Enquanto os colaboradores anseiam pelo seu período de férias, conforme garantido pela legislação trabalhista, o DP precisa lidar com cálculos e toda uma burocracia para assegurar a concessão desse período de descanso.
Se existe alguma forma de tornar o processo mais simples para o DP? Sim, por meio da tecnologia de um software de gestão de férias. Essa ferramenta, poderosa e cobiçada no universo corporativo, está ao alcance de sua empresa.
O primeiro passo é entender melhor a tecnologia e saber como escolher o melhor sistema de controle de férias. É com isso que este post vai ajudar. Boa leitura!
O que é um software de gestão de férias?
Um software de gestão de férias é uma ferramenta que facilita o controle e automatiza processos relacionados à concessão do período de descanso das pessoas contratadas pela empresa.
Uma solução desse tipo pode organizar, automaticamente, um calendário de férias, fazer o cadastro para a concessão de férias coletivas e orientar o planejamento interno de ausências.
Ainda, reúne histórico de férias para facilitar a gestão por parte do DP e pode ser usada para dar mais autonomia aos colaboradores, permitindo que cada um faça sua solicitação de férias por meio do sistema e aguarde um retorno do RH. Tudo feito de forma online e 100% remota.
Um sistema mais completo também realiza o cálculo automático da remuneração de férias ou possibilita a integração com outros softwares para que o cálculo de férias ocorra de forma simplificada, rápida e sem erros.
Para que serve o software de gestão de férias?
O sistema de controle de férias é uma solução baseada em inteligência artificial que tem como objetivo central otimizar a rotina do DP, minimizar ou eliminar falhas processuais na gestão de férias e reduzir a burocracia com que o setor lida diariamente.
Usando a tecnologia, o DP consegue acompanhar, em tempo real, o calendário de férias e saber quem está curtindo o período de descanso, quem vai sair em breve e quem tem férias a vencer. Também consegue visualizar dados para o pagamento das férias.
Isso significa que o software serve para facilitar a organização, o gerenciamento das férias, garantindo um bom relacionamento da empresa com seu pessoal, favorecendo seu bem-estar e evitando processos trabalhistas em decorrência de atrasos ou da não concessão do descanso.
Cabe dizer também que, ao desburocratizar uma das rotinas do setor, o sistema serve para reduzir o tempo gasto pelos profissionais do DP com essa gestão, liberando-os para atuar de forma mais estratégica a favor dos negócios.
Aproveite para conferir outras leituras úteis para você:
- Controle de férias: como fazer corretamente em 7 passos
- Planejar férias dos colaboradores: o que é e como fazer?
- Concessão de férias coletivas: principais regras
- Tecnologia e Pessoas: os Impactos e Sua Relação no DP e RH
Quais as principais funcionalidades de um software de gestão de férias?
Cada software de gestão de férias possui características próprias, mas como todos são desenvolvidos com o mesmo foco, as principais funcionalidades são comuns às melhores soluções do mercado:
Informe de aquisitivo de férias e período concessivo
O ponto de partida da gestão de férias é entender quem já conquistou esse direito e quem está com férias por vencer. Por isso, uma das funcionalidades é a que informa o período aquisitivo e o período concessivo de cada colaborador.
Como você deve saber, o período aquisitivo é o de aquisição do direito ao descanso e corresponde a 12 meses de cumprimento do contrato de trabalho. Após cada ciclo de um ano, pessoas que trabalham com carteira assinada têm direito a 30 dias de férias.
As férias não precisam ser concedidas imediatamente após o período aquisitivo. É o empregador que define quando cada colaborador vai desfrutar de seu descanso, tendo 12 meses para concedê-lo. Esse intervalo de tempo é o período concessivo.
Dica: É sempre bom lembrar que a vontade dos colaboradores pode ser ouvida e que, não havendo prejuízo para a organização, é interessante que as férias ocorram quando for mais oportuno para cada profissional.
O software de gestão de férias também facilita esse acordo porque, como mencionamos, permite que cada pessoa faça sua solicitação online, comunicando ao RH quando deseja desfrutar de seu período de descanso.
Informe de saldo de férias
Por lei, os 30 dias de férias a que os celetistas têm direito não precisam ser concedidos ou desfrutados de uma só vez, sendo possível definir até três momentos de descanso ao longo do período concessivo.
Essa possibilidade é uma das origens do saldo de férias, que nada mais é do que os dias de descanso que cada colaborador ainda tem para desfrutar. O DP precisa ter esse controle, sobretudo para evitar o vencimento de férias e o consequente pagamento de multas ou até mesmo um processo trabalhista.
Ainda, saber o saldo correto também é importante para o pagamento de verbas indenizatórias no caso de rescisão contratual.
Considere que se cada pessoa pode solicitar até três períodos de férias, o DP tem uma verdadeira “dança das cadeiras” para administrar, vendo que sai agora, quem já saiu, quem precisa sair depois… e por aí vai!
O calendário de férias e o planejamento interno automatizado completam a funcionalidade do informe do saldo, permitindo que o setor ― e os próprios profissionais ― se organizem e evitem qualquer tipo de problema.
Conformidade com a legislação trabalhista
Para otimizar a rotina do DP, um software de gestão de férias precisa direcionar para o cumprimento da legislação trabalhista.
O que isso significa? Que a solução deve contribuir para que a empresa cumpra suas obrigações legais no gerenciamento e na concessão de férias.
Algo que acontece, por exemplo, graças ao calendário que permite que o DP tenha claro entendimento de quem precisa ter seu descanso concedido antes que o período concessivo chegue ao fim.
O mesmo vale para o módulo de cálculo ou com a integração a um sistema de fechamento de folha de pagamentos que assegure o cálculo correto da remuneração de férias de cada colaborador.
Segurança da Informação
Desde que a Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD, entrou em vigor, as empresas precisam se preocupar com Segurança de Informação e com a privacidade de seus colaboradores.
Assim, em todos os processos que envolvem a coleta de dados pessoais ― sejam processos manuais ou digitais ―, as organizações precisam ter esse cuidado. Uma das formas de facilitar a missão é escolhendo tecnologias que já atendem às diretrizes da legislação ao definir o software de gestão de férias da empresa.
Por que sua empresa precisa de um software de gestão de férias?
Seguramente, a gestão de férias pode seguir sendo feita de forma manual, mas será que convém? De modo geral, a digitalização de processos é cada vez mais real no universo corporativo, inclusive sendo impulsionada por iniciativas do próprio governo.
Basta lembrar da implementação do eSocial e a da adoção da CTPS Digital para entender que o presente já mira na transformação digital e no uso de tecnologias que automatizam e otimizam processos.
Com tudo isso em mente, queremos ajudar você a entender por que investir em um sistema de controle de férias. Veja só:
Eliminar a necessidade de planilhas
Um bom software de gestão de férias é uma ferramenta intuitiva, desenvolvida para ser de fácil compreensão e uso. Já reparou como é mais fácil aprender a mexer em um app do que chegar ao nível avançado nas planilhas do Excel?
As novas tecnologias são mais focadas na experiência do usuário, simplificando sua adoção por parte dos profissionais do DP. Além de ter funcionalidades pré-definidas, o sistema também pode ser personalizável para facilitar ainda mais a organização e a rotina do setor.
Com isso, o DP pode deixar as planilhas para trás, eliminando a necessidade de preencher diversas informações de forma manual, o que consome tempo e aumenta a chance de erros.
A mudança elimina também a dependência do conhecimento de fórmulas para editar as funcionalidades dessas planilhas e garantir seu pleno funcionamento.
Automatizar processos do Departamento Pessoal
Outro motivo para apostar na tecnologia dos softwares é contar com o controle de férias automatizado, uma solução que torna mais simples e rápido o planejamento do período de descanso de cada colaborador.
Nesse contexto, a automação realiza o cruzamento de dados sobre o cumprimento de jornadas de trabalho e outras informações para indicar quantos dias de férias uma pessoa tem direito, qual seu saldo de férias e quando o período vence.
Além disso, com a possibilidade de solicitação por parte dos colaboradores, o DP tem menos uma tarefa a cumprir para planejar o período de descanso.
Possibilitar mais produtividade ao time de DP
O uso da tecnologia resulta em menos burocracia, mais eficiência na gestão de férias, menos erros e retrabalhos, levando a mais produtividade para o DP.
A automação contribui para que o setor deixe de fazer algumas tarefas morosas e consiga entregar o planejamento e encaminhar o pagamento das férias mais rapidamente.
Também permite que o DP tenha mais tempo disponível para atuar em outras frentes, contribuindo de forma mais significativa no dia a dia da empresa e entregando mais resultados.
Otimizar o controle de férias
O software de gestão de férias torna o controle mais eficiente, permitindo que o DP seja mais bem sucedido na aplicação da política de férias da organização, de modo não somente a cumprir a lei, mas a realmente favorecer o bem-estar dos colaboradores.
Com a tecnologia, fica mais fácil organizar o calendário, programar saídas e retornos e impedir que alguma equipe fique defasada a ponto de ter sua rotina gravemente comprometida.
Essa situação causaria a sobrecarga de outros profissionais, prejudicaria as entregas e afetaria a conquista de metas. Ter isso em mente ajuda a entender porque o gerenciamento de férias é tão estratégico e o quão benéfico o uso da tecnologia pode ser.
Como escolher o software de gestão de férias ideal para sua empresa?
A escolha de um sistema de controle de férias precisa ser bem pensada. Afinal, o que se espera é que o investimento valha a pena e atenda bem às expectativas e necessidades do DP.
Sabendo disso, confira a seguir algumas dicas do que avaliar para escolher a solução certa:
Avalie o custo vs. benefício
O valor de um produto ou serviço tem mais relação com o que ele agrega, ou seja, com os benefícios que oferece, do que somente com o preço. Por essa razão, considerando o orçamento da empresa, o primeiro passo é avaliar o custo-benefício.
Para tanto, é interessante listar antes o que o DP espera de um software de gestão de férias para entender se a ferramenta busca tem as funcionalidades ideias.
Depois, deve-se avaliar o investimento a ser feito para que as demandas do setor sejam atendidas.
Sem o devido gerenciamento de custos no RH, sua organização corre o risco de pagar pouco por uma ferramenta incompleta ou investir alto demais em outra que tenha funcionalidades desnecessárias.
Assegure que o serviço oferece onboarding
Informe-se também sobre a existência de um onboarding, ou seja, de um treinamento dado pela empresa desenvolvedora do serviço para que seu DP saiba como usar o software.
Por mais intuitiva que a solução seja, o onboarding é bem-vindo porque acelera a transição de um sistema manual para um digital, evitando que a mudança represente um grande choque para o setor e para os colaboradores.
Além disso, o treinamento aumenta as chances de que o DP entenda bem cada funcionalidade para tirar o máximo proveito da solução. Algo que faz valer ainda mais o investimento feito.
Saiba sobre o suporte oferecido pela plataforma
Considere que, mesmo após o onboarding, dúvidas podem surgir. Além disso, um sistema de controle de férias pode, eventualmente, passar por alguma instabilidade.
Sendo assim, é fundamental que a empresa desenvolvedora tenha um bom suporte que garanta um atendimento rápido e eficiente, evitando atrasos na rotina do DP e problemas afins.
Para buscar essa informação, vale verificar o site da plataforma, perguntar diretamente e ouvir outras organizações que já façam uso da solução. Em geral, as desenvolvedoras apresentam uma lista de seus clientes, o que facilita a busca por esse contato.
Informe-se sobre demais vantagens de adquirir o software
Por fim, recomendamos que você entenda se o software pode ser interessante para o DP para além da gestão de férias. Por exemplo, a solução pode oferecer outros módulos de gestão centralizados na mesma plataforma.
Sendo este o caso, a empresa pode analisar quais outros módulos são úteis para o seu DP e reunir diversas ferramentas em um só sistema, aumentando as vantagens para o setor, colaboradores e para os negócios.
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Conheça o software de gestão de férias da Sólides!
É claro que não iríamos levantar todas essas questões sem apresentar um sistema de controle de férias capaz de atender às principais demandas de qualquer organização.
A Sólides oferece um software completo de Departamento Pessoal, com módulo de gestão de férias e vários outros desenvolvidos para otimizar a rotina do setor.
Assim, falamos de uma tecnologia que cumpre a premissa de oferecer ainda mais vantagens para a sua empresa, com um programa de onboarding e um suporte de qualidade para que o DP possa tirar o máximo proveito da solução.
Por ora, vamos focar no que nosso módulo de gestão de férias tem para o seu DP. Acompanhe:
Dashboard intuitivo com todos os indicadores
Não existe gestão bem feita sem que o DP tenha clareza da situação de cada colaborador no que diz respeito ao seu período de descanso. Por essa razão, nossa solução conta com um dashboard que reúne indicadores como status, saldo de férias, marcações pendentes e outros.
As informações que o DP precisa para avaliar as solicitações feitas pelos colaboradores e montar o calendário de férias ficam centralizadas em um só lugar.
Além disso, podem ser facilmente encontradas nesse dashboard que tem um design intuitivo que favorece a interpretação dessas informações, bem como sua análise e, consequentemente, o planejamento dos períodos de descanso.
Gestão completa via aplicativo
Por falar em solicitações, o módulo de gestão de férias da Sólides permite que o colaborador faça uma solicitação online para o seu período de férias, o que gera uma notificação instantânea para o DP.
Com isso, o profissional do setor responsável por essa questão pode analisar a solicitação o quanto antes para, por meio do próprio aplicativo, aprovar ou rejeitar o pedido feito.
Vale lembrar que essa funcionalidade confere mais transparência ao processo, mais autonomia aos colaboradores e simplifica a rotina do DP. Além do mais, é algo que favorece a gestão de férias de trabalhadores remotos, uma vez que facilita essa interação.
Notificações essenciais para uma boa gestão
Ainda, não são apenas as solicitações dos colaboradores que orientam o planejamento das férias. Como vimos, o DP precisa se orientar por informações como o cumprimento do período aquisitivo e o prazo de concessão do descanso.
Por isso, a Sólides conta com notificações de vencimento de férias e outros recursos para que o DP consiga fazer essa gestão de forma a respeitar o direito dos trabalhadores, evitar multas e imprevistos jurídicos.
E para se lembrar do quanto isso é importante, basta recorrer à legislação trabalhista. Segundo o artigo 137 da CLT, a concessão de férias após o prazo implica em pagamento em dobro da remuneração devida para o período de descanso.
Além do prejuízo, as notificações também evitam que a relação entre as partes fique estremecida e contribui para a satisfação dos colaboradores e para um clima organizacional mais positivo.
Suporte e integração com outros sistemas
Ainda, destacamos que o sistema de controle de férias da Sólides tem suporte personalizado por telefone e por e-mail, disponível desde os primeiros passos em nossa plataforma. O que vale também para a contratação de qualquer outro módulo.
Além disso, nossa solução pode ser facilmente integrada a outras para tornar seu DP ainda mais digital, permitindo ainda mais vantagens no seu dia a dia. Lembra-se de que mencionamos a integração como um ponto favorável para o cálculo da remuneração de férias? Pois bem.
Quanto a isso, a dica é conversar com nossos consultores e falar sobre os softwares que sua empresa já usa ou deseja implementar para confirmar a possibilidade de integração e entender o melhor caminho a seguir.
Seu DP a um passo do melhor software de gestão de férias
Agora que você já sabe como escolher um software gestão de férias, sua empresa está cada vez mais perto de contar com uma tecnologia que vai transformar a rotina do seu DP.
Saiba que, além de a Sólides ser um software completo para DP, oferece também um processo de onboarding de clientes. Sua empresa conta com nosso suporte ativo ao implementar o sistema, e isso também inclui o nosso módulo de gestão férias.
Convidamos você a conhecer o nosso módulo de gestão de férias. Afinal, nada mais correto do que só tomar essa decisão depois de entender ainda melhor o que a Sólides tem a oferecer!
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