Apesar de ser uma informação corriqueira em qualquer empresa, muitos gestores ainda têm dúvidas sobre a administração das horas trabalhadas, principalmente quando o assunto é o desconto das horas negativas na folha de pagamento.
Esse abatimento deve estar alinhado com a política de controle de ponto da empresa e com as Convenções e Acordos Coletivos de Trabalho celebrados entre sindicatos e organizações do seu segmento de atuação.
Se você também tem dúvidas sobre esse tipo de processo, continue acompanhando para descobrir como fazer o desconto de horas negativas da maneira correta, evitando problemas trabalhistas no futuro.
Neste post, vamos explorar algumas das possibilidades de desconto de horas negativas na folha de pagamento e como você deve proceder em cada uma delas. Boa leitura!
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O que são horas negativas?
Horas negativas são horas não trabalhadas. Quando uma relação de trabalho é estabelecida, são definidas as horas de trabalho exigidas para o cargo, que deverão ser cumpridas pelo funcionário.
Nos casos em que existir qualquer alteração no cumprimento dessas horas, é necessário fazer um ajuste na remuneração.
Quando um funcionário trabalha mais horas do que foi acordado em seu contrato de trabalho, ocorre o que é conhecido como hora extra.
Já quando o colaborador trabalha menos horas do que está determinado na sua jornada de trabalho, são geradas horas negativas. As horas negativas são devidas pelo funcionário em favor do empregador.
Em alguns casos, a empresa pode aderir à formação de banco de horas, que permite o acúmulo das horas, negativas ou extras, para serem compensadas em um prazo definido.
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Como funciona o banco de horas?
O banco de horas foi criado em 1998 com a promulgação da Lei 9.601, que alterou o artigo 59 da CLT.
Foi uma tentativa de flexibilizar alguns direitos trabalhistas, e assim amenizar o impacto da crise de desemprego que o país vivia na época.
A proposta era permitir que as empresas concedessem folgas aos colaboradores, em troca da garantia do emprego.
Porém, a adoção do banco de horas precisava cumprir dois requisitos: a redução da jornada de trabalho, sem reduzir o salário e a compensação posterior das horas não trabalhadas.
Em 2017, a reforma trabalhista incluiu o parágrafo 5° no artigo 59 da mesma lei, e também inseriu o artigo 59-B na CLT.
Essa modificação permitiu que o banco de horas fosse adotado por qualquer empregador, independente da necessidade de reduzir despesas.
A reforma também determinou que a criação do banco de horas pode ser estabelecida por meio de acordo individual, por escrito, e que a compensação deve acontecer no período máximo de 6 meses, ou até 12 meses dependendo do acordo.
Muitas empresas aderiram a essa possibilidade para evitar pagar horas extras aos funcionários, dando a eles a oportunidade de compensar com folgas, ao invés disso.
O que é o desconto das horas negativas na folha de pagamento?
O modelo de controle de horas trabalhadas mais usado pelas empresas é aquele em que a contabilização das horas positivas ou negativas é consolidada ao final do mês, no momento de calcular a folha de ponto.
A partir do saldo de cada colaborador, é feito o desconto de horas negativas na folha de pagamento, bem como o pagamento de horas extras para aqueles profissionais que excederem a jornada de trabalho normal.
Já nas empresas que aderiram ao banco de horas, o sistema assimila créditos e débitos das horas trabalhadas. Quando um funcionário falta ao trabalho ou se atrasa, horas negativas são contabilizadas.
O saldo negativo do banco de horas pode ser descontado no encerramento do período mencionado em Acordo ou Convenção Coletiva de Trabalho.
Alguns sindicatos definem o prazo máximo para compensação de banco de horas 12 meses, outros 6 meses. Não há um consenso quanto a isso, por isso a importância de estar atento às regras do sindicato.
É possível equilibrar as horas negativas com a prestação de horas extras e assim evitar qualquer desconto.
Se, ao longo do período previamente determinado para a compensação, não houver esse equilíbrio, ou seja, se o colaborador tiver trabalhado menos horas do que era necessário, o banco de horas fica “negativo”, permitindo o desconto na folha de pagamento.
O que diz a lei sobre o desconto de horas negativas?
A Lei 10.820 de 2003 estabelece que:
“II. o total das consignações voluntárias, incluindo as referidas no art. 1º, não poderá exceder a quarenta por cento da remuneração disponível, conforme definido em regulamento.”
Esse trecho da lei determina que os descontos resultantes de adiantamentos não podem ser maiores do que 40% da remuneração.
Já a CLT define que o desconto máximo não seja acima de 30% do salário. Mas esse desconto só pode ser aplicado nos casos em que a empresa não utilize um sistema de compensação de horas ou caso o prazo de compensação tenha vencido.
O TST estabelece que nenhuma dedução na folha de pagamento seja superior a 70% do salário.
Dessa forma, o trabalhador tem a garantia de receber pelo menos 30% do seu rendimento.
É fundamental que a forma como a empresa age em relação às horas negativas esteja clara no contrato de trabalho, assim é possível evitar processos trabalhistas.
Qual é o prazo para descontar as horas negativas?
De acordo com a CLT, a compensação das horas negativas ou positivas deve acontecer no prazo de 6 meses.
Entretanto, a empresa pode optar pela extensão desse prazo, para até 12 meses. Mas isso deve estar acordado e claro entre as partes. Um Acordo Coletivo também pode definir esse aumento no prazo.
É importante lembrar que o funcionário não pode ultrapassar o que é estabelecido em lei como a jornada máxima diária de trabalho, mesmo que seja para compensar as horas negativas.
A Constituição Federal determina que a jornada de trabalho normal deve ter, no máximo, 44 horas semanais. E que a jornada máxima diária não deve ultrapassar 10 horas ou, por força maior, o limite de 12 horas por dia.
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Quando fazer o desconto de horas negativas
Então, como já foi visto, ao final de um prazo determinado, caso o funcionário não tenha cumprido todas as horas exigidas na jornada de trabalho, poderá haver o desconto.
1- Desconto de horas negativas na folha de pagamento
Ao final do mês ou ao final do prazo estabelecido na CLT ou pela empresa, a depender do acordo firmado com o colaborador, ocorre a compensação no banco de horas.
2- Desconto de horas negativas na rescisão de contrato
Outro momento em que o banco de horas negativo pode ser descontado é no momento da rescisão do contrato de trabalho.
Na hora de calcular as verbas rescisórias do colaborador, a empresa pode deduzir as horas negativas até o limite estipulado em Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho ou então até o limite legal para deduções em folha de pagamento, que é de 30%.
Caso o saldo de horas negativas do funcionário ultrapasse tais limites, a empresa arca com o prejuízo das horas não trabalhadas, da falta de produtividade e da não geração de resultados conforme o esperado.
Como calcular o desconto das horas negativas na folha de pagamento?
É preciso ter muita atenção para calcular corretamente o valor das horas negativas a serem descontadas. O cálculo precisa ser justo.
Para chegar ao valor correto, é preciso dividir o salário do funcionário pela quantidade de horas que ele deve trabalhar por mês. Normalmente esse número é 220 horas.
O resultado dessa divisão é o valor da hora de trabalho. Para chegar ao valor a ser descontado das horas negativas, basta multiplicar esse resultado pelo número de horas não trabalhadas.
Para facilitar, podemos ver um exemplo.
Um funcionário que tenha salário de R$ 2000,00 e que trabalhe as 220 horas por mês, tem como hora de trabalho o valor de R$ 9,09.
R$ 2000,00 / 220 =
R$ 9,09
Se ele tiver 5 horas negativas, o valor a ser descontado será de R$ 45,45.
R$ 9,09 x 5 =
R$ 45,45
Desconto de banco de horas negativo nas férias
O banco de horas negativo não pode ser descontado nas férias do empregado, salvo se essa regra estiver estipulada em Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.
Mesmo com essa previsão, é preciso ficar alerta com relação ao que diz o Artigo 134 da CLT após a reforma trabalhista: o empregado poderá usufruir as férias em até três períodos, sendo que um deles não pode ser menor do que 14 dias corridos e os outros dois não podem ser menores do que 5 dias corridos, cada um.
Digamos que um colaborador tenha um banco de horas negativo de 176 horas, por exemplo, e que sua jornada de trabalho diária seja de 8 horas.
Isso significa que, se a empresa fosse descontar o banco de horas negativo nas férias, ele perderia 22 dias de suas férias, afetando seu direito legal de descanso.
Mais uma vez, é imprescindível que a empresa faça um excelente controle de ponto dos funcionários para evitar que esse tipo de situação se instale e dificulte o desconto de horas negativas na folha de pagamento.
Como lidar com o banco de horas negativo
É muito importante que a organização possua uma política transparente em relação ao registro do ponto e também sobre o banco de horas. Esse é o único jeito de ambas as partes tomarem ciência sobre os saldos e prazos.
Essa transparência deve fazer parte da cultura da empresa, e exige alguns cuidados, ou boas práticas, que facilitem esse processo.
Colaborador:
- deve evitar o acúmulo de horas negativas;
- precisa alinhar com o gestor e fazer as compensações;
- deve sempre justificar suas faltas ou atrasos.
Empresa:
- deve manter o acompanhamento da jornada de trabalho de todos os seus funcionários;
- é indicado oferecer feedbacks e sinalizar com os melhores horários para a compensação;
- deve ter um sistema de controle de ponto eficiente, que facilite a transparência necessária;
- precisa orientar aos colaboradores sobre os horários e também sobre o sistema de compensação.
É fundamental que haja um controle sobre as horas acumuladas. Já que o limite máximo de desconto é de 30% do salário, caso o colaborador não consiga recuperar as horas dentro do prazo estipulado, a empresa pode não conseguir também descontar o valor correto.
Como controlar o banco de horas
Realizar o controle do banco de horas pode não ser uma tarefa fácil no dia a dia. Mas, utilizando as ferramentas certas, essa atividade pode não ser mais tão complicada assim.
Existem algumas opções para esse controle, como veremos a seguir.
Planilhas
Uma forma simples que ajuda a centralizar todos os dados referentes às horas extras ou negativas dos funcionários. Com elas o gestor consegue acompanhar tudo e planejar a compensação.
A desvantagem é que ela precisa ser alimentada manualmente, e isso dá abertura a erros. Além disso, é mais difícil para o funcionário acompanhar as informações.
Softwares
Já existem muitos softwares no mercado, alguns deles até gratuitos, que permitem o controle automatizado das horas trabalhadas.
Dependendo dos serviços oferecidos, é possível compartilhar as informações com outras pessoas. Assim os funcionários podem acompanhar o controle de horas.
A desvantagem é que, na maioria dos casos, eles são vinculados a um equipamento na empresa, além de não oferecerem muitas opções.
Aplicativos
Uma evolução dos softwares. Também oferecem recursos de automação de ponto eletrônico e de gestão do banco de horas.
Com eles, tanto os gestores como os funcionários conseguem acompanhar seu saldo de horas a qualquer momento, pelo celular, ajudando a planejar a compensação. Muitos aplicativos oferecem ainda a opção de ponto digital.
Quais são os principais problemas no controle da jornada de trabalho?
Dia a após dia, todos os funcionários precisam registrar o início da jornada, os intervalos e também o final dela de alguma forma.
Ao final do período, o setor de RH verifica esse volume de horas trabalhadas de cada funcionário e faz os cálculos necessários para fechar a folha de pagamento.
Apesar de parecer simples, na prática, esse processo pode conter diversos tipos de erros, como duplicidades ou esquecimentos.
A pressa de iniciar o trabalho ou também de ir para casa podem ser grandes vilões nessas horas e favorecer os problemas.
Além disso, existe a possibilidade de fraude, quando um funcionário diz que chegou determinado horário, mas chegou mais tarde.
E tudo precisa ser percebido e resolvido antes do envio ao contador para efetuar os pagamentos, caso contrário o funcionário pode receber valores a mais ou a menos do que é devido.
Uma solução é contar com a tecnologia para evitar esse tipo de problema. Um sistema de ponto digital pode resolver tudo isso.
O que é e como funciona o ponto digital?
É um sistema de ponto online, que permite aos funcionários registrarem seus horários por meio de celulares ou tablets com o aplicativo instalado.
O ponto digital oferece segurança e agilidade para as atividades de registro e acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores.
Ele proporcionar ainda diversas vantagens:
- avisos e lembretes sobre o registro do ponto no celular;
- envio único de confirmação de registro, evitando a duplicidade;
- atualizações de data e hora online, garantindo a correção das informações;
- compartilhamento de escalas de trabalho e férias;
- acompanhamento em tempo real das horas trabalhadas;
- registro do ponto no próprio dispositivo ou em locais definidos etc.
Com isso, ocorre uma redução considerável nos erros de registros e as fraudes passam a ser praticamente inexistentes, já que existem recursos de GPS, que mostram a localização do funcionário e a sua identificação por foto.
Outro aspecto positivo do ponto digital é facilitar o trabalho do setor de RH que, no modelo antigo, passava horas analisando dados dos registros manuais de ponto.
Sendo tudo automatizado, basta solicitar o relatório final com o cálculo das horas de cada funcionário para fechar a folha de pagamento.
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Quais as principais vantagens de aderir ao controle de ponto digital para a empresa?
Já falamos um pouco das vantagens imediatas, que impactam no dia a dia das empresas. Mas não são apenas esses os benefícios de aderir a um sistema de ponto digital. Veja outros fatores importantes a serem considerados!
1. Evitar problemas com a justiça
A responsabilidade de controlar a frequência do colaborador e de acompanhar o cumprimento dos horários é da empresa.
Para isso, o controle de ponto é uma exigência para empresas que possuam mais de 20 funcionários, mas também indicado para os empreendimentos com menos colaboradores.
O controle de ponto eficiente garante que as empresas consigam cumprir o que é justo, no que diz respeito ao pagamento de horas extras e no desconto de horas negativas na folha de pagamento, por exemplo.
Com tudo registrado e automatizado, são poucas as chances de sofrer ações trabalhistas por divergências nesse aspecto. E, se acontecer, a sua empresa terá o respaldo tecnológico para amparar e comprovar tudo.
2. Avaliar a produtividade individual e da equipe
A produtividade é um fator essencial para o crescimento das empresas e é importante poder avaliar isso.
Com o controle de ponto digital é possível analisar a produtividade individual e a da equipe, e ainda verificar quais fatores impactam esses resultados.
Também é possível comparar a produtividade de diferentes pessoas na mesma função. Com a identificação dos fatores de produtividade e treinamento, é possível formar uma equipe mais eficiente e produtiva.
3. Oferecer transparência aos funcionários
O ideal é que o controle de ponto possa ser acompanhado tanto pela empresa como pelo funcionário, para que ele mesmo possa considerar formas de compensar as horas necessárias.
O ponto digital contribui para a boa relação entre o empregador e o funcionário.
4. Controlar equipes externas
Muitas empresas possuem equipes externas, responsáveis por visitas aos clientes, realização de entregas, suporte, entre outros. E é bastante difícil controlar esses horários.
Com o sistema de ponto digital é possível detectar a presença do funcionário em determinados locais, pelo GPS, obtendo as informações sobre a produtividade dos colaboradores.
Perguntas frequentes
Pela CLT (Art. 58), existe uma regra de tolerância. Não serão descontados (nem computados como hora extra) variações de horário não excedentes a 5 minutos, observado o limite máximo de 10 minutos diários.
Se houver um acordo de Banco de Horas ativo, a empresa não pode descontar imediatamente do salário. As horas negativas vão para o “saldo” do colaborador, que tem um prazo (geralmente 6 meses ou 1 ano) para repor essas horas.
Sim. O atestado médico abona (justifica) a falta ou as horas de ausência. Para isso, o documento deve ser entregue ao RH dentro do prazo estipulado pela política interna da empresa ou convenção coletiva.
A empresa pode descontar as horas negativas pendentes do valor total das verbas rescisórias.
Situações como enchentes ou greve de transporte público não são abonadas automaticamente pela lei. Porém, a maioria das empresas adota o bom senso ou segue acordos sindicais que recomendam não descontar.
Controle de ponto digital da Sólides
O controle de ponto da Sólides oferece diversos serviços essenciais para que a sua empresa alcance todos os benefícios já mencionados.
Só na Sólides você consegue mais de 12 relatórios com apenas alguns cliques, como:
- exportação de folha de ponto em AFD, AFDT e ACJEF;
- eventos para a folha;
- relatório sintético;
- ponto com endereço;
- banco de horas;
- informações adicionais do ponto;
- relatório de faltas e atrasos;
- relatório de visitas e locais de interesse;
- coleta de pontos originais;
- absenteísmo;
- motivos de ajuste, entre outros.
Além disso, você escolhe o que seus colaboradores podem ver e fazer na Sólides.
Pode também escolher pontos específicos em que os colaboradores poderão bater o ponto, aumentando a segurança do controle.
E um dos principais benefícios da Sólides é a equipe de suporte, que acompanha você desde a contratação e segue tirando suas dúvidas em todo o processo.
