Já pensou no quão trabalhoso é o processo de emitir mensalmente a folha de pagamento de todos os colaboradores de uma empresa, principalmente das de grande porte? A boa notícia é que essa tarefa pode ficar muito mais simples se a organização optar pela folha de pagamento digital.
Engana-se quem pensa que os sistemas automatizados são ideais apenas para empresas com um grande número de funcionários. PMEs também podem se beneficiar dessa tecnologia e otimizar os processos dos times de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.
Quer entender a fundo como funciona a folha de pagamento online, quais os benefícios do holerite online e como escolher o melhor sistema para sua empresa? Então, não deixe de conferir este conteúdo até o fim!
Planilha Gratuita de Folha de Pagamento
Preencha e receba no seu e-mail
- Evite passivos trabalhistas
- 100% Gratuita
O que é folha de pagamento digital?
A folha de pagamento digital da Sólides é a versão eletrônica e automatizada do tradicional documento que registra e detalha a remuneração dos colaboradores. Ela agiliza todos os processos manuais como cálculos, lançamentos e geração de relatórios, economizando tempo, reduzindo erros e otimizando a gestão financeira da empresa.
Soluções como essa, permitem que o DP agilizem toda a sua rotina, evitando erros manuais de preenchimentos, facilitando todo o cálculo e permitindo que os profissionais atuem de maneira muito mais assertiva ao longo do dia.
Como há vários fatores, como faltas injustificadas, horas extras, tributos etc. que devem constar na folha de pagamento online e isso, quando feito manualmente gasta muito tempo e é passível de erros manuais. Afinal, ela não só possui o salário, como tudo o que compõe a remuneração dos colaboradores, permitindo o cálculo da folha de pagamento considerando valores líquido e bruto devidos.
Aproveite que está por aqui e confira também:
O que diz a lei sobre a folha de pagamento digital?
Atualmente, são três os principais instrumentos legais que regem o uso da folha de pagamento: a CLT, o artigo 225 do Decreto nº 3.048/99 e a Lei n.º 12.682/2012.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em seu artigo 464, determina que o comprovante de depósito do salário já é suficiente para comprovar o pagamento, mesmo que seja emitido virtualmente. Confira:
“O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.”
Para complementar a informação, falemos então do artigo 225 do Decreto nº 3.048/99. Este, por sua vez, estabelece que a empresa deve, entre outras coisas, ter uma cópia dos documentos de pagamento em sua posse, não fazendo discriminação da natureza deste, ou seja, se é digital ou físico. Compreenda:
“Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;III – prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização.”
E, para encerrar, a Lei n.º 12.682/2012 regulamenta não só o uso da folha de pagamento online, como de outros documentos digitais. Entenda:
“Art. 2º – A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.”
Como funciona a folha de pagamento digital?
A folha de pagamento online é uma maneira alternativa de fazer o controle dos valores que devem ser pagos aos colaboradores, os descontos, adicionais e bônus. Ela é uma versão digital do documento de pagamentos, o holerite.
Por meio de um sistema unificado, a empresa tem acesso aos contracheques dos colaboradores online. Desse modo, o contador responsável pode realizar o lançamento de todos os dados referente ao pagamento da jornada mensal, incluindo benefícios como:
- IRPF;
- FGTS;
- INSS;
- Vale-transporte;
- Vale-alimentação/refeição.
Para saber como funciona a folha de pagamento online, é necessário entender os tipos de holerite online mais usados pelas empresas. É possível perceber que os departamentos costumam escolher entre dois modelos, sendo um deles mais seguro e confiável. Confira quais são eles:
Planilha gratuita para automatizar cálculos da folha de pagamento
Preencha o formulário e receba grátis a planilha no seu e-mail 📩
Planilhas online
Seja por meio do Google Sheets, Excel ou outro software de planilhas, o documento é elaborado para ficar em um sistema de nuvem, como o próprio Google Drive. Desse modo, qualquer colaborador do RH ou do DP consegue acessá-lo de qualquer lugar.
Embora pareça uma ótima solução, as planilhas precisam ser alimentadas constantemente com os dados dos colaboradores, e isso precisa ser feito por um profissional do time. Ou seja, requer um trabalho mecânico e passível de erros.
O sistema é capaz de automatizar apenas os cálculos, e mesmo assim somente após obter tais dados. Portanto, é um método que demanda muito tempo e atenção para que não haja falhas.
Softwares
Esse sistema consegue automatizar todas as etapas para o cálculo da folha de pagamento. Os softwares de folha de pagamento online não exigem nenhum input manual, ou seja, basta integrá-los ao sistema de controle de ponto para que os dados sejam monitorados e contabilizados. Isso confere à empresa um processo muito mais ágil e seguro.
“O controle da jornada é essencial para que o cálculo da folha de pagamento seja preciso. Por isso, a folha de ponto bem gerida, bem administrada, com os cálculos todos ali certos, ela é fundamental.”
Todos os dados são internalizados pela própria ferramenta, a partir da coleta de informações da jornada de trabalho, como os horários praticados, adicionais, horas extras, entre outros.
Esse tipo de produto consegue ter acesso e captar informações de outros sistemas que o RH utiliza para fazer uma apuração precisa e fiel à realidade. É por isso que essa solução é mais vantajosa.
Veja a Folha Digital da Sólides em ação
Preencha o formulário e transforme a sua gestão de pessoas hoje mesmo!
O que deve constar em uma folha de pagamento digital?
Embora não exista um modelo oficial e único para a folha de pagamento online, ela precisa seguir os mesmos princípios da versão impressa, incluindo todas as informações obrigatórias por lei. São elas:
1. Período de referência
- Data inicial e final utilizados como base para o cálculo da folha de pagamento.
- Deve estar claro e de fácil identificação para o colaborador.
2. Dados pessoais e trabalhistas do colaborador
- Nome completo
- CPF
- Função
- Cargo
- Número da CTPS
- Endereço
- Telefone
- Data de admissão
- Salário-base
- Jornada de trabalho
3. Frequência do funcionário
- Número de dias trabalhados
- Faltas
- Atrasos
- Horas extras
- Afastamentos (licença médica, férias etc.)
4. Remuneração
- Salário-base
- Gratificações
- Adicional noturno
- Auxílio-maternidade
- Auxílio-transporte
- Horas extras
- Outros adicionais e vantagens
5. Descontos
- Previdência Social
- Imposto de Renda
- Contribuições sindicais
- Adiantamentos
- Faltas
- Atrasos
- Outros descontos legais ou contratuais
6. Proventos
- Valor bruto da remuneração
- Férias
- 13º salário
- Abono salarial
- Participação nos lucros
- Outros proventos
7. Salário líquido
- Valor final que o colaborador receberá, após os descontos.
8. Forma de pagamento e data
- Como o colaborador receberá o pagamento (depósito em conta, dinheiro, etc.).
- Data em que o valor estará disponível.
A empresa tem, ainda, a liberdade de adicionar outros dados relevantes de acordo com suas necessidades. Aí vão alguns exemplos:
- dados bancários do colaborador;
- histórico de pagamentos;
- imposto de renda retido na fonte;
- débitos trabalhistas;
- informações sobre o plano de saúde;
- dados do sindicato;
- outras informações relevantes para a empresa e o colaborador.
Quais as vantagens da folha de pagamento digital?
A principal vantagem de adotar a folha de pagamento online é, sem dúvidas, a otimização do tempo. Afinal, elencar todas as informações necessárias para calcular o holerite é muito moroso.
Além disso, os sistemas modernos digitalizaram várias etapas do processo que eram feitas manualmente. Isso reduziu a incidência de erros, simplificou o trabalho e deu mais tempo para que os setores de RH e DP pudessem realizar atividades mais estratégicas para a organização.
Antes da adoção do holerite online, muitos empregadores contratavam empresas de contabilidade externas para gerenciar o fechamento da folha de pagamento dos funcionários.
No entanto, com os softwares, o RH consegue fazer o cálculo com precisão — desde que receba o treinamento apropriado para evitar problemas trabalhistas.
Resumidamente, podemos dizer que as vantagens da folha de pagamento online são:
- economiza de tempo do RH e do DP;
- elimina tarefas manuais e mecânicas;
- evita erros no cálculo;
- permite acessar os dados sobre a jornada de trabalho a qualquer hora e lugar;
- é integrável a sistemas de controle de ponto, como a Sólides.
Por que é importante integrar o controle de ponto à folha de pagamento?
Erros de cálculo da folha de pagamento podem gerar despesas extras para a empresa. Por isso é fundamental acompanhar as horas de trabalho diárias dos colaboradores.
O mais importante, no entanto, vem agora. Além do cálculo da jornada de trabalho, também devem ser considerados os descontos na folha de pagamento, a jornada de trabalho e as faltas injustificadas.
Para tal, nada melhor do que contar com um aplicativo de controle de ponto. Com ele, você vai conseguir acompanhar o dia de trabalho de seus funcionários e facilitar os cálculos da folha de pagamento online.
Com o Sólides DP (antes chamado Tangerino), você terá mais economia de tempo e dinheiro na sua empresa. A solução é 100% legal, amparada pela Portaria 671 do MTE e ajuda o seu negócio a evitar processos trabalhistas e prejuízos na justiça.
A plataforma permite:
- acompanhar os pontos dos funcionários diariamente, não apenas no fim do mês;
- fechar a folha de ponto com poucos cliques;
- integrar o sistema aos principais softwares do mercado;
- gerar relatórios em tempo real para tomar decisões embasadas em dados;
- criar configurações personalizadas.
Como a SIMASLOG ganhou 3 dias no fechamento da folha
Fechar a folha de pagamento no prazo costuma ser uma maratona para muitas empresas.
Na SIMASLOG, que gerencia operações de logística em diversas regiões do Brasil, esse processo era marcado pela lentidão e pela falta de dados claros.
Com filiais espalhadas, o Departamento Pessoal enfrentava dificuldades para centralizar informações e garantir a precisão dos registros.
Antigamente, a empresa dependia de um sistema de ponto instável e de processos manuais exaustivos. Uma única analista precisava validar os registros de 172 colaboradores, o que tornava a conferência morosa e arriscada.
Além da sobrecarga operacional, a demora na consolidação dos dados deixava o cronograma da contabilidade sempre no limite, elevando a tensão no fim de mês.
A virada aconteceu em junho de 2023, com a adoção do Sólides DP. A rotina mudou logo no início do dia, com o acompanhamento do dashboard e visibilidade dos dados em tempo real.
Com isso, a equipe passou a:
- Identificar inconsistências de ponto rapidamente;
- Notificar gestores de forma imediata;
- Automatizar relatórios, como o espelho de ponto;
- Validar documentos com assinatura eletrônica, com respaldo jurídico.
O impacto foi direto na operação. O tempo de fechamento caiu de 7 para 4 dias úteis, uma redução de 42%.
Além da agilidade, a empresa ganhou mais precisão nos dados, reduziu riscos trabalhistas e trouxe mais autonomia para os colaboradores, que passaram a acompanhar seus registros e banco de horas com facilidade.
Como resume Catarina Lopes, Analista de RH da SIMASLOG:
“Quanto mais assertivo e eficiente é o processo, menores são os riscos de erros e passivos trabalhistas.”
Para quem ainda enfrenta dificuldades no fechamento da folha, o recado é simples: com mais controle e menos burocracia, o Departamento Pessoal deixa de apagar incêndios e passa a operar com previsibilidade.
Já conhece o Sólides Folha Digital?
Aproveitando que estamos falando de softwares, agora chegou a melhor parte! Com a missão de impulsionar milhões de pequenos e médios negócios em todo o país, anunciamos o Sólides Folha Digital.
Com ela, as empresas poderão:
- fazer os cálculos da folha de pagamento em um piscar de olhos;
- ter o total controle sobre o fluxo de caixa da empresa com previsões precisas e em tempo real;
- oferecer autoatendimento aos colaboradores;
- promover processos de admissão digital sem complicações.
E aí, que tal transformar o modo como você gerencia os pagamentos da sua empresa?
Experimente agora mesmo o Sólides Folha Digital e comprove a diferença!
Perguntas frequentes
Sim, possui total validade jurídica. O Artigo 464 da CLT permite que o comprovante de pagamento seja realizado por transferência bancária e disponibilizado digitalmente.
Sim, e é geralmente mais segura que o papel. Sistemas de gestão de folha digital modernos utilizam criptografia e armazenamento em nuvem com protocolos de segurança rígidos.
Não necessariamente, mas exige planejamento. O maior desafio costuma ser a mudança de cultura.
Quando um auditor solicita os comprovantes de pagamento, o sistema digital permite exportar os arquivos (em PDF ou XML) com os relatórios de comprovação de entrega e assinatura eletrônica de forma imediata.
