Motivar, engajar a equipe, alinhar o grupo à estratégia da companhia, promover o desenvolvimento dos funcionários: tudo isso faz parte da gestão de colaboradores. No entanto, não se pode negar que existe também uma rotina administrativa que envolve o setor e que não pode ser negligenciada.
O grande problema é que muitos gestores reclamam que essas atividades administrativas consomem uma quantidade enorme de tempo. Por isso, eles lamentam o fato de não conseguir se dedicar adequadamente à gestão de pessoas.
Essa situação causa um resultado indesejado: sem desenvolver adequadamente os recursos humanos, o resultado da organização é prejudicado. Não há tempo para treinar, avaliar o desempenho, promover o desenvolvimento ou mentorear talentos. A performance fica estagnada e fica impossível alcançar excelência e produtividade.
Você se identificou com algumas situações? Sente que na sua empresa o tempo gasto com a rotina administrativa também impede a realização de ações estratégicas e bloqueia a produtividade? Quer descobrir a solução?
Então acompanhe o post de hoje!
Gestão de colaboradores: como otimizar a rotina administrativa
Embora a rotina administrativa não possa ser negligenciada, ela pode ser otimizada. Selecionamos algumas dicas que ajudarão você e sua equipe a ganhar tempo, reduzir erros e aumentar sua eficiência. Prepare-se:
1. Mapeie seus processos
Faça um levantamento de todas as tarefas referentes ao departamento de RH. Adote um sistema de classificação: (1) previsíveis e periódicas, (2) previsíveis e não periódicas e (3) totalmente imprevisíveis.
Descreva como cada uma delas é realizada, quais são as dificuldades encontradas durante a execução, o que não pode ser alterado e o que é passível de mudanças sem comprometer a eficácia.
2. Identifique as ocorrências mais comuns
Se a sua rotina é prejudicada porque muito do seu tempo é dedicado a apagar incêndios, é preciso buscar uma alternativa para sair desse círculo vicioso. O primeiro passo é identificar as ocorrências mais comuns do departamento.
Faça um levantamento prévio de todos os incidentes que precisou parar para resolver. Além disso, reúna a equipe para analisar as ações e anote quantas vezes um mesmo problema foi destacado pelos membros do time.
Agora você já tem uma lista dos incidentes mais frequentes e das situações que demandam soluções. Procure agrupá-las de acordo com o foco e os pontos em comum para definir procedimentos eficazes para enfrentá-las.
3. Estabeleça procedimentos padrão
Analise a rotina mapeada e estabeleça procedimentos padrão. Dependendo do tamanho da sua empresa, pode ser interessante fazer isso com uma equipe de duas ou três pessoas.
Estabeleça quando as atividades devem ser feitas, criando um cronograma mensal que as distribua de forma equilibrada. Isso evita sobrecarga em períodos de pico e até reduz a necessidade de pagamento de horas extras ou banco de horas.
Gestão de ponto e horas extras, elaboração de folha de pagamento, gestão de benefícios e relatórios prestados aos órgãos governamentais são algumas tarefas previstas e podem fazer parte de um calendário definido com antecedência.
Também é preciso definir como elas serão executadas. Um procedimento claro e conhecido por todos é fundamental para aumentar a velocidade da execução e dar mais segurança para quem realiza a tarefa.
Outra vantagem é que, quando existe um procedimento definido, qualquer colaborador da equipe pode realizar a tarefa e não existe a dependência de um funcionário específico. Isso ajuda a não atrasar seu cronograma caso algum membro do time estiver ausente.
Procure fazer o mesmo com a lista de ocorrências mais comuns. Agrupe-as de acordo com a natureza do problema e encontre medidas que possam ser aplicadas de forma padronizada, deixando apenas os casos mais graves para solução individual.
4. Defina prioridades
É muito importante seguir o cronograma que você estabeleceu para a rotina administrativa. No entanto, no dia a dia nem tudo ocorre conforme o planejado e, por isso, talvez seja necessário fazer adaptações.
Certifique-se apenas de que essas alterações ocorrerão realmente em momentos críticos, em que uma determinada situação requer prioridade.
5. Delegue e monitore
Quando a sua equipe tem uma “cartilha” a seguir, fica muito mais fácil delegar tarefas e obter um resultado positivo. Atribua responsabilidades, defina um prazo para a execução e deixe claro o objetivo esperado.
No entanto, delegar não é abandonar. É essencial que o gestor acompanhe a execução das atividades, oriente os funcionários, garanta suporte e auxilie quando surgirem obstáculos.
Também é fundamental avaliar a produtividade e a performance do grupo e da organização como um todo. Para isso, é preciso verificar se as tarefas delegadas foram devidamente cumpridas.
O gestor pode utilizar planilhas, aplicativos, tabelas, quadros e outras ferramentas que o ajudem a acompanhar o andamento das atividades realizadas por um colaborador ou pelo grupo.
6. Corrija os problemas em sua origem
Você perde muito tempo e enfrenta transtornos devido a processos trabalhistas? Eles ocorrem por erros ou procedimentos ineficientes de RH? Então, é preciso corrigir a origem do problema em vez de somente correr atrás do prejuízo.
Utilize sistemas de controle eficientes e integrados à sua folha de pagamento. Implante um monitoramento adequado da equipe que trabalha à distância com dispositivos que identificam a presença por meio de geolocalização.
Busque soluções para agir preventivamente, como sistemas de ponto web que evitam fraudes e garantem segurança para a empresa e para o colaborador. Dessa forma, haverá provas que permitem que a justiça cumpra o seu papel de forma adequada.
7. Use ferramentas de gestão
Independentemente de ser grande ou pequena, é essencial que a sua empresa conte com ferramentas para gestão que automatizam as tarefas. Grandes organizações têm que reduzir custos para aumentar a competitividade.
Sem a automação necessária, elas precisam de um verdadeiro exército de recursos humanos para fazer as coisas acontecerem — o que encarece muito as operações.
Nas pequenas e médias empresas a situação é um pouco diferente, mas a solução é a mesma. Nesses empreendimentos, o gestor tem um quadro de funcionários reduzido. Portanto, ele precisa de um software para realizar o trabalho da equipe que ele não possui.
Por isso, não deixe de utilizar as ferramentas que o mercado oferece para otimizar seu tempo e automatizar as rotinas administrativas. Elas são extremamente valiosas para levar sua empresa ao sucesso!
