Cartão de ponto: o que é, como funciona, regras da CLT e quando migrar para o ponto digital

O cartão de ponto é o documento que registra os horários de entrada, saída e intervalos de cada colaborador.

A CLT ainda permite esse tipo de controle, em papel ou em relógio cartográfico, mas a lei impõe regras de preenchimento e de prova que muitas empresas descobrem só quando o registro chega à Justiça do Trabalho.

A gestão da jornada define se as horas trabalhadas são pagas corretamente e se a empresa consegue se defender em um processo.

O cartão manual e o mecânico cumprem a exigência legal, mas exigem recolhimento, conferência e cálculo à mão, e cada etapa abre espaço para erro.

Você vai ver o que a CLT diz sobre o cartão de ponto, como ele funciona, o que deve constar nele, como preencher e fechar o cartão, o que o invalida como prova, como controlar horas extras e quando a migração para o ponto digital compensa.

O que é um cartão de ponto?

Cartão de ponto é um método tradicional de registro de entrada e saída de funcionários de uma empresa.

Geralmente, consiste em um cartão de papel ou cartão magnético que é inserido em um relógio de ponto cartográfico. 

Quando o funcionário chega ao trabalho, ele insere o cartão e o relógio de ponto cartográfico registra a hora de entrada.

Quando o funcionário sai, ele repete o processo para registrar a hora de saída.

Ademais, esse foi um dos tipos de controle de ponto utilizado há décadas pelas empresas, mas apresenta algumas limitações. Ao longo do artigo conversaremos mais sobre elas mas, por enquanto, vamos conversar mais sobre o cartão de ponto.

O que a CLT diz sobre o cartão de ponto?

A CLT obriga o registro da jornada em estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores e aceita registro manual, mecânico ou eletrônico. O artigo 74 dispõe:

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.

[…] § 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.

§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.”

A obrigação vale por estabelecimento e pede controle diário da jornada. O formato fica a critério da empresa, desde que atenda às instruções do Ministério do Trabalho e Emprego.

O art. 74 não fixa prazo de guarda dos registros. A prática de manter cartões e arquivos eletrônicos por no mínimo cinco anos acompanha o prazo de prescrição trabalhista, previsto no art. 7º, XXIX, da Constituição Federal.

É obrigatório ter cartão de ponto para estagiários?

Não. A legislação brasileira não exige cartão de ponto para estagiários. O estágio tem legislação própria (Lei nº 11.788/2008) e, por isso, não cria vínculo empregatício quando cumpridos seus requisitos.

Sendo assim, as regras da CLT sobre registro de jornada aplicam-se a empregados, não a estagiários.

Pela Lei do Estágio, a jornada do estudante deve constar no Termo de Compromisso firmado entre a instituição de ensino, a parte concedente e o estagiário, respeitando os limites de até 6h diárias/30h semanais (ensino superior, médio e profissional) ou 4h/20h (educação especial e EJA dos anos finais do fundamental). A norma não impõe cartão de ponto ou REP.

Ademais, embora o cartão de ponto para estagiários não ser obrigatório, muitas empresas adotam controle de frequência simples (planilha, folha de ponto ou sistema) para comprovar o cumprimento da carga horária pactuada e evitar extrapolações.

Isso ajuda a empresa a manter o estágio dentro da lei e reduz riscos de descaracterização do vínculo. Isso é importante porque, se o estágio for mantido em desconformidade, pode haver reconhecimento de vínculo de emprego.

Alterações nos tipos de controle de ponto ao longo dos anos

Desde o uso do cartão de ponto, o controle da jornada de trabalho no Brasil passou por diversas transformações ao longo do tempo, acompanhando as mudanças nas relações trabalhistas.

A Lei nº 7.855 foi um marco inicial, pois estabeleceu regras para o registro da jornada em resposta a frequentes conflitos entre empregadores e empregados. Já em 2009, a Portaria 1510, publicada pelo Ministério do Trabalho, trouxe regras mais rígidas, padronizando o uso do ponto eletrônico e buscando coibir fraudes, como registros manuais manipulados.

Ademais, com a evolução das formas de trabalho, percebeu-se a necessidade de regras mais flexíveis. Assim, em 2011, surgiu a Portaria 373, permitindo o uso de sistemas alternativos de registro eletrônico, desde que aprovados em convenção ou acordo coletivo.

Essa abertura foi importante, principalmente, para acompanhar novas tecnologias e tipos de controle de ponto, e mais importante: manter as exigências de segurança e a confiabilidade dos dados.

Em 2021, o Governo Federal consolidou e modernizou a legislação com a Portaria 671. Esta, por sua vez, unificou dispositivos das portarias anteriores e trouxe atualizações.

Entre os avanços, destacam-se a regulamentação de diferentes modelos de REP (Registradores Eletrônicos de Ponto) e a clareza sobre o acesso das informações pelos trabalhadores. O objetivo, basicamente, foi criar um regramento único, mais abrangente e atualizado, alinhado ao cenário digital.

O que é o ponto por exceção?

O ponto por exceção é o registro em que o empregado anota apenas o que foge da jornada regular, como atrasos, faltas, horas extras e saídas antecipadas.

Quando o dia segue o horário contratado, não há marcação.

O art. 74, §4º, da CLT permite o modelo, mas só com acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo. Sem esse instrumento, o ponto por exceção não vale.

A dispensa de marcar o dia regular não dispensa a fidelidade: o registro das exceções precisa refletir o que aconteceu de fato.

⭐ Leia mais sobre o assunto em: Ponto por exceção: legalidade e como implementar para otimizar a gestão de jornada

Como funciona o cartão de ponto?

O modo como o cartão de ponto funciona depende do sistema adotado pela empresa. Apesar de o objetivo ser sempre o mesmo (registrar a jornada do colaborador), os recursos e tecnologias usados para esse controle se transformaram bastante com o tempo, indo desde o cartão de ponto manual até os registros de ponto eletrônicos.

Cartão de ponto manual (tradicional)

O controle manual e o mecânico seguem em uso e a CLT os admite. Os dois funcionam de formas diferentes:

• Registro manual: o colaborador anota à mão, em livro ou ficha, os horários de entrada, almoço, retorno e saída, e assina.
• Registro mecânico: o relógio de ponto cartográfico imprime o horário no cartão individual de papel a cada marcação.

Nos dois casos, a apuração acontece no fechamento do período. O RH ou o DP reúne todos os cartões e calcula as horas à mão, tarefa que consome tempo e está sujeita a falhas humanas.

Cartão de ponto eletrônico (REP)

O modelo eletrônico representa uma versão mais moderna e segura do controle de jornada. Ele pode ser implementado em três formatos diferentes:

• REP-C (Convencional): é o relógio de ponto físico instalado no ambiente de trabalho. O registro pode ser feito por biometria (impressão digital), cartão de proximidade com tecnologia RFID ou senha individual. Cada marcação gera um comprovante físico ou digital para o colaborador, enquanto os dados são automaticamente enviados a um software, dispensando cálculos manuais.
  
  
• REP-A (Alternativo): funciona por meio de softwares e aplicativos, permitindo que o trabalhador registre entradas, saídas e intervalos diretamente no celular ou tablet. Esse modelo é bastante usado por equipes externas e no trabalho remoto, já que pode incluir validações como geolocalização e registro fotográfico para garantir autenticidade.
  
  
• REP-P (Programa): trata-se de um sistema online, acessível via computador, celular ou tablet. Além de centralizar as marcações em nuvem, oferece funcionalidades adicionais, como relatórios em tempo real e integração direta com a folha de pagamento. Isso facilita o acompanhamento da jornada de toda a equipe e torna o fechamento do ponto mais ágil e preciso para o RH.

Ademais, ainda conversaremos mais sobre as melhores opções para o controle da jornada de trabalho, mas por enquanto vamos conversar um pouco mais sobre o cartão de ponto.

Quais as informações devem constar no cartão de ponto?

Conforme a legislação trabalhista, o cartão de ponto deve reunir informações que permitam identificar tanto o trabalhador quanto a empresa, além de registrar com clareza a jornada cumprida.

Sendo assim, entre os dados exigidos estão: nome e número de matrícula do funcionário, nome empresarial, CNPJ/CPF e endereço da empresa, bem como os horários de entrada, saída e intervalos para repouso e alimentação.

Além disso, vale ressaltar que em muitas situações também se solicita a assinatura do colaborador e do responsável pelo controle de ponto como forma de validar as marcações.

Por fim, com a publicação da Portaria 671, novas exigências passaram a valer, especialmente para os comprovantes emitidos por sistemas eletrônicos. Nesses casos, o documento precisa conter:

• Identificação do empregador, incluindo CNPJ/CPF e, quando aplicável, CEI, CAEPF ou CNO.
• Endereço do local de trabalho ou da unidade em que o colaborador está vinculado.
• Dados do trabalhador, como nome completo e CPF.
• Número Sequencial do Registro (NSR), que garante a ordem cronológica das marcações diárias.
• Identificação do equipamento utilizado, informando modelo e número de fabricação no caso do REP-C, ou o registro no INPI quando se tratar de REP-P.
• Assinatura eletrônica, obrigatória nos comprovantes impressos gerados por equipamentos eletrônicos.

Ademais, esses requisitos reforçam a segurança do processo, dificultando fraudes e assegurando que os registros sirvam como prova confiável em eventuais auditorias ou disputas trabalhistas.

Como preencher corretamente o cartão de ponto?

O preenchimento correto protege o registro. Para o cartão manual e o mecânico, siga estes passos, que valem também para a folha de ponto:

1. Registre as quatro marcações do dia: entrada, saída para o almoço, retorno e saída.
2. Não deixe campos em branco. Cada dia útil tem as marcações completas ou a ocorrência anotada.
3. Anote faltas, folgas e feriados no dia correspondente, para que o cartão cubra todo o período.
4. Registre erros em observação. Escreva a correção ao lado, com justificativa, e nunca por rasura ou apagamento.
5. Colha a assinatura do colaborador e do responsável ao fim do período.

O preenchimento exige disciplina diária. Um cartão preenchido de uma vez só, no fim do mês, perde valor de prova.

O que pode invalidar o cartão de ponto?

Um cartão com problemas de fidelidade perde valor probatório. A empresa continua obrigada a manter o controle, mas deixa de contar com ele para se defender.

Ponto britânico e a Súmula 338 do TST

O ponto britânico é o registro em que o colaborador marca os mesmos horários exatos todos os dias. Marcações idênticas dia após dia não convencem ninguém: ninguém entra e sai sempre no mesmo minuto.

A Súmula 338 do TST define a consequência. Registros uniformes de entrada e saída perdem valor como prova, e o ônus da prova das horas extras passa para o empregador.

Isso difere de uma ilegalidade declarada, o cartão continua existindo como documento, perde a força de proteger a empresa e deixa a jornada alegada pelo empregado ganhar peso.

⭐ Saiba mais: O que é controle de ponto britânico e por que a marcação é proibida?

Cartão de ponto rasurado ou com marcações adulteradas

Rasuras, marcações apagadas, horários sobrescritos e cartões com letras diferentes na mesma coluna despertam suspeita imediata.

O juiz entende que o documento perdeu confiabilidade, e o resultado se aproxima do ponto britânico: a prova do empregador cai.

A prevenção está no passo 4 do preenchimento: toda correção entra em observação, com data e justificativa. Sem rasura, o cartão se mantém íntegro.

Como controlar as horas extras no cartão de ponto?

O controle de horas extras no cartão de ponto depende de apuração diária, aplicação da tolerância e fechamento do período. O cálculo do valor, com adicionais e reflexos, fica no pilar sobre hora extra, para não repetir aqui.

Como apurar as horas extras e as tolerâncias no cartão

A apuração segue três passos: somar as horas trabalhadas no dia, aplicar a tolerância do art. 58, §1º, da CLT e identificar o que excede a jornada contratada.

Um exemplo com jornada de 8 horas diárias, de segunda a sexta:

Dia	Horas no cartão	Resultado
Segunda	8h05	5 minutos, dentro da tolerância
Terça	9h30	1h30 de hora extra
Quarta	8h00	Jornada regular
Quinta	10h00	2h de hora extra
Sexta	8h00	Jornada regular

A semana fecha com 3h30 de horas extras. Para converter essas horas em valor, veja como calcular a hora extra.

Cada dia respeita o limite de 2 horas extras previsto na CLT. O pagamento tem adicional mínimo de 50%, e o excedente pode ir para o banco de horas se houver acordo.

Como fazer o fechamento mensal do cartão de ponto

O fechamento mensal organiza o que o cartão registrou no mês e leva ao pagamento correto.

O fluxo é este:

1. Confira as marcações de cada colaborador, dia a dia, e identifique campos vazios ou horários repetidos.
2. Trate as inconsistências, corrigindo com justificativa e confirmação do gestor.
3. Apure horas extras, atrasos e faltas, aplicando a tolerância legal.
4. Lance os resultados na folha de pagamento.
5. Colha a assinatura do colaborador ou o aceite do espelho de ponto.
6. Arquive o cartão pelo prazo exigido, em local protegido.

No cartão manual, as seis etapas dependem de pessoas, no ponto digital, o sistema executa as três primeiras sozinho.

Desvantagens do cartão de ponto (e do relógio de ponto cartográfico)

O cartão de ponto permitido pela CLT também tem limites reais. Estas são as oito desvantagens principais:

1. Erros de registro
2. Falta de segurança
3. Dificuldade de controle
4. Ausência de integração
5. Falta de flexibilidade
6. Dificuldade de acesso às informações
7. Armazenamento e preservação dos dados
8. Possibilidade de processos trabalhistas

1. Erros de registro

O cartão manual e o mecânico concentram a maior parte dos erros do controle de jornada. Registros se perdem, horários são anotados errado e a transcrição para a folha repete a falha.

A imprecisão prejudica as duas partes: o funcionário pode ficar com horas não contabilizadas, e a empresa pode pagar horas que ninguém trabalhou.

Como o processo depende de um funcionário para coletar e registrar as informações, atrasos na apuração e na folha de pagamento viram rotina.

2. Falta de segurança

Registros em papel ou em relógio mecânico podem ser perdidos, roubados e falsificados.

O relógio cartográfico não autentica quem marca, e isso abre a porta para a marcação por um colega ausente, para horários falsos e para a adulteração do cartão.

Esses episódios, além do prejuízo financeiro com horas pagas indevidamente, comprometem a confiabilidade do registro e a relação de confiança entre empresa e equipe.

3. Dificuldade de controle

Alguém precisa recolher, organizar e registrar os cartões de todos os colaboradores. A tarefa é trabalhosa e propensa a erros, e o controle manual não permite acompanhar a jornada em tempo real.

A gestão de escalas e de horas extras piora o quadro: o cálculo manual por colaborador atrasa o pagamento e deixa a empresa vulnerável a questionamentos.

4. Ausência de integração

O cartão não conversa com a folha de pagamento nem com os sistemas de RH. O DP transfere os dados para planilhas ou programas, o que gera retrabalho e novos erros.

Soluções eletrônicas integram o ponto ao restante da operação e eliminam essa digitação.

5. Falta de flexibilidade

Horários flexíveis, turnos variados, horas extras frequentes e trabalho em locais diferentes tornam o cartão físico um entrave.

Cada troca de turno, atraso ou saída antecipada exige ajuste manual, lento e sujeito a falha.

O home office expõe o limite de forma mais clara: o cartão físico não permite registro remoto e abre um vazio de controle. Sem comprovação formal, cresce o risco de disputa sobre jornada e horas extras em casa.

6. Dificuldade de acesso às informações

Segundo o Mapa do RH & DP 2026, uma pesquisa realizada pela Sólides, cada empresa usa em média três fontes de dados para decidir sobre pessoas, e o controle de ponto e jornada está entre as líderes (47%), ao lado da avaliação de desempenho (58%) e dos indicadores de T&D (47%).

Um cartão em papel não alimenta essa decisão.

Informações registradas em papel são difíceis de localizar com rapidez e precisão. Quando a empresa precisa verificar a jornada de um colaborador, o cartão pode ter sido extraviado, e sem ele a empresa não prova o cumprimento da jornada.

O papel também limita a análise: identificar padrões de atraso, avaliar produtividade e embasar decisões estratégicas exige dados organizados, que o cartão não entrega.

7. Armazenamento e preservação dos dados

Manter os registros por pelo menos cinco anos, prazo que acompanha a prescrição trabalhista, acumula papel ao longo do tempo.

Cartões amarelam, rasgam, molham e se perdem, e isso compromete a prova em processo trabalhista.

A organização do arquivo é outro desafio para empresas com muitos colaboradores.

Digitalizar o acervo resolve parte do problema, mas exige investimento em tecnologia, e a falta de backup deixa os registros expostos a incêndios e falhas de servidor.

8. Possibilidade de processos trabalhistas

O controle falho aparece no processo como discrepância de horas extras, adicional noturno, faltas e atrasos.

A empresa que não apresenta controles fiéis enfrenta o cenário descrito na Súmula 338: sem registro confiável, o ônus da prova das horas extras recai sobre ela.

A falta de registro em estabelecimento obrigado também gera multa na fiscalização. Para o RH, o resultado é um trabalho grande de identificação e correção de inconsistências, que aumenta a chance de novas ações.

Quando o cartão de ponto ainda pode ser usado?

O art. 74 da CLT permite o registro manual e o mecânico, e o cartão de ponto continua legítimo em alguns cenários.

Empresas pequenas, com jornada fixa, equipe presencial e poucos colaboradores controlam a jornada com cartão sem comprometer a conformidade, desde que o preenchimento siga as regras acima.

Alguns sinais mostram que a apuração manual já custa mais que um sistema:

• o fechamento mensal toma dias do DP, e o atraso na folha é frequente;
• surgem divergências constantes entre o cartão e o que o colaborador alega;
• a empresa passa a ter equipe externa, remota ou em turnos;
• o quadro cresce e cruza o limite de 20 trabalhadores por estabelecimento;
• aparecem questionamentos judiciais sobre horas extras.

Quando dois ou mais sinais aparecem, a migração se paga em tempo do DP e em redução de risco.

Quais as melhores alternativas ao cartão de ponto?

As alternativas se resumem a duas: o ponto biométrico e o ponto eletrônico. Os tipos de sistema e a comparação entre REP-C, REP-A e REP-P estão no artigo sobre sistema de ponto eletrônico.

Controle de ponto biométrico

O ponto biométrico identifica o colaborador pela digital ou pelo rosto.

No registro, o sistema compara a leitura com os dados cadastrados e grava o horário.

A vantagem é a segurança: só o próprio colaborador consegue marcar o ponto, e não há senha nem formulário.

A biometria é dado pessoal sensível pela LGPD. A empresa precisa informar a finalidade ao colaborador, coletar o mínimo necessário e escolher fornecedor que proteja o dado.

Em trabalho externo e home office, o leitor físico não atende, e a solução passa a ser o reconhecimento facial por aplicativo.

Controle de ponto eletrônico

O ponto eletrônico registra por tablet, celular ou computador, com reconhecimento facial, QR code ou geolocalização, e guarda os dados em nuvem ou em servidor seguro.

Ele entrega precisão, flexibilidade, relatórios em tempo real e integração com a folha de pagamento.

O modelo também reduz papel, manutenção de equipamento e retrabalho, e diminui o passivo trabalhista.

⭐ Saiba mais sobre esse modelo: Ponto eletrônico: o que é, vantagens e como escolher e implementar um sistema

Como migrar do cartão de ponto para o ponto digital?

A migração funciona melhor quando segue um roteiro curto:

1. Mapeie a jornada e o número de colaboradores: turnos, escalas, equipes externas e regras de horas extras e banco de horas.
2. Escolha o sistema: confira conformidade com a Portaria 671, integração com a folha e usabilidade.
3. Comunique a equipe: explique o motivo, o novo processo e como o colaborador consulta o próprio espelho de ponto.
4. Rode um período de transição: use os dois controles em paralelo por um ciclo de fechamento e compare os resultados.
5. Guarde os cartões antigos: mantenha o acervo pelo prazo exigido, porque ele segue valendo como prova de jornadas passadas.

Tire outras dúvidas sobre o cartão de ponto!

Próximos passos…

Agora sim você já sabe o que é cartão de ponto. Além disso, também entende as diversas limitações e desvantagens que ele pode provocar às empresas.

Sendo assim, como solução, o ponto eletrônico surge como a melhor alternativa, oferecendo segurança, precisão, praticidade e flexibilidade na gestão do controle de ponto.

Por isso, é importante considerar a implementação de uma solução de ponto eletrônico na sua empresa. Afinal, ela garante maior eficiência, transparência e segurança na gestão do trabalho dos funcionários. 

A Sólides oferece diversas funcionalidades e recursos que podem auxiliar nesse processo. Conheça o sistema Sólides e agende uma demonstração!