Ponto eletrônico: o que é, vantagens e como escolher e implementar um sistema

O sistema de ponto eletrônico (ou software de ponto eletrônico) registra os horários de entrada, saída e intervalos de cada colaborador, armazena os dados com segurança e entrega a jornada já calculada para o DP.

Ele substitui o livro de ponto e o cartão de papel, reduz erros de cálculo e dá à empresa uma prova confiável da jornada trabalhada.

Por isso, é muito importante implementá-lo, já que a gestão eficiente do tempo e a organização da rotina da equipe são elementos fundamentais para o sucesso de qualquer empresa. 

Esse sistema assegura o cumprimento das políticas de horário, e também contribui para uma gestão de recursos humanos mais eficiente. Isso porque ele facilita a tomada de decisões estratégicas e o cumprimento das obrigações legais da empresa.

Continue com a gente para saber o que são os sistemas de ponto eletrônicos, quais são os seus tipos, suas vantagens e saiba como escolher e implantar o melhor para sua empresa!

O que é um sistema de ponto eletrônico?

Um sistema de ponto eletrônico é a combinação de tecnologia que registra a jornada e trata esses registros para gerar controle de ponto confiável: horas trabalhadas, atrasos, faltas, horas extras e banco de horas.

Ele substitui o livro de preenchimento manual e o cartão de ponto de papel.

Na prática, o sistema reúne três componentes que aparecem com nomes diferentes no mercado:

• Registrador eletrônico de ponto (REP): o equipamento ou programa que grava a marcação e identifica quem a fez.
• Programa de tratamento de ponto: o software que recebe os registros, aplica as regras da empresa e calcula a jornada.
• Aplicativo de registro: a porta de entrada no celular, no tablet ou no navegador, usada por equipes remotas e externas.

Em soluções modernas, como o Sólides Ponto Digital, os três componentes trabalham juntos na mesma plataforma.

Em estruturas mais antigas, o relógio grava os dados e outro programa faz o tratamento, o que exige exportação e conferência manual.

Como o software de ponto eletrônico funciona?

O ponto eletrônico funciona por meio do registro do ponto dos colaboradores em um equipamento eletrônico, conforme o modelo escolhido pela empresa e o seu modo de validar a identidade dos funcionários. 

Ele pode utilizar, por exemplo, a biometria digital ou facial, senha ou um cartão de ponto. Após o reconhecimento do colaborador, o horário em que ele marcou o ponto é gravado e armazenado. 

As principais funcionalidades dos sistemas de ponto eletrônico são:

• Registro de ponto dos colaboradores;
• Tratamento de ponto;
• Fornecimento da folha de ponto;
• Informação sobre banco de horas e horas extras;
• Integração com software de folha de pagamento.

Registro de ponto dos colaboradores

O ponto eletrônico permite o registro dos colaboradores de qualquer local com acesso à internet. Se eles estiverem offline, as informações são gravadas e sincronizadas com o sistema assim que houver retomada da conexão.

Tratamento de ponto

Através desses sistemas, é possível monitorar os registros de cada um dos colaboradores. Dessa forma, gestores conseguem ver quando eles chegaram, saíram e quanto tempo seus intervalos duraram.

Fornecimento da folha de ponto

Sistemas de ponto eletrônico digital, como a Sólides Ponto , permitem acesso às folhas de ponto sempre que necessário, em tempo real.

Informação sobre banco de horas e horas extras

Através acesso às folhas de ponto, gestores conseguem monitorar o banco de horas dos colaboradores e suas horas extras, também em tempo real. Assim, é possível identificar se eles estão atuando dentro dos limites legais, prevenindo a empresa de problemas judiciais. 

Integração com software de folha de pagamento

Mais um das funcionalidades de um sistema de ponto eletrônico é a integração com software de folha de pagamento, de modo que o fechamento da folha se dá automaticamente, economizando tempo ao setor de RH.

Quais os tipos de sistema de ponto?

Atualmente, existem três tipos de sistema de ponto: o manual, o mecânico e o eletrônico. Deles, o sistema eletrônico é o mais moderno, especialmente em se tratando do controle de ponto digital. Saiba um pouco mais sobre cada um desses sistemas:

Manual

O relógio de ponto manual utiliza métodos não digitais ou eletrônicos para registro da jornada de trabalho. 

Geralmente, empresas que fazem o controle das horas trabalhadas dessa forma o fazem em um livro de ponto (de papel), onde os funcionários assinam todos os dias. Após a assinatura, o pessoal do RH transfere as informações para planilhas, a fim de fazer o controle dos dados. 

É normal que empresas utilizam esse meio de registro de horário possuam um quadro reduzido de pessoal. Isso porque ele é trabalhoso, exigindo registro à mão e atenção redobrada com as informações. 

Afinal, erros de controle podem levar a erros de pagamento, restando em prejuízo para a empresa ou para o colaborador. Neste último caso, é possível até mesmo que haja processos contra a empresa, para realização do pagamento corretamente.

Portanto, apesar de ser fácil de implementar, ele não é simples de manter. Além disso, oferece alto risco de fraudes, já que qualquer pessoa consegue registrar o horário na planilha de controle, assim como alterá-lo a qualquer momento.

Mecânico

O controle de ponto mecânico funciona por meio do relógio de ponto cartográfico. Os colaboradores registram seu horário e o equipamento imprime em um cartão de papel ou plástico o horário registrado. 

Em comparação ao sistema de ponto manual, os relógios cartográficos são uma evolução, oferecendo maior praticidade no controle da jornada. 

Entretanto, eles funcionam a partir de equipamentos antigos e defasados e, ainda que ofereçam mais simplicidade para os colaboradores, o mesmo não acontece com o RH. 

Isso porque é preciso que os cartões sejam recolhidos e transferidos para outra plataforma, para fazer o controle de dados. Por exemplo, para um software de controle de ponto que contabiliza as horas trabalhadas. 

Assim, parte do trabalho continua sendo feita manualmente. Além disso, a implementação desse sistema não possui meios de garantir a identidade de quem está registrando o ponto. Dessa forma, um colaborador pode registrar por outro, tornando o sistema passível de fraudes.

Outra desvantagem desse sistema é sua inaplicabilidade em médias e grandes empresas, porque a conferência de dados é complexa e exige muito tempo. 

Ainda, assim como o controle de ponto manual, ele possui altas chances de erros humanos. E isso gera registros inconsistentes e cálculos incorretos no fechamento da folha de pagamento.

Eletrônico

O sistema eletrônico grava a jornada em equipamento ou programa e dispensa a transcrição.

Antes da Portaria 671, os aplicativos eram chamados de sistemas alternativos e ficavam fora dessa categoria. Hoje todos entram como REP (Registrador Eletrônico de Ponto).

Dentro do ponto eletrônico, a forma de registro varia:

• Cartão: o colaborador aproxima ou passa um cartão individual em equipamento instalado na sede.
• Biometria: a digital ou o rosto identificam o colaborador, o que garante que só ele registre o próprio ponto. É a opção do ponto biométrico.
• Ponto digital: o colaborador marca pelo aplicativo no celular ou tablet, com biometria, foto e geolocalização. Atende presencial, híbrido e externo, e é o formato mais usado em equipes distribuídas.

O ponto digital entrega a maior parte dos ganhos do sistema eletrônico sem exigir equipamento instalado na parede.

Em todos os casos, o método de registro pode ser pela biometria digital, reconhecimento facial ou mesmo utilizando os dados do telefone, como dia, horário e GPS, para registrar a localização.

O que diz a lei sobre os sistemas de ponto eletrônico?

Na CLT está prevista a obrigatoriedade de registro de horários dos colaboradores, para uma empresa com mais de 20 funcionários celetistas.

Além disso, ela estabelece que o controle pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica. 

Portanto, ainda que o controle de ponto eletrônico seja o mais moderno, não há obrigatoriedade na sua implementação.

Mas é possível encontrar mais detalhes sobre a regulamentação dos sistemas de ponto na Portaria 671, do Ministério do Trabalho.

Sobre a Portaria 671 e software de ponto eletrônico

A portaria 671 regulamenta o controle de ponto eletrônico, determinando características que ele deve ter para ser válido no controle de horas trabalhadas. 

Ela divide os sistemas de ponto eletrônico nos modelos REP-C, REP-A e REP-P, dependendo das suas características. A Sólides, por exemplo, é um sistema de controle de ponto que se encaixa em duas categorias: REP-A e REP-P.

Para que os colaboradores registrem seus horários corretamente, é preciso que o equipamento do modelo escolhido possua seus dados. Por exemplo, seu nome completo, número do CPF, cargo e data de admissão.

O modelo escolhido deve estar homologado conforme suas diretrizes. Ainda, em se tratando dos modelos REP-P, a empresa deve registrá-los, gravando nele seus dados como razão social ou CNPJ. 

Conheça um pouco sobre cada um desses modelos, a seguir.

REP-C: Registro de Ponto Eletrônico Convencional

Ele recebe este nome porque é o mais comum e se trata de um aparelho que as empresas costumam pendurar em suas paredes, para que os colaboradores registrem seus horários. 

Geralmente, ele fica na entrada/saída da organização ou em um pátio, onde todos têm acesso, inclusive o Auditor Fiscal.

REP-A: Registro de Controle de Ponto Alternativo

O relógio de ponto alternativo é aquele que abrange sistemas de registro de jornada online. Por meio deles, os colaboradores podem gravar seus horários de entrada e saída de qualquer local com internet. 

Mas também é possível utilizá-lo para registrar ponto offline. Nesse caso, tão logo o trabalhador fique online o aplicativo faz a sincronização das informações. 

Além disso, todas as informações ficam seguras, porque estão armazenadas em nuvem, resguardando assim o trabalhador e a empresa, quanto à precisão dos registros.

A empresa pode utilizar este modelo apenas quando houver convenção coletiva autorizando o seu uso. E não é possível que essa autorização se dê por data indefinida: é preciso que ela tenha uma data fim, na qual poderá haver nova convenção estendendo o uso do REP-A.

REP-P: Registro de Controle de Ponto em Programa

Por fim, este é o sistema de ponto eletrônico via software, solução mais completa do mercado, cuja legalização se deu por meio da portaria 671, que dispõe que ele:

O que a Portaria 671 proíbe no ponto eletrônico?

A portaria veda práticas que comprometem a fidelidade do registro. Quatro delas merecem atenção do DP:

• Marcação automática: o sistema não pode lançar horários sem que o colaborador registre.
• Restrição de horário de registro: o colaborador precisa poder marcar a qualquer momento, inclusive em atraso ou fora da escala.
• Autorização prévia para hora extra: o sistema não pode bloquear a marcação de sobrejornada à espera de aprovação.
• Alteração da marcação original sem justificativa: correções são permitidas, mas o registro original permanece preservado e a mudança fica documentada.

Além das proibições, o sistema precisa emitir o comprovante de registro de ponto a cada marcação, o espelho de ponto (relatório da jornada do período) e o AFD, o Arquivo Fonte de Dados, que a fiscalização consulta.

Quem opera o DP deve testar esses três documentos antes de contratar.

É obrigatório ter ponto eletrônico?

Não é obrigatório ter um sistema de ponto eletrônico. Quando o controle de ponto é obrigatório, a empresa pode fazê-lo de qualquer forma esteja autorizada pela lei. Mais precisamente, manual, mecânica ou eletronicamente.

Entretanto, se a empresa for obrigada legalmente a fazer o registro da jornada de seus funcionários, o ponto eletrônico pode ser a melhor solução, já que é a mais atualizada, precisa, segura quanto aos dados e que oferece menor risco de fraudes.

Além disso, o controle de ponto eletrônico otimiza a rotina do RH, facilitando o fechamento da folha de pagamento e reduzindo erros humanos e pagamentos indevidos.

Quantos funcionários é obrigatório ponto eletrônico?

O registro da jornada é obrigatório para empresas com mais de 20 trabalhadores por estabelecimento, conforme o art. 74, §2º da CLT. Até 2019, o limite era de 10 funcionários, e a Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) ampliou o piso para 20.

A obrigação vale para o registro, e não para o formato. O empregador escolhe como fará o controle: manual, mecânico ou eletrônico.

A marcação de ponto tem regras próprias da CLT e da Portaria 671 que detalhamos em outro guia.

Quem pode ser dispensado do controle de ponto?

A dispensa alcança três situações:

• Estabelecimentos com até 20 trabalhadores, que não têm obrigação legal de registrar a jornada;
• Cargos de gestão e de confiança, quando o empregado tem poder real de mando e recebe remuneração superior à dos subordinados, nos termos do artigo 62 da CLT;
• Trabalho externo incompatível com a fixação de horário, também previsto no art. 62.

O enquadramento precisa ser real. Rotular um cargo como “de confiança” sem o poder de gestão correspondente derruba a dispensa na Justiça do Trabalho, e a empresa responde pelas horas extras que não registrou.

Qual o risco de não ter controle de ponto?

Sem registro, a empresa perde a principal prova da jornada.

Em ações trabalhistas sobre horas extras e intervalos, quem deveria manter o controle e não mantém tende a ver prevalecer a versão do colaborador.

A ausência de controle em estabelecimento obrigado também gera autuação em fiscalização.

O custo recorrente aparece no passivo: cada hora extra não comprovada vira condenação com reflexos em férias, 13º e FGTS.

Qual a tolerância do ponto eletrônico?

A tolerância de atrasos que a CLT prevê não se confunde com uma possível restrição de horário para registro de ponto dos colaboradores. 

Como é preciso que eles registrem o horário exato que chegaram, saíram ou que fizeram pausas durante o expediente, os relógios de pontos não restringem seus registros. 

Dessa forma, eles podem bater ponto a qualquer momento, estejam atrasados ou não.

Já com relação à tolerância legal para atrasos, aqueles que forem superiores a 10 minutos diários são passíveis de descontos, nos termos do § 1o, do art. 58, da CLT.

Entretanto, as empresas podem estabelecer suas próprias políticas com relação a isso, oferecendo tolerância mais flexível, por exemplo, até 15 minutos de atraso. 

É obrigatório assinar o ponto eletrônico?

No ponto eletrônico, a validade do controle vem do comprovante de registro entregue ao colaborador a cada marcação e do espelho de ponto, ambos exigidos pela Portaria 671.

Não existe a assinatura diária do livro de ponto. A assinatura se aplica quando a empresa usa controle manual, ou quando adota, como rotina interna, a conferência e o aceite do espelho de ponto no fechamento do período. Nesse caso, o aceite pode ser digital dentro do próprio sistema.

Como funciona o ponto eletrônico pelo celular?

O ponto eletrônico pelo celular funciona por aplicativo instalado no smartphone do colaborador, com registro validado por biometria, foto e localização.

Atende marcação de ponto em home office, trabalho híbrido e equipes externas.

O passo a passo para o colaborador:

1. Instalar o aplicativo de ponto eletrônico digital no smartphone.
2. Fazer login com as credenciais fornecidas pela empresa.
3. Registrar a jornada com leitura biométrica, foto e/ou geolocalização ativada.

As soluções mais completas somam camadas contra fraude:

• Prova de vida: a leitura facial exige que o rosto seja de uma pessoa presente, e não de uma foto.
• Foto no registro: cada marcação guarda uma imagem para conferência posterior.
• Geolocalização e cerca virtual: a empresa define os locais autorizados, como a sede, a casa do colaborador ou a rota de um motorista, e o sistema sinaliza marcações fora da área.
• Registro offline com sincronização: o ponto é gravado sem internet, com horário do aparelho e localização, e sobe ao sistema quando a conexão volta.

As características dessa solução viabilizam o controle de ponto no home office, de trabalhadores remotos e equipes externas, inclusive motoristas. Muito mais avançado que o cartão de ponto, não é mesmo?

Entre outras razões, a ativação do GPS serve para que a empresa consiga verificar se os colaboradores estão em locais de trabalho válidos ou na rota certa. Isso otimiza a gestão, podendo ainda evitar o microgerenciamento.

Na tela do aplicativo de Registro de Ponto da Sólides, por exemplo, a visualização é bastante intuitiva, e provém todas as informações acima:

Como implantar o software de controle de ponto na empresa? 

Você já percebeu como o sistema de ponto eletrônico é importante para monitorar os horários dos colaboradores, mas também para a gestão como um todo. Para implantá-lo na sua empresa de forma eficiente, é preciso seguir os seguintes passos:

• Pesquise os sistemas disponíveis no mercado; 
• Verifique se o sistema funciona conforme as leis;
• Identifique aquele que melhor satisfaz as necessidades da empresa; 
• Aproveite os testes gratuitos para conhecer o sistema; 
• Personalize o sistema;
• Comunique a equipe de sua implementação; 
• Implemente o sistema gradualmente; 
• Solicite feedbacks.

Pesquise os sistemas disponíveis no mercado 

Existe uma gama de opções no mercado e, para selecionar o mais eficiente, é preciso considerar as soluções que eles oferecem. É possível encontrar, por exemplo, aqueles que oferecem a emissão de relatórios em tempo real, a possibilidade de montar escalas de trabalho e acesso à previsão de férias. 

Além disso, é interessante avaliar se a interface do sistema é intuitiva, fácil de mexer.

Verifique se o sistema funciona conforme as leis 

Como restou claro, os sistemas de ponto eletrônico devem cumprir o que vigora, especialmente, na portaria 671, do Ministério do Trabalho. Do contrário, a empresa pode ter problemas com a justiça trabalhista.

Identifique aquele que melhor satisfaz as necessidades da empresa 

Características da empresa, como o número de funcionários e seus locais de trabalho, interferem na escolha do software de ponto eletrônico. Uma empresa com muitos funcionários e com alguns que atuam externamente, por exemplo, precisará de solução eficiente para controle de ponto online.

Aproveite os testes gratuitos para conhecer o sistema 

Há fornecedores que contam com avaliação gratuita do software, como a Sólides. Assim, é possível testá-los, avaliar sua facilidade de uso e se ele atende aos requisitos necessários para a implementação.

Personalize o software de ponto eletrônico 

Se, após o teste, você optar por contratar o sistema de ponto eletrônico, configure-o conforme a rotina da empresa. É possível, por exemplo, adequá-lo às políticas de horas extras, estabelecer regras para cálculos e horas e organizar a jornada de trabalho dos colaboradores.

Comunique a equipe de sua implementação 

Com o sistema instalado, é preciso avisar a equipe das mudanças, instruindo os colaboradores para o seu uso correto.

O ideal é treinar a equipe para usar o sistema, ensinando como funcionam suas ferramentas e observando seu uso na prática. Assim, será possível identificar problemas e dificuldades e corrigi-los, antes de oficializar o novo método de controle de ponto.

Implemente o sistema gradualmente 

Após educar o time e realizar testes com software de ponto eletrônico, a empresa pode começar a sua implementação. O ideal é que isso seja feito aos poucos, com uma equipe ou setor de cada vez. Assim, será possível avaliar a receptividade da equipe e fazer os últimos ajustes que sejam necessários.

Solicite feedbacks sobre o software de ponto eletrônico

Por fim, é fundamental que todos que utilizam o sistema sejam ouvidos, para sanarem suas dúvidas e adequá-lo melhor à sua rotina e à realidade dos colaboradores.

Leandro Cazeiro: o que um advogado trabalhista vê no dia a dia sobre ponto eletrônico

Leandro Cazeiro, advogado especialista em Direito do Trabalho e Empresarial, acompanha de perto os riscos que empresas enfrentam por falhas no controle de jornada.

Ele aponta os pontos que mais geram exposição e o que realmente funciona na escolha e implementação do sistema.

Segurança das informações vem antes da tecnologia em si: para Cazeiro, o registro precisa entregar dados fidedignos, independentemente do modelo escolhido (REP-C, REP-A ou REP-P). A flexibilidade da legislação existe, mas é limitada: a empresa precisa verificar qual modelo atende ao seu porte e à sua realidade antes de decidir.

A Portaria 671 proíbe barreiras para o registro de hora extra: um dos pontos que o advogado destaca é que o sistema não pode exigir autorização prévia do colaborador para bater o ponto em horário de hora extra. Essa é uma das exigências da portaria que passam despercebidas por empresas que ainda usam controles antigos.

A integração com a folha de pagamento elimina retrabalho: segundo Cazeiro, o maior ganho prático do ponto digital não é só a coleta do horário, mas o cálculo automático do banco de horas e a eliminação de recontagens manuais, que costumam gerar inconsistências no fechamento da folha.

Falhas no controle geram três frentes de risco ao mesmo tempo: na experiência do advogado, uma empresa sem controle adequado fica exposta a multa por fiscalização, ações trabalhistas movidas por colaboradores que não têm a rotina registrada corretamente e perda de produtividade interna do próprio Departamento Pessoal, que passa a atuar de forma reativa.

Assista à entrevista completa com Leandro Cazeiro e veja outros detalhes sobre controle de ponto, legislação e o que o DP precisa saber no canal do YouTube da Sólides.

Quais são as vantagens do ponto digital para empresas?

O ponto eletrônico digital é uma solução que foi pensada para corrigir falhas de sistemas anteriores e entregar funcionalidades que facilitam a vida do RH e dos colaboradores. Entre as principais vantagens, destacamos:

Mais praticidade e engajamento

Com o ponto eletrônico, o colaborador pode registrar suas entradas e saídas por meio de um app instalado em seu próprio celular, com poucos cliques e sem burocracia.

Algo que é bastante útil considerando os novas modelos de trabalho, como o home office ou trabalho híbrido, e para evitar filas em frente ao equipamento de ponto na rotina de trabalho presencial.

Além disso, trata-se de uma tecnologia que favorece a comunicação entre as partes, permitindo aos profissionais do RH ou às próprias lideranças o envio de lembretes para que ninguém deixe de marcar o ponto.

Melhorias na gestão de colaboradores externos

O ponto eletrônico, mas especificamente, o ponto digital tem a vantagem de permitir marcações feitas de qualquer lugar, inclusive sem acesso à internet.

Com isso, trabalhadores externos não precisam passar na empresa para fazer seus registros antes de seguir para suas rotinas, o que leva a ganho de tempo e aumento da produtividade. O RH também ganha com isso, uma vez que terá menos dificuldade para acompanhar e fazer a gestão dessas jornadas.

Precisão no controle do banco de horas ou horas extras

O controle de horas trabalhadas é uma das tarefas mais importantes do RH, uma vez que demanda conformidade com a legislação e impacta diretamente a remuneração e o orçamento da organização.

No caso do banco de horas, o acompanhamento em tempo real dos registros feitos permite que o RH saiba quem tem períodos de descanso a desfrutar de modo a evitar gastos adicionais com o pagamento de horas extras, e quem está devendo horas.

Para as empresas que não adotam esse regime de compensação, o ponto eletrônico oferece a vantagem estratégica de entender os custos com horas extras, de modo a definir se há problemas de produtividade ou falta de pessoal, por exemplo, causando prejuízo.

Diminuição das fraudes no registro de ponto

O ponto eletrônico é uma solução segura para controlar as horas trabalhadas, sobretudo se falamos de um ponto digital biométrico. Além de oferecer mais precisão, é capaz de evitar fraudes em alterações feitas pelos colaboradores ou pela própria empresa.

Em geral, os aplicativos usam a biometria ou a foto como recurso no momento do registro do ponto para comprovação da identidade, evitando que uma pessoa se passe pela outra.

Além disso, seguindo as diretrizes da Portaria 671, essas tecnologias precisam contar com recursos que impeçam que alterações nos registros sejam feitas sem rigor, aumentando o nível de confiabilidade e transparência na gestão de jornadas.

Otimização na rotina do Departamento Pessoal

Sem o ponto eletrônico, os cálculos intermináveis e a burocracia deixam a rotina do DP muito mais difícil. O uso desse tipo de solução otimiza o controle de horas, inclui a automação de processos e confere mais praticidade à rotina do setor.

Além do mais, a tecnologia torna o setor mais estratégico, uma vez que poupa seu tempo e fornece informações extras a partir de relatórios que podem embasar análises e ações para revistar gastos e melhorar o ambiente de trabalho.

Para entender mais, vamos usar a solução da Sólides como exemplo. É comum as empresas terem desafios com registros de manuais de ponto, cálculo incorreto de horas trabalhadas x horas extras e legislação trabalhista.

Nosso produto de Controle de Ponto Digital realiza a gestão da jornada de trabalho em uma só plataforma, garantindo segurança dos dados, praticidade e economia de tempo e dinheiro no setor, além da otimização de +30 processos. Veja como é fácil agendar e gerenciar pedidos de férias:

Queda no número de ações trabalhistas

Muitas das ações trabalhistas têm origem nos erros de cálculo para o pagamento da remuneração, especialmente em relação às horas extras realizadas e não computadas de forma adequada.

Com sistema de ponto eletrônico, a ocorrência desses erros diminui significativamente e, como consequência, a empresa tem menos problemas legais com os colaboradores. Aliás, caso haja alguma incoerência, o departamento pode identificar rapidamente as causas e corrigir o que for preciso.

Redução nos custos

Além de tudo que já mencionamos, o ponto eletrônico é capaz de gerar economia financeira para as empresas. Isso se deve a fatores como:

• redução do gasto com papel e impressão dos comprovantes de ponto;
• eliminação dos gastos de manutenção do maquinário de ponto;
• melhor controle orçamentário com a gestão de horas extras eficiente;
• queda na incidência de ações trabalhistas.

Conformidade legal

Por fim, é válido destacar a conformidade com a legislação como outra vantagem do ponto eletrônico. Isso porque, as soluções disponíveis precisam seguir as diretrizes indicadas pela Portaria 671 do MTE.

Dessa forma, sua empresa passa a contar com um sistema de controle de jornada que obedece aos parâmetros legais, protegendo todas as partes envolvidas ― colaboradores e a própria organização.

Exemplo real: como a Who eliminou 70% dos custos com DP em 6 meses trocando o sistema de ponto eletrônico

Grasiele Souza, Supervisora de Departamento Pessoal da Who, conhecia bem o ciclo que trava qualquer equipe de DP: relógio de ponto com biometria que falha, falta de bobinas, manutenções externas que exigem retirada do equipamento, e colaboradores remotos sem forma confiável de registrar a jornada via login.

Existiam dois problemas principais: as marcações ficavam inconsistentes e o DP virava gargalo de tudo, porque nem os 35 gestores nem os próprios colaboradores tinham acesso autônomo ao banco de horas.

A troca de sistema resolveu todos problemas ao mesmo tempo.

Com o Sólides DP, a Who migrou para uma plataforma única e digital.

O registro de jornada passou a ser feito pelo aplicativo em dispositivos móveis ou pelo acesso web, com funcionamento até offline.

Os gestores assumiram a aprovação das marcações. Os colaboradores passaram a! consultar jornada e banco de horas diretamente pelo celular, sem depender do DP.

Os números fechados em seis meses mostram o impacto real:

• 70% de redução nos custos do Departamento Pessoal;
• 50% menos tempo no fechamento da folha de ponto;
• Fechamento da folha: de 7 dias úteis para 2 dias úteis;
• Eliminação dos gastos com papel, bobinas e manutenções externas;
• Visibilidade diária dos dados para antecipar intercorrências.

O caso da Who ilustra um padrão recorrente no Departamento Pessoal: o sistema de ponto eletrônico não é só uma questão de registro, é uma questão de controle operacional e exposição trabalhista.

Segundo o Mapa do RH & DP 2025 da Sólides, horas extras não pagas são o segundo maior motivador de processos trabalhistas nas empresas, atrás apenas do acúmulo indevido de funções.

Sem um sistema confiável de controle de jornada, o risco é sistêmico. Veja o case real da Who aqui!

Como escolher um sistema de ponto eletrônico?

O básico para escolher qualquer nova tecnologia é pensar nas demandas específicas da empresa. Assim, você pode compreender como cada solução pode resolver problemas identificados e alavancar a evolução do RH.

Com isso em mente, o primeiro passo é definir qual tipo de ponto eletrônico é o melhor para a organização. Lembrando que as opções são o cartão magnético, o ponto biométrico e o ponto digital (que pode contar com biometria também).

Sem dúvidas, o ponto digital se destaca para a apuração de horas trabalhadas e gestão de jornadas por ser uma solução mais completa. Ele também conta com outras funcionalidades, além do registro, favorecendo a otimização da rotina de RH.

Partindo desse ponto, temos algumas dicas de fatores a considerar na hora de escolher a opção ideal entre as ferramentas disponíveis no mercado. Confira:

Funcionalidades

O básico de uma solução de ponto eletrônico é o registrador de entradas e saídas. Para além disso, o que seu RH precisa e o que cada software oferece?

Se sua empresa tem equipes externas, por exemplo, o uso do GPS no controle de ponto é um diferencial e tanto para agilizar a rotina e até aumentar a produtividade desses profissionais.

Comparar as demandas da organização com as funcionalidades de cada tecnologia ajuda a identificar qual a mais completa e adequada para o seu RH.

Ainda, um dado do Panorama de Gestão de Pessoas, da Sólides, reforça como o sitema de controle de ponto está presente entre 79,5% das empresas no Brasil:

Interface e usabilidade

Contudo, não adianta ter uma solução robusta e difícil de usar.

Vale a pena solicitar demonstrações e até testes gratuitos nesse processo de escolha para identificar quais opções têm uma interface simples e intuitiva. Assim, facilita a transição para o novo sistema e permita que o RH tire o máximo proveito da tecnologia.

Do contrário, o investimento nessa mudança pode resultar em frustração e dificultar movimentos futuros de adoção de ferramentas digitais que possam ser benéficas para o setor e a organização como um todo.

Segurança e conformidade

É básico, mas não custa verificar se a solução de ponto eletrônico cumpre os requisitos legais para ter seu uso validado pela empresa. Além de contar com as funcionalidades necessárias para garantir a segurança de dados.

Isso é importante para evitar fraudes e manter informações sensíveis protegidas, inclusive à luz da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Atendimento e suporte

Além de tudo isso, busque informações sobre o atendimento e o suporte ao cliente para ter uma ideia de como será o processo de implementação e demais interações com a empresa desenvolvedora da solução.

Por mais intuitiva que seja a tecnologia do ponto eletrônico escolhida, dúvidas

Qual melhor relógio de ponto para pequenas empresas?

Dentre todos os tipos, o sistema de ponto eletrônico digital é o mais indicado para pequenas empresas. I

sso porque ele é informatizado, prático, seguro (em relação ao armazenamento de dados e também juridicamente) e oferece menor custo de implantação. 

Quais os sistemas de ponto eletrônico?

Os sistemas de ponto eletrônico englobam os seguintes meios de registro de horário:

• Ponto com cartão;
• Ponto biométrico;
• Ponto digital.

Ponto com cartão

Para registrar o ponto com cartão, é preciso que a empresa possua um equipamento instalado em sua sede. Cada funcionário, com seu cartão individual, registra seu próprio horário. 

Ponto biométrico

O ponto biométrico se utiliza da biometria para marcação de ponto, podendo ela ser digital ou facial. Assim, o sistema reconhece a identidade de quem está fazendo o registro de horário.

Ponto digital

No sistema de ponto eletrônico digital, os colaboradores utilizam aplicativos em dispositivos como tablet ou celular, para registrar seu horário. 

Nele, é possível utilizar a biometria para identificar cada colaborador, além da geolocalização, para saber onde cada um se encontra no momento do registro.

Como controlar o ponto eletrônico?

O controle do ponto eletrônico é fácil, já que suas informações se concentram em aplicativos ou softwares. Dessa forma, basta que o gestor os acesse, para encontrar dados referentes ao registro de ponto em tempo real. 

Assim, a gestão de horários é otimizada, possibilitando identificar a recorrência de atrasos e faltas, avaliar bancos de horas extras e corrigir falhas que possam levar a problemas legais. 

Quanto custa um sistema de ponto eletrônico?

Empresas que optam por utilizar um relógio de ponto gastam, atualmente, de R$ 300,00 a R$ 800,00 para adquirir um equipamento básico. Já aqueles com biometria, wi-fi e touchscreem, por exemplo, custam o dobro. 

E aqueles com sistema de inviolabilidade, que garante a proteção de dados, custam ainda mais caro. Além desse valor, é preciso realizar manutenção regularmente e trocar a bobina térmica, o que facilmente alcança os R$ 2.000,00. 

O software de ponto eletrônico digital, por sua vez, não gera gastos com infraestrutura. A empresa apenas paga mensalidade equivalente à prestação de serviços.

9 motivos para optar pelo software de ponto eletrônico da Sólides

A Sólides é mais sistema de ponto eletrônico digital. Ele oferece soluções robustas para o departamento pessoal e conta com uma série de diferenciais em relação aos outros disponíveis no mercado. A seguir, apresentamos alguns deles. Confira!

1. Biometria facial

A biometria facial registra e codifica informações pessoais, determinando a identidade do indivíduo a partir da análise da sua face.

2. Marcação de ponto online e offline

Mesmo offline, o registro do ponto é realizado normalmente, armazenando o horário e a localização, identificada por meio do GPS. Essas informações são sincronizadas tão logo o dispositivo se conecte à internet.

3. Registro de ponto móvel

Os colaboradores conseguem registrar seu ponto de onde estiverem.

4. Marcação de ponto com geolocalização

A geolocalização possibilita que a empresa selecione locais autorizados para o registro de ponto, como a casa do funcionário, por exemplo.

5. Integração com softwares de folha de pagamento

Com A Sólides, o RH pode transferir os dados de registro de ponto tratados automaticamente para o sistema de pagamento da folha, sem erros, sem burocracia e sem demora. 

6. Gestão de férias de colaboradores

O sistema original da Sólides conta com uma extensão para gestão de férias, que possibilita o controle de férias automatizado. Além disso, o programa envia avisos com as datas importantes.

7. Admissão digital e gestão digital de documentos de admissão

O software de admissão digital é um programa que permite que as pessoas contratadas enviem sua documentação para DP por meio da internet. 

Dessa forma, ele torna o processo 100% digital e remoto, facilitando o envio e armazenagem de documentos.

8. Central do contador

Benefício exclusivo da Sólides , a central do contador conta com soluções para os profissionais de contabilidade cujos clientes utilizam as ferramentas da Sólides. Ela dá acesso aos dados de todos os clientes em um mesmo lugar.

9. Clube de vantagens

Por fim, o Clube de vantagens da Sólides é uma área do aplicativo a qual os clientes têm acesso gratuitamente. Nela, os colaboradores encontram cupons diários para usar em uma rede com mais de 25 mil estabelecimentos em todo o país.

Sólides Ponto: a solução completa para marcação de ponto!

E aí, se interessou no ponto digital como opção para seu RH e DP? É sempre válido fazer uma pesquisa de mercado para conhecer e comparar opções, e você pode começar esse processo com o Sólides Ponto.

Nosso aplicativo de controle de ponto é uma solução moderna e desenvolvida com base nas diretrizes legais para entregar o máximo de praticidade para os colaboradores em sua rotina de registro de jornadas, e para o RH.

O Sólides Ponto está disponível na versão web (para computadores), em tablets e smartphones, com opção de marcação de ponto à distância e offline, e a partir da geolocalização.

Independentemente de como e onde os registros são feitos, as informações são atualizadas em tempo real no sistema do nosso app. Assim, o RH e as lideranças podem acompanhar o status de cada colaborador e otimizar a gestão de horas e a gestão de pessoas também.

Se interessou? Agende uma demonstração gratuita para conhecer o Sólides Ponto!

Ponto eletrônico: dúvidas frequentes!

Hora de repassar as principais informações que vimos sobre o ponto eletrônico com respostas úteis sobre as dúvidas mais comuns relacionadas a essa solução.