A folha de ponto digital é o registro eletrônico das entradas, saídas e intervalos de cada colaborador. Ela é preenchida automaticamente a cada marcação, feita por aplicativo, computador ou relógio de ponto.
Também chamada de folha de ponto online, fica disponível ao RH, ao Departamento Pessoal e ao colaborador.
Digitalizar o ponto é diferente de passar a folha de papel para uma planilha. Na planilha, alguém ainda digita os horários e confere as contas. Na folha de ponto digital, o sistema calcula as horas para você, a partir das marcações registradas.
Quando a empresa usa um sistema eletrônico, as regras vêm da Portaria MTP nº 671/2021, do então Ministério do Trabalho e Previdência. A norma exige que o sistema registre fielmente cada marcação e gere arquivos padronizados com esses dados.
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O que é uma folha de ponto digital?
A folha de ponto, também conhecida como livro de ponto, é o documento que reúne os horários de entrada, saída e intervalo de cada colaborador.
Na versão digital, esses dados ficam em um software de registro de ponto, e não em papel.
Esse histórico é a base do cálculo da folha de pagamento. É dele que saem os atrasos, as faltas e as horas extras de cada período.
Com os registros em um só lugar, o RH e o DP apuram a jornada dentro das regras trabalhistas.
Qual a diferença entre folha de ponto digital, planilha e espelho de ponto?
A diferença está em quem registra o horário, quem calcula as horas e quando o colaborador vê o resultado. A tabela compara a folha de ponto manual, a planilha e o registro de ponto digital.
| Ponto de comparação | Folha de ponto manual | Planilha eletrônica | Folha de ponto digital |
|---|---|---|---|
| Como o horário é registrado | O colaborador anota à mão | Alguém digita os horários | O sistema grava cada marcação no momento em que ela acontece |
| Quem calcula horas extras e faltas | O DP, à mão | Fórmulas da planilha, a partir de dados digitados | O sistema, com base na jornada cadastrada |
| Quando o colaborador confere os horários | Ao assinar a folha | Quando a empresa compartilha o arquivo | Durante o mês, no aplicativo ou no portal |
A planilha continua presa à digitação. Por isso, os riscos de fazer o controle de ponto no Excel são parecidos com os do papel: erro de digitação e horário estimado.
Já o espelho de ponto não é uma forma de registrar a jornada. Ele é o relatório do período, gerado a partir das marcações, que o colaborador confere no fechamento.
No ponto eletrônico, o art. 84 da Portaria 671 define as informações mínimas desse relatório.
O que diz a CLT sobre folha de ponto digital?
A CLT não exige um formato específico, mas exige o registro em estabelecimentos maiores. É o que diz o art. 74, § 2º:
“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).”
A mesma Lei da Liberdade Econômica incluiu o § 4º no art. 74, que permite o registro de ponto por exceção.
Nesse modelo, a empresa anota só o que foge da jornada regular, como atrasos e horas extras, mediante acordo individual escrito, convenção ou acordo coletivo.
Com o registro só das exceções, a empresa deixa de ter o histórico diário da jornada. Esse histórico pesa em um processo trabalhista.
Pela Súmula 338 do TST, se a empresa não apresenta os controles de frequência sem justificativa, vale a jornada alegada pelo trabalhador.
A mesma súmula considera inválidos como prova os cartões com horários de entrada e saída sempre iguais.
É o que acontece quando a folha é preenchida com o horário do contrato, e não com o horário trabalhado.
O que a Portaria 671 exige do ponto eletrônico?
A folha de ponto digital faz parte do controle de ponto eletrônico, regulado pela Portaria 671. A norma reconhece três tipos de registrador eletrônico de ponto (REP):
- REP-C (convencional): o relógio de ponto instalado na empresa, com o programa de tratamento.
- REP-A (alternativo): sistema autorizado por acordo ou convenção coletiva de trabalho.
- REP-P (via programa): software com coletores de marcações, armazenamento dos registros e programa de tratamento.
Em todos eles, o art. 74 da Portaria exige que o sistema registre fielmente as marcações. O sistema também precisa gerar os arquivos AFD e AEJ: o primeiro guarda as marcações feitas, e o segundo traz a jornada já tratada.
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Como funciona a folha de ponto digital?
O sistema cruza duas informações: a jornada de trabalho cadastrada para cada colaborador e as marcações feitas ao longo do dia.
Da comparação saem as horas trabalhadas, os atrasos, as faltas e as horas extras.
As marcações podem vir de um aplicativo no celular, de um computador ou de um relógio de ponto integrado ao sistema. A cada registro, a folha do colaborador é atualizada sem digitação do DP.
Veja um exemplo: um colaborador tem jornada das 9h às 18h e, em um dia, sai às 19h56. O sistema registra 1h56 de hora extra naquele dia, sem que ninguém precise fazer a conta.
O sistema também pode apontar dias com batidas faltantes. Assim, o DP vê o que precisa de ajuste antes do fim do mês.
Como o colaborador consulta a folha de ponto online?
O colaborador consulta a folha de ponto online no aplicativo ou no portal do sistema. Lá aparecem as marcações, o saldo de horas e as faltas do mês, atualizados a cada registro.
A Portaria 671 também trata do comprovante de cada marcação. No REP-P, o sistema deve emitir o comprovante ou dar ao trabalhador acesso a ele por meio eletrônico.
Na folha em papel, o colaborador vê o total apurado quando a empresa apresenta o documento para assinatura.
No ponto digital, essa etapa pode ser feita pela assinatura eletrônica da folha de ponto, sem imprimir o documento.
Com a consulta durante o mês, o colaborador que esqueceu uma batida pede o ajuste no mesmo dia, e não só no fechamento.
Quais as vantagens de ter uma folha de ponto digital?
Muita gente acha que a folha de ponto serve apenas para o empregador controlar os horários de seus funcionários. No entanto, ela não serve apenas para isso. Afinal, os benefícios da folha de ponto digital são bem claros para as empresas que a utilizam.
A tecnologia do controle de ponto digital favorece tanto os donos da empresa e gestores quanto os próprios colaboradores.
Isso porque a digitalização elimina a possibilidade de erros no cálculo do período trabalhado, no banco de horas e nas horas extras.
O sistema também oferece subsídios para que os direitos dos trabalhadores sejam sempre respeitados!
Veja, a seguir, quais são as principais vantagens de usar a folha de ponto online no seu dia a dia.
1. Otimiza a rotina
Uma das primeiras vantagens da folha de ponto digital é a transparência. Assim que o funcionário faz o registro de ponto online, a informação já fica disponível para consulta por parte do RH e do próprio empregado.
O acompanhamento da jornada de trabalho se torna diário, em vez de mensal, permitindo que tanto o colaborador quanto o departamento de RH tirem dúvidas em tempo real.
No momento do fechamento da folha de ponto, é só conferir, transmitir os dados para o sistema de folha de pagamento e pronto.
Nada de trabalho adicional ou incertezas sobre a veracidade das informações.
2. Melhora a gestão de pessoas
A adoção de ferramentas de controle de ponto online, que leva ao uso da folha de ponto digital — colocou fim a um trabalhoso processo mensal de cálculo das horas trabalhadas para o fechamento da folha de pagamento.
Durante essa tarefa, a equipe de RH não podia dar atenção a outras demandas importantes do negócio.
Com a ajuda de sistemas inteligentes, os lançamentos são feitos em tempo real e a folha de pagamento é gerada automaticamente.
Essa eficiência reduz os riscos de ações trabalhistas por pagamentos errados. Além disso, ajuda o time do RH a focar suas competências nas estratégias da organização.
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3. Diminui os erros de cálculo
Quando a marcação da jornada de trabalho é contabilizada por meio de uma folha de ponto manual, a possibilidade de erros e arredondamentos indevidos é muito grande.
Por exemplo, pode ser que o colaborador tenha esquecido de anotar o seu período de trabalho assim que terminou o expediente. No dia seguinte, ele tenta lembrar os horários, mas é provável que gere estimativas imprecisas.
Além disso, essa anotação manual permite que os membros da equipe cheguem atrasados alguns minutos e registrem a chegada no horário oficial.
Pode parecer algo inofensivo, no entanto, o acúmulo dessa prática multiplicado pelo número de colaboradores causa grandes prejuízos financeiros para o negócio.
Portanto, para evitar essa situação, a adoção de uma folha de ponto digital favorece a marcação de horários exatos.
O resultado é um relatório preciso do número de horas trabalhadas e a redução de gastos com registros confusos.
4. Evita adulteração do controle de ponto
Com o antigo sistema de ponto, era comum que os colaboradores fossem para casa mais cedo ou saíssem da empresa para resolver questões pessoais durante o horário comercial.
Depois, essa pessoa pedia para um colega bater o ponto no horário correto, recebendo no fim do mês por uma jornada completa naquele dia.
Com a implantação de um sistema de ponto biométrico, por exemplo, é impossível que os funcionários tenham essa má conduta.
Afinal, só é possível registrar a jornada de trabalho com a impressão digital do colaborador ou então por seu reconhecimento facial, características que são exclusivas de cada ser humano.
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5. Permite controlar a jornada mesmo a distância
Nos últimos anos, diversas empresas passaram a adotar o home office como uma alternativa para aumentar a produtividade e gerar economia.
Contudo, elas precisam de um meio para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores. A solução foi adotar sistemas online e aplicativos de ponto eletrônico para celular.
Dessa forma, o funcionário pode dar início e encerrar o dia de trabalho em qualquer lugar que esteja. Automaticamente, a folha de ponto digital é preenchida com os horários das marcações.
Essa solução também permite criar checklists, enviar ordens de serviços e registrar relatórios de visitas, tornando-se uma ferramenta completa para equipes externas de trabalho.
Esse mesmo conceito pode ser aplicado para profissionais que trabalham com transporte, pois a geolocalização dos aparelhos indica se a rota de viagem está sendo cumprida. Desse modo, evita-se que o motorista realize horas extras sem necessidade.
6. Oferece mais autonomia para os funcionários
Os aplicativos digitais de ponto ajudam a inserir na empresa um conceito inovador de Recursos Humanos, chamado de “empoderamento do colaborador”.
Essa abordagem visa conferir ao time maior autonomia na sua vida profissional e poder de decisão nos processos internos da organização.
Com essa tecnologia, os colaboradores aprenderão também a serem mais responsáveis com as marcações dos seus horários de trabalho, sem que seja necessário ter alguém para supervisionar a jornada.
Como tratar divergências antes do fechamento do ponto?
Divergência é a diferença entre o registrado e o que aconteceu, como uma batida esquecida ou uma falta com atestado.
O tratamento de ponto eletrônico é a etapa em que o DP analisa e ajusta essas situações.
O tratamento segue quatro passos:
- Revise as inconsistências apontadas pelo sistema, como dias sem marcação de saída.
- Peça a justificativa ao colaborador e o documento que comprova a ausência, como o atestado médico.
- Registre o ajuste com o motivo no programa de tratamento, sem apagar a marcação original.
- Libere o espelho para conferência do colaborador antes de fechar o período.
O terceiro passo tem base na Portaria 671, que exige o registro fiel das marcações. No espelho do ponto eletrônico, as marcações feitas e as tratadas aparecem separadas, identificadas como incluídas, desconsideradas ou pré-assinaladas.
Com as divergências resolvidas durante o mês, o fechamento da folha de ponto fica restrito a uma conferência final.
O funcionário pode ter acesso à folha de ponto digital?
Sim! Quando a empresa adota sistemas de controle de ponto digital, que emite a folha de ponto online, tanto o funcionário quanto o gestor podem acessar a contabilização de horas a qualquer momento.
Isso acontece porque a apuração da jornada de trabalho acontece em tempo real, de forma automática.
Assim, antes do fechamento, é possível averiguar o saldo de horas e o número de faltas.
Mas vale lembrar que esse recurso é apenas para a folha de ponto digital. No caso da folha tradicional, não é possível acessá-la antes do fechamento, apenas durante a assinatura do espelho de ponto.
Como os dados do ponto apoiam a rotina do DP?
No fechamento, o DP confere o período e envia os dados para a folha de pagamento.
Com a integração entre ponto e folha de pagamento, horas extras e faltas chegam à folha sem redigitação.
Os valores da folha seguem depois para o eSocial, que recebe as informações trabalhistas da empresa. Um erro de apuração no ponto, portanto, se repete no pagamento e nas informações enviadas.
O histórico também mostra padrões, como atrasos concentrados em um turno. Com o controle de frequência dos funcionários em um só lugar, o RH usa esses registros para rever escalas e planejar contratações.
Como fazer uma folha de ponto digital?
Para ter uma folha de ponto digital, a empresa precisa de um sistema eletrônico de registro de ponto. A implantação segue quatro passos:
- Escolha o tipo de registrador previsto na Portaria 671 que atende à empresa: REP-C, REP-A ou REP-P.
- Cadastre a jornada de cada colaborador e as regras de cálculo, como tolerância, banco de horas e adicionais.
- Defina como as marcações serão feitas, por celular, computador, biometria ou relógio de ponto.
- Oriente a equipe sobre como consultar a folha e pedir ajustes.
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Folha de ponto digital: menos conferência manual no fechamento
Com o registro de ponto digital, a jornada deixa de depender de anotação e de conta manual. O DP chega ao fechamento com as divergências já tratadas.
Para quem ainda usa papel ou planilha, a Sólides tem um sistema de controle de ponto que calcula as horas a partir das marcações.
Você pode conhecer o controle de ponto digital da Sólides e ver como ele se encaixa na rotina da sua equipe.
Tire suas dúvidas sobre folha de ponto online
Folha de ponto digital ou online é uma versão automatizada da folha de ponto tradicional. Ela está atrelada a aplicativos ou softwares de registro de ponto, de modo que tanto funcionários quanto gestores possam acompanhar os dados em tempo real
Empresas com 20 ou mais funcionários devem realizar o controle de ponto de forma manual, mecânica ou eletrônica, e os registros devem ser anotados na chamada folha de ponto para a elaboração da folha de pagamento.
A folha de ponto digital funciona por meio de softwares e aplicativos de controle de ponto online, que registram a jornada dos funcionários em tempo real e emitem relatórios que podem ser acessados tanto pelo empregado quanto pelo empregador.
Não pela CLT. O art. 74, § 2º, só obriga o registro em estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, e a conta é feita por estabelecimento. A empresa menor pode adotar o registro por escolha, para manter o histórico da jornada.
Sim, desde que o sistema siga a Portaria 671. O celular pode funcionar como coletor de marcações de um REP-P. Nesse caso, o sistema precisa registrar as marcações com fidelidade, gerar o AFD e dar ao trabalhador acesso ao comprovante de cada registro.
O sistema aplica a regra do art. 58, § 1º, da CLT. Variações de até 5 minutos por marcação, com limite de 10 minutos por dia, não contam como atraso nem como hora extra. Em 2023, a 5ª Turma do TST validou norma coletiva que ampliou essa tolerância para 10 minutos antes e depois da jornada.
Não necessariamente. O art. 74, § 2º, da CLT permite a pré-assinalação do período de repouso, ou seja, o intervalo pode vir anotado sem marcação diária. No espelho do ponto eletrônico, esse registro aparece identificado como pré-assinalado.
