O fechamento da folha de pagamento é um processo que garante a correta remuneração dos colaboradores e o cumprimento, pela empresa, das obrigações trabalhistas.
Essa tarefa exige atenção minuciosa a diversos detalhes, como o registro das horas trabalhadas, cálculo de horas extras, descontos previstos em lei e deduções como impostos e contribuições previdenciárias. Além disso, ela reflete na organização financeira da empresa e no relacionamento com os colaboradores.
Para compreender o fechamento da folha a fundo, continue acompanhando este artigo!
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O que é fechamento da folha de pagamento?
O fechamento da folha de pagamento é o processo de apuração de dados relacionados aos salários dos funcionários, considerando encargos sociais e benefícios recebidos ao longo do mês.
Esse processo envolve reunir e registrar informações essenciais para o cálculo correto da remuneração, como:
- Adicional noturno, insalubridade e periculosidade;
- Benefícios sociais e gratificações;
- Faltas e descontos;
- Folha de ponto e horas trabalhadas;
- Incidência de impostos e encargos sociais;
- Salário bruto e líquido.
Realizar o fechamento da folha de pagamento com precisão é fundamental para garantir que os pagamentos sejam feitos corretamente, evitando problemas como processos trabalhistas e multas.
Além disso, o fechamento é uma obrigação acessória de todas as empresas com funcionários, segundo o inc. I do art. 225, do Decreto nº 3.048/1999. O dispositivo prevê que as organizações devem:
“Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos.”
Por fim, é necessário realizar periodicamente o envio da folha de pagamento no eSocial. A empresa deve fazer isso até o dia 15 do mês seguinte ao período de apuração, com os dados corretos.
O que a CLT diz sobre o fechamento de folha de pagamento?
Geralmente, as empresas atuam com contratos que preveem pagamentos mensais aos seus funcionários, ainda que a lei ofereça a opção de eles sejam feitos antes disso. Por exemplo, a cada 15 dias.
Contudo, esses pagamentos não podem ultrapassar o período de um mês (30 dias) após o período trabalhado. A não ser em relação a comissões, porcentagens e gratificações, conforme está previsto no caput do art. 459.
Além disso, conforme o parágrafo 1º do mesmo artigo, ao optar pelo pagamento mensal, a empresa tem obrigação de pagar seus funcionários até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido.
Sabendo disso, é recomendável que o fechamento da folha de pagamento seja feito no último dia do mês, para que haja tempo de apurar as informações necessárias, calcular e processar os pagamentos.
Portanto, a CLT estabelece requisitos para a elaboração da folha de pagamento e o seu fechamento. Eles estão relacionados aos prazos e à discriminação dos dados necessários para a realização correta do cálculo salarial.
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Qual o dia certo para fechar a folha?
Não existe um dia exato para fechamento da folha de pagamento, porque a lei não prevê essa data. Contudo, normalmente as empresas optam pelo fechamento no último dia do mês, de modo que elas conseguem tempo para realizarem os pagamentos.
Isso vale até mesmo para os trabalhadores contratados em datas diferentes do primeiro dia do mês. Nesses casos, considera-se o dia em que o trabalho iniciou e os dias que correram até o último dia do mês.
Um funcionário que começou a trabalhar dia 10, por exemplo, terá o seu contracheque considerando do dia 10 até o dia 30 ou 31, conforme o mês. Apenas a partir do segundo pagamento ele começará a receber pelo mês inteiro de trabalho.
Como fazer o fechamento da folha de pagamento?
Com tantos detalhes que precisam ser incluídos e revisados no fechamento da folha de pagamento, é importante estabelecer etapas para fazê-lo. A seguir, confira cada etapa necessária para realizar este processo!
- Conferir os dados do colaborador para efetuar o pagamento corretamente; por exemplo, seu nome completo, qual seu cargo e salário, bem como dados bancários, dentre outros;
- Considerar se o funcionário está de férias ou tirou licenças, para fazer os devidos descontos, quando necessário;
- Verificar se houve faltas ou afastamentos no mês em questão, visando também realizar possíveis descontos no salário;
- Checar admissão e rescisão contratual, quando ocorreram, para somar os valores a receber corretamente;
- Confirmar o pagamento de benefícios obrigatórios ou não, como vale-transporte, vale-alimentação e outros, conforme o acordado em contrato e a legislação vigente;
- Validar o cumprimento de obrigações trabalhistas mediante o cálculo do INSS na folha de pagamento, do FGTS e do IRRF, garantindo que os encargos sejam pagos corretamente;
- Revisar eventuais descontos e reembolsos, como adiantamentos ou despesas reembolsáveis, que devem ser refletidos na folha de pagamento;
- Calcular as horas trabalhadas, o que se pode fazer com facilidade, rapidez e sem erros, mediante o uso de um controle de ponto digital;
- Incluir o cálculo de horas extras e adicionais (como adicional noturno, periculosidade ou insalubridade), caso aplicável;
- Calcular os valores a serem pagos a cada colaborador, considerando o salário bruto e o líquido, ou seja, o valor integral do salário e aquele com os descontos;
- Realizar uma conferência final da folha de pagamento, garantindo que todos os dados estejam corretos antes de efetuar os pagamentos.
Exceto pelo cálculo dos valores finais, pode-se realizar essas etapas conforme for melhor, considerando a organização de cada empresa.
Como calcular o fechamento da folha de pagamento?
Uma das fases do fechamento da folha de pagamento é o cálculo que determinará os valores devidos pela empresa. Ela é muito importante, porque erros podem levar a reclamações e processos trabalhistas.
Primeiro, para fazer o cálculo de folha de pagamento, é preciso identificar todas as verbas e os descontos que compõem a remuneração dos colaboradores. Fazem parte das verbas que compõem a remuneração, dentre outras:
- Salário previsto em contrato (salário contratual);
- Horas extras;
- Adicionais (insalubridade, periculosidade, adicional noturno, e outros);
- FGTS (corresponde a 8% do salário, não sendo descontado em folha, nem depositado diretamente ao trabalhador, mas sim pelo empregador, em uma conta exclusiva para esta finalidade);
Por sua vez, dentre os descontos possíveis estão:
- IRRF (muda de acordo com a faixa salarial);
- INSS (que também varia conforme a faixa salarial);
- Vale-alimentação (desconto de até 20% do valor do salário-base, que varia conforme as Convenções Coletivas e o contrato de trabalho);
- Vale-transporte (cujo desconto é de até 6% do salário-base).
Calculando na prática
Considere o exemplo de Antônio, funcionário do setor financeiro, para entender o cálculo do fechamento da folha de pagamento no último dia do mês. Antônio tem as seguintes informações relevantes para o cálculo:
- Salário-base: R$ 3.000,00
- Cargo: Financeiro
- Faltas: 1 dia sem justificativa no mês
- Vale-transporte: Desconto de 20% sobre o salário-base
- Vale-alimentação: Desconto de 6% sobre o salário-base
- Horas extras: 10 horas no mês (sem adicionais)
- FGTS: 8% sobre a remuneração (calculado pela empresa, não descontado do salário)
A partir dessas informações, a empresa precisa calcular o salário final de Antônio até o último dia do mês, para efetuar o pagamento no dia 5. Confira o passo a passo para fazer isso:
1. Desconto da falta injustificada
Primeiro, calcula-se o valor da falta, considerando que Antônio ganha R$ 3.000,00 e trabalha 30 dias no mês:
- Valor diário = Salário-base/dias trabalhados = 3.000,00/30 = 100,00
Portanto, a falta de 1 dia gera um desconto de R$ 100,00.
2. Cálculo das horas extras
O valor da hora de trabalho é obtido dividindo o salário-base pela jornada mensal de 220 horas:
- Valor da hora= Salário-base/220 = 3.000,00/220 = 13,64
Antônio fez 10 horas extras no mês:
- Horas extras = 10×13,64 = 136,40
O valor das horas extras é R$ 136,40.
3. Desconto do vale-transporte
O desconto do vale-alimentação é de 20% sobre o salário-base:
- Vale-transporte = 20%×3.000,00 = 0,20×3.000,00 = 600,00
4. Desconto do vale-alimentação
O desconto do vale-transporte é de 6% sobre o salário-base:
- Vale-alimentação = 6% × 3.000,00 = 0,06×3.000,00 = 180,00
5. Cálculo do salário bruto e líquido
Com todos os valores em mãos, calcula-se o salário bruto (antes dos descontos) e, em seguida, o líquido:
- Salário bruto = Salário-base – falta + horas extras
Salário bruto = 3.000,00−100,00+136,40 = 3.036,40
- Descontos = Vale-transporte + vale-alimentação
Descontos = 600,00+180,00 = 780,00
- Salário líquido = Salário bruto – descontos
Salário líquido = 3.036,40−780,00 = 2.256,40
6. Cálculo do FGTS
A empresa também calcula o FGTS, que corresponde a 8% do salário bruto (não descontado do salário de Antônio):
- FGTS = 8%×3.036,40 = 0,08×3.036,40 = 242,91
Para resumir
Primeiro, é preciso identificar qual é o salário bruto de Antônio, considerando faltas e horas extras (R$ 3.036,40). Em seguida, deduz-se deste valor o vale-transporte (R$ 600,00) e o vale-alimentação (R$ 180,00), chegando ao total de salário líquido de R$ 2.256,40.
Além desse valor, o FGTS deve ser recolhido pela empresa para uma conta de Antônio, no valor de R$ 242,91.
Com todos os cálculos realizados no último dia do mês, a empresa pode organizar os pagamentos e garantir que Antônio receba seu salário de R$ 2.256,40 no dia 5 e para que o FGTS seja pago em conformidade com a lei.
Pode fechar a folha antes do dia 30?
Há possibilidade de fazer o fechamento da folha de pagamento em outros dias, que não o último do mês.
Isso porque a lei não determina nenhuma data específica para se fechar a folha, apenas para o pagamento dos trabalhadores celetistas, que não deve ultrapassar o 5º dia útil subsequente ao mês trabalhado.
Portanto, é de livre escolha da empresa quando ela fará o fechamento e processamento de folha.
Entretanto, é recomendável manter o fechamento no último dia do mês, para facilitar a realização dos cálculos e para ter tempo hábil para realizar esse processo.
Se houver atrasos, a empresa corre o risco de sofrer ações trabalhistas ou penalidades como multas, se houver fiscalização das autoridades.
Dessa forma, ela pode estabelecer o dia do fechamento em suas políticas internas, para garantir que não se perca o prazo dos pagamentos.
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Pode fechar a folha de pagamento dia 25?
É possível realizar o fechamento da folha de pagamento em qualquer dia do mês. Por exemplo, a empresa pode optar por fazê-lo no dia 25.
Muitas empresas preferem fechar nesse dia visando facilitar as operações relacionadas a este procedimento, feitas pelo Departamento Pessoal.
Contudo, essas empresas costumam pagar os dias remanescentes antecipadamente, contando que o funcionário trabalhará todos eles e fará seu horário da forma correta.
Mas é possível que haja atrasos e faltas injustificadas, de modo que os descontos e pagamentos extras podem ser prejudicados.
Nesses casos, pode ou não haver o desconto do salário do trabalhador posteriormente, conforme determinar um Auditor Fiscal do Trabalho. Não havendo possibilidade, a empresa fica no prejuízo.
Além disso, o trabalhador pode fazer horas extras ou a empresa pode dever a ele o valor de adicionais noturno e/ou de periculosidade. Quando essas situações acontecerem, não há opção de pagamento no próximo fechamento da folha.
Isso porque a lei dispõe que o pagamento do salário e dessas verbas deve acontecer no 5º dia útil do mês subsequente ao mês trabalhado.
Sendo assim, se a empresa optar pelo pagamento no próximo mês, ela corre o risco de ser multada pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) ou pela Receita Federal do Brasil (RFB).
Portanto, tudo que a empresa deve ao funcionário, ela precisa acertar no período correto. Dessa forma, se ela já houver emitido a folha de pagamento do mês e precisar pagar essas verbas, ela deverá emitir folha complementar.
Qual a diferença entre folha de ponto e folha de pagamento?
A folha de ponto se trata de um documento com os dados referentes à jornada de trabalho dos empregados celetistas. Por sua vez, a folha de pagamento é aquela em que constam os dados importantes para se chegar ao valor do pagamento, bem como o valor em si.
Uma folha de ponto contém, por exemplo:
- Números de horas que o colaborador trabalhou, considerando faltas, atrasos e horas extras;
- Movimentações do banco de horas;
- Períodos de trabalho noturno.
Essas informações são essenciais para o fechamento da folha de pagamento, porque elas interferem diretamente em seu valor final.
Já a folha de pagamento contém informações mais abrangentes para se chegar ao salário do mês com maior precisão. Por exemplo:
- Salário-base do trabalhador;
- Horas extras feitas e valores;
- Adicionais, quando existentes (insalubridade, periculosidade, gratificações e comissões são exemplos);
- Descontos (como INSS, faltas e atrasos).
Portanto, as folhas de pagamento e de ponto não são a mesma coisa e não possuem a mesma função. Mas elas estão relacionadas entre si, porque a folha de pagamento depende do que está descrito na folha de ponto.
Quais os tipos de recursos para fechar a folha de pagamento?
Você já entendeu o que é o fechamento da folha de pagamento e conheceu as informações fundamentais para fazer isso. Mas também precisa saber que não existe apenas uma maneira para fazer a gestão de folha de pagamento.
Na verdade, há opções que vão desde a realização de cálculos manuais até a utilização de sistemas que automatizam todo esse trabalho. Conheça um pouco mais sobre cada um deles, a seguir!
Manual
Como o próprio nome diz, o fechamento manual se trata daquele em que não se utiliza nenhuma ferramenta para realizar os cálculos. É possível fazer isso utilizando um papel e uma caneta, ou imprimindo planilhas para preenchimento à mão.
Esse método é demorado e pode levar a muitos erros humanos. Além disso, ao fazê-lo, o DP está sujeito a perda dos documentos ou a vê-los danificados, por exemplo, por líquidos derramados por cima deles.
Normalmente, esse modelo é aplicado apenas por empresas muito pequenas, mas, ainda sim, lida com vários riscos, por ser um trabalho manual.
Leia também: Como erros na Folha de Pagamento geram passivos trabalhistas silenciosos para a sua empresa
Planilha
A utilização de planilhas para fechar a folha, com programas próprios para isso, como o Excel ou Google Sheets, oferece uma opção minimamente mais segura que o fechamento manual.
Isso porque eles permitem a implementação de cálculos automáticos para somar ou descontar valores, garantindo maior precisão nos números.
Contudo, essa forma ainda exige precisão ao digitar as fórmulas e os números, o que é feito manualmente, mantendo as chances de erros.
Sistema de folha de pagamento
Por fim, existem os sistemas para fechamento de folha de pagamento, que oferecem uma opção moderna e precisa, com chances de erros reduzidas.
Eles são softwares de folha que integram, em um único lugar, dados dos colaboradores que são fundamentais ao fechamento da folha. Neles, são realizados o cálculo, a emissão e o pagamento da folha, de forma automática, rápida e segura.
Além disso, é possível encontrar nesses sistemas relatórios que possibilitam a análise e conferência pelo RH.
Quais os erros mais comuns e como evitá-los?
A realização do fechamento da folha de pagamento está sujeita a erros, especialmente quando exige esforço manual para fazê-lo. Os principais erros que podem acontecer são:
- Erros nos cálculos ao somar adicionais, descontos e outros valores fundamentais para compor o salário;
- Descumprimento de prazos causados por inúmeros motivos, que levam ao atraso nos pagamentos;
- Não observância da conformidade legal, especialmente por falta de atualização com as mudanças da legislação trabalhista;
- Dados duplicados, incorretos ou incompletos, fazendo com que registros sobre jornada de trabalho, descontos de benefícios, deduções e outros estejam errados.
É possível evitar esses erros implementando softwares para automatizar o fechamento da folha, que armazenam os dados essenciais para realizar os cálculos com precisão.
Esses softwares são programados para cumprir os prazos e estão em constante atualização com a lei, eliminando falhas que possam causar o seu descumprimento.
Além disso, eles também são sincronizados com os sistemas de ponto eletrônico, o que precisa a jornada de trabalho, horas extras e faltas.
Como fica o fechamento da folha de pagamento com terceirização?
A terceirização da folha de pagamento se trata da contratação de uma empresa especializada para fazê-lo. A terceirizada foca na reunião dos dados necessários, nos cálculos e no cumprimento dos requisitos legais, cuidando de todos os detalhes.
Enquanto isso, a empresa pode se despreocupar com o enquadramento da base de cálculo correto e com garantir que informações como encargos, férias e 13º salário estejam presentes.
Assim, economiza-se tempo para os profissionais do DP e RH, que não precisam lidar com essas burocracias e podem direcionar suas energias para outras atividades.
Como automatizar o fechamento da folha?
É possível fazer a automatização da folha por meio do uso de software especializado.
Os sistemas com foco em otimizar as tarefas do DP integram os dados dos colaboradores, do ponto eletrônico e mantêm o fechamento da folha conforme o compliance trabalhista da empresa e atualizações legais.
Tudo isso é possível por meio do uso de uma plataforma única, que oferece agilidade, precisão e segurança no processo. Com ele, a empresa reduz drasticamente as chances de erro e de ter que arcar com eles em processos administrativos, trabalhistas ou multas.
Saiba também:
Dúvidas frequentes
Com a unificação dos prazos previdenciários e fiscais, o envio dos eventos de remuneração e pagamentos, bem como o fechamento da folha no eSocial, deve ser realizado até o dia 15 do mês subsequente ao da competência.
Sim. Caso você identifique erros após o envio do evento fechamento, é possível realizar a reabertura. No entanto, é preciso cautela: Se a guia já foi emitida e paga, a reabertura pode gerar necessidade de retificação que aumentam o valor devido após o vencimento geram multas e juros.
O atraso gera uma série de consequências negativas, como multas administrativas, juros na guia e bloqueio da CND (Certidão Negativa de Débitos).
Você deve:
1- Reabrir a folha (S-1298).
2- Corrigir a tabela de rubricas (S-1010).
3- Retificar os eventos de remuneração (S-1200) dos funcionários afetados.
4- Enviar novamente o fechamento (S-1299).
Como fazer o fechamento da folha de pagamento com a Sólides?
A Sólides possui um sistema de fechamento de folha de pagamento, Sólides Folha Digital, que oferece praticidade, agilidade e segurança para as empresas.
O fechamento com um sistema de folha de pagamento online elimina a inserção manual de dados, garantindo mais agilidade e precisão.
O gerenciamento pode ser feito totalmente online, facilitando o acesso às informações em tempo real
Para empresas que utilizam controle de ponto eletrônico, o sistema integra automaticamente os dados da jornada de trabalho dos funcionários.
Os cálculos são realizados de forma automática, considerando horas trabalhadas, adicionais, descontos e demais variáveis.
Ao final, os dados são exportados diretamente para a plataforma online, permitindo que a empresa revise as informações e conclua o pagamento de forma simples e segura.
É possível fazer a exportação da seguinte forma:
- Acesse o menu “Pagamentos”, que está disponível no site ou aplicativo da Sólides;
- Clique em “Adicionar Fechamento”;
- Escolha o mês do período trabalhado;
- Adicione o tipo de documento;
- Faça upload do arquivo;
- Clique no ícone após o status e selecione a opção “Adicionar Arquivo”;
- Vá em “Selecionar Arquivo” e inclua o demonstrativo de pagamento do colaborador;
- Por fim, basta clicar em “Enviar Arquivo.”
Essa facilidade no fechamento da folha de pagamento ajuda a lidar com tamanha burocracia, mostrada neste artigo, otimizando o tempo dos funcionários do RH.
Assim, é possível cumprir o que diz a CLT e demais legislações brasileiras, manter o prazo dos pagamentos e realizar os cálculos de forma simples e despreocupada.
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