O analista de Departamento Pessoal tem um papel estratégico que, por vezes, não recebe a devida importância nas empresas. É esse profissional que acompanha processos para garantir que burocracias e questões legais sejam cumpridas corretamente.
Sem sua atuação, a organização pode perder informações e prazos, lidar com processos pouco eficientes, ter perdas financeiras e até precisar responder a processos na Justiça.
Quer entender melhor como um profissional se relaciona a todas essas questões tão importantes? Neste post, explicamos o que é um analista de Departamento Pessoal e damos detalhes sobre seu trabalho.
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O que é um analista de Departamento Pessoal?
O analista de Departamento Pessoal é o profissional que avalia, supervisiona e presta apoio a todas as atividades exercidas pelo setor de modo a garantir que os processos internos sejam respeitados e a legislação também.
Assim, falamos de alguém que acompanha tudo, da admissão à rescisão contratual. O que inclui folha de ponto, folha de pagamento, gestão de benefícios, controle de férias, envio de declarações acessórias e tributos.
Quando a empresa tem uma divisão mais clara entre DP e RH, a atuação desse analista fica centrada nas questões burocráticas e estratégicas do setor, lidando com aspectos quantitativos e qualitativos.
Ainda, nesse caso, é comum que exista outra pessoa exercendo o cargo de analista de RH e cuidando diretamente da gestão de pessoas.
Qual a importância do analista de Departamento Pessoal para uma empresa?
O desejo de se afastar da burocracia pode nos fazer esquecer sua importância. O analista de DP é necessário nas empresas porque supervisiona um setor que é um centro de custos significativo dentro das organizações.
Entenda que se a empresa não souber como acompanhar e cumprir suas obrigações fiscais, trabalhistas e operacionais, pode ter prejuízos ― inclusive com o pagamento de multas ― e prejudicar a marca empregadora.
É o analista quem impede irregularidades e que garante os direitos trabalhistas e deveres dos colaboradores, pavimentando o caminho para uma boa relação entre as partes.
Quais são os requisitos de um analista de Departamento Pessoal?
Com tamanha responsabilidade, é de se esperar a lista de requisitos básicos para que alguém atue como analista de Departamento Pessoal seja extensa. Veja só:
- amplo conhecimento da legislação trabalhista;
- conhecimento acerca das obrigações acessórias (como eSocial, CAGED, SEFIP e outras);
- familiaridade com sistemas públicos de informações trabalhistas;
- habilidades com cálculos matemáticos;
- habilidades com informática;
- excel intermediário;
- experiência prévia no setor de Departamento Pessoal como auxiliar ou assistente;
- ensino superior completo ou em curso (em geral, Gestão de Recursos Humanos, Psicologia ou Administração).
Perceba que listamos apenas conhecimentos técnicos, ou seja, hard skills. Como veremos adiante, é desejável a este profissional ter uma série de soft skills igualmente bem desenvolvidas.
Em todo caso, fica claro que a pessoa a ocupar este cargo precisa ter uma boa base de gestão de pessoas e experiência sólida com os processos típicos do DP.
Separamos outros conteúdos do blog Sólides para você:
- Jornada do DP: como tornar o departamento pessoal eficiente?
- Controle de ponto: o guia completo para o seu DP
- Contador: como saber se o seu DP precisa de um?
- [Ebook] Sólides: software completo para a gestão de DP
Quais são as principais funções de um analista de Departamento Pessoal?
Para entender o porquê dessa lista de requisitos é preciso saber o que o analista de Departamento Pessoal faz. Assim, elencamos suas principais funções a seguir:
- acompanhamento dos processos de admissão e rescisão;
- controle da folha de ponto;
- controle da folha de pagamentos;
- gestão de férias;
- gestão de benefícios;
- garantia do cumprimento da legislação;
- atendimento aos colaboradores da empresa.
Sim, a rotina de analistas de DP é cheia e, saber mais sobre sua função amplia a compreensão da importância que este profissional tem para as empresas.
Acompanhamento dos processos de admissão e rescisão
Tanto a admissão quanto a rescisão contratual são processos bastante burocráticos, cheios de requisitos legais que precisam ser devidamente cumpridos pela organização.
Por isso, é de se esperar que o analista acompanhe os trâmites para assegurar que tudo seja feito conforme as regras e dentro dos prazos, protegendo tanto a empresa quanto as pessoas envolvidas.
Controle da folha de ponto
Por falar em pessoas, a adoção de um bom sistema de controle de ponto é a melhor forma que uma empresa tem de acompanhar as jornadas de trabalho. E o analista de Departamento Pessoal precisa estar de olho nisso.
Primeiro porque, de acordo com o artigo 74 da CLT, organizações com mais de 20 funcionários são obrigadas a adotar um sistema que permita a marcação de ponto.
Segundo porque o fechamento da folha de pagamentos, a concessão de férias e outros processos dependem de um bom controle de jornada. O mesmo vale para a obtenção de insights estratégicos para o DP e o RH.
Assim, cabe ao profissional conferir se os registros estão sendo feitos diariamente e da forma correta.
Controle da folha de pagamentos
Lembra-se de que dissemos que o DP é um importante centro de custos nas organizações? O cálculo da remuneração envolve o salário definido em contrato e outras variáveis como o pagamento por horas extras.
Erros nesse cálculo estão entre as causas mais comuns de processos trabalhistas e isso já revela a importância do papel do analista de Departamento Pessoal na supervisão do fechamento da folha de pagamentos.
Mas, há mais a ser dito. Nesse processo, o analista pode avaliar se a empresa está tendo gastos elevados demais com horas extras e orientar que o RH e as lideranças investiguem se há um problema de produtividade ou sobrecarga, por exemplo.
Gestão de férias
As férias são um direito de toda pessoa que trabalha com carteira assinada. Tão importante que aparece na CLT e na Constituição Federal de 1988.
Quanto maior é o quadro de funcionários, mais complexa tende a ser a gestão de férias. O analista de DP contribui para que as necessidades da empresa sejam respeitadas ao passo que, na medida do possível, as solicitações de férias sejam respeitadas.
Isso envolve conferir o cumprimento de cada período aquisitivo, evitar o vencimento dos períodos concessivos, avaliar a necessidade de contratações temporárias e verificar a quantos dias de férias cada pessoa tem direito.
Também envolve acordar o pagamento do abono salarial nos casos em que o benefício for requisitado por algum colaborador.
Gestão de benefícios
Por falar em benefícios, existem os que são obrigatórios e os que cada organização opta por oferecer como forma de atrair e reter talentos, além de cuidar do seu bem-estar.
Em todo caso, é fundamental que a concessão seja feita corretamente, respeitando leis, contratos e outros acordos que possam existir. Por isso, é importante contar com a figura do analista de Departamento Pessoal acompanhando tudo.
Além de verificar a concessão dos benefícios, o profissional pode avaliar sua efetividade e adequação em relação ao perfil do quadro de funcionários da empresa, orientando a tomada de decisões por parte da alta-gestão.
Agora, uma proposta: que tal refletir sobre a gestão de benefícios da sua empresa? Para fazer isso, conte com os passos abaixo:
Garantia do cumprimento da legislação
Com tudo o que abordamos até aqui, parece redundante falar que garantir o cumprimento da legislação faz parte das funções do analista de Departamento Pessoal, mas é importante reforçar.
Isso porque essa tarefa complexa e burocrática engloba boa parte da rotina deste profissional, gerando demandas diárias que envolvem a conferência de prazos, análise de leis, envio de informações ao governo e outros processos sensíveis.
Atendimento aos colaboradores da empresa
Por fim, pode ser função do analista de DP atender às pessoas que atuam na empresa, seja para tirar dúvidas sobre direitos e deveres ou para cuidar de processos como a validação de atestados médicos.
Em alguns casos, esse tipo de demanda é dividida com profissionais do RH, focados exclusivamente na gestão de pessoas, mas é de praxe que o analista de Departamento Pessoal esteja preparado para lidar com essas situações também.
Qual o salário de um analista de Departamento Pessoal?
Dados obtidos pelo Glassdoor indicam que o salário médio de um analista de Departamento Pessoal é de R$6.115, sendo importante destacar que há variações de acordo com o nível de senioridade e a região do país.
O Glassdoor é um site desenvolvido para coletar informações anônimas de pessoas que trabalham ou já trabalharam em determinada empresa, sendo o salário uma das informações solicitadas.
Com base nisso, uma média é feita, podendo incluir dados complementares interessantes.
Por exemplo, no caso dos analistas de DP, o site também informa o valor médio da remuneração variável, ou seja, a que inclui bonificações e outros acréscimos. Essa média fica em R$3.050, variando entre R$1.101 e R$8.579.
Quais as principais ferramentas que um analista de Departamento Pessoal deve dominar?
Para dar conta de todas as suas funções, existem algumas ferramentas que o analista de Departamento Pessoal precisa conhecer. Veja só:
- planilhas de excel (ou soluções afins);
- plataformas de controle de ponto;
- softwares de gestão;
- análise de dados.
Agora, que tal entender o porquê de cada uma delas? Acompanhe!
Planilhas de Excel
Planilhas podem ser usadas em diferentes controles que fazem parte da rotina do DP, como: cálculo de horas extras, cálculo de adicional noturno e gestão de férias.
Todas essas rotinas podem ser cumpridas com o auxílio de uma planilha bem desenvolvida, possibilitando até a automação de alguns dados.
Por exemplo, informando a jornada padrão e a jornada cumprida, a planilha pode indicar o valor devido ao final de cada mês.
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Plataformas de controle de ponto
Como vimos, a gestão das jornadas é outra das funções do analista de Departamento Pessoal. De acordo com a lei, uma empresa tem a liberdade de escolher qual tipo de sistema vai usar: manual, mecânico ou eletrônico.
Seja como for, o analista precisa saber lidar com o sistema de controle de ponto definido para verificar as marcações e usá-las estrategicamente. Isso evitará falhas no processo e garantirá um melhor controle de custos.
Softwares de gestão
Atualmente, existem softwares focados em basicamente todas as rotinas do DP. Assim, a depender do nível de digitalização da empresa, o profissional vai precisar saber lidar com essas ferramentas.
A boa notícia é que são soluções criadas para facilitar a rotina do setor, inclusive dos analistas de Departamento Pessoal, e costumam ser bastante intuitivas, facilitando o processo de adaptação.
Análise de dados
Por fim, é preciso falar de análise de dados; um conhecimento que funciona como uma ferramenta estratégica para o analista de DP que sabe como usá-la.
Entenda que com a crescente digitalização, é cada vez mais comum e simples para o DP gerar dados diariamente. Seja sobre o cumprimento de jornadas, os custos com adicionais, benefícios e diversas outras questões.
Mais do que ter essas informações em mãos, o analista precisa saber interpretá-las e gerar insights valiosos para o próprio setor e para a alta-gestão.
O exemplo que demos antes segue pertinente. Ao identificar custos elevados com hora extra, o analista de Departamento Pessoal pode investigar os motivos dessa jornada extraordinária e entender como otimizar os investimentos da organização.
Quais as soft skills desejadas em um analista de Departamento Pessoal?
Hard skills pra lá, tecnologias pra cá… e ainda falta apresentar as soft skills mais importantes para que o analista de Departamento Pessoal seja capaz de desempenhar bem a sua função. As principais são:
- boa comunicação;
- capacidade de trabalhar em equipe;
- organização;
- responsabilidade;
- proatividade;
- perfil analítico;
- empatia;
- adaptabilidade.
Para um profissional que tem a responsabilidade de acompanhar todo um setor, uma lista longa de habilidades não-técnicas faz total sentido. Mas, ainda é importante entender os motivos, então, vamos lá.
Boa comunicação
O analista de Departamento Pessoal vai precisar se comunicar com:
- as pessoas do seu setor;
- as pessoas da empresa;
- o setor de contabilidade;
- lideranças e com a alta-gestão;
- sindicatos patronais e laborais.
Não há como cumprir bem com todas as funções já apresentadas sem estar em contato com essas frentes em algum momento.
Tenha em mente que, além de dar andamento a diversos processos, é papel do analista mediar a comunicação e manter relações saudáveis entre pessoas e a empresa, entre a empresa e os sindicatos.
Guarde para mais tarde:
- Comunicação interpessoal: o que é e como desenvolver nas empresas?
- Comunicação não violenta: como desenvolver no ambiente de trabalho?
Capacidade de trabalhar em equipe
O analista de Departamento Pessoal supervisiona e presta apoio, ou seja, não faz tudo por conta própria.
Por isso, precisa saber ouvir opiniões e sugestões diferentes das suas para contribuir para que a equipe tenha uma boa dinâmica de trabalho. Isso demanda senso de pertencimento ao coletivo e noções de liderança e gestão de pessoas.
Organização
É seguro dizer que uma pessoa desorganizada não vai se sair muito bem no cargo de analista de Departamento Pessoal. Isso porque os processos burocráticos demandam uma linha de raciocínio clara e há prazos que precisam ser cumpridos.
Em outras palavras, sem organização, o analista vai levar o setor a lidar com processos confusos e pouco eficientes, podendo levar a perda de documentos e outras informações, atrasos, multas e outros prejuízos.
Responsabilidade
Pegando o gancho na soft skill anterior, o analista de DP precisa ser uma pessoa responsável para evitar que processos empaquem e tarefas se acumulem.
Além disso, carece dessa responsabilidade em razão do peso das informações a que tem acesso, devendo contribuir para evitar violações de dados pessoais dos colaboradores e de informações sensíveis da organização.
Proatividade
A supervisão que o analista faz não deve visar apenas corrigir problemas concretos, mas antever riscos e otimizar processos para evitar falhas legais e outros problemas que coloquem a empresa e os colaboradores em risco.
A proatividade é uma das formas que esse profissional tem para tornar seu setor cada vez mais eficiente e estratégico para a organização.
Perfil analítico
O perfil analítico é importante para que o analista de Departamento Pessoal consiga antecipar problemas e agir com proatividade e saber usar a lei a seu favor.
Diversos processos burocráticos se ancoram nos textos que compõem a legislação trabalhista e existem interpretações válidas que podem nortear decisões estratégicas sem levar infrações e mantendo a segurança jurídica da empresa e dos colaboradores.
Para ser capaz de fazer isso, o analista de DP precisa analisar bem as regras internas, as leis e as pessoas.
Empatia
Para ser capaz de analisar as pessoas e trabalhar com elas, o analista de Departamento Pessoal precisa ser empático, praticar a escuta ativa e ter uma conduta humanizada.
Saber se colocar no lugar do outro é fundamental para atender aos colaboradores em suas dúvidas e dores, e também para entender o que torna os processos da empresa difíceis e como melhorá-los.
Adaptabilidade
Por fim, a adaptabilidade é uma soft skill bastante interessante a este profissional porque é preciso acompanhar a evolução das pessoas da empresa, dos processos e das tecnologias em uso pelo DP.
Vamos usar o último fator como exemplo. O crescente uso de softwares faz com que processos manuais e ultrapassados sejam substituídos por outros mais modernos e até inteligentes.
É preciso se adaptar a isso no que diz respeito ao modo de fazer e em relação à mentalidade. O DP é cada vez mais digital e o analista precisa estar pronto para se manter relevante nesse contexto, ainda que divida espaço com tecnologias que otimizem parte de sua rotina.
Tire mais dúvidas sobre o analista de Departamento Pessoal!
Vimos muitas informações até aqui. Que tal revisar alguns pontos e tirar outras dúvidas comuns sobre o que o analista de Departamento Pessoal e seu trabalho?
Em geral, o analista de Departamento Pessoal supervisiona processos burocráticos e legais, enquanto o analista de RH foca na gestão de pessoas.
Convém destacar que nem todas as empresas fazem a divisão entre os dois setores, o que pode dificultar também a diferenciação entre as funções na prática diária.
O analista de DP supervisiona e dá apoio na execução de diferentes rotinas do setor, desempenhando funções como:
• acompanhamento dos processos de admissão e rescisão;
• controle da folha de ponto;
• controle da folha de pagamentos;
• gestão de férias;
• gestão de benefícios;
• garantia do cumprimento da legislação;
• atendimento aos colaboradores da empresa.
Para ser um analista de Departamento Pessoal é preciso ter graduação em Gestão de Recursos Humanos, Psicologia ou Administração de Empresas, experiência no setor como assistente, amplo conhecimento da legislação trabalhista e das obrigações acessórias, além de uma série de soft skills.
Para encerrar…
O DP tem grande importância nas empresas e um profissional que supervisione e otimize as rotinas do setor, também.
Cada vez mais, empresas compreendem o valor do capital humano e a relevância de uma gestão estratégica que contribua para que essas pessoas impactam positivamente os negócios, de forma consistente.
Embora, por vezes, o foco dessa conversa pareça ser o RH e as relevantes questões da gestão de pessoas, o cumprimento correto das burocracias é imprescindível ao processo como um todo.
Com isso em mente, para entender como gerar resultados melhores, confira nosso post sobre a importância de gestão de Departamento Pessoal!
