O software de RH virou ferramenta comum nas empresas, mas o uso completo da tecnologia ainda esbarra em uma barreira que pouca gente esperava.
Segundo o Mapa do RH & DP 2026, pesquisa da Sólides em parceria com a Offerwise, 93% das empresas já usam software de RH ou DP, porém apenas 43% aplicam a ferramenta em todos ou na maioria dos processos.
Quando os profissionais apontam o que impede esse avanço, o resultado contraria o senso comum. Afinal, a falta de aprovação da liderança é citada por 52%, enquanto o orçamento aparece para 26%, metade disso.
A pesquisa ouviu 401 profissionais de RH e DP de todo o Brasil entre 10 e 17 de abril de 2026 e comparou os resultados com a edição anterior, que teve 400 respondentes.
Software de RH chega a 93% das empresas, mas uso completo fica em 43%
À primeira vista, a adoção parece resolvida: nove em cada dez empresas já contam com algum sistema de RH.
Quando se olha para a profundidade do uso, no entanto, o cenário muda bastante.
| Indicador | Resultado |
|---|---|
| Empresas que usam software de RH ou DP | 93% |
| Empresas que usam o software em todos ou na maioria dos processos | 43% |
| Principal barreira: falta de aprovação da liderança | 52% |
| Barreira: orçamento | 26% |
Ou seja, a maioria das empresas tem a ferramenta, mas convive com processos divididos entre sistema, planilhas e controles manuais.
Enquanto isso, parte do time de RH e DP segue gastando horas com tarefas que poderiam estar automatizadas.
Por que o orçamento deixou de ser o principal entrave
Durante muito tempo, “não tem verba” foi a resposta padrão para qualquer projeto de tecnologia no RH.
Os dados do Mapa, porém, mostram que o dinheiro aparece em segundo plano.
Isso porque o custo de um software de RH caiu e se tornou mais previsível com os modelos por assinatura. Além disso, boa parte das empresas já paga por alguma ferramenta.
Portanto, ampliar o uso costuma exigir menos investimento novo do que convencimento interno.
O próprio Mapa reforça esse ponto ao mostrar que 36% das empresas tiveram aumento de orçamento em gestão de pessoas em 2026.
Assim, em muitos casos, o recurso existe, mas a decisão de direcioná-lo para tecnologia não sai do papel.
O RH tem acesso à diretoria, mas ainda não convence
O dado chama atenção porque o RH nunca esteve tão perto da alta liderança. Pelo mesmo levantamento, 81% dos times de RH e DP participam de reuniões com a diretoria, e 87% das empresas já usam dados de RH e DP para decisões estratégicas.
Diante disso, a questão deixa de ser presença na mesa e passa a ser a forma de apresentar o pedido. Um projeto de tecnologia defendido apenas como “facilidade para o RH” compete com prioridades de vendas, operação e finanças.
Por outro lado, quando o mesmo projeto vem acompanhado de números de economia, risco e produtividade, ele entra na pauta da diretoria com outro peso.
O que pode explicar a resistência da liderança
Ao revelar essa barreira, o Mapa abre espaço para uma reflexão sobre como o RH conduz a conversa com a alta gestão.
Nesse sentido, a rotina das empresas ajuda a levantar algumas hipóteses:
- Benefício pouco tangível: a diretoria ouve sobre “agilidade” e “eficiência”, mas não vê quanto isso representa em reais ou em horas.
- Risco não dimensionado: erros de folha, passivos trabalhistas e falhas no controle de jornada raramente aparecem calculados na proposta.
- Visão do RH como área operacional: quando a liderança enxerga o RH só como executor de rotinas, a tecnologia parece custo, sem relação com o resultado do negócio.
- Medo de mudança: trocar ou ampliar sistemas envolve migração de dados e treinamento, o que gera receio de interrupção.
Como conquistar a aprovação da diretoria para tecnologia no RH
Diante desse cenário, o caminho é tratar o pedido de tecnologia como um projeto de negócio, com números e prazos. Para isso, estes passos ajudam:
- Mapeie o tempo gasto com tarefas manuais: levante quantas horas por mês o time dedica a folha, ponto, admissão e relatórios fora do sistema.
- Transforme horas em custo: multiplique esse tempo pelo custo da hora do time e mostre o valor anual desperdiçado com retrabalho.
- Dimensione os riscos: inclua o impacto de erros de cálculo, multas e ações trabalhistas que um processo automatizado ajuda a evitar.
- Apresente o retorno esperado: assim como no ROI do ponto eletrônico para a diretoria, compare o custo da ferramenta com a economia projetada.
- Conecte a tecnologia às metas da empresa: mostre como dados mais confiáveis apoiam decisões sobre turnover, produtividade e crescimento do quadro.
- Proponha uma implantação por etapas: começar por um processo crítico reduz o receio de mudança e gera resultados rápidos para apresentar.
Quais indicadores levar para a reunião com a diretoria
Antes de tudo, a liderança decide com base em números. Por isso, acompanhar os indicadores de RH certos ajuda a sustentar a proposta com fatos.
| Indicador | O que mostra para a diretoria |
|---|---|
| Horas gastas em tarefas manuais | Capacidade do time desperdiçada com retrabalho |
| Taxa de erros na folha | Risco financeiro e trabalhista do processo atual |
| Tempo de admissão | Agilidade para colocar novos profissionais em operação |
| Turnover | Custo de reposição que a gestão de pessoas ajuda a reduzir |
| Custo do RH por colaborador | Eficiência da área em relação ao tamanho da empresa |
Além disso, vale registrar a situação atual antes da implantação. Desse modo, o RH consegue comparar o antes e o depois e mostrar à diretoria que a aprovação gerou resultado.
Como reportar números para a diretoria, segundo Rafael Kahane, CMO da Sólides, no CONARH
Ter os indicadores em mãos é só metade do caminho. A outra metade está na forma de apresentá-los, e foi justamente esse o tema que Rafael Kahane trouxe durante sua palestra no CONARH 2026, na trilha Visão Executiva.
Segundo ele, o RH precisa trocar o dado que descreve pelo dado que decide. Em vez de dizer “o turnover fechou em 18%”, por exemplo, a área ganha mais atenção ao dizer “a rotatividade custou R$ 4,2 milhões e atrasou o roadmap em dois sprints”.
Afinal, o primeiro número o C-level esquece na hora, enquanto o segundo ele leva para a próxima reunião.
Adapte o argumento a cada liderança
Além de traduzir os números em impacto, vale ajustar a conversa ao que cada executivo acompanha. Na palestra, Kahane deu dois exemplos:
- Para o diretor comercial (CRO): diante de uma rotatividade alta entre vendedores, o argumento certo é de produtividade, ou seja, quanto custa a cadeira vazia e quanto tempo o substituto leva para produzir.
- Para o diretor de marketing (CMO): em um cenário de baixa preparação dos líderes para a IA, o argumento certo é de requalificação, já que o gargalo está nas pessoas.
O mesmo raciocínio vale para o pedido de tecnologia. Para o financeiro, o foco é custo evitado; para a operação, horas liberadas; para o jurídico, risco trabalhista reduzido.
Atue como parceiro de negócio
Por trás dessa mudança de linguagem está uma postura. Para Rafael, ser business partner depende do comportamento do profissional, independentemente do cargo:
CONARH 2026
“Todo profissional de RH deveria se ver como um parceiro de negócio de cada área para atender e para solucionar, e não apenas como um executor de demandas.”
Kahane também conectou esse ponto ao Mapa do RH & DP: segundo ele, empresas que ainda operam com tecnologia parcial, fragmentada ou manual em alguma etapa de RH e DP seguem respondendo “quantos” para a diretoria, sem conseguir responder “por quê”.
Em outras palavras, sem dados integrados, o RH até chega à reunião, mas tem dificuldade de permanecer nela.
Integração dos processos é o próximo passo
Ter um sistema para cada rotina já foi o padrão do mercado. Hoje, no entanto, ferramentas isoladas são justamente um dos motivos que mantêm o uso do software restrito a poucos processos.
Isso porque, quando ponto, folha, admissão e desempenho ficam em plataformas diferentes, o time precisa repassar informações manualmente de um sistema para outro.
Por isso, a digitalização do RH avança mais rápido quando os processos ficam reunidos em uma plataforma de RH completa, com dados conectados e um único ponto de acesso.
Com tudo integrado, a automação de processos deixa de ser pontual e passa a cobrir a jornada inteira do colaborador.
Assim, o RH ganha tempo para atuar de forma mais estratégica, e a diretoria passa a receber os dados de que precisa para decidir.
Tecnologia no RH avança quando o RH fala a língua da diretoria
Em resumo, o software de RH já faz parte da rotina de quase todas as empresas brasileiras. Por outro lado, o fato de a aprovação da liderança pesar o dobro do orçamento mostra que o próximo avanço depende menos de verba e mais de argumentos.
O desafio agora é levar à diretoria números claros de economia, risco e resultado, para que a tecnologia deixe de cobrir só parte dos processos.
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Perguntas frequentes sobre software de RH
Segundo o Mapa do RH & DP 2026 da Sólides, 93% das empresas usam software de RH ou DP. Porém, apenas 43% aplicam a ferramenta em todos ou na maioria dos processos.
A falta de aprovação da liderança, citada por 52% dos profissionais de RH e DP no Mapa do RH & DP 2026. O orçamento aparece em segundo plano, com 26%.
Apresente o pedido como projeto de negócio, com horas economizadas, custo do retrabalho, riscos trabalhistas evitados e retorno esperado. Além disso, proponha uma implantação por etapas para gerar resultados rápidos.
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