pedir ajuda.
Tudo isso contribui para um aumento do engajamento e motivação desses profissionais, fazendo com que eles queiram mostrar o melhor de si.
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Aumento na qualidade das entregas
O alinhamento do onboarding também ajuda os novos colaboradores a entenderem melhor quais são suas responsabilidades e a quem eles devem responder.
Com isso, os processos se tornam mais facilitados, garantindo uma adaptação fluida e um aumento na qualidade das entregas, o que proporciona um resultado mais rápido ao negócio.
Redução de erros e retrabalho
É natural que um colaborador recém-contratado acabe cometendo erros comuns pela falta de familiaridade com os processos da empresa. Um bom processo de onboarding, contudo, pode ajudar a minimizar essas falhas, otimizando a produtividade do negócio.
Com orientações claras e detalhadas, os funcionários conseguem entender melhor como cada atividade deve ser desenvolvida, o que minimiza a necessidade de retrabalho e dá mais autonomia ao time.
Diminuição da rotatividade
Como já citamos, os processos de onboarding também são importantes para reter talentos e diminuir a rotatividade dos colaboradores.
Dessa forma, a empresa economiza tempo e recursos que seriam gastos na contratação e no treinamento e desenvolvimento de novos funcionários e o time não sofre com sobrecargas de trabalho por conta da falta de pessoal na operação.
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Melhora do clima organizacional
Uma das principais etapas do onboarding é a integração do novo contratado com os demais funcionários do time. Essa é uma fase importante para criar relações e conexões, garantindo um ambiente mais positivo e acolhedor.
Quando todos estão alinhados à cultura organizacional e trabalham para os mesmos objetivos, o clima organizacional se torna mais leve, favorecendo a produtividade e a colaboração.
Fortalecimento da cultura organizacional
Por fim, além de esclarecer dúvidas sobre a dinâmica de trabalho, o onboarding também serve para fortalecer a cultura organizacional, mostrando aos novos talentos a missão, a visão e os valores da empresa.
Dessa forma, os funcionários têm uma visão clara sobre a postura que é esperada deles e as possibilidades de crescimento que terão na companhia. O alinhamento dessas expectativas evita frustrações e garante mais engajamento.
Quais são as fases do onboarding?
Todo o processo de onboarding pode ser dividido em seis etapas principais, conforme veremos a seguir. Vale lembrar que não existe uma receita pronta para o processo, essas etapas ajudam a embasá-lo, mas ele pode variar de acordo com a empresa, a posição e outros fatores.
1. Alinhamento
O alinhamento começa mesmo antes da contratação. Ainda na fase de entrevistas, é importante entender se o candidato se identifica com a cultura organizacional e se está preparado para entregar o que a empresa espera dele.
Após a admissão efetiva do profissional, é importante alinhar com ele o cronograma do onboarding, quem será responsável por conduzir cada etapa, qual será o conteúdo pragmático e quem será seu superior dentro do departamento.
2. Preparação
Antes do primeiro dia, o RH deve se preparar para a chegada dos contratados, enviando um e-mail com as informações necessárias. No e-mail, informe que a empresa o aguarda com entusiasmo e forneça materiais adicionais, como um manual dos funcionários ou um vídeo de boas-vindas.
Lembre-se de comunicar a equipe sobre a chegada dos novos funcionários, incentivando-os a receberem os membros com cordialidade e simpatia.
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3. Tour
Fazer um tour pela empresa é importante tanto nas organizações menores quanto nas maiores. Assim, vale apresentar cada espaço ao novo colaborador, ajudando-o a se familiarizar com o ambiente e a estrutura.
No tour, lembre-se de apresentar as lideranças de cada departamento e os membros da alta gestão. Além disso, foque na apresentação do setor em que cada funcionário vai atuar, mostrando a eles seus colegas e estações de trabalho.
4. Recepção
A etapa seguinte é a recepção dos novos funcionários. Nesse momento, pode ser válido organizar um pequeno evento, como um café ou lanche, para que todos sejam apresentados e se sintam bem recebidos.
Aproveite, também, para entregar os materiais de trabalho, como manuais, ferramentas, senhas de acesso e mimos de boas-vindas.
5. Treinamentos
O treinamento dos novos contratados também faz parte do processo de onboarding. Assim, é importante programar um cronograma de ações logo no primeiro dia, passando orientações e reforçando as atribuições de cada funcionário.
Nesse momento, é válido definir um funcionário do departamento com mais tempo de casa, que vai atuar como um mentor, acompanhando e instruindo o recém-chegado em suas atividades.
6. Acompanhamento
Por fim, a última etapa é o acompanhamento do processo. Dependendo do cargo, a integração pode durar de semanas até meses, por isso, é essencial que o RH acompanhe de perto os novos talentos.
Além de monitorar o desempenho e a produtividade dos novos contratados, é essencial realizar conversas regulares e pedir feedbacks, para entender se as expectativas estão sendo supridas e manter a motivação em alta.
Quais são os 4 Cs do onboarding?
O modelo dos “Quatro Cs” do onboarding propõe uma estrutura com as etapas do processo. Essa metodologia foi criada por Talya Bauer para estruturar o processo de integração de novos colaboradores, dividindo-o em quatro níveis.
1. Conformidade
- Foco em normas legais, políticas e regulamentos da empresa;
- Apresentação do código de conduta e dos valores da organização;
- Treinamento sobre segurança no trabalho e boas práticas.
2. Clarificação
- Alinhamento das expectativas da empresa com as do colaborador;
- Apresentação das metas e responsabilidades do cargo;
- Definição de objetivos de curto e longo prazo.
3. Cultura
- Imersão na cultura e nos valores da empresa;
- Apresentação da história da organização e de seus símbolos;
- Integração com os colegas de trabalho e com a equipe.
4. Conexão
- Criação de redes de relacionamento na empresa;
- Apresentação de canais de comunicação e feedback;
- Oportunidades de participação em atividades sociais e eventos.
Quanto tempo dura o processo de onboarding?
De acordo com dados de mercado, as novas contratações levam em média de três a seis meses para se tornarem plenamente produtivas. Apesar disso, segundo dados de uma pesquisa da Fundação Dom Cabral, 28% dos respondentes alegam que seu processo durou apenas de um a três dias.
De forma geral, o tempo ideal para um processo de onboarding depende de diversos fatores, como:
- Tamanho da empresa: empresas maiores geralmente têm processos de onboarding mais longos e complexos, enquanto empresas menores podem ter processos mais rápidos e simples;
- Complexidade do cargo: cargos mais complexos exigem um período de onboarding mais longo para que o novo colaborador possa se familiarizar com todas as suas responsabilidades;
- Experiência do colaborador: colaboradores com menos experiência podem precisar de mais tempo para se adaptarem à nova empresa e à cultura organizacional;
- Cultura da empresa: algumas empresas apresentam culturas mais formais, o que pode exigir um processo de onboarding mais longo. Já outras contam com culturas mais descontraídas, o que pode permitir um processo mais rápido.
Apesar da realidade apontada, gestores de contratação e de RH concordam que a integração dos trabalhadores deve durar, no mínimo, três meses. Uma dica para enxugar esse tempo é criar programas de desenvolvimento e integração contínuos, para apoiar o colaborador após o processo de onboarding.
Qual a diferença entre onboarding e admissão?
Admissão e onboarding não são a mesma coisa. O primeiro processo consiste no conjunto de atividades desde a atração de talentos, recrutamento e seleção, contratação legal e integração. Dessa forma, o onboarding é apenas uma das etapas do processo de admissão.
Como fazer um onboarding eficiente? Checklist sobre o processo
Para tornar o processo mais intuitivo e simples para o RH, criamos a seguir um checklist separado por etapas, que vão orientar o onboarding da sua empresa. Esse, no entanto, é apenas um modelo. Por isso, lembre-se de adaptá-lo à realidade do seu negócio.
| Checklist de onboarding |
| Planejamento – Defina os objetivos do seu programa de onboarding; – Determine os recursos que serão necessários; – Crie um cronograma de atividades. |
| Recepção – Providência equipamentos e ferramentas necessárias; – Configure e-mails, logins e senhas em softwares e outras ferramentas; – Comunique a equipe sobre a chegada do novo funcionário; – Desenvolva uma apresentação rápida sobre a empresa e o departamento; – Prepare um kit de boas-vindas. |
| Integração – Apresente os valores e a cultura da empresa; – Crie atividades de integração, como rodas de conversa; – Organize um café ou lanche para que todos possam se conhecer; – Defina um mentor para acompanhar o novo funcionário; – Apresente o líder direto e demais gestores da empresa; – Faça um tour para mostrar diferentes ambientes de trabalho e espaços de descontração. |
| Treinamento – Aplique treinamentos sobre segurança do trabalho e oriente o profissional sobre o uso de EPIs; – Mostre como os processos devem ser realizados na prática; – Forneça capacitação extra em áreas específicas, se necessário; – Realize avaliações e testes para entender a eficácia dos treinamentos; – Leve em conta o perfil comportamental do colaborador para propor treinamentos personalizados. |
| Materiais de apoio – Apresente a cultura da empresa e o manual do funcionário; – Oriente sobre detalhes e objetivos do setor; – Forneça modelos de documentos padrões, como formulários e procedimentos; – Disponibilize guias de boas práticas de conduta; – Apresente o código de vestimenta. |
Dica bônus: utilize a tecnologia a seu favor
A tecnologia pode ajudar você a otimizar e facilitar o processo de onboarding. Mesmo que o colaborador trabalhe presencialmente, manuais e outros documentos podem ser enviados de forma digital.
Além disso, é possível enviar vídeos apresentando a empresa, aplicar treinamentos online e utilizar plataformas e ferramentas de comunicação para aproximar ainda mais os talentos.
Boas práticas para um onboarding digital
No caso do onboarding online, algumas boas práticas podem ser aplicadas para envolver o novo colaborador e garantir seu engajamento, mesmo à distância. Entre elas, podemos listar:
- Confira se todas as ferramentas online estão configuradas corretamente e faça testes prévios;
- Envie materiais digitais, como programações, links para plataformas e acesso à recursos e materiais extras;
- Forneça instruções claras de como utilizar as ferramentas digitais da empresa;
- Realize reuniões e conversas ao vivo, para tirar dúvidas e promover interações;
- Foque em treinamentos interativos, que abordem as políticas da empresa e os procedimentos operacionais de forma divertida e interessante;
- Desenvolva um conteúdo adicional interativo, com vídeos, infográficos, quizzes e apresentações visualmente atraentes;
- Ofereça suporte individualizado a todos os envolvidos;
- Incentive sessões de mentoria virtual para orientação, apoio emocional e compartilhamento de experiências.
O que fazer após o processo de onboarding?
Durante o onboarding, o RH tem o foco total no novo colaborador, implementando estratégias para que ele aprenda sobre a cultura da empresa, suas políticas e processos e tenha a oportunidade de se aproximar do restante do time.
No entanto, o acompanhamento desse profissional não acaba quando o onboarding termina. Depois dessa etapa, é importante que o RH mantenha um monitoramento do funcionário para acompanhar suas satisfaçao, garantir a motivação e retê-lo na empresa.
Assim, é interessante realizar reuniões regulares para discutir seu progresso, esclarecer dúvidas, entender expectativas e elaborar planos de desenvolvimento individuais (PDI) que auxiliem em seu crescimento de carreira.
Como avaliar o onboarding?
A avaliação do processo de onboarding é fundamental para assegurar que os novos colaboradores estão tendo a melhor experiência possível. Sendo assim, é indicado realizar pesquisas de satisfação nessa etapa, permitindo que os novos talentos avaliem o processo de forma anônima.
Para avaliar também se a contratação foi assertiva, não deixe de fazer a avaliação de desempenho dos colaboradores após o período de adaptação.
Além de coletar feedbacks, o RH também deve avaliar dados e métricas, para acompanhar o desempenho dos novos contratados, o tempo levado para que eles comecem a apresentar bons resultados e os índices de turnover precoce.
É indicado que todo o processo de onboarding seja documentado, monitorado de perto e revisado a cada seis meses, para evitar erros. Caso seja necessário, não tenha medo de realizar ajustes para potencializar a integração dos talentos.
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Qual a importância da gestão comportamental no processo de onboarding?
Você sabia que a gestão comportamental pode ser uma aliada importante no processo de onboarding? Ao conhecer o perfil do colaborador e entender como ele reage a diferentes situações, fica mais fácil adaptar processos e tornar a integração mais simples e confortável.
Profissionais com um perfil Comunicador, por exemplo, podem gostar de se apresentar em público, falando sobre suas conquistas e experiências. Por outro lado, isso pode ser um pouco constrangedor para pessoas com um perfil mais introspectivo, como os analistas.
Além de melhorar o entendimento sobre quais ações realizar, o perfil comportamental também pode guiar outros aspectos, por exemplo, a escolha de pares e mentores. Aqui, pode ser interessante definir perfis que se complementem e que atuem bem em grupo.
Por isso, cada vez mais se prova a importância dos conhecimentos sobre a Gestão Comportamental em todos os processos do RH.
Dessa forma, para garantir ainda mais humanização e eficiência ao processo, é indicado que o RH utilize soluções como o Profiler, a ferramenta de mapeamento comportamental exclusiva da Sólides.
Muitos detalhes, não é? Como vimos nesse conteúdo, o processo de onboarding não se resume a apenas dar as boas-vindas aos colaboradores! Ele vai muito além e impacta todo o negócio, desde a rotatividade até o engajamento.
Agora que você já sabe como tornar a integração dos novos funcionários mais leve e agradável, que tal potencializar ainda mais sua gestão? Conheça tudo sobre o Profiler e tenha processos de RH cada vez mais estratégicos!
