Nem todo cálculo necessário para obter resultados na empresa é agradável de ser feito. Quando se tem boas estimativas, é prazeroso trabalhar com os números e saber se o resultado é realmente positivo. Mas há índices que também revelam problemas estruturais que não podem deixar de ser medidos, como a taxa de absenteísmo.
Às vezes, pode-se pensar que esse número é baixo na organização, mas só se tem certeza quando o cálculo é feito, efetivamente. Para facilitar esse processo é que preparamos esse artigo.
Vamos mostrar um passo a passo para você entender exatamente como deve fazer para obter esse indicador e quais medidas deve tomar quando o saldo não for tão otimista. Acompanhe!
O que é a taxa de absenteísmo?
Absenteísmo é quando o colaborador falta do trabalho ou se atrasa, seja por problemas pessoais, do trabalho ou por motivos de saúde.
Todo o tipo de ausência (exceto as férias) é considerado absenteísmo, voluntário ou involuntário como: advertência ou suspensão do funcionário, faltas legais como licença maternidade, afastamentos pelo INSS, licença gala e atestados médicos, assim como os motivos particulares e não justificados.
Logo, o índice ou taxa de absenteísmo é o indicador que avalia se esse número é alto ou baixo e serve também para identificar possíveis problemas que acontecem dentro da empresa, que possivelmente, não seriam diagnosticados caso não houvesse uma forma de medir por meio das faltas.
Esse é um indicador muito importante, pois reflete nos resultados de todos os setores de uma organização.
Contudo, nem sempre o absenteísmo representa gargalos internos. Mesmo que as principais causas sejam problemas de saúde causados pelo estresse e insatisfação com o trabalho, as faltas podem ser também sintomas de contratempos ou conflitos particulares dos colaboradores.
E só haverá a certeza quando houver uma relação transparente entre as partes.
Como calcular o índice de faltas (absenteísmo): com fórmulas para usar no Excel
Para calcular a taxa de absenteísmo, divida o total de horas perdidas com faltas, atrasos e saídas antecipadas pelo total de horas que deveriam ser trabalhadas no período, e multiplique o resultado por 100.
Apenas perceber que um colaborador falta com frequência não é suficiente: é preciso transformar isso em número para viabilizar um controle efetivo e embasar relatórios de RH voltados à diretoria.
A metodologia mais usada no mercado brasileiro foi desenvolvida pelo professor e doutor em Administração Jean Pierre Marras, e segue três passos.
Ela pode ser aplicada manualmente ou montada em planilhas do Google Sheets e Excel, com uma fórmula para cada etapa. Confira!
1. Calcule o total de horas que deveriam ser trabalhadas
Multiplique o número de colaboradores pelo número de dias úteis do período e pela carga horária diária.
Total de horas previstas = Colaboradores × Dias úteis × Horas diárias
No Excel, com os valores nas células B1 (colaboradores), B2 (dias úteis) e B3 (horas diárias), a fórmula fica =B1*B2*B3.
Por exemplo: uma empresa com 5 funcionários, jornada de 6 horas diárias e 20 dias úteis no mês tem 5 × 6 × 20 = 600 horas previstas.
2. Some o total de horas de ausências
Converta faltas em horas (multiplicando os dias de falta pela jornada diária) e converta atrasos e saídas antecipadas de minutos para horas, dividindo por 60. Depois, some os dois valores.
Total de horas perdidas = (Dias de falta × Horas diárias) + (Minutos de atraso ÷ 60)
No Excel, com os dias de falta em B4, a jornada diária em B3 e os minutos de atraso em B5, a fórmula fica =(B4*B3)+(B5/60).
Um exemplo: os 5 funcionários se atrasam 20 minutos cada um em um dia (5 × 20 = 100 minutos, ou 1h40) e cada um falta um dia no mês (5 × 6 = 30 horas). O total de horas perdidas é 1h40 + 30h = 31h40.
3. Calcule a taxa de absenteísmo
Divida o total de horas perdidas pelo total de horas previstas e multiplique por 100.
Taxa de absenteísmo (%) = (Total de horas perdidas ÷ Total de horas previstas) × 100
No Excel, com o total de horas perdidas em B6 e o total de horas previstas em B7, a fórmula fica =(B6/B7)*100.
Também é possível deixar o resultado direto em porcentagem formatando a célula como “Porcentagem” e usando apenas =B6/B7.
Por exemplo: 31,67 ÷ 600 × 100 = 5,23% de absenteísmo no mês.
Segundo a Associação Brasileira de Controle de Qualidade (ABCQ), o índice ideal de absenteísmo deve ficar em, no máximo, 1,5%.
Acompanhar esse número com regularidade em uma planilha ou sistema de gestão é o que permite agir antes que o problema afete a produtividade, assim como no presenteísmo, quando o colaborador comparece ao trabalho mesmo doente ou com problemas pessoais e não consegue render o esperado, isso pode ser feito.
Quais os riscos do absenteísmo em uma organização?
Uma equipe saudável e satisfeita falta menos ao trabalho e consegue produzir muito mais. E a companhia que conta com equipes que rendem pouco, consequentemente, fatura menos. Investir na qualidade do ambiente de trabalho é investir no melhor capital da empresa: quem gera o produto ou serviço que dão o lucro.
Além disso, há outros fatores que o alto absenteísmo impacta dentro de uma organização:
- mais vulnerabilidade a falhas e acidentes entre os colaboradores;
- aumento do volume de demandas e, consequentemente, mais estresse e acúmulo de tarefas;
- propagação da insatisfação e conflitos entre as equipes;
- imagem negativa perante aos clientes que não têm seus serviços atendidos no prazo;
- contribuição para aumento do turnover;
- diminuição da qualidade do clima organizacional.
💡Saiba mais: Aprenda sobre indicadores de RH
Como evitar altas taxas de absenteísmo?
Quando os índices de falta são altos, há um indicador de desafios no ambiente interno, na estrutura, na comunicação ou na liderança da empresa. Desde contrações efetivas até no desenvolvimento diário dos colaboradores, o setor de RH exerce papel preponderante para diminuir esses números.
Atente-se ao perfil adequado no momento da contratação
Não adianta um profissional ter um currículo de dar inveja se o relacionamento interpessoal dele não é dos melhores, se é ríspido com a equipe, não é produtivo ou não tem compromisso com as entregas. Além das competências hard skills — que são as capacitações técnicas visíveis no currículo —, as soft skills também contam pontos para uma contratação acertada.
Isso evita que a empresa se arrependa de uma admissão que não foi tão eficaz e que o funcionário não se integre à equipe, não apresente resultados e, com isso, também não se desenvolva dentro da organização da maneira que ambas as partes esperam.
Promova a comunicação sem ruídos dentro da instituição
Sabe aquela frase muito conhecida de que “quem não comunica se trumbica”? Cultive isso na companhia, assim como a importância de ser transparente de forma educada.
Quando há problemas de comunicação interna, seja entre os membros da equipe ou entre o gestor e os colaboradores, as chances de isso abalar o bom clima organizacional é grande.
Por isso, é importante propor reuniões com todos, quando possível, e realizar feedbacks constantes e de maneira clara. Outra medida é trabalhar internamente valores contra a promoção de fofocas e situações mal resolvidas dentro da empresa, que podem gerar desconforto desnecessário.
Procure conhecer os motivos por trás das faltas
Ter um diálogo aberto ajuda a entender o que se passa com cada colaborador. As faltas podem estar relacionadas a problemas familiares, financeiros, de saúde ou por desentendimentos e relacionamentos internos que estão ruins.
O importante é que cada funcionário se sinta à vontade para procurar o setor de Recursos Humanos, expor suas questões e saiba que pode contar com a ajuda da instituição.
Faça alinhamento de postura com a equipe de gestores
Entre as coisas que mais impactam no clima organizacional estão os conflitos entre gestores e colaboradores. Um ambiente no qual o chefe grita com os funcionários, os assedia moralmente, é centralizador ou não entende que cada um tem seu perfil é totalmente nocivo para todo mundo.
É importante que a instituição promova, além dos treinamentos voltados aos trabalhadores, ações para alinhamento da postura correta que a empresa gostaria de todos os gestores adotassem. Isso evita conflitos internos e também que enfrentem processos trabalhistas no futuro por má conduta dos líderes.
Proponha recursos que promovam a saúde física e mental
Todo colaborador gosta quando a companhia oferece ou viabiliza o pagamento de um bom plano de saúde e odontológico. Isso facilita a realização de tratamentos e exames, tanto em relação à questão financeira quanto pela comodidade.
Se vocês ainda não podem oferecer algo nesse sentido, sugira medidas mais simples. Não abra mão de proporcionar uma ergonomia adequada, ambientes agradáveis, cadeiras confortáveis e todo material de apoio necessário para otimizar a rotina do trabalhador.
Regularmente, promova treinamentos com terapeutas e coachings para integrar a equipe e oferecer momentos mais descontraídos ou de descanso no final do expediente. Um happy hour também é uma boa medida. O relaxamento renova as energias, alivia o estresse e é saudável para todos.
Sugira que a empresa tenha um plano de carreira
Imagine a situação do colaborador que trabalha há muitos anos em uma companhia, sempre apresentou bons resultados, tem uma postura adequada, procura desenvolvimento profissional, mas se depara com a falta de oportunidades de crescimento?
Por mais motivado que ele esteja, tendo a sensação de que não tem mais como crescer internamente, o sentimento será o de que já aprendeu e contribuiu o suficiente e que ali não é mais o seu lugar. A partir daí, ele começa a faltar por desmotivação ou para correr atrás de outras oportunidades.
Quando a instituição tem um plano de carreira definido, o funcionário sabe exatamente qual o caminho é capaz de seguir lá dentro, pois ele entende que poderá alcançar vários patamares e que o mérito será exclusivamente dele, o que vai motivá-lo a se desafiar todos os dias. E claro, a empresa só ganha com isso.
Conseguir calcular as taxas de absenteísmo é fácil, o mais desafiador é saber adotar as ações que diminuirão esses números e, consequentemente, elevarão a lucratividade e o nível da sua empresa no mercado de trabalho. Mas agora você já sabe o caminho a seguir, correto?
O que acha de se aprofundar neste assunto e entender um pouco mais sobre os efeitos do absenteísmo na organização?
