A gestão de ponto nada mais é do que uma série de tarefas que compreendem o monitoramento da rotina de marcação de ponto dos colaboradores de uma empresa.
Quem acompanha temas de RH e DP já conhece a importância do registro e controle de ponto. Sabe também que fazer esse gerenciamento de forma manual pode não ser a melhor saída, embora ainda seja a realidade de várias organizações.
Quando a gestão de ponto é feita manualmente, ela pode levar muito tempo e ficar mais sujeita a erros e fraudes. Para reduzir esses riscos e tornar a rotina mais transparente, vale considerar soluções digitais que otimizam essa atividade, especialmente em empresas com equipes em mais de um local.
Quer entender a fundo como fazer uma gestão de ponto bem-feita e em que medida a tecnologia pode ajudar nessa tarefa? Continue a leitura e confira!
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O que é gestão de ponto?
A gestão de ponto é o processo de acompanhar a marcação de ponto dos colaboradores e monitorar essa rotina para garantir que tudo está caminhando dentro do esperado.
Em outas palavras, é o ato em que o Departamento Pessoal gerencia os horários de entrada e saída de funcionários, bem como os intervalos para descanso.
A partir da coleta desses dados e da sua respectiva análise, é possível entender como anda a rotina e o engajamento da equipe.
Com a coleta desses dados e a análise das marcações, é possível entender como anda a rotina do time. Também é a partir daí que saem as informações para o fechamento da folha de ponto sem erros, com os descontos e adicionais corretos (horas extras, faltas, banco de horas etc.).
Com o espelho de ponto em mãos, a empresa consegue fechar a folha de pagamento considerando horas normais, extras e adicionais. A gestão de ponto ajuda a acompanhar se as marcações estão sendo feitas no momento certo, se há atrasos e se existem falhas no processo.
É por isso que muitas empresas optam por fazer a gestão de ponto com softwares, como o de Controle de Ponto da Sólides. Isso porque ele reúne diversas vantagens, principalmente considerando que o registro do ponto online ou offline é a solução ideal para todos os modelos de trabalho.
A ideia é reduzir erros manuais, automatizar a gestão e facilitar a vida do colaborador e também do empregador.
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Para as empresas com menos de 20 colaboradores, essa gestão do ponto é optativa, mas igualmente fundamental para o monitoramento do time e a manutenção da saúde da empresa, especialmente nos setores de RH e DP.
No entanto, para as organizações que possuem um volume maior de colaboradores, a gestão do ponto é básico perante as leis.
Essa gestão garante segurança jurídica para a empresa e também segurança trabalhista para o funcionário.
Mesmo assim, a organização precisa ficar atenta a algumas falhas que podem ocorrer nesses métodos.
O que a lei diz sobre o controle de ponto?
As regras do controle de jornada foram atualizadas ao longo do tempo para acompanhar as mudanças tecnológicas:
- 1989: a Lei nº 7.855, de 24 de outubro, alterou o art. 74 da CLT e passou a aceitar registro manual, mecânico ou eletrônico;
- 2009: a Portaria 1.510, de 21 de agosto, criou regras para o relógio de ponto eletrônico e proibiu alterar dados já registrados;
- 2011: a Portaria 373, de 25 de fevereiro, regulamentou os sistemas alternativos de controle de jornada, autorizados por acordo ou convenção coletiva;
- 2021: a Portaria 671, de 8 de novembro, revogou as portarias 1.510 e 373 e reuniu as regras do ponto eletrônico.
Na gestão de ponto eletrônico, a Portaria 671 classifica os registradores com as seguintes denominações:
- REP-C: trata-se do relógio de ponto convencional;
- REP-A: é o registro eletrônico de ponto alternativo;
- REP-P: engloba o registro eletrônico de ponto via programa.
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O que a CLT diz sobre a gestão de ponto e a sua marcação?
Além dessas novidades e atualizações em relação ao registro do ponto, sistemas a serem utilizados e regras que devem ser aplicadas, é importante mencionar também a diretriz trazida pelo art. 74 da CLT.
Ele estabelece que empresas que possuem mais de 20 colaboradores são obrigadas a realizar o controle de ponto. Na íntegra, o artigo traz as seguintes regras:
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”.
Uma observação importante nesse contexto é que é orientado que mesmo empresas que possuem menos que 20 funcionários adotem um modelo de gestão de ponto.
Isso porque, para além da obrigatoriedade imposta pela legislação trabalhista, a necessidade do controle de ponto é reforçada por trazer benefícios e segurança tanto para a empresa quanto para o empregado.
Por meio dessa rotina de gestão de pessoas, são reduzidas as chances de abertura de processos trabalhistas, possíveis quebras de contrato e, claro, além da garantia dos direitos, de ambas as partes.
Como fazer uma gestão de ponto eficiente?
Realizar a gestão de ponto é algo bem particular, que vai variar de empresa para empresa, de profissional Como realizar a gestão de ponto pode variar de empresa para empresa. Mesmo assim, existem algumas etapas básicas que normalmente fazem parte da rotina de RH e DP.
Antes de listar, vale um ponto importante: quanto mais pessoas e mais modelos de trabalho (presencial, híbrido e/ou remoto), mais importante é ter um fluxo claro. Isso evita retrabalho e correções de última hora no fechamento do mês.
Em geral, as etapas mais comuns são controle de ponto, tratamento do ponto, cálculo das horas trabalhadas e fechamento da folha de ponto. A seguir, veja como cada uma funciona no dia a dia.
Controle de ponto
O controle de ponto documenta a presença e a jornada de cada funcionário. Com ele, a empresa organiza escalas, acompanha horas extras e controla banco de horas.
Em semanas com feriado, por exemplo, podem surgir dúvidas sobre compensações. O registro mostra o que aconteceu no dia e reduz discussões depois. O controle pode ser feito de cinco maneiras:
- controle de ponto manual: papel e caneta, mais sujeito a fraudes e a erros de anotação;
- controle de ponto mecânico: cartões de papel carimbados pelo equipamento, que não atende o trabalho híbrido ou remoto;
- controle de ponto por planilha: registro digitado no Excel, com riscos parecidos aos do papel;
- controle de ponto eletrônico: feito no REP-C instalado na empresa, por crachá, senha ou biometria, e exige presença no local;
- controle de ponto digital: registro por aplicativo no celular ou no computador, que atende também equipes externas e remotas.
Cálculo das horas
A próxima etapa é a apuração dos registros do controle de ponto. Em empresas que usam controle de ponto manual, por exemplo, esse cálculo pode exigir muita conferência, principalmente quando há banco de horas e escalas.
Empresas que ainda sistemas pouco informatizados ainda precisam fazer essa apuração do modo tradicional, usando a calculadora para contabilizar as horas trabalhadas.
Nos caso das organizações que contam com softwares de controle de ponto, o sistema já calcula as horas normais, horas extras, jornada em período noturno etc.
Mesmo com tecnologia, as regras internas precisam estar claras. Caso contrário, o RH e DP ainda podem perder tempo ajustando exceções e justificativas.
Tratamento dos pontos
É nessa etapa que o DP e RH verificam se há erros nas marcações, falta de registro, faltas, atrasos e se atestados foram apresentados.
Essas informações são necessárias para o cálculo correto da folha de ponto e, consequentemente, da folha de pagamento.No cotidiano, o tratamento é onde você evita que pequenos esquecimentos virem problemas maiores. Uma marcação sem intervalo, por exemplo, pode gerar ajustes e dúvidas se não for conferida a tempo.
Essa etapa é crucial para entender o comportamento e os hábitos dos colaboradores, bem como a produtividade e o comprometimento com as atividades da empresa.
Apontamentos
Os apontamentos são os totais consolidados da jornada, como total de horas extras, faltas e atrasos. Esses dados são encaminhados para a folha de pagamento ao final do mês.
Aqui, o ganho de um processo bem definido é a previsibilidade. O DP e RH conseguem acompanhar como o mês está se comportando e orientar gestores antes do fechamento.
Fechamento da folha de ponto
Por fim, é feita a apuração das horas totais trabalhadas e do estado do banco de horas. Como esses dados alimentam a folha de pagamento, é essencial que estejam corretos e consistentes.
Quando o fechamento vira “mutirão”, normalmente o problema costuma estar visível no fim do mês, mas ele costuma estar presente mesmo na falta de rotina de conferência ao longo das semanas.
Como distribuir a rotina entre colaborador, gestor e DP?
A rotina fica mais leve quando cada pessoa cuida de uma parte. O colaborador registra e justifica, o gestor aprova, e o DP trata as pendências e fecha o mês.
Essa divisão muda o tipo de trabalho do DP. Sai a caça a marcações perdidas no último dia e entra a análise dos números e a orientação aos líderes.
Uma forma de organizar quem cuida de quê é separar as tarefas por frequência, com uma entrega e um número para acompanhar.
| Frequência | Colaborador | Gestor | DP | Indicador |
|---|---|---|---|---|
| Diária | Registra a jornada e corrige esquecimentos no dia | Acompanha atrasos e faltas | Confere inconsistências do dia anterior | Marcações pendentes |
| Semanal | Envia as justificativas que faltam | Aprova ou recusa ajustes e horas extras | Cobra pendências e revisa o banco de horas | Ajustes aguardando aprovação |
| Mensal | Confere e assina o espelho de ponto | Valida o fechamento da equipe | Fecha a folha de ponto e envia os apontamentos | Tempo de fechamento |
O gestor tem papel central nesse modelo, porque conhece a equipe e consegue confirmar uma hora extra na mesma semana.
Quais indicadores acompanhar antes do fechamento?
Cinco números simples mostram, ainda no meio do mês, se a folha de ponto vai fechar bem ou mal:
- pendências abertas: marcações faltando e justificativas que não chegaram. Se o número cresce, o trabalho vai se acumular no fechamento;
- ajustes manuais: quantas marcações precisaram de correção. Um volume alto aponta a equipe onde a regra não está clara;
- tempo de fechamento: quantos dias o DP leva entre o fim do período e a folha de ponto fechada;
- horas extras por equipe: a comparação com o mês anterior mostra onde a jornada saiu do planejado;
- saldo do banco de horas: saldos altos, positivos ou negativos, pedem um plano de compensação com o gestor.
Esses números dão ao RH uma forma de mostrar resultado com dados. Comparar o tempo de fechamento antes e depois de uma mudança mostra à liderança o efeito do trabalho do DP.
Na última semana, um checklist de fechamento da folha de ponto organiza a conferência na ordem certa.
Como definir prazos e acompanhar pendências?
Para reduzir os ajustes acumulados no fim do mês, defina prazos curtos para cada pendência e quem é cobrado por ela. Um modelo para ajustar à política interna:
- o colaborador corrige ou justifica uma marcação até o dia útil seguinte;
- o gestor aprova ou recusa ajustes e horas extras até o fim da semana;
- o DP cobra as pendências toda semana e fecha a folha de ponto no prazo da folha de pagamento.
Os prazos precisam estar por escrito e valer para todas as equipes. Assim, o DP compara as áreas e encontra mais rápido onde o fluxo trava.
Esquecimentos pedem um procedimento próprio, com justificativa e ciência do colaborador, como no passo a passo para regularizar um ponto esquecido.
Cobrar tudo isso por planilhas e e-mails espalhados é o que leva ao mutirão do fim do mês. O Controle de Ponto Digital da Sólides reúne registro, aprovação e indicadores de pendência em um só painel, sem planilhas paralelas.
Como fazer a gestão de ponto no trabalho híbrido e home office?
Quando a empresa não conta com um sistema de controle de ponto digital, o sistema de trabalho híbrido e home office, costuma ser mais desafiador porque o controle da jornada não acontece apenas dentro do ambiente físico da empresa.
O ponto principal aqui é equilibrar praticidade para o colaborador e conformidade para o DP ou RH. Ou seja: o processo precisa ser simples de usar, mas também consistente e verificável.
Para isso funcionar, é importante entender alguns pontos que ficam mais sensíveis em modelos flexíveis.
Controle de jornada fora da empresa
Quando parte do time registra o ponto fora do escritório, o desafio é manter o padrão. Se cada um registra em horários diferentes, o DP recebe dados difíceis de fechar.
Uma boa prática é definir regras objetivas:
- Quando registrar entrada e saída;
- Como registrar intervalos;
- Como lidar com exceções (reunião externa, deslocamento, queda de internet).
Confiança x compliance
Modelos flexíveis funcionam com confiança. Ao mesmo tempo, a empresa precisa de um mínimo de organização para garantir a jornada, horas extras e intervalos.
A gestão de ponto ajuda justamente nisso, trazendo clareza para o colaborador e segurança para o DP. Com regras claras e registros consistentes, diminuem as chances de conflitos por interpretação.
Registro remoto e validações
Em algumas empresas, recursos de validação podem apoiar o processo de gestão de ponto, principalmente em equipes externas ou distribuídas.
O importante é que tudo seja transparente. Os colaboradores precisam entender como registrar e por que o registro existe. Assim, o ponto deixa de ser uma burocracia e vira parte da rotina.
Conformidade com a CLT fora do escritório
Estar em home office não significa ausência de controle quando a regra se aplica. O que muda é o como fazer isso funcionar no dia a dia.
Por isso, sistemas digitais de registro de ponto e em nuvem podem ajudar a centralizar registros e facilitar o fechamento, sem depender da conferência manual no fim do mês.
⭐ Leia também: Ponto eletrônico digital: qual o melhor para sua empresa?
Por que é importante fazer a gestão de ponto na sua empresa?
A gestão de ponto transforma os horários de trabalho em informações importantes para os líderes e para as áreas de RH e DP.
Esses dados ajudam a entender como anda a assiduidade, se há atrasos recorrentes e onde estão gargalos do processo. Isso é útil tanto para corrigir falhas quanto para melhorar a organização do dia a dia.
Além disso, a gestão de ponto dá base para decisões e rotinas do DP, como banco de horas, horas extras e fechamento de folha. Sem um registro consistente, tudo vira estimativa e isso costuma gerar ruído.
Em equipes distribuídas (híbridas ou com pessoas em diferentes locais), essa importância aumenta. Um processo padronizado evita que cada área registre de um jeito e cria mais justiça na apuração, principalmente quando há escalas e jornadas diferentes.
Quais as vantagens de fazer uma gestão de ponto?
Uma gestão de ponto bem estruturada traz ganhos práticos para o DP e para o dia a dia das equipes.
Para facilitar a comparação, confira os principais benefícios na tabela abaixo, incluindo o que muda quando parte do time trabalha em modelo híbrido ou remoto.
| Vantagem | O que resolve no dia a dia | Impacto no trabalho híbrido/home office |
| Reduz erros no fechamento | Evita marcações perdidas, cálculos incorretos e ajustes de última hora na folha de ponto | Ajuda a centralizar registros e diminuir “controles paralelos” (planilhas, mensagens e e-mails) |
| Diminui retrabalho do DP | Menos tempo conferindo marcações e procurando justificativas fora do prazo | Facilita a rotina quando o time registra ponto em locais diferentes |
| Reduz discussões por “achismo” | Registros mais consistentes deixam atrasos, faltas e horas extras mais claros | Dá mais transparência quando a liderança não acompanha a rotina presencialmente |
| Ajuda a evitar fraudes | Dificulta registros indevidos e facilita validação quando necessário | Reduz risco de inconsistência em equipes distribuídas e externas |
| Melhora a organização de escalas e banco de horas | Apoia o controle de compensações e horas extras com mais previsibilidade | Evita divergências em jornadas flexíveis e dias alternados (casa/escritório) |
| Reforça conformidade e rastreabilidade | Mantém histórico e facilita auditorias e conferências internas | Ajuda a manter padrão de registro mesmo fora do ambiente físico |
Como automatizar a gestão de ponto de sua empresa?
A gestão de ponto fica mais simples quando a empresa automatiza cálculo, relatórios e fechamento.
No Controle de Ponto Digital da Sólides, os dados são atualizados em tempo real e a solução oferece:
- registro do ponto online e também sem internet, com sincronização quando a conexão volta;
- reconhecimento facial, que reduz o risco de um colaborador registrar o ponto pelo outro;
- geolocalização, que grava o local de cada marcação;
- assinatura eletrônica da folha de ponto, de qualquer lugar e dispositivo;
- armazenamento em nuvem, com criptografia;
- mais de 30 relatórios automatizados e exportação dos eventos para a folha de pagamento.
Ao trocar arquivo manual, REP e impressora por uma solução digital, a empresa também reduz o uso de papel na rotina do DP. Clientes da Sólides relatam o ganho no fechamento:
Grasiele Souza, supervisora de Departamento Pessoal na Who, conta:
“Anteriormente, gastávamos, em média, em torno de sete dias úteis para fazer o fechamento da folha de ponto. A partir da implantação do Sólides DP, já identificamos uma melhora e a nossa meta é fazer o fechamento em até dois dias.”
Catarina Lopes, Analista de RH na Simas Logística, relata:
“Reduzi, em média, três dias do fechamento da folha de ponto, em relação ao outro aplicativo que a gente tinha. Antes, eu gastava sete dias e agora estou gastando quatro.”
Como fazer a gestão de ponto grátis em pequenas empresas
Para empresas com até 10 colaboradores, o Controle de Ponto Grátis da Sólides permite automatizar a gestão de ponto sem custo e de forma vitalícia.
Ele substitui a planilha e o papel por registros digitais em conformidade com a Portaria 671.
O artigo mostra que empresas com até 20 colaboradores não são obrigadas a controlar o ponto, mas ganham segurança quando fazem isso.
Quem usa planilha corre os mesmos riscos do papel: fórmulas quebradas, marcações sem padrão e nenhum arquivo fiscal para apresentar em uma fiscalização ou em um processo trabalhista.
O plano gratuito cobre as etapas da gestão de ponto descritas neste guia:
- controle de ponto: registro pela web e pelo SuperApp, que também funciona offline, útil para quem trabalha em home office ou fora da empresa;
- tratamento dos pontos: justificativa de atrasos e ajuste de banco de horas registrados no próprio sistema;
- escalas: gestão de escalas básicas para organizar a jornada do time;
- fechamento: relatório da folha de ponto gerado a partir das marcações;
- conformidade: exportação dos arquivos fiscais AFD, AFDT e ACJEF exigidos pela Portaria 671.
O plano gratuito atende até 10 colaboradores e 1 filial. Recursos citados na seção anterior, como controle de dispositivos e locais autorizados, mais de 20 relatórios e exportação de eventos para a folha de pagamento, fazem parte do plano completo, que é o caminho natural quando a empresa crescer.
Tire outras dúvidas sobre a gestão de ponto
Agora, que você já sabe tudo sobre a gestão de ponto e quais são as diretrizes legais sobre o registro da jornada de trabalho dos funcionários, veja abaixo as principais informações sobre esse tema:
A gestão de ponto é o processo de acompanhar a marcação de ponto dos colaboradores de uma empresa para garantir que a rotina esteja dentro do esperado. Ela envolve o registro, conferência e fechamento da folha de ponto e contribui com informações importantes para o fechamento da folha de pagamento.
O art. 74 da CLT determina a obrigatoriedade do controle de ponto para empresas com mais de 20 colaboradores. A Portaria 671/2021 organiza as regras do ponto eletrônico e classifica em modelos como REP-C, REP-A e REP-P, que se referem ao relógio de ponto convencional, registro eletrônico alternativo e via programa.
Para empresas com mais de 20 colaboradores, o controle de jornada é obrigatório. Para empresas menores, não é obrigatório, mas pode ajudar na organização e na segurança do DP e RH.
O ideal é ter regras claras de registro de ponto, tratamento de exceções e apuração. Um sistema digital pode ajudar a centralizar as marcações e manter a consistência, mesmo com parte do time fora do escritório.
O caminho mais seguro é padronizar o processo, mantendo a mesma regra para todos, definir prazos de justificativa e a conferência dos registros ao longo do mês. Quando o DP ou RH tratam as exceções semanalmente, as chances de descobrir falhas só no fechamento da folha de ponto diminuem.
